परियोजना प्रबंधन और लेखांकन विवरण
सेवा उपलब्ध कराने, कोई उत्पाद बनाने, या नतीजे प्राप्त करने के लिए परियोजना प्रबंधन और लेखांकन कार्यात्मकता का कई उद्योगों में इस्तेमाल हो सकता है.
एक परियोजना गतिविधियों का समूह है जिसे सेवा उपलब्ध कराने, उत्पाद निर्माण या नतीजे प्राप्त करने के लिए किया जाता है. परियोजनाएं संसाधनों का उपभोग करती हैं और राजस्व या संपत्ति के रूप में वित्तीय नतीजे देती हैं.
उद्योगों में परियोजनाएं
परियोजना प्रबंधन और लेखांकन कार्यात्मकता का उपयोग कई उद्योगों में किया जा सकता है, जैसा कि चित्रण में दिखाया जाता है.
एक कॉल सेंटर में, एक टिकट का गतिविधियों के संग्रह का उल्लेख करने के लिए इस्तेमाल हो सकता है, जो कि किसी कॉल से संबंधी समस्या को सुलझाने के लिए जरूरी है. परामर्श देने वाली कंपनियां, जैसे कि प्रबंधन या तकनीकी परामर्श संगठन या विज्ञापन एजेंसियां, अपनी गतिविधियों को परियोजना के रूप में उद्घृत करती हैं. मार्केटिंग में एक अभियान काम के संग्रह का प्रतिनिधित्व करता है जिसे अवश्य पूरा होना चाहिए. परियोजना आधारित विनिर्माण में एक उत्पादन ऑर्डर विभिन्न प्रकार के काम से जुड़ा होता है, जो कुछ तैयार माल का उत्पादन करने के लिए किया जाना चाहिए. उनके लिए चाहे कोई भी नाम इस्तेमाल किया जाता हो, इन परियोजनाओं में संसाधन, सारणी, तथा लागत, होते हैं और परियोजना प्रबंधन और लेखांकन क्रियात्मकता इन परियोजनाओं की योजना, निष्पादन और विश्लेषण में मदद कर सकते हैं.
परियोजना के चरण
हालांकि, दी गई प्रक्रिया प्रवाह का लक्ष्य बाहरी परियोजना या परियोजना के लिए होता है, जो कि एक या उससे अधिक ग्राहक के लिए तैयार की जाती है, क्रियात्मकता बाहरी, केवल लागत वाली परियोजनाओं पर लागू होती हैं.
जैसा कि पूर्व चित्रण में दिखाया गया है, परियोजना प्रबंधन और लेखांकन को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है:
- प्रारंभ
- कार्यान्वित करें
- विश्लेषण करें
प्रोजेक्ट शुरू करें
परियोजना की पहल के दौरान, विभन्न मुख्य प्रक्रिया उत्पन्न होते हैं. आप परियोजना संविदा दर का इस्तेमाल ग्राहक को अनुमानित श्रम, व्यय या सामग्री की जानकारी देने के लिए कर सकते हैं. आप किसी परियोजना अनुबंध में बिलिंग टर्म, सीमाएं और समझौते का रिकॉर्ड रख सकते हैं. आप काम के ब्रेकडाउन संरचना (WBS) का उपयोग काम की योजना तथा अनुमान के लिए कर सकते हैं. आप बजट निष्पादन के मार्गदर्शन के लिए भविष्यवाणियों और बजट को सेट कर सकते हैं. निम्नलिखित चित्र एक परियोजना की संरचना दर्शाता है।
प्रोजेक्ट कोटेशन बनाएं
किसी परियोजना के शुरुआती बिक्री चरण में, परियोजना का संविदा दर, आपको ग्राहकों को बिना-बाध्याकारी पेशकश करने की सुविधा देता है. एक संविदा दर में आइटम और सेवाएं, जिन्हें उद्घृत किया जाता है, मूल संपर्क जानकारी, विशेष व्यापार समझौते और छूट, और संभव कर और अधिभार.
आप अपने संगठन और ग्राहक के बीच परियोजना संविदा दर लेनदेन के लिए गारंटी पत्र जारी कर सकते हैं. परियोजना की संविदा दर तैयार कर लेने के बाद, आप ग्राहक के लिए गारंटी पत्र तैयार कर उसे बैंक को सौंप सकते हैं. बैंक द्वारा अनुरोध स्वीकृत कर दिए जाने के बाद, गारंटी पत्र ग्राहक को जारी कर दिया जाता है.
