אפשרויות סוף מחזור החיים עבור קבוצות, צוותים Viva Engage

קבוצות Microsoft 365 ו- Microsoft Teams פועלים עם שירותים מחוברים מרובים. כאשר קבוצה או צוות נמחקים, גם רוב המידע בשירותים המחוברים נמחק. מאמר זה מתאר אפשרויות לשמירה על מידע על-ידי העברתו אל מחוץ לקבוצה או לצוות לפני המחיקה.

שיטות עבודה נפוצות עבור קבוצות או צוותים שאינם נדרשים עוד היא להעביר את הקבצים אל מחוץ לצוות ולאחסן אותם בארכיון במיקום אחר, כגון ספריית מסמכים של SharePoint. תרגול זה מבוסס על סגנון עבודה מדור קודם שבו המידע מאוחסן בקבצים ובתיקיות, ותקשורת מתנהלת באמצעות דואר אלקטרוני.

הטבלה הבאה מתארת את השירותים המשויכים לקבוצות ולקבוצות וסוגי תוכן עיקריים שנמצאים בכל אחד מהם:

שירות	סוגי תוכן
Teams	שיחות ערוץ, קבצים בערוצים
טפסים	מבנה הסקר והתוצאות
OneNote	המחברת
Outlook	דואר ולוח שנה
Planner	מידע אודות מצב פרוייקט ופעילות
Power Automate	זרימות עבודה
Power BI	נתונים, דוחות ולוחות מחוונים
פרוייקט באינטרנט	תוכניות פרוייקט
Roadmap	מפות דרכים
SharePoint	קבצים, רשימות, נתוני Wiki של ערוץ Teams
זרם	סרטוני וידאו
Viva Engage	שיחות

בעת מחיקת קבוצה או צוות, גם רוב המשאבים המשויכים נמחקים. החריגים כוללים:

• סרטוני וידאו ב- Stream נשארים בבעלותו של האדם שהעלה/הקליט אותם
• זרימות ב- Power Automate נשארות בבעלות האדם שיצר אותן.
• נתוני פרוייקטים ומפת דרכים ב- Project באינטרנט נשארים בתקליטורים ובאפשרותך לשחזר אותם בנפרד.

קבוצות לצוותים נשארים במצב מחיקה זמנית למשך 30 יום ובאפשרותך לשחזר אותם בכל עת. עם זאת, לאחר 30 הימים שהם, וכל המשאבים המשויכים, כגון שירותים ותוכן, נמחקים מהסביבה של Microsoft 365. כל תוכן המוגן באמצעות מדיניות שמירה נשאר זמין באמצעות חיפושים בגילוי אלקטרוני.

שיקולי סוף מחזור החיים עבור שירותים המחוברים לקבוצה

ישנם שלושה תחומים עיקריים שיש לשקול לבעלי הצוותים ולמנהלי ה- IT בעת מחיקת קבוצה או צוות.

Content

האם יש לשמור את התוכן לאחר שהצוות כבר לא נמצא שם? האם זה מספיק כדי להשתמש ביכולות השמירה של Microsoft 365, או שהוא חלק מהתוכן באפליקציות ובהשירותים שאינם מציעים שמירה? האם יש לשמור את התוכן לצורך ניהול רשומות, אחסון בארכיון או מטרות שימוש ועיון עתידיות?

כדי להימנע מאובדן נתונים פוטנציאלי, יש לשאול שאלות אלה לפני שצוות כלשהו מאוחסן בארכיון או נמחק.

שירותי

האם התוכן צריך להישאר בטופס העבודה הנוכחי שלו? לדוגמה, האם דוח Power BI צריך להמשיך להיות נגיש? האם תוצאות הטופס צריכות להיות זמינות בתצוגת הסיכום החזותי? האם הרשימות ב- SharePoint מקושרות או מוטבעות במקום כלשהו?

יש לשאול שאלות אלה לפני מחיקת הקבוצה המשמשת כהגנה מפני שייתכן שייצוא התוכן לא יהיה מספיק.

האורחים

כאשר אורחים מוזמנים לצוות, נוצר חשבון אורח בטבלה של הארגון המארח Microsoft Entra מזהה לפני הוספתם לצוות. כאשר צוות נמחק, האורחים אינם מוסרים Microsoft Entra מזהה. בעוד שאורחים אינם יכולים לגשת לקבוצות, לאתרים, לצוותים או לתוכן שלא שיתפו איתם, הם עדיין יכולים להשתמש בתכונות בתוך Microsoft Teams, כגון התחלת צ'אטים, שיחות קוליות ושיחות וידאו ושימוש באפליקציות.

