תכנון עבור נושאים

אתה שולט באופן המנוסה בנושאים בארגון שלך. החלטות התכנון שלך בנושאים מבטיחות שנושאים באיכות גבוהה יוצגו למשתמשים שלך ויש להם את ההרשאות המתאימות לצרוך ולתרום ידע.

במאמר זה נבחן את החלטות התכנון הבאות:

• אילו אתרי SharePoint ברצונך לסרוק עבור נושאים
• אילו נושאים, אם יש, אינך מעוניין לכלול בחוויות נושא
• עבור אילו משתמשים ברצונך להפוך נושאים לגלויים
• אילו משתמשים ברצונך להעניק הרשאות לניהול נושאים במרכז הנושאים
• אילו משתמשים ברצונך להעניק הרשאות ליצירה או לעריכה של נושאים במרכז הנושאים
• איזה שם ברצונך להעניק למרכז הנושאים שלך

האבטחה והפרטיות של הנתונים שלך מכובדות, וחוויות נושא אינן מעניקות למשתמשים גישה נוספת לקבצים שאין להם זכויות אליהם. מומלץ גם לקרוא את הנושאים אבטחה ופרטיות כחלק מתהליך התכנון.

למידע נוסף על טכנולוגיית הבינה המלאכותית מאחורי נושאים, קראו את אלכסנדריה בנושאים: מנתונים גדולים ועד ידע גדול.

זכור כי נדרשת גישה לאתרים ולקבצים שהמשתמשים שלך משתמשים בהם מדי יום. ייתכן שפריסה של נושאים בסביבה לבדיקה או לפיתוח לא תניב תוצאות שימושיות.

הערה

הנושאים אינם תומכים בהצפנת שירות עם מפתח לקוח.

דרישות

עליך להיות רשום כמנוי לנושאים, להיות מנהל מערכת כללי או גם מנהל מערכת של SharePoint וגם מנהל מערכת של קבוצות כדי לגשת מרכז הניהול של Microsoft 365 ולהגדיר נושאים.

הקצאת רשיונות מכוסה בנושא הגדרת נושאים. אם בכוונתך להקצות רשיונות באופן תוכניתי, ודא שלמשתמשים כבר יש רשיונות עבור Microsoft 365 (לדוגמה, E3 או E5).

חשוב

הנושאים סורקים תוכן בשפות הנתמכות לעיבוד נושאים.

גילוי נושא

הגדרות גילוי הנושא מציינות אילו אתרי SharePoint משמשים כמקורות עבור נושאים. זה כולל הן אתרים קלאסיים והן אתרים מודרניים, וכן אתרים המשויכים ל- Microsoft Teams ול- קבוצות Microsoft 365. אתרי OneDrive אינם כלולים. הנושאים סורקים את כל הקבצים, קבצי הטקסט והדפים של אתר SharePoint עצמם באתרים שציינת.

באפשרותך לבחור לכלול את כל אתרי SharePoint, רשימה ספציפית של אתרים או לא לכלול אתרים. מומלץ לבחור את כל האתרים כך שחוויות נושא יוכלו לגלות מספר רב של נושאים טובים עבור המשתמשים שלך.

בעת הגדרת 'נושאים', באפשרותך לבחור מבין האפשרויות הבאות:

• כל האתרים: כל אתרי SharePoint בארגון שלך. הדבר כולל אתרים נוכחיים ואתרים עתידיים.
• הכל, למעט האתרים שנבחרו: כל האתרים פרט לאתרים שציינת. אתרים שנוצרו בעתיד ייכללו כמקורות לגילוי נושא.
• רק אתרים שנבחרו: רק האתרים שאתה מציין. אתרים שנוצרו בעתיד לא ייכללו כמקורות לגילוי נושאים.
• אין אתרים: אל תכלול אתרי SharePoint.

אנו ממליצים לבחור מספיק אתרים כדי לכלול לפחות 20,000 מסמכים כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר מ'נושאים'.

אם תבחר הכל , למעט האתרים שנבחרו או רק אתרים שנבחרו, תוכל להעלות קובץ .csv עם רשימת אתרים. אפשרויות אלה שימושיות אם אתה משתמש בפריסת ניסיון וברצונך לכלול מספר מוגבל של אתרים להפעלה.

