कार्य आदेश जीवनचक्र और सिस्टम स्थितियाँ
कार्य आदेश जीवनचक्र में कार्य आदेश की स्थिति को ट्रैक करने के लिए सिस्टम स्थितियों, कार्य आदेश उप-स्थितियों और बुकिंग स्थितियों का उपयोग करते हैं. किसी एक स्थिति को अद्यतन करने से अन्य स्थितियाँ भी स्वतः अद्यतन हो जाएंगी।
कार्य आदेश सिस्टम स्थितियाँ कार्य आदेश निकाय पर नोट की जाती हैं, जो उसके जीवन चक्र में कार्य आदेश के वर्तमान बिंदु को दर्शाती हैं. कार्य ऑर्डर स्थितियाँ निम्न हैं:
- शेड्यूल हटाया गया
- शेड्यूल की गई
- प्रगति पर है
- पूरा हुआ
- पोस्ट किया गया
- रद्द किया गया
नोट
कार्य आदेश सिस्टम स्थिति के लिए विकल्प सेट मान को न जोड़ें, न हटाएं, या संपादित न करें . इसके बजाय, व्यवस्थापक विकल्प सेट लेबल को संपादित कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस में स्थितियाँ कैसे दिखाई दें, इसे बदला जा सके। अधिक जानकारी के लिए, देखें विकल्प सेट (विकल्प) मान संपादित न करें.
कार्य आदेश उप-स्थितियाँ कार्य आदेश निकाय पर नोट की जाती हैं और कार्य आदेश सिस्टम स्थितियों से संबंधित होती हैं तथा उनके लिए अधिक विवरण प्रदान करती हैं. कार्य ऑर्डर उप-स्थितियाँ प्रत्येक संगठन के लिए कस्टम बनाई जाती हैं.
बुकिंग स्थितियाँ बुक करने योग्य संसाधन बुकिंग निकाय पर नोट की जाती हैं और फ़ील्ड तकनीशियनों द्वारा Field Service मोबाइल ऐप पर किसी विशिष्ट कार्य ऑर्डर आवश्यकता के लिए उनकी प्रगति को ट्रैक करने के लिए अपडेट की जाती हैं. इसके अलावा, बुकिंग स्थितियों को शेड्यूल बोर्ड पर किसी अलग रंग और चिह्न से चिह्नित दिखाया जाता है और कुछ बुकिंग स्थितियाँ डिफ़ॉल्ट रूप से उत्पाद का हिस्सा होती हैं, हालांकि और अधिक कस्टम स्थितियाँ जोड़ी जा सकती हैं. आउट ऑफ दी बॉक्स, बुकिंग स्थितियाँ निम्न हैं:
- शेड्यूल की गई
- यात्रा कर रहा/रही है
- प्रगति पर है
- विराम में
- पूरा हुआ
- रद्द किया गया
कार्य ऑर्डर जीवनचक्र
कार्य आदेश निर्माण: कार्य आदेश आमतौर पर किसी मामले या अवसर से बनाया जाता है.
शेड्यूल: कार्य आदेश शेड्यूल किया गया है.
डिस्पैच: कार्य आदेश भेज दिया गया है.
सेवा: कार्य आदेश निष्पादित किया जाता है और विवरण अद्यतन किए जाते हैं.
