קבל פרטי דואר אלקטרוני מפתח ותשובות טיוטה ב- Outlook באמצעות שירות ב- Microsoft 365 Copilot

משיכת מידע מרכזי במהירות מהודעות דואר אלקטרוני של לקוחות וטיוטה של התגובה הנכונה עשויה להיות מאתגרת עבור נציגי שירות לקוחות עסוקים. השירות Microsoft 365 Copilot עושה זאת עבורך בתוך שניות בלבד. בעת פתיחת הודעת דואר אלקטרוני ב- Outlook, שירות ב- Microsoft 365 Copilot מציג סיכום של המידע החשוב ביותר בהודעת הדואר האלקטרוני. טיוטה בקלות של תשובה עם הסיכום הגלוי בחלונית הצדדית - או אפילו בקלות רבה יותר, אפשר לשירות Microsoft 365 Copilot לנסח תשובה עבורך. הוא משתמש בבינה מלאכותית כדי ליצור טיוטה מוצעת בהתבסס על התוכן וההקשר של הדואר האלקטרוני. השתמש במסמך as-is או כנקודת התחלה לתגובה שלך.

התוכן המוצע אינו מחליף תוכן שכבר נמצא בגוף הודעת הדואר האלקטרוני של התשובה שלך. הוא מצורף לתוכן קיים.

הצגת פרטי מפתח בדואר אלקטרוני

השירות ב- Microsoft 365 Copilot יוצר סיכום של מידע מרכזי עבור הודעות דואר אלקטרוני או שרשורי דואר אלקטרוני בעלי 1,000 תווים לפחות או כ- 180 מילים. הסיכום הוא רשימה עם תבליטים של עד 400 תווים. כרטיס פרטי הדואר האלקטרוני של המפתח כולל את הפרטים הבאים:

• נתוני דואר אלקטרוני המשמשים בסיכום הדואר האלקטרוני, עם מספרי ציטוטים. בחר את מספר הציטוט כדי לראות את טקסט הציטוט המדויק מהודעת הדואר האלקטרוני ואת שם האדם שמצוטט אותו.
• טיוטה של לחצן דואר אלקטרוני כדי להגיב לדואר האלקטרוני באמצעות סיוע בבינה מלאכותית.
• אפשרויות להעתקת הסיכום או שיתוף משוב לגביו.

טיוטה של הודעת דואר אלקטרוני באמצעות Copilot

בעת בחירת טיוטה של הודעת דואר אלקטרוני בחלונית השירות, באפשרותך לבחור אחת מההנחיות המוגדרות מראש הבאות כדי ליצור תשובה:

• הצע שיחה: מציע להתקשר ללקוח באותו יום או למחרת.
• בקשה למידע נוסף: בקשת פרטים נוספים מהלקוח כדי לעזור בפתרון הבעיה.
• אמפתיה עם משוב: מתן תגובה אמפתית ללקוח שמביע תלונה.
• ספק פרטי מוצר/שירות: הצעת פרטים או תשובות לשאלות של לקוחות אודות מוצר או שירות מסוים.
• פתור את הבעיה של הלקוח: מתן פתרון – שלבי פתרון, אם רלוונטיים – לבעיה של הלקוח.
• בהתאמה אישית: מאפשר לך לספק בקשה משלך לתשובה.

השתמש בהנחיה המותאמת אישית

השתמש בבקשה המותאמת אישית כדי לכלול נקודות לדיבורים, לספק את היעדים שלך עבור הודעת הדואר האלקטרוני ולקבוע את משך השיחה ואת הצליל שלה. לאחר מכן בחר את החץ צור תגובה כדי ליצור את התגובה. סקור תמיד את התגובה לפני שתשתף אותה עם הלקוח שלך. באפשרותך לתקן את הבקשה המותאמת אישית, במידת הצורך, ולאחר מכן לבחור רענן כדי לעדכן את התגובה.

הערה

• תוכן קיים בגוף הדואר האלקטרוני אינו מוחלף. התוכן המוצע מצורף לתוכן קיים בגוף הדואר האלקטרוני.
• באפשרותך ליצור תוכן מוצע עבור הודעות דואר אלקטרוני המכילות כתובות דואר אלקטרוני פנימיות. אם כל כתובות הדואר האלקטרוני פנימיות, תראה את האפשרות להזין את הבקשה המותאמת אישית בלבד. אם תוסיף כתובת דואר אלקטרוני חיצונית, קטגוריות תגובה מוגדרות מראש יהיו זמינות.

בחלונית ההנחיה המותאמת אישית, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• בעת הזנת בקשה מותאמת אישית, בקשות מוצעות מוצגות בהתבסס על ההקשר של הדואר האלקטרוני שלך. באפשרותך לבחור בקשה מוצעת כדי להוסיף אותה לתיבת הטקסט של הבקשה המותאמת אישית.
• באפשרותך לרחף מעל התוכן המוצע, לבחור את סמל מועדפים כדי לשמור בקשה. בחר את כרטיסיית המועדפים כדי לראות את ההנחיות השמורות שלך ולהשתמש בהן. באפשרותך לנקות את סמל המועדפים כדי להסיר בקשה מכרטיסית המועדפים שלך.
• כדי ליצור הצעה אחרת, בחר אפשרויות נוספות.

סקירה והעתקה של תשובות מוצעות

בעת בחירת אחת מההנחיות המוגדרות מראש, Copilot יוצר תשובה מוצעת. טיוטת הדואר האלקטרוני המוצעת כוללת את האפשרויות הבאות:

• מציג את המקרה שבו משתמשים ליצירת תוכן הדואר האלקטרוני. באפשרותך לבחור מקרה אחר אם הטיוטה אינה מתאימה לצרכיך.
• אפשרויות למיקוד התוכן. באפשרותך למקד את טיוטת הדואר האלקטרוני המוצעת עוד יותר על-ידי מתן בקשה חדשה שתבסס על ההצעה הקודמת. פעולה זו מאפשרת לך לכוונן את תשובות הדואר האלקטרוני שלך. באפשרותך להתאים את האורך ואת הצליל של הטיוטה או להוסיף פרטים נוספים טיוטת הדואר האלקטרוני באמצעות התאמת טיוטה.
• טיוטת הדואר האלקטרוני שנוצרה על-ידי שירות Microsoft 365 Copilot נמצאת באותה שפה שבה נמצאת הודעת הדואר האלקטרוני. עם זאת, באפשרותך להגדיר את טיוטת הדואר האלקטרוני לשפה אחרת באמצעות האפשרות שפת טיוטה תחת כוונן טיוטה.
• אפשרויות נוספות מאפשרות לך להתחיל מחדש או לשחזר את הגירסה הקודמת של הטיוטה שנוצרה.

בצע את השינויים הדרושים ולאחר מכן בחר הוסף לדואר אלקטרוני עבור היישום כדי להדביק את התוכן בגוף הדואר האלקטרוני.

הערה

תוכן קיים בגוף הדואר האלקטרוני אינו מוחלף. התוכן המוצע נוסף לפני כל תוכן קיים בגוף הדואר האלקטרוני.

באפשרותך גם לבחור העתק לדואר אלקטרוני כדי להעתיק את כל התגובה לטיוטה שלך. לחלופין, בחר חלק מהתגובה והשתמש בתפריט הלחיצה הימנית כדי להעתיק ולהדביק את הבחירה.