באפשרותך להעתיק את .csv הבאה:

Site name,URL

איננו ממליצים לבחור באפשרות אין אתרים מאחר שהיא מונעת יצירה או עדכון אוטומטיים של נושאים. עם זאת, באפשרותך לבחור באפשרות זו אם ברצונך להגדיר נושאים ולאחר מכן להוסיף אתרים מאוחר יותר.

מומלץ ליצור תהליך עבור משתמשים או מנהלי ידע כדי לבקש הסרת אתרים בודדים מגילוי נושא במידת הצורך בארגון שלך.

תובנות לגבי פריטים

הנושאים יתרונות הקלט שבינה מלאכותית אוספת מאותות של Microsoft Graph. תובנות לגבי פריטים הן תובנות ש- Microsoft מחשבת באמצעות טכניקות של למידת מכונה ומחלה אותן כהמלצות תוכן עבורך ועמיתיך בארגון שלך. Microsoft מפיקה תובנות מניתוח פעילויות (כגון שינוי, הוספת הערות או שיתוף) כדי להעצים חוויות ממוקדות משתמש בעזרת המלצות למשתמשי Microsoft 365. הפיכת תובנות לגבי פריטים לזמינים ב- Microsoft 365 תעזור לארגון שלך לקבל את התוצאות המדויקות ביותר בנושאים.

Multi-geo

אם הארגון שלך פרס את Microsoft 365 Multi-Geo, הנושאים מכבדים את ריבונות הנתונים על-ידי הבטחה שהנתונים בנושאים יאוחסנו תמיד במיקום הגיאוגרפי הנכון. מרכז הנושאים מוקצה במיקום המרכזי ותוכן מכל המיקומים הגיאוגרפיים מעובד שם. הנושאים שהתגלו כתוצאה מאוחסנים באותו מיקום גיאוגרפי שבו נמצא תוכן המקור. אם נתוני מקור הנושא עוברים בין מיקומים גיאוגרפיים, גם מאפייני הנושא המתאימים, כגון התיאור, עוברים.

הרשאות משתמש

הרשאות המשתמש שאתה מציין קובעות אילו אנשים בארגון שלך מקיימים אינטראקציה עם נושאים ומה הם יכולים לעשות.

הערה

בשלב זה, 'נושאים' אינם תומכים באספקת רשיונות או הרשאות משתמש עבור משתמשי אורח (חיצוני).

ניהול נושאים

מנהלי ידע מפקחים על איכות המידע, על האופן שבו הוא בנוי ושיטות עבודה מומלצות אחרות בארגון שלך. הם יכולים לאשר ולדחה נושאים.

על אף שבאפשרותך לציין מנהלי נושאים בודדים, מומלץ ליצור קבוצת אבטחה (או להשתמש בקבוצת אבטחה קיימת) המכילה את האנשים שברצונך שישתתנו במנהלי ידע. באפשרותך לציין קבוצת אבטחה זו במהלך תהליך ההתקנה.

יצירה ועריכה של נושאים

תורמי נושא הם מובילים ומומחים בנושא בארגון שלך. הם יכולים ליצור ולערוך נושאים.

מומלץ לאפשר לכל המשתמשים בארגון ליצור ולערוך נושאים מאחר שחוויות נושא פועלות בצורה הטובה ביותר כאשר כל המשתמשים יכולים לשתף מידע.

אם ברצונך להגביל את היצירה והעריכה של נושאים לאנשים או לקבוצות ספציפיים, צור קבוצת אבטחה עבורם וציין אותה במהלך ההתקנה.

באפשרותך לבחור שלא לאפשר לאף אחד לתרום לנושאים, אך פעולה זו אינה מומלצת. מנהלי ידע עדיין יוכלו לערוך וליצור נושאים אם תבחר באפשרות זו.

מציגי נושא

מציגי הנושאים יכולים לראות מידע על דפי נושא, בתוצאות חיפוש ומתי נושאים מסומנים בתוכן כגון דפי SharePoint. המשתמשים יכולים לראות נושאים שהתגלו רק כאשר יש להם גישה לקבצים ולדפים בהם התגלה הנושא.