समीक्षा/अनुमोदन: पर्यवेक्षक कार्य आदेश की समीक्षा करता है और उसे अनुमोदित करता है।
इनवॉइस और इन्वेंट्री समायोजन: इन्वेंट्री समायोजन किए जाते हैं, और संबंधित खाते के लिए एक इनवॉइस तैयार किया जाता है।
| निर्माण करें | शेड्यूल | डिस्पैच | Service | समीक्षा | इनवॉयस | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| क्या होता है | नया कार्य ऑर्डर बनाया जाता है. असाइन की गई घटना, उत्पाद, सेवा, कौशल, क्षेत्र, इत्यादि. |
कार्य ऑर्डर शेड्यूल बनाया जाता है. कार्य ऑर्डर को असाइन किए गए संसाधन. दिनांक और समय निर्दिष्ट किए जाते हैं. |
फ़ील्ड एजेंट को कार्य ऑर्डर की सूचना दी जाती है. फ़ील्ड एजेंट कार्य ऑर्डर की समीक्षा कर सकते हैं और उसे स्वीकार/अस्वीकार कर सकते हैं. |
कार्य ऑर्डर ले जाया जाता है. फ़ील्ड में क्या निष्पादित किया गया, इसके बारे में जानकारी को मोबाइल अनुप्रयोग के माध्यम से दर्ज किया जाता है. |
पर्यवेक्षक सत्यापित करता है कि सभी कार्य सही के किए गए हों और कार्य ऑर्डर से संबंधित सभी जानकारी सही हो. | प्रयुक्त उत्पादों और सेवाओं के आधार पर इनवॉइस बनाई जाती है. इन्वेंट्री समायोजन किए जाते हैं. उत्पादों को उपकरण में रूपान्तरित किया जाता है (यदि लागू हो) |
| कार्य कौन करता है? | अनुबंध पुनरावर्ती आधार पर स्वचालित रूप से जनरेट होता है. मामला: ग्राहक समर्थन के अनुसार. अवसर: बिक्री/शेड्यूलिंग द्वारा। अनियोजित: फ़ील्ड एजेंट या केंद्रीकृत शेड्यूलिंग द्वारा. |
प्रेषक फ़ील्ड एजेंट प्रेषक, शेड्यूलिंग सहायक की मदद से रूटिंग इंजन |
यदि अधिसूचना स्थापित की जाती है, तो सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से फील्ड एजेंट, ग्राहक और अन्य पक्षों को भेजी जाती है। | फ़ील्ड एजेंट | फ़ील्ड पर्यवेक्षक/प्रबंधक, बैक-ऑफिस लेखांकन |
सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से भेजा जाता है |
| कार्य आदेश स्थिति | खुला - शेड्यूल न किया हुआ | खुला - शेड्यूल किया हुआ | खुला - शेड्यूल किया हुआ | खुला - निर्धारित, फिर खुला-पूर्ण | खुला - पूर्ण उसके बाद बंद-पोस्ट किया गया | बंद-पोस्ट किया गया |
| कार्य आदेश शेड्यूल स्थिति | लागू नहीं | शेड्यूल किया गया | शेड्यूल किया गया | शेड्यूल की गई स्वीकृत/अस्वीकृत कस्टम स्थिति |
पूरा हुआ | पूरा हुआ |
कार्य ऑर्डर जीवनचक्र में स्थितियाँ
Field Service मानक कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थितियों और बुकिंग स्थितियों का उपयोग करती है, जो बिना किसी अनुकूलन के डिफ़ॉल्ट कार्य ऑर्डर जीवनचक्र से मैप होती हैं. कई प्रक्रियाएं उन स्थितियों के आधार पर शुरू होती हैं। स्थिति परिवर्तन स्वचालित रूप से कार्य ऑर्डर पर डेटा भर सकता है और कार्य ऑर्डर प्रक्रिया में अगले चरण को ट्रिगर कर सकता है.
उदाहरण के लिए, जब बुकिंग स्थिति को प्रगति पर में परिवर्तित किया जाता है, तो तकनीशियन यह संकेत देता है कि वे कार्य स्थल पर पहुंच गए हैं। आगमन समय फ़ील्ड स्वचालित रूप से बुक करने योग्य संसाधन बुकिंग पर पॉप्युलेट हो जाती है।
डिफ़ॉल्ट कार्य ऑर्डर और बुकिंग स्थितियाँ कार्य ऑर्डर जीवनचक्र के निम्नलिखित चरणों से मैप होती हैं.
जब कोई कार्य ऑर्डर बनाया जाता है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से उसकी स्थिति अनिर्धारित होती है.
कार्य ऑर्डर शेड्यूल हो जाने पर, सिस्टम शेड्यूल की बुकिंग स्थिति के साथ बुकिंग बनाता है. बुकिंग का निर्माण स्वचालित रूप से कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति को शेड्यूल किया गया में बदल देता है.
तकनीशियन Field Service मोबाइल ऐप पर शेड्यूल किए गए कार्य ऑर्डर देख सकते हैं. जब वे कार्य स्थल के रास्ते में होते हैं, तो वे बुकिंग स्थिति को बदलकर यात्रा कर रहे हैं कर देते हैं। बुकिंग स्थिति को यात्रा कर रहा है में बदलने से कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति स्वचालित रूप से प्रगति में में बदल जाती है.
नोट
यदि किसी एकल कार्य ऑर्डर के लिए एकाधिक बुकिंग हैं और एक बुकिंग प्रगति पर है, तो संबंधित कार्य ऑर्डर स्थिति अपडेट हो जाती है.
जब तकनीशियन साइट पर पहुंचता है और काम शुरू करता है, तो वे बुकिंग स्थिति को बदलकर प्रगति पर कर देते हैं। कार्य आदेश की स्थिति प्रगति पर बनी हुई है.