בעלים של צוות או קבוצה יכול להזמין אדם מחוץ לארגון להפוך לאורח ב- Microsoft Entra מזהה על-ידי הוספתו לצוות. עם זאת, לבעלים של צוות אין אפשרות להסיר את האורח Microsoft Entra מזהה. מחיקת חשבונות יכולה להתבצע רק על-ידי מנהל מערכת כללי או מנהל משתמש.

חשוב לבצע ביקורות אורחים ולהבין אם יש להסיר אורחים מ- Microsoft Entra מזהה בעת מחיקת הצוות. ייתכן שקיים מקרה חוקי שבו אורחים יישארו במדריך הכתובות, כגון חברים בצוותים אחרים או שימוש בשירותים אחרים של Microsoft 365 או Azure.

Teams

תוכן ספציפי ל- Teams הוא בעיקר בצורה של שיחות.

לא ניתן להעתיק או להעביר שיחות בערוצים באמצעות פונקציונליות מקורית של Microsoft Teams. עם זאת, ניתן לייצא אותם באמצעות ה- Graph API.

בנוסף, אם מדיניות שמירה מוחלת על Teams, השיחות נשמרות וזמינה באמצעות חיפושי גילוי אלקטרוני. באמצעות גילוי אלקטרוני (Premium), באפשרותך לבנות מחדש שיחת צ'אט של Teams.

אחסון צוות בארכיון

היתרון של אחסון צוות בארכיון הוא שהוא מספק גישה מלאה לצוות כפי שהיה. המשתמשים עדיין יכולים לעיין בשיחות ערוץ ולפתוח קבצים גם אם הם אינם פעילים. בנוסף, ניתן לבטל ארכיון של צוותים אם יש צורך להמשיך לעבוד עליהם (לדוגמה, אם פרוייקט מורחב).

כאשר צוות מאוחסן בארכיון על-ידי בעלים, הוא מוגדר לקריאה בלבד עבור חברים הן עבור תוכן בתוך הצוות והן אם הוא נבחר, אתר SharePoint המשויך. מטרת פעולה זו היא להבטיח ששיחות בערוצים יישמרו במצבם הקיים, יחד עם תוכן מבוסס SharePoint כגון קבצים ו- Wiki.

באתר SharePoint אין שינויים גלויים. עם זאת, לא ניתן לבצע שינויים בקבצים או ברשימות כלשהם מאחר שהרשאות SharePoint עבור הקבוצה Microsoft 365 מוגדרות למבקרים באתר. הדבר כולל את מחברת OneNote עבור הצוות, המאוחסנת בספריה 'נכסי אתר' בתוך אתר SharePoint.

כאשר צוות מאוחסן בארכיון, קבוצת Microsoft 365 המשמשת כברירת מחדל עדיין כפופה למדיניות התפוגה (אם היא מוגדרת), ובסוג זה הבעלים חייב להמשיך לחדש את הצוות.

בעוד ששיחות הערוץ ותוכן אתר SharePoint של הצוות מוגדרות לקריאה בלבד, הדבר אינו חל על שירותים משויכים אחרים:

• עדיין ניתן ליצור, לשנות ולמחוק מיכלים ופעילויות של Planner.
• טפסים עדיין יכולים לקבל שליחות.
• תיבת הדואר של Outlook עדיין יכולה לקבל הודעות דואר אלקטרוני.
• עדיין ניתן לשנות לוחות מחוונים, דוחות ונתונים של Power BI.
• ניתן עדיין לערוך פרוייקטים ומפות דרכים ב- Project באינטרנט.
• עדיין ניתן להעלות, לשנות ולמחוק סרטוני וידאו ב- Stream.
• עדיין ניתן ליצור, לשנות, למחוק זרימות ב- Power Automate ולהמשיך לפעול. (עם זאת, הם ייכשלו, אם תידרש לפרסם הודעה בערוץ של הצוות המאוחסן בארכיון.)

