פרסום תוויות שמירה והחלתן ביישומים

Microsoft 365 לדרישות רישוי עבור תאימות & אבטחה.

הערה

תרחיש זה נתמך עבור כל תצורות תוויות השמירה, כולל רשומות תקינה.

השתמש במידע הבא כדי לסייע לך לפרסם תוויות שמירה ולאחר מכן החל אותן על מסמכים והודעות דואר אלקטרוני.

תוויות שמירה עוזרות לך לשמור את מה שאתה צריך ולמחוק את מה שאינך צריך ברמת הפריט (מסמך או דואר אלקטרוני). הם משמשים גם להצהיר על פריט כרשומות כחלק מפתרון ניהול רשומות עבור נתוני Microsoft 365 שלך.

הפיכת תוויות שמירה לזמינים לאנשים בארגון שלך כדי שהם יוכלו לסווג תוכן היא תהליך דו-שלבי:

  1. צור את תוויות השמירה.

  2. פרסם את תוויות השמירה באמצעות מדיניות תווית שמירה.

דיאגרמה של תפקידים ופעילויות עבור תוויות.

השתמש בהוראות הבאות עבור שני שלבי הניהול.

עצה

אם אינך לקוח E5, תוכל לנסות את כל התכונות האיכותיים ב- Microsoft Purview ללא תשלום. השתמש בגירסת הניסיון של פתרונות Purview ל- 90 יום כדי לגלות כיצד יכולות Purview חזקות יכולות לעזור לארגון שלך לנהל צרכי אבטחה ותאימות של נתונים. התחל עכשיו במרכז פורטל התאימות של Microsoft Purview הניסיון. למד פרטים אודות הרשמה ותנאי ניסיון.

לפני שתתחיל

למנהל המערכת הכללי של הארגון שלך יש הרשאות מלאות ליצירה ולעריכה של תוויות שמירה ומדיניות שלו. אם אינך נכנס כמנהל מערכת כללי, עיין במידע ההרשאות עבור ניהול רשומות או ניהול מחזור החיים של הנתונים, בהתאם לפתרון שבו אתה משתמש.

ודא שיצרת את תוויות השמירה שברצונך להחיל על פריטים.

כיצד לפרסם תוויות שמירה

החלט לפני שתיצור את מדיניות תווית השמירה אם היא תהיה גמישה אוסטטית. לקבלת מידע נוסף, ראה טווחי מדיניות גמישים או סטטיים לשמירה. אם תחליט להשתמש במדיניות מסתגלת, עליך ליצור טווח מסתגל אחד או יותר לפני שתיצור את מדיניות תוויות השמירה ולאחר מכן לבחור אותו במהלך תהליך מדיניות יצירת תוויות השמירה. לקבלת הוראות, ראה מידע תצורה עבור טווחים גמישים.

  1. בתיבת פורטל התאימות של Microsoft Purview, עבור אל אחד מהמיקומים הבאים:

    • אם אתה משתמש בניהול רשומות:

      • פתרונות>ניהול רשומות>>הכרטיסיה 'פרסום תוויות' בכרטיסיה 'פריטי מדיניות> של תוויות'
    • אם אתה משתמש בניהול מחזור החיים של הנתונים:

      • פתרונות>ניהול מחזור חיי נתונים>Microsoft 365 תוויות>בכרטיסיה פרסום>תוויות

    אינך רואה מיד את הפתרון שלך בחלונית הניווט? תחילה בחר הצג הכל.

  2. פעל לפי ההנחיות כדי ליצור את מדיניות תוויות השמירה. היזהר בשם שתבחר עבור המדיניות, מאחר שלא ניתן לשנות זאת לאחר שהמדיניות נשמרת.

  3. השתמש בקישור כדי לבחור את תוויות השמירה לפרסום ולאחר מכן בחר הבא.

  4. עבור הדף בחר את סוג מדיניות השמירה ליצירת, בחר מסתגל או סטטי, בהתאם לבחירה שביצעת מההוראות לפני שתתחיל . אם עדיין לא יצרת טווחים גמישים, באפשרותך לבחור מסתגל, אך מאחר שלא יהיו טווחים גמישים לבחירה, לא תוכל לסיים את האשף באמצעות אפשרות זו.

  5. בהתאם לטווח שנבחר:

    • אם בחרת מסתגל: בדף בחר טווחים ומיקומים גמישים של מדיניות, בחר הוסף טווחים ובחר טווח מסתגל אחד או יותר שנוצר. לאחר מכן, בחר מיקום אחד או יותר. המיקומים שבאפשרותך לבחור תלויים בסוגי הטווחים שנוספו . לדוגמה, אם הוספת רק סוג טווח של משתמש, תוכל לבחור דואר אלקטרוני של Exchange אך לא אתרי SharePoint.

