תהליכי מכירות
חשוב
Dynamics 365 Project Service Automationהתפתח ל-Dynamics 365 Project Operations. למידע נוסף, ראה מעבר של Project Service Automation.
חל על יישום Project Service בגירסה 3.x
תהליכי המכירות המשמשים בארגון מבוסס פרויקט שונים מתהליכי המכירות המשמשים בארגון המבוסס על מוצר. הבדל זה מתרחש מאחר שמחזורי המכירות עבור ארגונים מבוססי-פרוייקט הם ארוכים יותר ומחייבים שיטות הערכה מותאמות אישית כדי לנתח וליצור הצעות מחיר עבור כל עסקה. Dynamics 365 Project Service Automation משתמש באותה פונקציונליות המשמשת בתהליך המכירות עבור Dynamics 365 Sales. להלן מספר דוגמאות:
- ישות 'הפניה' משמשת למעקב אחר תהליך המכירות.
- מעקב אחר הפניות שעומדות בדרישות מתבצע כמעקב אחר הזדמנויות. תהליך המכירות יכול גם להתחיל בהזדמנות.
- מתבצעת גישה לכל התוצרים הקשורים עבור הזדמנות. תוצרים אלה כוללים את צוות המכירות, בעלי העניין, ההסתברות, הדירוג, שלבי המכירות והתהליכים העסקיים.
- הצעות מחיר מרובות נוצרות עבור הזדמנות.
- הצעת מחיר מסומנת כנסגרה כזכייה כדי ליצור הזמנת מכירות. ב- PSA, הזמנת המכירות מותאמת אישית ומכונה חוזה פרוייקט.
האיור הבא מציג תהליך מכירות אופייני בארגון מבוסס-פרוייקט.
הערכת מכירה
ניתן להעריך את ערך המכירה בהתבסס על פרוייקטים שנמסרו בעבר ועל מורכבות הפרוייקטים. עבור פרוייקטים הכרוכים בהרחבות לפרוייקטים קודמים, או פרוייקטים שבהם לספק יש מומחיות רבה ונעשה בהם שימוש בתבניות עבודה מוכרות, באפשרותך להשתמש בתהליך הערכה פשוט יותר. לפרויקטים מורכבים יותר יש בדרך כלל תהליך רכישה ארוך יותר. לכן, ישנם שלבים נוספים בתהליך הערכת המכירות. בשלב מוקדם בתהליך, צוות המכירות משתמש במשוב של מנהלי תיקי לקוחות ומומחים לנושא (SME) כדי להתחיל ביצירת הערכה ברמה גבוהה עבור כל רכיב נפרד של עבודה שמופיע בהצעת המחיר. רכיבי עבודה אלה מיוצגים על-ידי שורות בהצעת מחיר.
באפשרותך ליצור הערכה ברמה גבוהה של הצעת המחיר. בסופו של דבר, הערכה ברמה גבוהה זו תוחלף בהערכה מפורטת יותר המבוססת על תוכנית פרויקט שאתה יוצר באמצעות תבניות הפרויקט המתוקננות. תבניות אלה עוזרות לך לבנות לוח זמנים ולקבוע ערכים כספיים בהצעת המחיר וברכיבים שלה (שורות בהצעת מחיר).
באפשרותך ליצור הצעות מחיר מרובות עבור פרוייקט ולקבץ אותן תחת סוג ישות הזדמנות יחידה. בסופו של דבר, אחת מהצעות המחיר הללו מסומנת כנסגרה כזכייה, וחוזה פרוייקט או מסמך עבודה (SOW) נוצר. חוזה פרויקט שומר על הערך שעליו סוכם בחוזה עבור כל רכיב (סעיף חוזה) שמתקבל על-ידי הלקוח למסירה. מסמך עבודה נוצר בדרך כלל כמסמך Microsoft Word. כל החשבוניות הנשלחות אל הלקוח במהלך מסירת הפרויקט מפנות אל חוזה הפרויקט או אל מסמך העבודה.
באפשרותך גם ליצור הצעות מחיר חלופיות תחת סוג ישות הזדמנות אחת או להגדיר את המערכת כך שחוזה פרוייקט ייווצר כאשר הצעת מחיר תזכה. במקרה זה, באפשרותך לצרף מסמך Word המייצג את מסמך העבודה לרשומת חוזה הפרויקט.
קביעת התצורה של תהליך המכירות
באפשרותך להשתמש בזרימות תהליכים עסקיים (BPF) ב- Microsoft Dynamics 365 כדי לקבוע את תצורת תהליך המכירות שלך. זרימות תהליכים עסקיים מספקות לצוות המכירות שלך ממשק חזותי מונחה שבו ניתן להשתמש כדי לקדם עסקאות דרך השלבים האופייניים לחברה שלך.
לדוגמה, לחברה שלך עשויים להיות ששת השלבים הבאים בתהליך המכירות:
- אישור
- הערכה
- סקירה פנימית
- חוזה
- מסירה
- סגור
שישה שלבים אלה מיוצגים על-ידי סוגריים זוויתיים (>) שאתה בוחר כדי להרחיב בכל סוג ישות הזדמנות שאתה יוצר.