अधिक जानकारी के लिए, परियोजना कोटेशन देखें।
एक परियोजना अनुबंध बनाएँ
जब आप किसी परियोजना को पूरा करने के लिए ग्राहक या धन उपलब्ध कराने वाले किसी अन्य स्रोत के साथ कोई अनुबंध करते हैं , आपको सबसे पहले परियोजना अनुबंध तैयार करना होगा. तब, जब आप परियोजना बनाते हैं, तो आपको इसे संबंधित अनुबंध को सौंपना होगा. परियोजना अनुबंध के लिए आपके द्वारा बनाई गई परियोजना का प्रकार उस तरीके को निर्धारित करता है, जिसका इस्तेमाल परियोजना ग्राहकों की इनवॉइस बनाने के लिए होता है. आप परियोजना अनुबंध और संबंधित परियोजना में बदलाव कर सकते हैं, लेकिन आप परियोजना प्रकार को नहीं बदल सकते हैं. परियोजना प्रकार के बारे में और जानकारी के लिए "परियोजना बनाना" अनुभाग देखें.
परियोजना अनुबंधों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें परियोजना अनुबंध.
एक कार्य विश्लेषण संरचना बनाएँ
किसी WBS में विवरण की स्थिति शुद्धता के स्तर पर निर्भर करता है जो अनुमानों और ट्रैंकिंग के स्तर के लिए जरूरी हैं, जो कि उन अनुमानों के लिए जरूरी हैं. शेड्यूल या लागत में चूक के लिए बहुत कम उदारता वाली परियोजनाओं को आमतौर पर अधिक विस्तृत WBS की आवश्यकता होती है और lso को WBS की कार्य की प्रगति और लागत पर निरंतर नज़र रखने की ज़रूरत है.
अधिक जानकारी के लिए, देखें कार्य विखंडन संरचना अवलोकन.
प्रोजेक्ट पूर्वानुमान और बजट बनाएं
आप पूर्वानुमान का इस्तेमाल कर सकते हैं अगर आपके संगठन में संचालन योजना है और विशेष लेनदेन से मिले राजस्व और लागत पर ध्यान केंद्रित करता है. फिर भी, अगर आपका संगठन, वित्तीय धनराशि पर अधिक ध्यान देता है, तो आप बजट इस्तेमाल कर सकते हैं. हर तरीके के अपने फ़ायदे हैं. अधिक जानकारी के लिए, देखें परियोजना पूर्वानुमान और बजट.
एक परियोजना बनाएँ
आप वित्त में छह प्रकार की परियोजनाओं को तैयार कर सकते हैं. हर परियोजना प्रकार, लागत और राजस्व स्वीकृति के लिए अलग-अलग सेट किया गया है. आप जो परियोजना प्रकार चुनते हैं वो परियोजना के उद्देश्य पर निर्भर करता है. निम्नलिखित तालिका प्रत्येक परियोजना प्रकार के लाक्षणिक इस्तेमाल बताती है.