    • אם בחרת סטטי: בדף בחירת מיקומים , הפעל או כבה אחד מהמיקומים. עבור כל מיקום, באפשרותך להשאיר אותו כברירת מחדל כדי להחיל את המדיניות על המיקום כולו, אולציין כולל ואי-כלול

    לקבלת מידע אודות אפשרויות המיקום, ראה מיקומים.

כדי לערוך מדיניות קיימת של תוויות שמירה (סוג המדיניות הוא פרסום), בחר אותה ולאחר מכן בחר באפשרות עריכה כדי להפעיל את קביעת התצורה של מדיניות השמירה ערוך.

כאשר תוויות שמירה הופכות לזמינים להחלה

אם אתה מפרסם תוויות שמירה ב- SharePoint או ב- OneDrive, תוויות אלה מופיעות בדרך כלל כדי שמשתמשים יוכלו לבחור אותן תוך יום אחד. עם זאת, אפשר עד שבעה ימים.

אם אתה מפרסם תוויות שמירה ב- Exchange, ייתכן שיוצגו למשתמשים עד שבעה ימים עד שאותן תוויות שמירה יופיעו. בדומה לכל הגדרות השמירה עבור Exchange, תיבת הדואר חייבת להכיל לפחות 10 MB של נתונים.

דיאגרמה של מצב שבו תוויות שפורסמו כניסה לתוקף.

אם התוויות אינן מופיעות לאחר שבעה ימים, בדוק את המצב של מדיניות התוויות על-ידי בחירתה מהדף מדיניות תוויות פורטל התאימות של Microsoft Purview. אם אתה רואה (שגיאה) הכלול במצב ובפרטי המיקומים, מופיעה הודעה המצייפת לפריסת המדיניות או פריסה מחדש של המדיניות נמשכת זמן רב יותר מהצפוי, או נסה לפרוס מחדש את המדיניות, נסה להפעיל את הפקודה Set-AppRetentionCompliancePolicy או Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell כדי לנסות שנית את הפצת המדיניות:

  1. התחבר לאבטחה & Compliance PowerShell.

  2. הפעל אחת מהפקודות הבאות:

    • עבור מיקומי המדיניות הודעות ערוץ פרטי של Teams, הודעותמשתמש של Yammer והודעותקהילה של Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • עבור כל מיקומי המדיניות האחרים, כגון דואר אלקטרוני של Exchange, אתרי SharePoint, הודעות ערוץ Teams וכולי :

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

כיצד לבדוק את המצב של תוויות שמירה שפורסמו ב- Exchange

ב Exchange Online, תוויות שמירה זמינות למשתמשי קצה על-ידי תהליך הפועל כל שבעה ימים. באמצעות PowerShell, תוכל לראות מתי תהליך זה הופעל לאחרונה, ולכן לזהות מתי הוא יפעל שוב.

  1. התחבר ל-Exchange Online PowerShell.

  2. הפעל פקודות אלה.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

בתוצאות, המאפיין ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) מוצג כאשר המערכת עיבדה לאחרונה את תיבת הדואר שלך. אם זה לא קרה מאז הפעם שבה יצרת את המדיניות, התוויות לא יופיעו. כדי לכפות עיבוד, הפעל את Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

אם תוויות אינן מופיעות Outlook באינטרנט ואתה סבור שהן צריכות להופיע, הקפד לנקות את המטמון בדפדפן שלך (CTRL+F5).

כיצד להחיל תוויות שמירה שפורסמו

השתמש בסעיפים הבאים כדי ללמוד כיצד ניתן להחיל תוויות שמירה שפורסמו ביישומים:

בנוסף, בעת שימוש בתוויות Microsoft Syntex ולפרסום תוויות שמירה במיקומים של SharePoint, באפשרותך להחיל תווית שמירה על מודל הבנת מסמך כך שמסמכים המזוהים יתוומנו באופן אוטומטי.

לאחר הוספת תווית לתוכן, עיין במידע הבא כדי להבין מתי ניתן להסיר או לשנות את התווית שהוחלה: תווית שמירה אחת בלבד בכל פעם.

