מידע אודות העברה ידנית של תוכן SharePoint Online

• חל על:

  SharePoint Online

מבוא

צירוף הוא היכולת להעביר נתונים מ- Microsoft 365 לשיתופים של קבצים או למחשב מקומי. זהו תהליך ידני. מסמך זה מתאר את השלבים לשמירת ספריית מסמכים או תוכן רשימה של SharePoint מתוך סביבה של SharePoint Online בשיתוף קבצים או במחשב מקומי.

מסמך זה מכסה את תרחישי הארכיון הבאים של SharePoint Online:

• מנהל מערכת או בעלי אתר מאחסנים בארכיון את התוכן של ספריית מסמכים של SharePoint Online. זהו תהליך ידני בעת שימוש ב- SharePoint Online.
• מנהל מערכת או בעלים של רשימה מאחסנים בארכיון את התוכן של רשימת SharePoint. זהו תהליך ידני בעת שימוש ב- SharePoint Online.
• מנהל מערכת או בעלים של רשימה מאחסנים בארכיון את המידע הבא מרשימת SharePoint ל- Outlook: פריטי לוח שנה, פריטי אנשי קשר, ספריות מסמכים, רשימות דיונים ומשימות.

מסמך זה אינו מכסה את התרחישים הבאים:

• העברה של תוכן SharePoint מ- SharePoint Online להתקנת SharePoint מקומית: העברת תוכן בין התקנות SharePoint Online והתקנות מקומיות של SharePoint אינה נתמכת בגירסה זו של SharePoint Online.
• שימור מאפייני תוכן רשימה, פונקציונליות ו בקשרי גומלין: תוכן רשימת SharePoint ניתן לאחסן בארכיון בתבנית טבלת גיליון אלקטרוני או מסד נתונים. גליונות אלקטרוניים או טבלאות אלה מכילים את התוכן מרשימת SharePoint. עם זאת, המאפיינים, ההרשאות, הפונקציונליות ו קשרי הגומלין בין הטבלאות ותוכן העניינים השונים אינם נשמרים.

הליך

אחסון תוכן ספריית מסמכים של SharePoint Online בארכיון

אם ברצונך להעביר קבצים רבים של SharePoint Online, מומלץ לסנכרן את הספריות או התיקיות. לאחר מכן תוכל סייר הקבצים במחשב שלך (או ב- Finder ב- Mac) כדי להעביר את הקבצים למיקום החדש. לקבלת מידע נוסף אודות סינכרון קבצי SharePoint, ראה סינכרון קבצי SharePoint עם לקוח סינכרון OneDrive החדש.

אם ברצונך להעביר רק כמה קבצים לספריית מסמכים אחרת של SharePoint Online, באפשרותך לעשות זאת בדפדפן שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה העברה או העתקה של קבצים ב- SharePoint.

באפשרותך גם להשתמש באפשרויות פתח באמצעות הסייר כדי להעביר קבצים למיקום חדש. לקבלת מידע נוסף, ראה העתקה או העברה של קבצי ספריה באמצעות 'פתח באמצעות הסייר'.

ספריות מסמכים של SharePoint יכולות להכיל סוגים רבים של קבצים, ו- SharePoint שומר מידע אודות כל קובץ ש- SharePoint מאחסן. רוב המידע האחר אינו נשמר בעת הורדת הקבצים. לדוגמה, המידע הבא אינו נכלל בעת הורדת קובץ:

• מאפייני מסמך
• הרשאות גישה לקובץ
• קישורים יחסיים בין קבצים
• מידע אודות זרימת עבודה
• מידע אודות ניהול גירסאות
• תבניות

אחסון רשימת SharePoint בארכיון

כדי לאחסן תוכן של ספריית מסמכים של SharePoint Online בארכיון, עליך להיות מסוגל להתחבר לאתרי SharePoint Online של הארגון שלך. לאדם המאחסן בארכיון תוכן של רשימת SharePoint חייב להיות מותקן Excel 2010 או Excel 2013.

ניתן לקושר את הסוגים הבאים של רשימות SharePoint ל- Outlook:

• לוח שנה
• אנשי קשר
• מטלות
• ספריות מסמכים
• דיון
• רשימות

כדי לאחסן נתוני רשימה של SharePoint בארכיון ב- Excel, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את רשימת SharePoint.

2. בכרטיסיה רשימה אוספריה, לחץ על יצא ל- Excel.

3. בחר באפשרות פתח.

4. תחת ייבוא נתונים, בחר היכן ברצונך למקם את הנתונים (אם אפשרות זו ישימה). הרשימה מיוצאת ל- Excel.

5. באפשרותך לשמור את הקובץ במדריך הכתובות המקומי.

