תחזיות ותקציבים של פרויקטים‬

ישנן שתי דרכים לניהול ובקרה של הפרויקטים שלך: תחזיות פרויקטים ותקציבי פרויקטים.

השתמש בחיזוי פרוייקט אם לארגון שלך יש פרספקטיבה תפעולית, ואם הוא מתמקד בהכנסות ובעלויות הנגזרות מעסקאות ספציפיות. השתמש בתקצוב פרוייקט אם הארגון שלך מתמקד יותר בסכומים הכספיים.

הן תחזיות הפרויקט והן תקציבי הפרויקט משתמשים במודלים של חיזוי כדי להחזיק את סכומי העסקאות הצפויים.

לכל שיטה יתרונותיה. עליך לשקול את הנקודות הבאות לפני שתבחר שיטה עבור הארגון שלך.

שיטת הקצאה	חיזוי פרוייקט	תקצוב פרויקטים
הקצאת תקופה	לא ניתן להקצות עסקאות במפורש לאורך תקופת כספים. במקום זאת, התחזית והשליטה בתחזית מבוססות על חיי הפרויקט. מאחר שתחזיות מבוססות על תאריך ספציפי, עליך להסיק את התקופה מהתאריך.	באפשרותך להקצות תנועות לאורך כל הפרוייקט או תקופת כספים. אם תקצה לאורך תקופה, תוכל להעביר סכומים שלא נוצלו לתקופת הכספים הבאה.
הצגת עסקאות	באפשרותך להציג עסקאות בטפסי התחזית, שבהם ניתן לראות את התחזיות עבור החברה כולה ועבור כל הפרויקטים, ללא קשר להירארכיה. כדי להתמקד בפרוייקט מסוים, עליך לסנן את הנתונים.	באפשרותך להציג עסקאות מתוקצבות עבור הירארכיית פרויקט אחת. לכן, באפשרותך להציג פרטי עסקאות עבור פרוייקט אב או תת פרוייקטים שלו.
משתני תנועה	בעת הזנת תנועות תחזית, ניתן להשתמש בכל תכונה שקיימת עבור תנועה בפועל. זה מאפשר פירוט רב יותר בתחזית. לדוגמה, באפשרותך להזין פרטים עבור כמויות, עובדים, פריטים או מאפייני שורה.	כשאתה מזין פרטי תקציב, אתה יכול להשתמש רק בסכומים, קטגוריות ופעילויות.
אבטחה	החיזוי מבוסס על תנועות שאתה מזין בטפסי החיזוי ואינו כולל מנגנון בקרת תהליכים. כל עובד שיש לו הרשאות עבור טופס תחזית יכול לשנות מידע ללא אישור.	תקצוב משתמש במערכת זרימת העבודה, המאפשרת ניהול שינויים ומאפשרת לך לשמור היסטוריה של התיקונים.
סוגי כניסה	ערכי עסקאות חזויים מבוססים על מספר היחידות ועל מחירי יחידות עלות ומכירות.	פרטי התקציב מבוססים על סכומים, המחולקים בין עלויות והכנסות.
מודלים לחיזוי	מכיוון שכל תחזית חייבת להיות משויכת למודל, באפשרותך ליצור מודלים מרובים של תחזית וגם להגדיר מודלי משנה.	תקצוב פרוייקט מגביל את מודלי החיזוי המשמשים לתקצוב. פחות מודלים של חיזוי יכולים לעזור להגביר את העקביות בתחזיות.
חריגות בעלויות	באפשרותך לאפשר או לא לאפשר רק הזנה של טרנזקציות שיגרמו להצפת עלויות.	תקצוב פרוייקט מספק אפשרויות בקרה נוספות למשתמשים. אתה יכול לאפשר אזהרות וגלישות.
פקד	בקרת תחזית מתבצעת באמצעות הפחתת תחזית. הסכומים בפועל מופחתים מיתרות העסקה התחזית ללא כל נתיב ביקורת. זה יכול להקשות על המעקב אחר המקום שבו התרחשו העסקאות בפועל.	בבקרת תקציב הפרוייקט, הסכומים בפועל מופחתים מהסכומים בתקציב הנותר. זה מאפשר נתיב ביקורת ברור יותר.

תחזיות פרוייקט

בעת שימוש בחיזוי פרויקט, באפשרותך להזין תנועות תחזית בטפסי תחזית עבור כל סוג עסקה. ניתן להשתמש בכל תכונה שזמינה עבור עסקה בפועל עבור עסקת תחזית - לדוגמה, רווחיות שורה, תכונות שורה, עובדים או תיאורים. באפשרותך גם לחזות כמה זמן לאחר שתצבור עלות, תשלח חשבונית ללקוח.

עסקאות חיזוי פרויקט מבוססות על יחידות וסכומים.

עליך לשייך כל תחזית פרויקט למודל תחזית. בעת הזנת עסקת תחזית, מוצע מודל תחזית באופן אוטומטי. מודל התחזית משמש כגורם מכיל לעסקאות התחזית.