הארגון שלך עשוי להשתמש בשש ישויות שונות כדי לייצג את אותה עסקה כאשר היא מתפתחת. בשלב מוקדם בתהליך המכירות, עסקה מיוצגת על-ידי הישות 'הזדמנות'. ככל שחולף הזמן ופרטים נוספים צצים, אתה עשוי להשתמש בהערכות ברמה גבוהה כדי ליצור הצעת מחיר אחת או יותר. אם אחת מהצעות המחיר הללו נסקרת על-ידי בעלי עניין מתוך החברה ובעלי עניין שהם לקוחות, הישות 'הצעת מחיר' מייצגת את העסקה. לאחר שהלקוח מקבל את הצעת המחיר, חוזה פרויקט או מסמך עבודה מייצג את העסקה. כדי לתמוך באופן פעולה זה, זרימות תהליכים עסקיים מובנות כך שכל שלב בתהליך מקושר לטבלת מסד נתונים אחרת.
השלב אישור בתהליך המכירות ניתן לגיבוי על-ידי ישות 'הזדמנות'. השלבים הערכה וסקירה פנימית ניתנים לגיבוי על-ידי ישות 'הצעת מחיר'. השלבים חוזה, מסירה וסגירה ניתנים לגיבוי על-ידי ישות 'חוזה פרויקט'.
בעת העברת עסקאות דרך השלבים, אתה מתבקש ליצור את רשומת הישות המתאימה כדי שתסייע ותדריך אותך בתהליך. השלב עשוי להיות מותנה. לדוגמה, אם דרושה לך סקירה פנימית של הצעת מחיר רק אם הצעת המחיר משתמשת במחירון מותאם אישית, באפשרותך לקבוע את התצורה של תנאי זה בשלב המתאים של התהליך העסקי. השלב סקירה פנימית מוצג לאחר מכן רק עבור הצעות מחיר המשתמשות במחירון מותאם אישית. עבור כל העסקאות והצעות המחיר האחרות, השלב הערכה מלווה בשלב חוזה.
הערה
ל- PSA יש דפים ספציפיים עבור הישויות 'הזדמנות', 'הצעת מחיר', 'הזמנה' ו'חשבונית'. עליך ליצור הזדמנויות, הצעות מחיר, הזמנות וחשבוניות של Project Service באמצעות דפי פרטי הפרוייקט עבור ישויות אלה. אם תשתמש בדף אחר ליצירת רשומה, לא תוכל לפתוח את הרשומה מהדף פרטי פרוייקט. אם ברצונך לפתוח רשומה מהדף פרטי פרוייקט, עליך למחוק את הרשומה וליצור אותה מחדש באמצעות הדף פרטי פרוייקט. בדף פרטי פרוייקט, לוגיקה עסקית עבור כל אחד מסוגי הישויות הללו מבטיחה שהשדה סוג של הרשומה מוגדר כראוי, ושכל המושגים ההכרחיים מאותחלים כראוי.
הבדלים בין Project Service Automation ו- Sales
למרות שתהליך המכירות ב- PSA משתמש ביכולות הבסיסיות של תהליך המכירות ב- Sales, יש לו מספר הבדלים עיקריים כתוצאה משינויים בשיטות העבודה העסקיות של ארגונים מבוססי-פרוייקט. להלן מספר דוגמאות:
- הצעות מחיר של פרוייקט – ב- Project Service Automation, הצעת מחיר נסגרת לאחר שנוצר חוזה פרוייקט מהצעת מחיר. ב- Sales, באפשרותך לשמור הצעת מחיר פתוחה לאחר שזכית בה. הסיבה להבדל זה היא שהתאמה בין הצעת מחיר לבין חוזה פרוייקט טובה יותר עבור ארגונים מבוססי-פרוייקט.
- הפעלה ותיקונים – ב- PSA, הפעלה ותיקונים אינם נתמכים עבור הצעות מחיר של פרוייקט. ב- Sales, ניתן לנעול הצעת מחיר כדי למנוע עריכות נוספות.
- סגירת הצעת מחיר כהצעת מחיר שהפסידה או זכתה - ב- PSA, כאשר הצעת מחיר נסגרת כהצעת מחיר שהפסידה או זכתה, ההזדמנות נשארת פתוחה. כל הצעות המחיר האחרות בהזדמנות נסגרות כהצעות מחיר שהפסידו. ב- Sales, כאשר הצעת מחיר נסגרת כהצעת מחיר שזכתה או הפסידה, המשתמש מתבקש לנקוט פעולה בהזדמנות. בהתאם לקלט המשתמש, ההזדמנות המשמשת כבסיס עשויה להיסגר או להישאר פתוחה.
מעקב אחר תיקונים להצעות מחיר ולתוכניות פרוייקט במחזור המכירות
ב- PSA, אין באפשרותך לעקוב אחר תיקונים שבוצעו בהצעת מחיר. במקום זאת, עליך לסמן את הצעת המחיר הקיימת כנסגרה כהפסד ולאחר מכן ליצור הצעת מחיר חדשה. באפשרותך להעתיק הצעת מחיר או לשכפל הצעת מחיר מבוססת-פרוייקט באמצעות PSA.
מעקב אחר הערות ואישורים של הצעות מחיר וחוזי פרוייקטים
באפשרותך לנהל את הסקירה והאישור של הצעות מחיר וחוזי פרוייקטים באמצעות קיר הרשומות והפרסומים. הארגון שלך יכול ליצור זרימות עבודה ויישומי plug-in מותאמים אישית כדי להקצות, לנתב מחדש, להסלים ולנהל הודעות של פריטי עבודה של סקירה ואישור.