שימוש בסוכן אוטונומי ב- Copilot Studio עבור עיבוד מסמכים

הסוכן לעיבוד מסמכים הוא סוכן אוטונומי ב- Copilot Studio המשתמש בבינה מלאכותית גנרטיבית לעיבוד מסמכים.

טיפ

הסוכן המנוהל מעבד המסמכים הוא פתרון ארוז לעיבוד מסמכים מקצה לקצה. הוא מטפל בחילוץ, אימות, ניטור אנושי וייצוא לאפליקציות במורד הזרם. מאמר זה מציג את ארכיטקטורת הייחוס לשימוש בסוכן אוטונומי ב- Copilot Studio לעיבוד מסמכים. ניתן לאמץ את הארכיטקטורה לדוגמה עבור תרחישים ותעשיות רבות ושונות.

תרשים ארכיטקטורה

הנחיות לסוכן

ההוראות הבאות יוצרות את הסוכן האוטונומי:

You are a helpful, polite, document processing agent. You help users process documents and extract valuable information. 
If the user asks about any topic other than document processing, politely decline and offer to help with document-related queries.
When asked to process a document with a specific document processing event ID, extract the information from that document.
When told that a document processing event status of a document changes to Processed, validate the extracted information from the document.
When told that a document processing event status of a document changes to Validated, import the extracted information from the document into the system.
When told that a document processing event status of a document changes to Manual Review, submit the extracted information from the document to manual review.
Ignore other document processing event status changes.

זרימות עבודה

יש שתי זרימות עבודה חשובות הקשורות לסוכן:

• עיבוד מסמכים: תהליך עבודה זה מסביר כיצד הסוכן מעבד מסמכים.
• תצורה: תהליך עבודה זה מפרט את השלבים להגדרת הסוכן לעיבוד מסמכים אוטונומי.

זרימה לעיבוד מסמכים

זרימת עיבוד המסמכים פועלת כמו מכונת מצבים. הסוכן פועל כמתאם, והמצב הנוכחי מאוחסן בטבלת אירועי עיבוד נתונים ב- Dataverse. כך התהליך פועל:

1. טריגר מזהה מתי מסמך חדש מוכן לעיבוד. הוא מופיע באזור מקורות נתונים בתרשים הארכיטקטורה. זרימות סוכן סורקות ספריות כמו תיבות דואר או SharePoint תיקיות של Outlook. כאשר מסמך נוסף לספרייה כלשהי, זרימת הסוכן מאחסנת את המסמך בטבלת אירועי עיבוד נתונים עם הסטטוס חדש ושולחת הודעה לסוכן: Process the document: {ID}.

   • כל הניסיונות להוסיף מסמכים או לעדכן סטטוסים בטבלת אירועי עיבוד נתונים פועלים לפי Default התצורה ב- Power Automate. הזרימה מנסה שוב עד ארבע פעמים עם מרווח זמן אקספוננציאלי בבקשות שמחזירות סטטוסים 408, 429 או 5xx, ובכל חריג קישוריות.
   • אם כל ניסיונות הניסיון החוזר נכשלים, יש לאתר ניפוי באגים ולבדוק את היסטוריית הריצות ב- Power Automate עבור הפעולה שלא בוצעה.

2. הוראות הסוכן אומרות לו לבצע את Document Extraction הפעולה כאשר הוא מתבקש לעבד מסמך. הפעולה רצה, ומזהה ההודעה מועבר.

3. הפעולה Document Extraction היא זרימת סוכן שמקבלת מזהה אירוע עיבוד נתונים כקלט וגם:

   • מקבל את המסמך המאוחסן ב- Dataverse.
   • שולח אותו לפרוטוקול בינה מלאכותית ב- AI Builder לעיבוד. הפקודה הזו משתמשת ב- GPT 4.o כדי:
     • להוציא את כל המידע הרלוונטי מהמסמך.
     • לעצב את המידע כמסמך JSON.
   • לאחסן את המידע שחולץ באותה שורה של אירוע עיבוד נתונים.
   • מעדכן את סטטוס המסמך ל- Processed.

4. טריגר ב- Dataverse (זרימת סוכן) מנטר את מצב כל המסמכים באירועי עיבוד נתונים ומודיע לסוכן כאשר מצב משתנה באמצעות ההודעה: The status of document {ID} changed to {Status}

5. הוראות הסוכן מורות לו לקרוא לפעולה Document Validation כאשר סטטוס המסמך משתנה למצב בעיבוד. הפעולה רצה, ומזהה ההודעה מועבר.

