פתרון בעיות של בקשת חתימה ב- SharePoint eSignature

אין אפשרות ליצור בקשה

אם אינך מצליח ליצור בקשת חתימה, ודא שיש לך זכויות עריכה עבור התיקיה המכילה את המסמך ושקובץ ה- PDF נמצא מתחת ל- 10 MB. אם המסמך מאוחסן בקבוצה פרטית, החותם חייב להיות חברים בקבוצה הפרטית כדי לקבל את הבקשה. באפשרותך גם לבדוק את הגדרות מציג ה- PDF, את הגדרות שיתוף הפעולה או את מדיניות הגישה. עיין בהגדרה מרכז הניהול כדי לוודא שההגדרות הנכונות שלמות. כמו כן, ודא שקובץ ה- PDF שאתה מנסה להוסיף לו חתימה אינו חתום כבר באופן אלקטרוני באמצעות SharePoint eSignature או כל ספק אחר של חתימות אלקטרוניות.

הערה

לא ניתן להפעיל בקשות חתימה אלקטרונית חדשות ממסמכים שנחתמו בעבר. עליך לבחור מסמך אחר כדי ליצור את הבקשה.

תוכנית ברירת מחדל לצפייה ב- PDF

מציג ה- PDF נפתח על-ידי בחירת קובץ PDF מספריית SharePoint. היכולת להשתמש באפשרות קבל חתימות אינה זמינה אם ה- PDF מוצג בכל דרך אחרת, לדוגמה, ב- Microsoft Edge או ב- Adobe Reader.

הגדרות שיתוף פעולה

SharePoint eSignature הוא הרחבה של שירות האחסון והניהול של מסמכים של SharePoint. מדיניות קיימת של גישה, שיתוף ומניעת אובדן נתונים ברמות שונות (דייר, אתר SharePoint, ספריה, תיקיה או קובץ) עשויה להשפיע על האם ניתן להפעיל בקשה ממסמך ב- SharePoint ול למי ניתן לשלוח אותה. להלן כמה מהתרחישים שעשויים להשפיע על תהליך בקשת החתימה:

• אם ההצפנה מוחלת (לדוגמה, הוספת תוויות רגישות המוחלת על הקובץ), היכולת להציג את המסמך לא תהיה זמינה ב- SharePoint ולכן לא תוכל להתחיל משם בקשת חתימה. קרא עוד אודות תוויות רגישות.

• המסמך מאוחסן בספריה או בתיקיה עם הרשאות ייחודיות או הגדרות שיתוף ייחודיות. אירוע זה עשוי לעקוף את הגדרות ברירת המחדל של אתר או דייר של SharePoint ולאפשר או לחסום משתמשים מסוימים על-ידי הפעלה או גישה לבקשת חתימה אלקטרונית באמצעות מסמך זה.

• Microsoft Entra שיתוף פעולה מגבילות שיתוף מסמכים לאנשים ספציפיים. אירוע זה מגביל את האנשים שאליהם ניתן לשלוח את הבקשות.

כדי לבדוק אם כל הגדרות השיתוף החיצוני של SharePoint זמינות, באפשרותך להשתמש בקובץ ה- Script הבא של PowerShell:

</> Shell
Connect-SPOService -Url "https://yourtenant.sharepoint.com"
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, SharingCapability

אין אפשרות לשלוח בקשה לנמען חיצוני

ייתכן שמנהל ה- IT שלך לא הגדיר Microsoft Entra B2B לאפשר אורחים חיצוניים חדשים. סקור את המקטע 'נמענים חיצוניים' מרכז הניהול הגדרה כדי לקבוע אם פעולה זו עומדת בדרישות התאימות והאבטחה שלך בעת הפיכת חתימת eSignature ל אפשרית.

מדיניות גישה מותנית מסוימת עשויה לקבוע אם נמען חיצוני (חותם מחוץ לארגון או לדייר Microsoft 365) יכול לחתום על מסמך. במקרה כזה, ייתכן שהחותם החיצוני לא יוכל לגשת למסמך לחתימה. במקרים אחרים, ייתכן שהם יוכלו לגשת למסמך לשם חתימה, אך פעולת החתימה אינה הצליחה. דרך נפוצה אחת לפתור זאת היא לפנות למנהל ה- IT שלך שיכול להוסיף את יישום SharePoint eSignature לרשימת היישומים המאושרים באמצעות מרכז הניהול של Microsoft Entra.

במקרים מסוימים, ייתכן שמנהל המערכת יצטרכו להוסיף את יישום SharePoint eSignature (שנקרא באופן רשמי שירות Microsoft eSign) > לרשימה יישומים לא נכללים במקטע משאבי יעד של מדיניות גישה מותנית כך שהמדיניות לא תחול על יישום SharePoint eSignature. מנהל המערכת יכול לאמת את השינויים באמצעות הכלי WhatIf עם המדיניות.