| प्रोजेक्ट प्रकार | वर्णन |
| समय और सामग्री | समय और सामग्री परियोजनाओं में, ग्राहक को उन सभी लागतों का बिल भेजा जाता है जो परियोजना में खर्च होते हैं. इन लागत में घंटे, व्यय, वस्तुओं और शुल्क की लागत शामिल होती हैं. |
| निश्चित-मूल्य | निर्धारित-मूल्य वाली परियाजनाओं में, इनवॉइस में अग्रिम तौर पर लेन-देन होते हैं. निर्धारित-मूल्य वाली परियोजना की इनवॉइस, बिलिंग शेड्यूल के अनुसार बनायी जाती है जो परियोजना अनुबंध के आधार पर होता है. निर्धारित-मूल्य वाली परियाजना के लिए राजस्व की गणना की जा सकती है और पूर्णता प्रतिशत प्रणाली का इस्तेमाल करके परियोजना में दर्ज की जा सकती है. विकल्प के रूप में, पूर्ण अनुबंध प्राणली का इस्तेमाल करके राजस्व की गणना और दर्ज किया जा सकता है जब परियोजना पूरी हो गयी हो. किसी परियोजना या परियोजनाओं समूह के पूरा होने की स्थिति की गणना करने के लिए कंपनियां अक्सर वर्क इन प्रोसेस (WIP) के मूल्य का इस्तेमाल करके लाभ पा सकती हैं. |
| निवेश | निवेश की परियोजनाएं, ऐसी परियोजनाएं हैं जिनसे तुरंत आय नहीं होती है. इनका इस्तेमाल विशिष्ट रूप से दीर्घकालिक आंतरिक परियोजनाओं में होता है, जहां लागत को पूंजी के रूप में प्रयोग किया जाना चाहिए. निवेश परियोजना में केवल वस्तुओं, घंटों और व्यय को दर्ज करा जा सकता है. निवेश परियोजना की लागत, अनुमान कार्यक्षमता का इस्तेमाल करके देखी और नियंत्रित की जाती है. निवेश परियोजनाओं को इच्छानुसार अधिकतम पूंजीकरण के साथ निर्धारित किया जा सकता है. निवेश परियोजना में प्रगति होने पर, आप इसकी लागत को WIP खातों में दर्ज करते हैं, जहां परियोजना के पूरा होने तक लागत निहित होती हैं. जब परियोजना छोड़ दी जाती है, तो आप निश्चित संपत्ति, बही-लेख या नई परियोजना का WIP मूल्य स्थानांतरित करते हैं. नोट: निवेश परियोजनाओं पर लेन-देन लागत पोस्ट करें, राजस्व अर्जित करें, या चालान प्रस्ताव बनाएँ पृष्ठ पर नहीं दिखाए जाते हैं। |
| लागत परियोजना | निवेश परियोजना की तरह, लागत परियोजनाओं का इस्तेमाल विशिष्ट रूप से आंतरिक परियोजनाओं पर नज़र रखने के लिए किया जाता है, और उनके लिए केवल घंटे, व्यय और वस्तुएं दर्ज किए जा सकते हैं. यद्यपि, लागत परियोजनाएं आमतौर पर निवेश परियोजनाएं की तुलना में कम समय की होती हैं. इसके अलावा, निवेश परियोजनाओं के विपरीत, लागत परियोजनाओं को बैलेंस शीट खातों में पूंजीकृत नहीं किया जा सकता है. इसके स्थान पर, उनके परियोजना लेन-देन केवल लाभ-हानि खातों में दर्ज किए जाते हैं. नोट: लागत परियोजनाओं पर लेन-देन लागत पोस्ट करें, राजस्व अर्जित करें, या चालान प्रस्ताव बनाएँ पृष्ठ पर दिखाई नहीं देते हैं। चूंकि लागत परियोजनाओं का इस्तेमाल विशिष्ट रूप से आंतरिक परियोजनाओं पर नज़र रखने के लिए किया जाता है, इसलिए उन्हें आमतौर पर ग्राहक खाते से जुड़े होने की ज़रूरत नहीं होती है. यद्यपि, अगर आपके सेटअप को खरीद ऑर्डर्स के लिए वस्तु आवश्यकताएं बनाने की ज़रूरत होती है, तो आपको लागत परियोजना, ग्राहक से जोड़नी चाहिए. यह संबंद्धता इसलिए ज़रूरी है, क्योंकि आइटम की ज़रूरत को बिक्री ऑर्डर लाइनों के रूप में प्रबंधित किया जाता है और योजना के लिए ग्राहक निर्दिष्ट करने की ज़रूरत होती है. यद्यपि, यह योजना खरीद ज़रूरतों को स्वचालित रूप से बनाने के लिए वस्तुओं की ज़रूरतों के कारण नहीं होगी. लागत परियोजनाओं में, आइटम आवश्यकता बनाएँ सेटिंग को नज़रअंदाज किया जाता है. अगर आपको लागत परियोजना में वस्तु की ज़रूरत है, तो आप इसे हाथ से बना सकते हैं, बशर्ते कि कोई ग्राहक परियोजना से जुड़ा हो. |