सटीक बिलिंग सुनिश्चित करने के लिए तकनीशियन बुकिंग स्थिति को ब्रेक पर में बदलकर ब्रेक का समय बताते हैं।
जब काम पूरा हो जाता है, तो तकनीशियन बुकिंग स्थिति को पूर्ण में बदल देता है। अवधि को बुकिंग की वास्तविक अवधि में अद्यतन किया जाता है और समाप्ति समय को उस समय को दिखाने के लिए अद्यतन किया जाता है, जब स्थिति को पूर्ण में बदला गया था. जब सभी संबंधित बुकिंग पूर्ण हो जाती हैं या रद्द हो जाती हैं, तो संबंधित कार्य ऑर्डर सिस्टम की स्थिति पूर्ण में बदल जाती है. यदि कोई अन्य उपयोगकर्ता किसी तकनीशियन की ओर से बुकिंग स्थिति को पूर्ण में अद्यतन करता है, तो बुकिंग का समाप्ति समय पिछले समाप्ति समय मान को सुरक्षित रखता है।
अंत में, एक बैक-ऑफिस कर्मचारी पूर्ण किए गए कार्य आदेश की समीक्षा करता है और बिलिंग प्रक्रिया शुरू करता है। वे कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति को पोस्ट किया गया में बदल देते हैं.
स्थिति-संबंधित प्रक्रियाएँ
कार्य ऑर्डर सिस्टम की स्थितियों को बुकिंग स्थितियों को अद्यतन करने और इसके विपरीत, स्थिति परिवर्तन प्रक्रियाओं और डेटा अद्यतनों को भी ट्रिगर कर सकते हैं।
कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति प्रक्रियाएँ
पूर्ण (कार्य आदेश)
- यदि आपने उत्पाद रिकॉर्ड का रूपांतरण सक्षम किया है, तो कार्य ऑर्डर उत्पादों को नई ग्राहक परिसंपत्तियों में रूपांतरित करें.
- यात्रा शुल्क आइटम को कार्य आदेश उत्पाद के रूप में जोड़ें.
पोस्ट किया गया
- कार्य आदेश के बिलिंग खाते के लिए प्रयुक्त कार्य आदेश उत्पादों और सेवाओं के लिए चालान तैयार करता है।
- कार्य आदेशों और बुकिंग से संबंधित समय और लागतों के लिए वास्तविक रिकॉर्ड बनाता है। जनरेटेड इनवॉयस की पुष्टि करने के बाद बिल किए गए उत्पादों और सेवाओं के लिए बिक्री वास्तविक बनाता है।
- अपडेट द्वारा बंद और पर बंद फ़ील्ड.
बुकिंग स्थिति प्रक्रियाएँ
प्रत्येक बुकिंग स्थिति परिवर्तन अपडेट पर नज़र रखने के लिए एक बुकिंग टाइमस्टैम्प बनाता है।
शेड्यूल की गई
- अपडेट यात्रा की गई मील, जिसकी गणना पिछले स्थान से बुकिंग स्थान तक की ड्राइविंग दूरी के रूप में की जाती है।
यात्रा कर रहा/रही है
- जब किसी बुकिंग को मोबाइल ऐप से यात्रा बुकिंग स्थिति में अपडेट किया जाता है, तो प्रारंभ समय वर्तमान समय में अपडेट हो जाएगा। वेब से अपडेट करने पर, प्रारंभ समय स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होता है.
प्रगति पर है
- वास्तविक आगमन समय को उस दिनांक और समय के साथ अपडेट करता है जब कोई तकनीशियन मोबाइल ऐप पर बुकिंग स्थिति बदलता है।
- बुकिंग के वास्तविक आगमन समय के साथ संबंधित कार्य आदेश पर सबसे पहले आगमन (कार्य आदेश) फ़ील्ड को अपडेट करता है. वास्तविक आगमन समय को संपादित करने से सबसे पहले आगमन पर मान भी अद्यतन हो जाता है।
- अपडेट वास्तविक यात्रा अवधि, जिसकी गणना उस कुल समय के रूप में की जाती है जिसके दौरान बुकिंग स्थिति यात्रा कर रही है.
पूर्ण (बुकिंग)
- अद्यतन समाप्ति समय.