6. הפעולה Document Validation היא זרימת סוכן שמקבלת מזהה אירוע עיבוד נתונים כקלט וגם:

   • מקבל את הנתונים שחולצו ומאוחסנים ב- Dataverse.
   • שולח אותו לפרוטוקול בינה מלאכותית ב- AI Builder לאימות. הפקודה הזו משתמשת ב- GPT 4.o כדי:
     • בדוק את ה-JSON שחולץ מול כללי פורמט כמו dates must be in X format.
     • בדוק את ה-JSON שחולץ מול כללים עסקיים כמו the author of the document must be in the Accounts table in Dataverse.
   • אם האימות מצליח, הוא מעדכן את סטטוס המסמך ל- Validated.
   • אחרת, הוא מעדכן את סטטוס המסמך ל- Manual Review.

7. אם סטטוס המסמך משתנה ל- Validated, ההוראות יגידו לסוכן לבצע את הפעולה Document Export. הפעולה רצה, ומזהה ההודעה מועבר.

8. הפעולה 'ייצוא מסמך' היא זרימת סוכן שמקבלת מזהה אירוע עיבוד נתונים כקלט וגם:

   • מקבל את הנתונים שחולצו ומאוחסנים ב- Dataverse.
   • מייצאת נתונים אלה למערכת היעד, כמו טבלת החשבוניות ב- Dataverse.

9. אם סטטוס המסמך משתנה ל- Manual Review, ההוראות יגידו לסוכן לבצע את הפעולה Manual Review. הפעולה רצה, ומזהה ההודעה מועבר.

10. הפעולה Manual Review היא זרימת סוכן שמקבלת מזהה אירוע עיבוד נתונים כקלט וגם:

    • מקבל את הנתונים שחולצו ומאוחסנים ב- Dataverse.
    • יוצר בקשת אישורים עבור מנהל הסוכן, תוך שיתוף קישור לאפליקציית Validation Station שבה המשתמש יכול לערוך נתונים שחולצו ולאמת באופן ידני. אימות ידני זה מגדיר את סטטוס המסמך ל- Validated.

11. לאחר סקירה ידנית, אם סטטוס המסמך הוא Validated, שלב 7 יבוצע.

המשתמשים יכולים גם לשלוח מסמכים ידנית לעיבוד על ידי הסוכן באמצעות דף הצ'אט ב- Copilot Studio או בכל ערוץ שבו פרסמו את הסוכן.

כאשר אתה עושה זאת:

• המסמך מועלה לטבלת אירועי עיבוד נתונים.
• הסוכן מודיע לעצמו כי יובא מסמך חדש.
• בקשת החילוץ מופעלת כדי לתת לך תצוגה מקדימה של מה שמיוצא בחלונית הצ'אט.
• המסמך מעובד כמתואר בתהליך זה, החל משלב 2.

תהליך עבודה של תצורה

הסוכן זקוק למספר תצורות כדי לפעול באופן אוטונומי. כדי להקל על כך, קיימת חוויית תצורה מקיפה. הנה השלבים:

