ख़र्च प्रबंधन कॉन्फ़िगर करें

यह आलेख उन विचारों और निर्णयों का वर्णन करता है जो व्यय प्रबंधन कॉन्फ़िगर करने से पहले नियोजन प्रक्रिया के दौरान आपको करने होंगे. व्यय प्रबंधन में, आप भुगतान विधियों, यात्रा आवश्यकताओं, व्यय रिपोर्ट, नीतियों आदि के बारे में जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं।

चूँकि व्यय प्रबंधन के लिए अपने कॉन्फ़िगरेशन की योजना बनाते समय आपके द्वारा लिए जाने वाले कई निर्णय आपके संगठन के पदानुक्रम और वित्तीय संरचना पर आधारित होते हैं, इसलिए आपको उन क्षेत्रों के लिए नियोजन दस्तावेज़ों का संदर्भ लेना आवश्यक है.

इंटरकंपनी व्यय

जब आप इंटरकंपनी खर्चों को सक्षम करते हैं, तो आप कानूनी संस्थाओं और कर्मचारियों को किसी अन्य कानूनी इकाई की ओर से खर्च करने की अनुमति देते हैं, और अपने संगठन के भीतर रोजगार की कानूनी इकाई से भुगतान एकत्र करते हैं। उदाहरण के लिए, कानूनी इकाई ए में एक कर्मचारी कानूनी इकाई बी के लिए एक परियोजना को पूरा करता है, और परियोजना यात्रा संबंधी खर्चों को वहन करती है। यदि इंटरकंपनी खर्च सक्षम हैं, तो कर्मचारी तब एक व्यय रिपोर्ट दर्ज कर सकता है जो कानूनी इकाई बी को व्यय पोस्ट करेगा, और फिर खर्च का भुगतान कानूनी इकाई ए द्वारा किया जाना चाहिए। यदि आपके संगठन में कई कानूनी संस्थाएं नहीं हैं, तो आपको इंटरकंपनी खर्चों को सक्षम करने की आवश्यकता नहीं है।

निर्णय: क्या आप इंटरकंपनी खर्चों को सक्षम करना चाहते हैं?

वित्तीय प्रबंधन

व्यय प्रबंधन आपके संगठन के वित्तीय प्रबंधन के साथ कसकर एकीकृत है। व्यय प्रबंधन के लिए आपके बहुत सारे कॉन्फ़िगरेशन आपके संगठन के वित्त के बारे में आपके द्वारा लिए गए निर्णयों पर आधारित होंगे। निम्न अनुभाग आपके संगठन के वित्तीय निर्णयों और आपकी नेतृत्व टीम के मार्गदर्शन के आधार पर उन विभिन्न क्षेत्रों का वर्णन करते हैं जिनमें योजना और निर्णय की आवश्यकता होती है.

प्रति भत्ता

आपको अपने संगठन द्वारा प्रदान किए जाने वाले प्रति दिन कर्मचारी को परिभाषित करना होगा। क्योंकि प्रति दिन आमतौर पर भोजन, आवास और अन्य आकस्मिक खर्चों जैसे खर्चों को कवर करने के लिए उपयोग किया जाता है, आप अपने संगठन द्वारा प्रदान किए जाने वाले प्रति दिन भत्ते के लिए नियम बना सकते हैं। प्रति दिन दरें वर्ष के समय, यात्रा स्थान या दोनों पर आधारित हो सकती हैं। जब आप प्रति दिन नियम परिभाषित करते हैं, तो आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यदि कोई कर्मचारी मानार्थ भोजन या सेवाएं प्राप्त करता है तो प्रति दिन दर का प्रतिशत रोक दिया जाएगा। आप प्रति दिन दर स्तरों को न्यूनतम और अधिकतम घंटे निर्धारित करने के लिए भी परिभाषित कर सकते हैं जो प्रति दिन दर एक कार्यकर्ता की यात्रा पर लागू की जा सकती है।

निर्णय:

• पहले और अंतिम दिनों के लिए प्रति दिन नियम डिफ़ॉल्ट:

  • एक कर्मचारी एक दिन के लिए न्यूनतम कितने घंटे का दावा कर सकता है और फिर भी प्रति दिन प्राप्त कर सकता है?
  • क्या पहले दिन और आखिरी दिन भोजन के लिए दी जाने वाली राशि में कमी है? यदि कमी होती है, तो कमी का प्रतिशत क्या है?
  • क्या पहले दिन और आखिरी दिन के लिए होटल के लिए दी जाने वाली राशि में कमी है? यदि कमी होती है, तो कमी का प्रतिशत क्या है?
  • क्या पहले दिन और आखिरी दिन किए गए अन्य खर्चों के लिए दी जाने वाली राशि में कमी है? यदि कमी होती है, तो कमी का प्रतिशत क्या है?