החלת תוויות שמירה באופן ידני

משתמשי קצה, וכן מנהלי מערכת, יכולים להחיל באופן ידני תוויות שמירה מהמיקומים הבאים:

  • Outlook ו- Outlook באינטרנט

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft קבוצה של 365 עבור Teams

השתמש בסעיפים הבאים כדי להבין כיצד להחיל תוויות שמירה.

החלת תוויות שמירה ב- Outlook

כדי להוסיף תווית לפריט בלקוח שולחן העבודה של Outlook, בחר את הפריט. בכרטיסיה בית ברצועת הכלים, לחץ על הקצה מדיניות ולאחר מכן בחר את תווית השמירה.

לחצן 'הקצה מדיניות'.

באפשרותך גם ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על פריט, ללחוץ על הקצה מדיניות בתפריט תלוי ההקשר ולאחר מכן לבחור את תווית השמירה. בעת בחירת פריטים מרובים, באפשרותך להשתמש בשיטה זו כדי להקצות את אותה תווית שמירה לפריטים מרובים בו-זמנית.

לאחר החלת תווית השמירה, באפשרותך להציג תווית שמירה זו ואת הפעולה שהיא מבצעת בחלק העליון של הפריט. אם הודעת דואר אלקטרוני כוללת תווית שמירה שהוחלה עם תקופת שמירה משויכת, באפשרותך לראות במבט מהיר כאשר תוקף הדואר האלקטרוני פג.

החלת תווית שמירה המהווה ברירת מחדל על תיקיית Outlook

באפשרותך להחיל תוויות שמירה על תיקיות Outlook כתווית ברירת מחדל שניתן לקבל בירושה הודעות בתיקיה זו. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה, בחר מאפיינים, הכרטיסיה מדיניות ובחר את תווית השמירה שבה ברצונך להשתמש בתור תווית השמירה המוגדרת כברירת מחדל של תיקיה זו.

בעת שימוש בתווית שמירה רגילה כתווית ברירת המחדל עבור תיקיית Outlook:

  • כל הפריטים ללא התווית בתיקיה הוחלו על תווית שמירה זו.

  • ההעברה בירושה זורמת לתיקיות ולפריטים צאצאים בירושה מהתיקיה הקרובה ביותר.

  • פריטים שכבר מסומנים בתווית שומרים על תווית השמירה שלהם, אלא אם כן היא הוחלה על-ידי תווית ברירת מחדל אחרת.

  • אם תשנה או תסיר את תווית השמירה המוגדרת כברירת מחדל עבור התיקיה: תוויות שמירה קיימות המוחלו על פריטים בתיקיה זו ישתנו או יוסרו גם הן אם תוויות אלה הוחלו על-ידי תווית ברירת מחדל.

  • אם אתה מעביר פריט עם תווית שמירה המוגדרת כברירת מחדל מתיקיה אחת לתיקיה אחרת עם תווית שמירה אחרת המוגדרת כברירת מחדל: הפריט מקבל את תווית השמירה החדשה המוגדרת כברירת מחדל.

  • אם אתה מעביר פריט עם תווית שמירה המהווה ברירת מחדל מתיקיה אחת לתיקיה אחרת ללא תווית שמירה המוגדרת כברירת מחדל: תווית השמירה הישנה המוגדרת כברירת מחדל מוסרת.

בעת החלת תוויות שאינן תוויות שמירה סטנדרטיות אך מסמן פריטים כרשומות (או כרשומות תקינה ),ניתן לשנות או להסיר תוויות אלה באופן ידני בלבד.

החלת תוויות שמירה Outlook באינטרנט

כדי להוסיף תווית לפריט Outlook באינטרנט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפריט >הקצה מדיניות> בחר את תווית השמירה. בניגוד לשולחן העבודה של Outlook, לא ניתן להשתמש בשיטה זו אם אתה בוחר פריטים מרובים.

הקצה תפריט מדיניות ב- Outlook באינטרנט.

לאחר החלת תווית השמירה, באפשרותך להציג תווית שמירה זו ואת הפעולה שהיא מבצעת בחלק העליון של הפריט. אם הודעת דואר אלקטרוני מסווגת ויש לה תקופת שמירה משויכת, תוכל לדעת במבט מהיר מתי תוקף הדואר האלקטרוני יפוג.

התווית שהוקצתה לדואר אלקטרוני Outlook באינטרנט.

בדומה לגירסת שולחן העבודה של Outlook באינטרנט, באפשרותך גם להחיל תוויות שמירה על תיקיות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה, בחר הקצה מדיניות ושנה את השתמש במדיניות תיקיית אב לתווית השמירה שבה ברצונך להשתמש כתווית השמירה המהווה ברירת מחדל של תיקיה זו.