| आंतरिक | आंतरिक परियोजनाओं का इस्तेमाल किसी ऐसी परियोजना की लागत पर नज़र रखने के लिए किया जाता है जो आपके संगठन के लिए आंतरिक होती है. आंतरिक परियोजनाएं संसाधन उपयोग प्रबंधित करने के लिए योजना बनाने का साधन प्रदान कर सकती हैं. नोट: आंतरिक परियोजनाओं पर लेन-देन राजस्व अर्जित करें या चालान प्रस्ताव बनाएँ पृष्ठ पर दिखाई नहीं देते हैं। |
| समय | समय परियोजनाओं का इस्तेमाल समय पर नज़र रखने के लिए किया जाता है जो गैर-आदेय और गैर-उत्पादक गतिविधियों से संबद्ध होता है. समय परियोजनाओं में लेन-देन बहीखाते में दर्ज नहीं किए जाते हैं. उसके स्थान पर, ये श्रमिक उपयोग रिपोर्ट में सम्मिलित होते हैं. समय परियोजनाओं में केवल घंटे के लेन-देन को ही अभिलिखित किया जा सकता है. इन घंटों को परियोजना में दर्ज करने के लिए आप घंटा रोज़नामचे या टाइमशीट का इस्तेमाल करते हैं. घंटे दर्ज करने के बाद, ये परियोजना लेन-देन के रूप में दिखाई देते हैं लेकिन उनके पास वाउचर लेन-देन नहीं है. नोट: समय पर लेन-देन परियोजनाएं लागत पोस्ट करें, राजस्व अर्जित करें, या चालान प्रस्ताव बनाएँ पृष्ठ पर प्रतिबिंबित नहीं होती हैं। |
श्रमिक, श्रेणियां और संसाधन निर्धारित करें
आप परियोजना की ज़रूरत और शेड्यूल, या श्रमिकों की कुशलता और उपलब्धता के आधार पर श्रमिक संसाधन निर्धारित कर सकते हैं. संसाधन शेड्यूलिंग सामर्थ्य का इस्तेमाल करके, आप अपने संगठन के श्रमिकों को निपुणता और प्रभावपूर्ण तरीके से काम में लगा सकते हैं. आप सबसे योग्य श्रमिकों को जल्द ढूंढ सकते हैं जो आपकी परियोजना पर काम करने के लिए मौजूद हैं. आप यह भी आसानी से देख सकते हैं कि परियोजना के दौरान इन श्रमिकों का ज़्यादा प्रभावपूर्ण तरीके से कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है.
यहां कुछ तौर-तरीके हैं जिनसे आप संसाधन शेड्यूलिंग कार्यात्मकता का इस्तेमाल कर सकते हैं:
- परियोजना की ज़रूरत के अनुसार श्रमिक का मिलान करने के लिए श्रमिक की विशेषताओं, जैसे कि शिक्षा, कुशलता, प्रमाणपत्र और परियोजना के अनुभव के बारे में जानकारी का इस्तेमाल करें.
- परियोजना के कैलेंडर से कर्मचारी शेड्यूल का मिलान करने के लिए श्रमिक के कैलेंडर और उपलब्धता के बारे में जानकारी का इस्तेमाल करें.
- प्रत्येक श्रमिक की क्षमता की समीक्षा करें और निर्धारित करें कि उस क्षमता का इस्तेमाल किया जा रहा है. उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मी का कम उपयोग किया जा रहा है, तो उसे ऐसी परियोजना सौंपी जा सकती है जो उसकी उपलब्धता और विशेषताओं के अनुरूप हो।
- यह सुनिश्चित करने के लिए श्रमिक की उपलब्धता की समीक्षा करें कि श्रमिक के कार्यों के साथ कैलेंडर प्रतिकूल न हो.
- या तो संक्षिप्त विवरण अवलोकन (उदाहरण के लिए, विभाग या कार्यकर्ता द्वारा) में या फिर विस्तृत अवलोकन (उदाहरण के लिए, विभाग में श्रमिकों द्वारा या प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए साप्ताहिक विवरण द्वारा) कार्यकर्ता उपयोग के बारे में जानकारी की समीक्षा करें.
- समय की विभिन्न इकाइयों के समय जैसे कि दिन, सप्ताह, या महीने, श्रमिकों के इस्तेमाल के तरीके को अनुकूल बनाने के लिए संसाधन के कार्यों में बदलाव करें.