טפסים

למרות שניתן להעביר טופס מחשבן בודד לקבוצה, לא ניתן להעביר או להעתיק אותו מקבוצה אחת לאחרת. קיימות שלוש אפשרויות זמינות עבור טופס בעת מחיקת צוות.

שכפול הטופס

ניתן לשתף טפסים כתבניות, כך שמשתמשים אחרים יוכלו להעתיק אותם לחשבון או לקבוצה משלהם. פעולה זו אינה שומרת את הנתונים משליחה של תוצאות; רק מבנה טופס כגון שאלות והגדרות.

ייצוא תוצאות לגיליון אלקטרוני

אם יש לשמור את הנתונים של התגובות לטופס, ניתן להשיג זאת על-ידי ייצוא התוצאות לגיליון אלקטרוני של Excel. פעולה זו תייצא רק את השאלות ואת התגובות שלהן כנתונים - היא אינה כוללת גרפים שנוצרו על-ידי Forms.

מחיקת הטופס

למרות שמחיקה של הקבוצה תגרום גם למחיקת טפסים משויכים, חברי הקבוצה יכולים למחוק אותם ישירות מבלי להיות בעלי הקבוצה. עם זאת, זהו שלב ידני שאינו מספק הטבה נוספת.

OneNote

מחברת OneNote הכלולה בקבוצה מאוחסנת בספריה 'נכסי אתר' בתוך אתר SharePoint המשויך. למרות שלפעמים ניתן לפרוס קבצי מחברת על-פני קבצים בודדים מרובים, לא ניתן להעתיק ולפתיחה אותם באופן עצמאי. במקום זאת, יש להעביר או לייצא את התוכן של מחברת OneNote באמצעות לקוח שולחן העבודה של OneNote.

העברת עמודים ומקטעים למחברת אחרת

העברת עמודים או מקטעים בנפרד למחברת אחרת מספקת לבעלים הזדמנות לנקות את הנתונים שלהם ולצלם רק את מה שיש לשמור.

ייצוא המחברת כולה כחבילה

אם יש לשמור את המחברת כולה עם המבנה הקיים שלה, ניתן לייצא אותה כקובץ חבילה של OneNote ולאחר מכן לייבא אותה למיקום חדש. במקום זאת, ניתן להשתמש בשיטה זו כדי לשמור את התוכן בקובץ יחיד במקום במבנה הקיים מרובה הקבצים.

הדפס כ- PDF

בתרחישים שבהם חלק מהתוכן של המחברת צריך להישמר רק לצורך הפניה או כרשומות, ניתן להדפיס עמודים בודדים ב- PDF ולאחסן אותם במקום אחר.

תיבת דואר ולוח שנה

לא נדיר להשתמש בתיבת הדואר המשויכת לקבוצה, למרות שייתכן ששיחות רבות נערכו בתוך ערוצי הצוות. תיבת הדואר מאחסנת רק הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו ישירות אליה ולא כוללות הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו ישירות לערוצים.

במקרים מסוימים, הודעות הדואר האלקטרוני המאוחסנות בתוך תיבת הדואר עשויות להיות הודעות על פגישות, עדכוני פעילויות של Planner והודעות אחרות שנוצרו על-ידי המערכת או של היישום. חשוב לסקור את התוכן של תיבת הדואר כדי לקבוע אם יש לשמור או למחוק את התוכן.

אם מדיניות שמירה מוחלת ב- Exchange, הודעות הדואר האלקטרוני והפריטים בלוח השנה נשמרים וזמינים באמצעות חיפושי גילוי אלקטרוני.

ייצוא דואר ולוח שנה

חברי צוות או קבוצה יכולים לייצא את התוכן של תיבת הדואר ולוח השנה לקובץ נתונים של Outlook / אחסון אישי (PST). לאחר מכן ניתן לאחסן קובץ זה במקום אחר, או לייבא את התוכן לתיבת דואר אחרת. הקובץ הקודם אינו מומלץ מאחר שלא ניתן לחפש בתוכן של קובץ ה- PST מבלי לפתוח אותו ב- Outlook, והקובץ עצמו עלול להיפגם עם הזמן.

העברת תוכן שבוצעה על-ידי IT

מנהלי מערכת יכולים להשתמש בכלים של ספקים חיצוניים כדי להעביר דואר אלקטרוני ותוכן לוח שנה בין תיבות דואר ללא התערבות משתמש. מיקום אחסון פוטנציאלי אחד יכול להיות תיבת דואר משותפת שנוצרה אך ורק כדי לשמש כ"ארכיון" של תוכן תיבת הדואר של הקבוצה.