אין אפשרות ליצור בקשה מספק חתימה אחר

בעת אתחול בקשת חתימה ממסמך עבור ספק אחר, כגון Adobe Acrobat Sign ו- DocuSign, ייתכן שהוחלו על המסמך פריטי מדיניות של אבטחה וגישה שמונעים את פתיחת המסמך בשירות הספק. פריטי המדיניות הנפוצים ביותר כוללים מדיניות הורדה והצפנה שהוחלו. עליך לוודא שהמסמך אינו מוצפן לפני שתתחיל את בקשת החתימה ולוצר הבקשה יש הרשאה להוריד את הקובץ.

לא ניתן למצוא את הודעות הדואר האלקטרוני של הבקשה

אם אינך מוצא בקשת חתימות אלקטרוניות בתיבת הדואר הנכנס שלך, בדוק בתיקיית דואר הזבל. מומלץ גם לסמן את השולח כבטוח כך שהודעות דואר אלקטרוני עתידיות מאותו שולח ימוקם ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אין אפשרות לחתום על מסמך לנמען חיצוני

כאשר אתה מקבל מסמך לחתימה ממישהו מחוץ לארגון שלך, ייתכן שתוכל לגשת ולקרוא את המסמך, אך פעולת החתימה נכשלת כאשר אתה מנסה לחתום עליו. ייתכן שלפעמים לא תוכל לגשת למסמך ולקרוא אותו. אם אתה נתקל בבעיות בחתימה על מסמך שנשלח ממישהו מחוץ לארגון שלך, פנה לשולח שיכול לפתור את הבעיה.

אין אפשרות לגשת למסמך חתום

לפני שליחת בקשת חתימה ולאחר השלמתה, מתבצעות פעולות בדיקה כדי להבטיח שלשולח יש הרשאה לכתוב למסמך ולתיקיה המקורית, מכיוון שהמסמך החתום הסופי יישמר בתיקיה זו. אם השולח מאבד את הגישה לתיקיה זו בשלב כלשהו לפני השלמת החתימה, ייתכן שהוא לא יוכל לגשת למסמך החתום לצמיתות. בתרחיש זה, השולח מסופק גישה זמנית של 30 יום למסמך החתום באמצעות הודעת הדואר האלקטרוני של ההשלמה. כדי לגשת לתיקיה ולמסמך, על השולח לוודא שיש לו הרשאת קריאה עבור התיקיה המקורית או לבקש גישה מהבעלים.

בנוסף, ייתכן שלשירות החתימה האלקטרונית לא תהיה אפשרות לשמור עותק של המסמך החתום בתיקיה המקורית אם התיקיה נמחקה בטעות לפני שהבקשה לחתימה הושלמה.

כדי להימנע מבעיות אפשריות, עליך לבדוק את המצב וההגדרות של המסמכים והתיקיות לפני שתתחיל בקשת חתימה. ודא שיש מספיק הרשאות ותפקידים כדי לגשת למסמכים ולשתף אותם עם הנמענים המיועדים שלהם.

• מדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP)
• מזהה Microsoft Entra שיתוף פעולה
• הגדרות שיתוף ומדיניות של SharePoint
• הרשאות משתמש וגישה למסמכים

אין אפשרות ליצור בקשת חתימה ב- Word

אין לי את פעולת רצועת הכלים eSignature ב- Word

• פעולת רצועת הכלים זמינה עבור שולחן Word בגירסת הביתא ובערוצים הנוכחיים.

• כדי לשנות את הערוץ שלך, Word, עבור אל ערוץ עדכון>חשבון>קבצים.

  

• בחר את גירסת הביתא או את הערוץ הנוכחי.

• אם האפשרות עדכן ערוץ אינה ברשותך, מנהל המערכת הפך אותה ללא זמינה או שאין לך הרשאות מנהל מערכת מקומי. קבל מידע נוסף על האפשרות 'עדכן ערוץ'.

כאשר אני בוחר את פעולת רצועת הכלים ב- Word, אני מקבל הודעה המצי על כך שחתימות eSignature של SharePoint אינן זמינות

• The Word document must be located on a SharePoint eSignature enabled site.

• Word לא הופעלה ב- מרכז הניהול של Microsoft 365.

  

אני מקבל הודעה לשינוי תווית הרגישות

• חתימת SharePoint eSignature תומכת במסמכים לא מוצפנים כגון כללי, לא עסקי, ציבורי, סודי (כל הגנה על משתמש/לא), סודי ביותר (כל הגנה על משתמש/לא) ומסמכים שאינם מוצפנים עם תוויות.

איני מצליח לשלוח בקשה ב- Word לחותם חיצוני חדש

• מנהל המערכת שלך לא הגדיר חתימת SharePoint אלקטרונית לשליחת בקשות לשולחים חיצוניים שאינם אורחים קיימים בדייר שלך.

כמנהל מערכת, אין לי לחצן דו-מצבי כדי להפוך בקשת חתימות מקבצי PDF ללא זמינה

• יכולת חתימת ה- PDF זמינה כברירת מחדל ולא ניתן להפוך אותה ללא זמינה אם SharePoint eSignature זמין כספק.