החלת תוויות שמירה ב- OneDrive וב- SharePoint

החלה ידנית של תוויות שמירה נתמכת בחוויה החדשה בלבד, ולא בחוויה הקלאסית.

כדי להוסיף תווית למסמך (כולל קבצי OneNote) ב- OneDrive או ב- SharePoint, > בחר את הפריט בפינה השמאלית העליונה, בחר פתח את סמל חלונית הפרטים של חלונית המידע.>החלת תווית שמירה> בחר את תווית השמירה.

באפשרותך גם להחיל תווית שמירה על פריט רשימה, תיקיה או ערכת מסמכים, ובאפשרותך להגדיר תווית שמירה המהווה ברירת מחדל עבור ספריית מסמכים.

החלת רשימת תוויות עבור פריט ב- SharePoint.

לאחר החלת תווית שמירה על פריט, באפשרותך להציג אותו בחלונית הפרטים כאשר פריט זה נבחר.

התווית שהוחלה מוצגת בחלונית פרטים.

עבור SharePoint, אך לא OneDrive, באפשרותך ליצור תצוגה של הספריה המכילה את העמודה תוויות או פריט היא עמודה רשומה . תצוגה זו מאפשרת לך לראות במבט מהיר את תוויות השמירה שהוקצו לכל הפריטים והפריטים שהם רשומות. עם זאת, שים לב שלא ניתן לסנן את התצוגה לפי הפריט היא עמודה רשומה . לקבלת הוראות להוספת עמודות, ראה הצגה או הסתרה של עמודות ברשימה או בספריה.

החלת תוויות שמירה באמצעות Microsoft 365 קבוצות

בעת פרסום תוויות שמירה במיקום קבוצות Microsoft 365, תוויות השמירה מופיעות באתר הצוותים של SharePoint, אך אינן נתמכות על-ידי אף לקוח דואר אלקטרוני עבור תיבות דואר של קבוצה. החוויה של החלת תווית שמירה באתר זהה לזה עבור מסמכים ב- SharePoint.

המשתמשים יכולים גם להחיל את תוויות השמירה ישירות ב- Teams, מהכרטיסיה קבצים:

החלת תווית שמירה בערוץ Teams, הכרטיסיה קבצים.

החלת תווית שמירה המהווה ברירת מחדל על כל התוכן בספריה, תיקיה או ערכת מסמכים של SharePoint

שיטה זו דורשת פרסום של תוויות שמירה במדיניות של תוויות שמירה.

בנוסף לאפשר לאנשים להחיל תווית שמירה על מסמכים בודדים, באפשרותך גם להחיל תווית שמירה המהווה ברירת מחדל על ספריה, תיקיה או ערכת מסמכים של SharePoint. בתרחיש זה, מסמכים במיקום זה יכולים לקבל בירושה את תווית השמירה המוגדרת כברירת מחדל שנבחרה. למרות שאותה תווית מוחלת, כל מסמך יישמר וימחק בנפרד, בהתאם לתחילת הגדרת תקופת השמירה בתווית.

עבור ספריית מסמכים, קביעת התצורה של תוויות ברירת המחדל מתבצעת בדף הגדרות הספריה עבור ספריית מסמכים. בעת בחירת תווית השמירה המהווה ברירת מחדל, באפשרותך גם לבחור להחיל אותה על פריטים קיימים בספריה.

לדוגמה, אם יש לך תווית שמירה עבור חומרים שיווקיים, ואתה יודע שספריית מסמכים ספציפית מכילה תוכן מסוג זה בלבד, באפשרותך להפוך את תווית השמירה 'חומרי שיווק' לתווית ברירת המחדל עבור כל המסמכים בספריה זו.

האפשרות 'החל תווית' בדף 'הגדרות ספריה'.

אופן פעולה של תוויות בעת שימוש בתווית ברירת מחדל עבור SharePoint

עבור תוויות שמירה סטנדרטיות שאתה מחיל כתווית שמירה המהווה ברירת מחדל על ספריה, תיקיה או ערכת מסמכים:

  • כל הפריטים החדשים, ללא התווית, בגורמים המכילים, יוחלו תווית שמירה זו.

  • עבור תיקיות, ההעברה בירושה זורמת לתיקיות ולפריטים צאצאים בירושה מהתיקיה הקרובה ביותר.

  • אם בחרת באפשרות להחיל את תווית ברירת המחדל על פריטים קיימים: פריטים שכבר מסומנים בתווית שמורים על תווית השמירה שלהם, אלא אם היא הוחלה על-ידי תווית ברירת מחדל אחרת.