6. חזור על תהליך זה עבור כל רשימת SharePoint.

   הערה

   תהליך זה ישמור ערכים ברשימה. התוכן הממשי, כגון קבצים וקבצים מצורפים, לא יישמר בעת השימוש בשיטה זו.

כדי לאחסן בארכיון רשימת לוח שנה של SharePoint ל- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את לוח השנה של SharePoint כדי לאחסן אותו בארכיון.
2. לחץ על הכרטיסיה לוח שנה ולאחר מכן לחץ על התחבר ל- Outlook.
3. בתפריט פעולות , לחץ על התחבר ל- Outlook, ובתיבת הדו-שיח Outlook, לחץ על כן. לוח השנה נשמר ב- Outlook.

כדי לאחסן בארכיון רשימת אנשי קשר של SharePoint ל- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את רשימת אנשי הקשר של SharePoint.
2. לחץ על רשימה ולאחר מכן לחץ על התחבר ל- Outlook.
3. בתיבת הדו-שיח Outlook, לחץ על כן. רשימת אנשי הקשר נשמרת ב- Outlook.

כדי לאחסן בארכיון רשימת משימות של SharePoint, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את רשימת המשימות של SharePoint.
2. לחץ על רשימה ולאחר מכן לחץ על התחבר ל- Outlook.
3. בתיבת הדו-שיח Outlook, לחץ על כן. רשימת המשימות נשמרת ב- Outlook.

כדי לאחסן ספריות מסמכים של SharePoint בארכיון ב- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את ספריית המסמכים של SharePoint.
2. ברצועת הכלים, לחץ על LIBRARY ולאחר מכן לחץ על Connect to Outlook.
3. בתיבת הדו-שיח Outlook, לחץ על כן. הספריה נשמרת ב- Outlook.

כדי לאחסן בארכיון רשימת לוח דיונים של SharePoint ל- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

1. אתר את רשימת הדיונים של SharePoint.
2. בכרטיסיה LIBRARY, לחץ על Connect to Outlook.
3. בתיבת הדו-שיח Outlook, לחץ על כן. הספריה נשמרת ב- Outlook.

לקוח OneDrive for Business הוא אפשרות נוספת המספקת את הפונקציונליות להעביר פריטי SharePoint למצב לא מקוון ולשמור אותם במחשב המקומי שלך. לקבלת מידע נוסף אודות אופן השימוש בלקוח הסינכרון OneDrive for Business, עבור אל אתר האינטרנט הבא של Microsoft:

סינכרון קבצים באמצעות לקוח הסינכרון של OneDrive ב- Windows

מגבלות ידועות

יש לייצא תוכן רשימת SharePoint ל- Excel או למסד נתונים של Access. ניתן לייצא רשימות פשוטות ל- Excel. עם זאת, אם התוכן של תא בודד חורג ממגבלת גודל התא המרבי של Excel, 32,767 תווים, המידע שחורג מהמקסימום יאבד. אם הרשימות שלך מכילות תאים גדולים, עליך לייצא ל- Access.

רשימות SharePoint משמשות לאירוח נתונים מורכבים כגון דפי Wiki ובלוגים. טפסי נתונים מורכבים אלה מורכבים מכמה טבלאות. לדוגמה, טבלאות בלוג הן כדלקמן: קטגוריות, רשומות, הערות, קישורים ובלוגים אחרים. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, יצא דפי Wiki ובלוגים ל- Access. כאשר דפי Wiki ובלוגים מיוצאים ל- Access, כל אחת מטבלאות אלה מיוצאת כראוי. עם זאת, כל המאפיינים, ההרשאות ו קשרי הגומלין בין תוכן העניינים יאבדו.

בעת ייצוא נתוני רשימה ל- Access או ל- Excel, נתוני הרשימה יישמרו. עם זאת, קבצים מצורפים ומסמכים בתוך הרשימה לא יישמשו בארכיון. כדי לאחסן קבצים מצורפים ומסמכים בארכיון, בצע את ההוראות בסעיף "אחסון תוכן ספריית מסמכים של SharePoint Online בארכיון".

משאבים נוספים

לקבלת מידע נוסף אודות אופן השימוש ופתרון הבעיות של 'פתח באמצעות הסייר', ראה כיצד להשתמש בפקודה 'פתח באמצעות הסייר' כדי לפתור בעיות ב- SharePoint Online.

לקבלת מידע נוסף אודות אופן הסינכרון של רשימת SharePoint 2010 באמצעות Access 2010, ראה סינכרון רשימת SharePoint 2010 עם Access 2010.

מידע נוסף

עדיין זקוק לעזרה? עבור אל קהילת SharePoint.