Planner

לכל קבוצה או צוות יכולות להיות תוכניות מרובות. חשוב בתהליך ההורדה כדי להבטיח שדרישות השמירה ימוענו עבור כל תוכנית. כמו בשירותים האחרים, קיימות כמה גישות לתוכן מחוץ ללוח ב- Planner.

ייצוא התוכנית לגיליון אלקטרוני

אם הוא נדרש רק כדי לשמור עותק של התוכנית למטרות שמירת רשומות, הגישה הפשוטה ביותר היא לייצא את התוכנית לגיליון אלקטרוני של Excel. זוהי פעולה חד-כיוונית - אין אפשרות לייבא תוכניות מגיליון אלקטרוני.

חשוב

ייצוא תוכנית ל- Excel יכלול את רוב המידע בתוכנית, אך לא יכלול הערות, קישורים או קבצים.

העתקה והעברה של פעילויות לתוכנית אחרת

בעת העתקה או העברה של פעילויות לתוכנית אחרת נראה כמו פתרון, ניתן להעתיק או להעביר פעילויות בודדות רק בין תוכניות בתוך אותה קבוצה. פעולה זו לא ת לגבות את הנתונים אם הקבוצה המשויכת לתוכנית נמחקת.

העתק את התוכנית כולה

ניתן גם להעתיק את התוכנית כולה. אין אפשרות לבצע העתקה לקבוצה קיימת. העתקת התוכנית תיצור קבוצה חדשה. בנוסף, העתקת התוכנית כולה לא תכלול הערות, הקצאות, קישורים, קבצים מצורפים או תאריכים.

Power Automate

זרימות שנוצרו ב- Power Automate ומשויכת לקבוצה או לצוות אינן שייכות לקבוצה. הם בבעלותו של היוצר ומשותפים רק עם משתמשים וקבוצות אחרים. כך הן אינן מושפעות אם קבוצה או צוות נמחקים.

שינוי הבעלות על הזרימה

אם הזרימה צריכה להמשיך לפעול, כל בעלים יכולים להוסיף משתמשים אחרים או קבוצות Microsoft 365 כבעלים.

ייצוא הזרימה

אם הזרימה אינה צריכה להמשיך לפעול, אך יש לשמר אותה לשימוש עתידי פוטנציאלי, ניתן לייצא אותה כקובץ ולייבא אותה שוב מאוחר יותר.

Power BI

נתונים וסביבות עבודה של Power BI יכולים לפעול בנפרד מקבוצות ומקבוצות, ו כמו עומסי עבודה אחרים מציעים דרכים שונות להיות מחוץ ללוח. סביבות עבודה קלאסיות ב- Power BI משויכת לקבוצה של Microsoft 365, בעוד שסביבות עבודה מודרניות אינן - ובאפשרותך רק לשתף את התוכן שלהן עם הקבוצה (בדומה לזרימה).

העתקת דוחות לסביבת עבודה אחרת

אם אתה זקוק לדוח לאחר מחיקת הקבוצה או הצוות, ניתן להעתיק אותו מתוך סביבת העבודה הקיימת לסביבת עבודה אחרת בתוך Power BI.

ייצוא נתונים מלוח מחוונים או מדוח

במקום זאת, אם הדוח אינו צריך עוד להיות פעיל אך יש לשמור את הנתונים, ניתן לייצא אותו ל- Excel.

Project

פרוייקטים ומפות דרכים שנוצרו ב- Project באינטרנט משויכים לקבוצות של Microsoft 365 ויש להם גישות להמראה דומה ל- Power BI.

הקצאת הפרוייקט לקבוצה אחרת

אם הפרוייקט צריך להישמר במצבו הפונקציונלי מעבר לחיים של הקבוצה או הצוות, ניתן להקצות אותו לקבוצה אחרת של Microsoft 365. ניתן לעשות זאת באמצעות Dynamics 365 הניהול.

ייצוא נתונים מהפרוייקט או ממפת הדרכים

באמצעות Dynamics 365 הניהול של הארגון, ניתן לייצא נתוני משתמשים מהפרוייקט לגיליון אלקטרוני. ניתן לייצא את הנתונים גם לקובץ Project (. תבניות קובץ MPP ו- XML באמצעות PowerShell.