באפשרותך לייעד מודלים של תחזית כתת-מודלים עבור מודל. זה מאפשר לך לחזות לפי אזור, פרק זמן או מחלקה. ניתן להעתיק את תנועות התחזית במודל כדי ליצור מודל חדש, וניתן גם להעביר את התנועות לספר החשבונות הכללי. מאחר שקיים קשר גומלין של יחיד ליחיד בין תחזית למודל, כל מודל תחזית מהווה תקציב נפרד עבור פרוייקט.

מודלים של תחזית יכולים להשתמש בהפחתת תחזית כמנגנון בקרה לפרויקטים. בהפחתת התחזית, תנועות בפועל מפחיתות את יתרות העסקאות החזויות. עם זאת, מכיוון שהפחתת התחזית מוחלת על הפרוייקט הגבוה ביותר בהירארכיה, היא מספקת תצוגה מוגבלת של השינויים בתחזית. לדוגמה, אם עובד משויך לתת-פרויקט, העסקאות בפועל עבור העובד נרשמות בפרויקט האב. פעולה זו עלולה להקשות על המעקב אחר שינויים, מכיוון שלא ניתן לקבוע בקלות איזו עסקה באיזו תת פרוייקט גרמה להפחתה בסכום התחזית. לכן, מומלץ ליצור עותק של מודל תחזית לשימוש בהפחתת התחזית. לאחר מכן תוכל להשתמש בדוחות כדי להציג את מה שנחזה במקור.

באפשרותך לתקן, להעתיק, למחוק או להעביר תחזיות פרוייקט לתקציב ספר חשבונות כללי. עם זאת, אין בקרת תהליכים. כל עובד שיש לו הרשאה לטופס תחזית יכול לבצע תיקונים ללא בדיקה.

• עריכה – ניתן לערוך תחזיות באותם הטפסים שבהם נעשו הרשומות המקוריות.
• העתקה או מחיקה – בעת העתקת עסקאות תחזית, אתה מעתיק את שורות התנועה של מודל תחזית אחד למודל תחזית אחר. בעת מחיקת תחזית, אתה מוחק את עסקאות התחזית ממודל תחזית. כדי להגביל את תנועות התחזית המועתקות או נמחקות, בחר סוגי תנועות ותאריכים ספציפיים. פעולה זו מאפשרת לך להעתיק או למחוק רק חלקים ספציפיים של תחזית.
• העברה – בעת העברת תחזית פרויקט לתקציב ספר חשבונות כללי, אתה מעביר את תנועות התחזית של מודל תחזית לתקציב ספר חשבונות כללי. באפשרותך להחליף את כל התנועות שהועברו בעבר בתקציב ספר החשבונות הכללי שאליו אתה מעביר את תחזית הפרויקט.

תקציבי פרויקטים

תקצוב פרוייקט הוא שיטה פשוטה יותר מחיזוי, אם כי הוא משתלב עם מודלים של תחזית. הוא משתמש בטופס כניסה יחיד עבור פרטי תקציב ותיקונים מקוריים, ומאפשר תחזיות המבוססות רק על סכום, קטגוריה או פעילות.

בתקצוב פרוייקט, יש לשלוח את כל התקציבים והתיקונים המקוריים לזרימת עבודה של פרוייקט לאישור. זרימות עבודה מעניקות לך שליטה רבה יותר על התהליך ויוצרות רשומת היסטוריית שינויים.

תקצוב פרוייקט דומה לתקצוב ספר חשבונות כללי, אך הוא מהיר וקל יותר להגדרה. רבות מהאפשרויות בתקצוב ספר חשבונות כללי, כגון רצפי מספרים או מטבעות, אינן חייבות להיות מוגדרות בנפרד עבור פרויקטים.

תקציבי פרוייקט משויכים באופן אוטומטי לשני מודלים של תחזית, אחד עבור התקציב המקורי ואחד עבור התקציב הנותר. לכן, דוחות המבוססים על מודלים של תחזית יכולים להשתמש בנתוני תקציב. כאשר מתחייב תקציב פרויקט, המערכת יוצרת עסקאות תחזית המבוססות על המודלים המשויכים, המשמשים למטרות דיווח ובקרה.

מודלים לחיזוי

למודלים של תחזית יש היררכיה של שכבה אחת. משמעות הדבר היא שתחזית פרויקט אחת חייבת להיות משויכת למודל תחזית אחד.

אם אתה משתמש בחיזוי פרוייקט, באפשרותך לזהות מודלים כתת-מודלים. לאחר מכן תוכל ליצור תחזיות לפי מחלקה, פרק זמן או אזור. לדוגמה, באפשרותך ליצור מודל תחזית לשנה ולאחר מכן ליצור מודלי משנה עבור התחזיות האזוריות צפון-מזרח, דרום-מזרח, צפון-מערב ודרום-מערב שראשי אזורים שולחים. על-ידי בחירת אפשרויות שונות בדוחות הזמינים, באפשרותך להציג מידע לפי תחזית כוללת או לפי מודל משנה.