1. התקן את סוכן עיבוד המסמכים ב- Copilot Studio. לפתרון הסוכן יש:
   • טבלה של תצורת עיבוד מסמכים.
   • יישום בד ציור של Validation Station לניטור.
   • הפניות חיבור שבהן משתמש הסוכן (Dataverse, Copilot Studio, PowerApps for Admins).
   • הפניות חיבור המשמשות את הגורמים המפעילים את זרימת העבודה של הסוכן (Outlook, SharePoint).
   • משתני סביבה המשמשים את הטריגרים.
2. הפעל את אשף הגדרת הסוכן. זהו השלב האחרון של אשף ההתקנה Copilot Studio. הוא מנחה אותך דרך הזרימה הזו:
   1. העלאת מסמך לדוגמה.
   2. המערכת שולחת את המסמך שהועלה להנחיית החילוץ של הסוכן.
   3. התוכן שחולץ וסוג המסמך יופיעו. בחר אילו חלקים מהנתונים שחולצו ברצונך לייצא למערכת. פעולה זו יוצרת סכימה המאוחסנת בטבלת תצורת עיבוד המסמכים ומשמשת במהלך פעולת ייצוא המסמכים. ניתן להיכנס למצב מתקדם כדי לשנות את בקשת הבינה המלאכותית המשמשת בפעולת חילוץ המסמכים ולהתאים אותה אישית.
   4. הגדר כללי אימות באמצעות ממשק משתמש פשוט שמוסיף כללים להנחיה המשמשת בפעולת אימות המסמך. ניתן גם להיכנס למצב מתקדם כדי לשנות את הנחיית הבינה המלאכותית ישירות.
   5. הזן את כתובת הדוא"ל של מנהל הסוכן כאשר תתבקש. פעולה זו משמשת בפעולת הסקירה הידנית בעת יצירת בקשת האישור. ניתן גם להוסיף הודעה מותאמת אישית עבור המאשר. מידע זה נשמר במשתני הסביבה שמגיעים עם הפתרון.
   6. בחר מקור מסמך מרשימה. טריגרים אלה מפעילים את זרימת עיבוד המסמכים ובדרך כלל זקוקים להפניה לחיבור ולכמה משתני סביבה (כגון שם תיבת דואר או כתובת תיקייה), בהתאם למקור המסמך שתבחר.
   7. סיים את התצורה. פעולה זו יוצרת טבלת Dataverse במערכת עם העמודות שבחרת קודם לכן ומייצאת את המסמך בו השתמשת באשף לטבלה זו.

רכיבים

להלן המרכיבים המרכזיים המעורבים בבנייה ופריסה של סוכן אוטונומי לעיבוד מסמכים ב- Copilot Studio.

• Copilot Studio הוא חלק מפתרונות Microsoft Power Platform ללא קוד או בתכנות פשוט. Copilot Studio הוא כלי גרפי, בתכנות פשוט ליצירת סוכנים - כולל בניית אוטומציה עם זרימות סוכן - והרחבת Microsoft 365 Copilot עם נתוני הארגון והתרחישים שלך.
• Power Apps הוא חלק מפתרונות Microsoft Power Platform ללא קוד או בתכנות פשוט. Power Apps הוא חבילה של יישומים, שירותים, מחברים ופלטפורמת נתונים שנותנת לך סביבה מהירה לבניית יישומים מותאמים אישית עבור הצרכים העסקיים שלכם. באמצעות Power Apps, ניתן ליצור במהירות יישומים עסקיים מותאמים אישית המתחברים לנתונים העסקיים שלך בפלטפורמת הנתונים (Microsoft Dataverse) או במקורות נתונים מקוונים ומקומיים שונים כמו SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365 ו- SQL Server.
• Dataverse הוא מסד נתונים תפעולי עבור תרחישים מרובי סוכנים. הוא מספק לסוכנים פלטפורמה מאובטחת וניתנת להרחבה לאחסון נתוני סטטוס, היסטוריה ונתוני שיחות. אחסון מרכזי זה מאפשר לסוכנים לקיים אינטראקציה ולשתף נתונים, כך שהם יכולים לבצע משימות באופן אוטונומי או חצי אוטונומי. Dataverse מאפשר גם לסוכנים להתחבר ולעדכן נתוני עסק באפליקציות עסקיות שונות, כמו מערכות CRM, כך שהנתונים יישארו עקביים ומעודכנים ברחבי הארגון. בעזרת Dataverse, ארגונים מנהלים ומפקחים על זרימות עבודה של סוכנים לצורך אמינות, אבטחה ומצוינות תפעולית.

פרטי תרחיש

ארגונים עובדים עם מסמכים מובנים, כמו טפסים, חשבוניות, קבלות ומסמכי זיהוי, ומסמכים לא מובנים, כמו תזכירים, חוזים ובקשות משוב מלקוחות. אחד האתגרים המרכזיים שעומדים בפני ארגונים הוא אוטומציה של עיבוד מסמכים כדי לייעל תהליכים עסקיים. ניתן להפוך מספר שלבים לאוטומטיים, כולל איסוף מסמכים, סיווג, חילוץ, אימות, טרנספורמציה וייצוא. שימוש בסוכן עיבוד מסמכים מציע יתרונות רבים על פני עיבוד מסמכים מסורתי. סוכן עיבוד המסמכים פועל ישירות מהקופסה כפתרון ארוז, כך שאין צורך לבצע תיוג נתונים גוזל זמן במהלך ההתקנה. העיצוב האינטראקטיבי שלו מאפשר לך לעבד כמויות גדולות של מסמכים תחת פיקוח אנושי.