• डिफ़ॉल्ट प्रति दिन नियम:

  • क्या प्रत्येक भोजन के लिए प्रति दिन भत्ते में प्रतिशत की कमी है, उदाहरण के लिए, भोजन मानार्थ है? यदि कमी होती है, तो प्रत्येक भोजन के लिए कमी प्रतिशत क्या है?
  • क्या भोजन में कमी की गणना प्रति दिन, प्रति यात्रा, या प्रति दिन भोजन की संख्या से की जाती है?
  • क्या प्रति दिन की मात्रा को नियमित तरीके से गोल किया जाना चाहिए या गोल किया जाना चाहिए?
  • क्या प्रति दिन की गणना 24 घंटे की अवधि या कैलेंडर दिन पर की जाती है?

• प्रति दिन नियम जो स्थान पर आधारित हैं:

  • क्या प्रति दिन की दरें स्थान के अनुसार बदलती हैं? कौन से स्थान शामिल हैं?

  • यदि प्रत्येक स्थान के लिए स्थान के अनुसार प्रति दिन की दरें बदलती हैं, तो निम्नलिखित प्रकार के खर्चों के लिए कितनी प्रतिशत राशि प्रदान की जाती है:

    • भोजन
    • होटल
    • अन्य खर्च

व्यय प्रबंधन पत्रिकाओं और खातों

व्यय प्रबंधन के लिए आवश्यक है कि आप कई पत्रिकाओं और खातों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आपको यह तय करना होगा कि क्या एक ही खाते का उपयोग नकद अग्रिम और क्रेडिट कार्ड विवादों के लिए किया जाता है।

निर्णय:

• किस लेजर जर्नल को अनुमोदित व्यय रिपोर्ट पोस्ट की जाती है?
• नकद अग्रिम के लिए किस खाते का उपयोग किया जाता है?
• क्या नकद अग्रिम तुरंत पोस्ट किया जाना चाहिए?

भुगतान की विधि

जब आप कर्मचारियों को अपने व्यवसाय की ओर से खर्च करने की अनुमति देते हैं, तो आपको उन भुगतान विधियों को परिभाषित करना होगा जिन्हें कर्मचारियों को उपयोग करने की अनुमति है। उदाहरण के लिए, आप कर्मचारियों को नकद या कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने की अनुमति दे सकते हैं। आप कर्मचारियों को व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने की अनुमति भी दे सकते हैं, और फिर कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति कर सकते हैं। आपको अपनी अनुमति देने वाली प्रत्येक भुगतान विधि के लिए निम्न निर्णय लेने होंगे.

निर्णय:

• किन भुगतान विधियों की अनुमति है?
• भुगतान विधि खर्चों का मालिक कौन है?
• क्या कोई ऑफसेट खाता प्रकार है? यदि कोई ऑफसेट खाता प्रकार है, तो वह क्या है?
• यदि कोई ऑफसेट खाता है, तो खाता क्या है?
• यदि भुगतान विधि क्रेडिट कार्ड है, तो क्या भुगतान विधि का उपयोग केवल आयातित लेन-देन के साथ किया जाना चाहिए?

व्यय श्रेणियां और साझा श्रेणियां

जब कर्मचारी कोई व्यय रिपोर्ट बनाते हैं, तो उनके द्वारा रिकॉर्ड किया जाने वाला प्रत्येक व्यय व्यय श्रेणी से संबद्ध होना चाहिए. व्यय श्रेणियाँ उन साझा श्रेणियों से व्युत्पन्न की जाती हैं, जिन्हें आपके संगठन के सभी कानूनी निकायों में साझा किया जा सकता है. इन श्रेणियों को आपके संगठन को परिभाषित करने के तरीके के आधार पर प्रोजेक्ट प्रबंधन और लेखांकन में भी साझा किया जा सकता है. आपके संगठन की परिभाषा और कार्यान्वयन टीम के मार्गदर्शन के आधार पर, निर्धारित करें कि क्या व्यय प्रबंधन में उपयोग की जाने वाली श्रेणियों का उपयोग केवल व्यय प्रबंधन में किया जाएगा, या क्या उन्हें प्रोजेक्ट प्रबंधन और लेखांकन और व्यय प्रबंधन के बीच साझा किया जाना चाहिए. ध्यान दें कि इन श्रेणियों को प्रोजेक्ट और व्यय या प्रोजेक्ट और प्रोडक्शन के बीच साझा किया जा सकता है, लेकिन व्यय और उत्पादन के बीच नहीं। आपको प्रत्येक व्यय श्रेणी के लिए निम्नलिखित निर्णय लेने होंगे।

निर्णय:

• व्यय श्रेणी क्या है? उदाहरणों में उड़ानों, होटल या माइलेज की श्रेणियां शामिल हैं.