- कार्य अवधि, यात्रा समय और ब्रेक समय की गणना करने के लिए बुकिंग टाइमस्टैम्प के साथ बुकिंग जर्नल बनाता है।
- बुकिंग स्थिति के प्रगति पर होने के समय के आधार पर प्रगति में कुल अवधिकी गणना करता है।
- बुकिंग स्थिति के ब्रेक पर होने के समय के आधार पर कुल ब्रेक अवधि की गणना करता है।
- अद्यतन कुल लागत, जिसकी गणना वास्तविक यात्रा अवधि, प्रगति में कुल अवधि और कुल ब्रेक अवधि के योग के रूप में की जाती है, जिसे संसाधन की प्रति घंटा दर से गुणा किया जाता है।
- अद्यतन कुल बिल योग्य अवधि, जिसकी गणना प्रगति में कुल अवधि और कुल ब्रेक अवधि के योग के रूप में की जाती है।
- बुकिंग के समाप्ति समय के साथ संबंधित कार्य ऑर्डर पर पूर्ण हुआ (कार्य ऑर्डर) फ़ील्ड को अपडेट करता है. बुकिंग समाप्ति समय को संपादित करने से पूर्ण होने की तिथि मान अद्यतन हो जाता है.
अनुवर्ती गतिविधि के लिए अपना कार्य आदेश पूरा किए बिना अपनी बुकिंग पूरी करें
बुकिंग पूरी करने के बाद उन कार्य आदेशों पर समय की बचत करें जिनके लिए अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता होती है, उन्हें अनिर्धारित स्थिति में लौटाएं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, संबद्ध बुकिंग पूर्ण हो जाने पर कार्य ऑर्डर पूर्ण पर सेट हो जाते हैं. डिफ़ॉल्ट तर्क बदलने के लिए, बुकिंग स्थिति बनाएँ या संपादित करें, फ़ील्ड सेवा टैब पर जाएँ और स्थिति कार्य आदेश पूर्ण करती है टॉगल को तदनुसार सेट करें. मौजूदा बुकिंग स्थितियों पर, यह सेटिंग केवल भावी बुकिंग पर ही प्रभाव डालती है। मौजूदा बुकिंग में कोई बदलाव नहीं किया गया है।
- जब बुकिंग उस स्थिति में बदल जाती है, तो कार्य आदेश को पूर्ण चिह्नित करता है.
- बंद कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति को स्थिति मैपिंग तालिका के अनुसार लागू करता है, जब बुकिंग उस स्थिति में बदल जाती है.
ऐसे कार्य ऑर्डर के लिए, जिनमें एकाधिक बुकिंग संबद्ध हैं, कार्य ऑर्डर की स्थिति सभी संबंधित बुकिंग की स्थिति पर निर्भर करती है.
स्थिति सेटिंग पर ध्यान दिए बिना, बुकिंग स्थिति का संसाधन आवश्यकताओं की स्थिति पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।
स्थिति मानचित्रण तालिका
यह समझने के लिए कि बुकिंग स्थिति कार्य ऑर्डर सिस्टम स्थिति से कैसे मेल खाती है, निम्न तालिका की समीक्षा करें. बोल्ड में कार्य ऑर्डर स्थितियाँ डिफ़ॉल्ट व्यवहार में परिवर्तन को इंगित करती हैं.
| बुकिंग स्थिति | कार्य आदेश प्रणाली स्थिति |
|---|---|
| कोई नहीं | शेड्यूल हटाया गया |
| शेड्यूल की गई | शेड्यूल की गई |
| प्रगति पर है | प्रगति पर है |
| पूरा हुआ | पूरा हुआ |
| आंशिक रूप से पूर्ण | अनिर्धारित |
| रद्द किया गया | शेड्यूल हटाया गया |
| बुकिंग1: निर्धारित बुकिंग2: निर्धारित |
शेड्यूल की गई |
| बुकिंग1: निर्धारित बुकिंग2: प्रगति पर |
प्रगति पर है |
| बुकिंग1: निर्धारित बुकिंग2: पूर्ण |
प्रगति पर है |
| बुकिंग1: निर्धारित बुकिंग2: आंशिक रूप से पूर्ण |
अनुसूचित |
| बुकिंग1: पूर्ण बुकिंग2: पूर्ण |
पूरा हुआ |
| बुकिंग1: आंशिक रूप से पूर्ण बुकिंग2: आंशिक रूप से पूर्ण |
अनिर्धारित |
| बुकिंग1: प्रगति पर बुकिंग2: आंशिक रूप से पूर्ण |
प्रगति पर है |
| बुकिंग1: पूर्ण बुकिंग2: आंशिक रूप से पूर्ण |
पूरा हुआ |
| बुकिंग1: रद्द बुकिंग2: आंशिक रूप से पूर्ण |
अनिर्धारित |