שיקולים

שיקולים אלה מיישמים את עמודי התווך של Power Platform Well-Architected, מערכת של עקרונות מנחים המשפרים את איכות עומס העבודה. מידע נוסף: Microsoft Power Platform Well-Architected.

מהימנות

סוכן עיבוד המסמכים מיועד לחוסן, שחזור ותפעול באמצעות רכיבים של Power Platform שמתארחים ב- Azure.

אבטחה

סוכן עיבוד המסמכים נועד להגן על סודיות, שלמות וזמינות נתונים באמצעות רכיבים של Power Platform שמתארחים ב- Azure. מסמכים שיובאו לטבלת אירועי עיבוד נתונים גלויים רק למנהלי מערכת. לא מאוחסנים נתונים נוספים, כמו גוף או נושא הדוא"ל, מלבד מסמכים מצורפים ב- Dataverse. כל המידע הקשור ללקוח המשויך למסמך מאוחסן בעמודה 'נתונים מעובדים' בטבלת 'אירועי עיבוד נתונים'. ניתן לטפל בבקשות GDPR על ידי שאילתה בעמודה זו.

מצוינות תפעולית

סוכן עיבוד המסמכים נועד לשפר את הפעילות באמצעות ניטור ותובנות, לבצע אוטומציה לשיפור יעילות באמצעות רכיבי Power Platform שמתארחים ב-Azure.

יעילות ביצועים

סוכן עיבוד המסמכים נועד להשיג ביצועים באמצעות אופטימיזציה באמצעות רכיבי Power Platform המתארחים ב-Azure. סוכן עיבוד המסמכים תומך בעיבוד מסמכים בגודל של עד 20MB. נכון לבדיקה האחרונה של אמות מידה, עיבוד מסמך בודד בגודל 2 מגה-בייט לוקח כ-48 שניות. הסוכן נועד לעמוד במשך עיבוד זה עבור למעלה מ-1,000 מסמכים, בהינתן שלמקור המסמך שנבחר יש מספיק אחסון. למכסות ומגבלות נוספות, ראה מגבלות - Power Automate.

מיטוב חוויה

סוכן עיבוד המסמכים מיועד למשתמשי עיבוד מסמכים על ידי השגת פשטות ויעילות באמצעות רכיבים של Power Platform. הסוכן מספק חוויה ניתנת להגדרה להוספת מקורות מסמכים, ומאפשר הרחבה להוספת מקורות מסמכים נוספים.

AI אחראי

סוכן עיבוד המסמכים נועד לעמוד בתקני בינה מלאכותית אחראיים באמצעות Power Platform רכיבים, כולל Copilot Studio הרכיב שנועד לתכונות בינה מלאכותית גנרטיבית. למידע נוסף: שאלות נפוצות בנושא בינה מלאכותית אחראית עבור Copilot Studio.

משתתפים

תחזוקת המאמר הזה מתבצעת על-ידי Microsoft. המחברים הבאים תרמו למאמר הזה.

מחברים ראשיים:

• ג'גאמוהאן נאאדו פניקלפטי, מנהל הנדסת תוכנה ראשי
• סרן קירוגלו, מנהלת מוצר בכירה
• דורגה ילבארטהי, אדריכל בכיר
• Jo Ruas, מהנדס תוכנה

משאבים קשורים

• התקנת סוכנים מנוהלים מ- Microsoft
• סוכנים בפעולה: עיבוד מסמכים 2.0
• איך שיחות סוכנים פועלות

‏‫השלבים הבאים‬

• שפר את זרימת התצורה כדי לאפשר למשתמשים להתאים אישית את חוויית הייצוא שלהם. לדוגמה, הוסף מחברים מוכנים מראש של Power Platform לייצוא למערכות כמו SAP או Salesforce, ואפשר למשתמשים להתאים אישית את הסכימה כך שתתאים לערכים בטבלה של SAP או Salesforce.
• שפר את זרימת התצורה כדי לאפשר למשתמשים להתחבר למקורות מסמכים מרובים בו זמנית, כמו Outlook ו- SharePoint.
• אפשר לסוכן לטפל במספר סוגי מסמכים בו זמנית על ידי שינוי דינמי של הסכימה המשמשת בייצוא בהתבסס על סוג המסמך.