  • אם תשנה את תווית השמירה המהווה ברירת מחדל עבור הגורם המכיל: תוויות שמירה קיימות שהוחלו על פריטים בגורמים מכילים אלה ישתנו רק אם בחרת באפשרות להחיל את תווית ברירת המחדל על פריטים קיימים ותוויות אלה הוחלו על-ידי תווית ברירת מחדל.

  • אם תסיר את תווית השמירה המהווה ברירת מחדל עבור הגורם המכיל: הפריטים ישמרו על התוויות שלהם.

  • אם אתה מעביר פריט עם תווית שמירה המוגדרת כברירת מחדל המוחלת מרכיבים מכילים אחד אל גורם מכיל אחר: הפריט שומר על תווית השמירה הקיימת שלו המוגדרת כברירת מחדל, גם אם למיקום החדש יש תווית שמירה שונה המוגדרת כברירת מחדל. רק אם תשנה לאחר מכן את תווית ברירת המחדל עבור מיקום חדש זה, הפריט שהועבר יוכל לקבל בירושה את תווית ברירת המחדל מהמיקום הנוכחי שלו.

בעת החלת תוויות שאינן תוויות שמירה סטנדרטיות אך מסמן פריטים כרשומות (או כרשומות תקינה ),ניתן לשנות או להסיר תוויות אלה באופן ידני בלבד.

החלה אוטומטית של תווית שמירה על דואר אלקטרוני באמצעות כללים

ב- Outlook, באפשרותך ליצור כללים להחלת תווית שמירה.

לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל שמ מחיל תווית שמירה ספציפית על כל ההודעות הנשלחות אל קבוצת תפוצה ספציפית או עליהן.

כדי ליצור כלל, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על פריט כללי>>יצירת כללים>מתקדמים אשף האפשרויות>המתקדמות>מחיל מדיניות שמירה.

אשף הכללים עם אפשרות להחיל מדיניות שמירה.

על אף שממשק המשתמש מתייחס לפריטי מדיניות שמירה, תוויות השמירה מוצגות כאן ובאפשרותך לבחור אותן, ולא מדיניות השמירה שלך.

עדכון תוויות שמירה ומדיניות שלהן

אם אתה עורך תווית שמירה או מדיניות של תוויות שמירה, ותווית השמירה או מדיניות השמירה כבר מוחלות על תוכן, ההגדרות המעודכנות שלך יחולו באופן אוטומטי על תוכן זה בנוסף לתוכן שזוהה לאחרונה.

לא ניתן לשנות חלק מההגדרות לאחר שהתווית או המדיניות נוצרות ונשמרות, הכוללות:

  • שמות עבור תוויות שמירה ומדיניות שלהן, סוג הטווח (מסתגל או סטטי) והגדרות השמירה למעט תקופת השמירה. עם זאת, לא ניתן לשנות את תקופת השמירה כאשר תקופת השמירה מבוססת על הפריטים עם התווית.
  • האפשרות לסמן פריטים כהרשומות.

מחיקת תוויות שמירה

באפשרותך למחוק תוויות שמירה שאינן נכללות כעת במדיניות של תוויות שמירה, שאינן מוגדרות לשמירה מבוססת אירוע או שמסמןות פריטים כרשומות תקינה.

עבור תוויות שמירה שבאפשרותך למחוק, אם הן הוחלו על פריטים, המחיקה נכשלת ואתה רואה קישור לסייר התוכן כדי לזהות את הפריטים המסומנים בתווית.

עם זאת, ייתכן שסייר התוכן יחלוף עד יומיים כדי להציג את הפריטים המסוימים בתווית. בתרחיש זה, ייתכן שתווית השמירה תימחק מבלי להציג לך את הקישור לסייר התוכן.

נעילת המדיניות כדי למנוע שינויים

אם עליך לוודא שלא ניתן לבטל את המדיניות, למחוק את המדיניות או להפוך אותה לפחות מגבילה, ראה שימוש בנעילה לשימור כדי להגביל שינויים במדיניות שמירה ובמדיניות תוויות שמירה.

השלבים הבאים

כדי לעזור לך לעקוב אחר התוויות שהוחלו ממדיניות השמירה שפרסמת:

שמירה מבוססת אירוע היא תרחיש נתמך נוסף עבור תוויות שמירה. לקבלת מידע נוסף, ראה התחלת שמירה כאשר מתרחש אירוע.