SharePoint

כל הקבצים בערוצים של הצוות מאוחסנים באתר SharePoint של הקבוצה המשויכת. במקרים מסוימים, ייתכן שתוכן שאינו מסמכים קיים ב- SharePoint, כגון רשימות או דפים.

קבצים מאוחסנים בדרך כלל בשלושה מיקומים ראשיים בתוך אתר SharePoint:

• דפים - ספריית דפי אתר
• תמונות המשמשות בדפים – ספריית נכסי אתר
• קבצים בערוצים – ספריית מסמכים
• דפי Wiki – ספריית נתוני Wiki של Teams

אם האתר כולל אתר משנה אחד או יותר, יהיה עליך לחזור על תהליך ההורדה עבור כל אתר משנה. אם הצוות מכיל ערוצים פרטיים או משותפים, קיים אתר SharePoint נפרד עבור כל ערוץ.

חשוב להסיר קבצים מקבוצה או צוות כדי לשקול שהם עשויים להיות משותפים עם משתמשים שאינם חברים בקבוצה או בצוות. ייתכן שתרצה להעביר אליהם את השינוי הממתינה.

הורדת קבצים

ניתן להוריד קבצים המאוחסנים ב- SharePoint באחת מהספריות המוזכרות לעיל למחשב מקומי.

העברת קבצים

בנוסף, ניתן להעביר קבצים למיקום אחר בתוך SharePoint, כגון ספריה באתר אחר.

יצא רשימה

ניתן לייצא נתונים המאוחסנים בתוך רשימות SharePoint לגיליון אלקטרוני של Excel ולייבא אותם שוב לרשימה באתר אחר.

לחלופין, ניתן להשתמש ב- Power Automate או בכלי של ספק חיצוני כדי להעביר את הרשימה בין אתרים כדי לשמר פונקציה, תצוגות רשימה, עיצוב ותכונות אחרות.

קבצי Wiki של "ייצוא"

תוכן Wiki בתוך ערוצי צוות מאוחסן בקובץ בתבנית HTML בספריה ייעודית של אתר SharePoint המשויך. לא ניתן לייצא ולייבא אותם בקלות ל- Wiki אחר בערוץ, אך ניתן להמיר אותם לקובץ HTML ולפתח אותם כדף אינטרנט.

Microsoft Stream

כמו Power Automate, סרטוני וידאו ב- Stream המשויכים לקבוצה או לצוות אינם בבעלות הקבוצה בפועל, שאינם נמחקים כאשר הקבוצה נמחקת. סרטוני וידאו ב- Stream נמצאים בבעלות האדם שהעלית או יצר את סרטון הווידאו, גם אם הם מוסיפים משתמשים או קבוצות כבעלים. פגישות שהוקלטו בערוץ Teams נמצאות בבעלות האדם שהקליט את ההקלטה.

הוספת בעלים אחרים

מאחר שהווידאו נשמר ב- Stream בעת מחיקת הקבוצה, הבעלים המקורי יכול לשתף את הווידאו עם משתמשים וקבוצות אחרים, אפילו להוסיף אותו כבעלים.

הורד את סרטון הווידאו

בתרחישים שבהם אין צורך לשמור את הווידאו ב- Stream או לאחסן אותו במיקום חלופי כגון מערכת ניהול רשומות, בעלים יכול להוריד אותו באופן מקומי.

Viva Engage

בניגוד לשיחות ב- Microsoft Teams, Viva Engage מציע הן למשתמשים והן למנהלי מערכת אפשרויות העברה או ייצוא של שיחות.

העברת שיחות לקבוצה אחרת או לקהילה אחרת

כל משתמש יכול להעביר שיחות Viva Engage קבוצה אחרת, ולא רק בעלים או מנהלי מערכת. הדבר אפשרי הן בגירסה הקלאסית Viva Engageובממשקי Viva Engage החדשים.

ייצוא נתוני רשת

Viva Engage רשת מייצאים נתוני רשת. עם זאת, פעולה זו תייצא את כל השיחות עבור הרשת כולה. הייצוא המתוצא מפרט את מזהה הקבוצה. ניתן לסנן שיחות בהתבסס על מזהה זה.

נושאים קשורים

הסרת עובד לשעבר ונתונים מאובטחים