בעת הגדרת מציגי נושא, באפשרותך לבחור מבין:

• כל האנשים בארגון שלי
• רק אנשים או קבוצות אבטחה שנבחרו
• אף אחד

אנו ממליצים לכל האנשים בארגון שלי, אך אם אתה עושה ניסיון, ייתכן שתרצה לבחור רק אנשים או קבוצות אבטחה שנבחרו. באפשרותך גם לבחור באפשרות אף אחד אם ברצונך להגדיר נושאים, אך עדיין לא לאפשר לאנשים לראות נושאים. (למנהלי ידע עדיין תהיה גישה כדי לאפשר להם להציג את הנושאים ולעזור בקבלת ההחלטה להפוך נושאים לזמינים באופן נרחב.)

כללי ידע

כמנהל מערכת, באפשרותך לא לכלול נושאים מסוימים בחוויות נושא. אפשרות זו שימושית אם ברצונך למנוע מנתונים רגישים להופיע בנושאים. בעוד שמנהלי ידע יכולים לא לכלול נושאים במרכז הנושאים, הנושאים שמנהל המערכת אינו כולל אינם גלויים למנהלי ידע. (מנהלי ידע יכולים גם להסיר נושאים במרכז הנושאים לאחר הגילוי.)

אם ברצונך לא לכלול נושאים ברמת מנהל המערכת, עליך להוסיף אותם לקובץ .csv ולהעלות את הקובץ. באפשרותך לעשות זאת במהלך ההתקנה או במועד מאוחר יותר.

קובץ .csv חייב להכיל את הפרמטרים הבאים:

• שם: הקלד את שם הנושא שברצונך לא לכלול. ניתן לעשות זאת בשתי דרכים:

• MatchType-Exact/Partial: הקלד אם השם שהזנת היה סוג התאמהמדויק או חלקי.

  • התאמה מדויקת: באפשרותך לכלול את השם או ראשי התיבות המדויקים (לדוגמה, Contoso או ATL).
  • התאמה חלקית: באפשרותך לא לכלול את כל הנושאים הכוללים מילה ספציפית. לדוגמה, קשת לא תכלול את כל הנושאים הכוללים את המילה קשת, כגון עיגול קשת, ריתוך קשת פלזמה או קשת הדרכה. שים לב שהוא לא יכלול נושאים שבהם הטקסט כלול כחלק מילה, כגון ארכיטקטורה.

• ראשי תיבות (אופציונלי): (נקראים גם הרחבה) אם ברצונך לא לכלול ראשי תיבות, הקלד את המילים שה ראשי התיבות מייצגים.

  

באפשרותך להעתיק את תבנית ה- csv:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

ניהול

בעת הגדרת 'נושאים', כחלק מתהליך ההגדרה, מרכז נושא נוצר באופן אוטומטי. חשוב על שם מרכז הנושא וכיצד ברצונך שכתובת ה- URL תהיה. באפשרותך להגדיר הן את השם והן את כתובת ה- URL כחלק מתהליך ההתקנה, וכן לשנות את השם (אך לא את כתובת ה- URL) בהמשך מרכז הניהול של Microsoft 365. ניתן להשתמש במרכז נושא אחד בלבד.

רשימת פעולות לביצוע של התקנה

בעת הגדרת חוויות נושא, תזדקק לפריטים הבאים במהלך ביצוע אשף ההגדרה:

• רשימת אתרים לכלול או לא לכלול אם לא לכלול את כל האתרים לגילוי נושאים
• קבוצת אבטחה עבור מציגי נושאים אם אינך מאפשר לכל המשתמשים להציג נושאים
• קבוצת אבטחה עבור משתתפים בנושאים אם אינך מאפשר לכל המשתמשים ליצור ולערוך נושאים
• קבוצת אבטחה עבור מנהלי ידע בנושאים אם הם אינם מאפשרים לכל המשתמשים לנהל נושאים
• רשימת נושאים רגישים שלא ייכללו בגילוי נושאים
• שם עבור אתר מרכז הנושאים שלך