• क्या व्यय श्रेणी का उपयोग परियोजना प्रबंधन और लेखांकन में भी किया जा सकता है?

• व्यय प्रकार क्या है?

• व्यय श्रेणी के लिए डिफ़ॉल्ट भुगतान विधि क्या है?

• क्या व्यय श्रेणी में खर्चों को मद में रखा जाना है?

• व्यय श्रेणी के लिए मुख्य डिफ़ॉल्ट खाता क्या है?

• व्यय श्रेणी के लिए डिफ़ॉल्ट आइटम बिक्री कर समूह क्या है?

• क्या व्यय श्रेणी के लिए अतिरिक्त भुगतान विधियों की अनुमति है? यदि अतिरिक्त भुगतान विधियों की अनुमति है, तो वे क्या हैं?

• क्या इस व्यय श्रेणी में उपश्रेणियाँ हैं? यदि उपश्रेणियाँ हैं, तो आपको निम्नलिखित निर्णय भी लेने होंगे:

  • क्या किसी भी उपश्रेणी को टैक्स रिकवरी से बाहर रखा गया है?
  • उपश्रेणियों का आइटम बिक्री कर समूह क्या है?

यदि व्यय श्रेणी का उपयोग परियोजना प्रबंधन और लेखांकन में भी किया जाता है, तो शेष प्रश्नों के उत्तर दें। अन्यथा, अगले भाग पर जाएँ।

• निम्नलिखित खर्चों के लिए किन लागत खातों का उपयोग किया जाएगा?

  • लागत
  • पेरोल आवंटन
  • WIP-लागत मूल्य
  • लागत-वस्तु
  • WIP-लागत मूल्य-आइटम
  • उपार्जित हानि
  • WIP-अर्जित नुकसान

• निम्नलिखित के लिए किन राजस्व खातों का उपयोग किया जाएगा?

  • इनवॉइस की गई आय
  • अर्जित राजस्व-बिक्री मूल्य
  • WIP-बिक्री मूल्य
  • अर्जित राजस्व-उत्पादन
  • WIP-उत्पादन
  • अर्जित राजस्व-लाभ
  • WIP-लाभ
  • अर्जित राजस्व-सदस्यता
  • WIP-सदस्यता

करों

व्यय-संबंधी करों के लिए, आपको यह निर्धारित करना होगा कि व्यय रिपोर्ट में क्या शामिल या सक्षम किया गया है.

निर्णय:

• क्या व्यय राशि में बिक्री कर शामिल है?

• क्या खर्चों पर टैक्स रिकवरी को सक्षम किया जाना चाहिए?

  नोट

  जब आप सामान्य खाता बही की योजना बना रहे थे, यदि आपने अमेरिकी बिक्री कर लागू करने और कर नियमों का उपयोग करने का निर्णय लिया है, तो आप खर्चों पर कर वसूली को सक्षम नहीं कर सकते। (अमेरिकी बिक्री कर लागू करने और कर नियमों का उपयोग करने के लिए, बिक्री कर कराधान नियम लागू करें विकल्प को हाँ पर सेट करें.)

नीतियाँ

व्यय रिपोर्ट नीतियाँ बनाकर, आप अपने संगठन का समय और धन बचाने में मदद कर सकते हैं जब कर्मचारी उसकी ओर से खर्च करते हैं. नीतियां यह सुनिश्चित करने में मदद करती हैं कि कर्मचारी बजट में बने रहें, सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करें, और केवल उसी तरह पैसा खर्च करें जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो। आपको प्रत्येक व्यय रिपोर्ट नीति और आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक व्यय रिपोर्ट अनुमोदन नीति के लिए निम्न निर्णय लेने होंगे.

निर्णय:

• पॉलिसी का नाम क्या है?
• व्यय नीति किसके लिए है?
• यदि आपने पहले इंटरकंपनी खर्चों को सक्षम करने का निर्णय लिया है, तो आपके संगठन की किन कंपनियों पर यह नीति लागू होगी?
• नीति कब प्रभावी होती है?
• पॉलिसी कब समाप्त होती है?
• नीति नियम क्या है?
• नीति नियम का परिणाम क्या है?