परियोजना निष्पादित करें
परियोजना क्रियान्वयन के समय, टीम के सदस्य या प्रबंधक टाइमशीट, व्यय रिपोर्ट और अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ का इस्तेमाल करके कार्य और किए गए व्यय को दर्ज करते हैं. परियोजना प्रबंधकों के पास साधन होते हैं जो उन्हें परियोजना के लिए बजट की धनराशि के उपयोग पर नज़र रखने देते हैं. परियोजना प्रबंधक खरीद आदेश और अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ का इस्तेमाल करके परियोजनाओं के लिए सामग्री का ऑर्डर, चुन या खरीद भी सकते हैं. इनवॉइस बनायी और अनुमोदित की जाती हैं, ताकि ग्राहकों को किए जा रहे काम के लिए बिल भेजा जा सके. अंत में, इस प्रक्रिया के दौरान संगठन की आर्थिक स्थिति को प्रभावित करने के लिए राजस्व को स्वीकृति दी जाती है.
कार्य ब्रेकडाउन संरचनाओं का प्रबंधन करें
WBS उस कार्य का उल्लेख है, जो परियोजना के लिए पूरा हो जाएगा. WBS कार्यों का एक पदानुक्रम है. यह प्रत्येक कार्य के लिए कार्य के साथ कार्य का आकार, लागत और अवधि भी दिखाता है.
अधिक जानकारी के लिए, देखें कार्य विखंडन संरचना अवलोकन.
प्रोजेक्ट पूर्वानुमान और बजट प्रबंधित करें
आपकी परियोजनाओं को प्रबंधित और नियंत्रित करने के दो तरीके हैं: परियोजना पूर्वानुमान और परियोजना बजट. आप पूर्वानुमान का इस्तेमाल कर सकते हैं अगर आपके संगठन में संचालन योजना है और विशेष लेनदेन से मिले राजस्व और लागत पर ध्यान केंद्रित करता है. फिर भी, अगर आपका संगठन, वित्तीय धनराशि पर अधिक ध्यान देता है, तो आप बजट इस्तेमाल कर सकते हैं.
अधिक जानकारी के लिए, देखें परियोजना पूर्वानुमान और बजट.
उत्पादन आदेश बनाएँ
परियोजना से संबंधित उत्पादन ऑर्डर को समाप्त वस्तु विधि या प्रयुक्त वस्तु विधि का इस्तेमाल करके सेल्स ऑर्डर या वस्तु की ज़रूरत से जोड़ा जा सकता है. इसके अलावा, अगर उत्पादन ऑर्डर हाथ से बनाया गया था, तो यहां उत्पादन ऑर्डर और सेल्स ऑर्डर या वस्तु की ज़रूरत में कोई संबंध (ऑर्डर से कोई संबंध नहीं) नहीं है. यद्यपि, अगर उत्पादन ऑर्डर, सेल्स ऑर्डर या वस्तु की ज़रूरत को पूरा करने के लिए स्वचालित रूप से बनाया गया था, उत्पादन ऑर्डर और सेल्स ऑर्डर या वस्तु की ज़रूरत के बीच संबंध (ऑर्डर से संबंध) है.
इन घटकों के संयोजन के आधार पर, निम्न विधियों में से एक इस्तेमाल करें:
- तैयार आइटम/ऑर्डर से लिंक – प्रोजेक्ट को बिक्री ऑर्डर या आइटम आवश्यकता से लिंक करें। जब आप इस विधि का इस्तेमाल करते हैं, तो सेल्स ऑर्डर की इनवॉइस बनाने या या किसी वस्तु की ज़रूरत के लिए पैकिंग स्लिप को अद्यतन करने पर वास्तविक परियोजना लागत दर्ज की जाती है. लागत समाप्त वस्तु के रूप में दर्ज की जाती है.
- समाप्त आइटम/ऑर्डर के लिए कोई लिंक नहीं - वास्तविक लागत तब तक पोस्ट नहीं की जा सकती जब तक कि किसी आइटम के लिए उत्पादन चक्र की स्थिति समाप्त न हो। समाप्त वस्तु की लागत को एकल लेनदेन के रूप में दर्ज किया जाता है.
- उपभोगित आइटम/ऑर्डर के लिए लिंक – परियोजना को आइटम आवश्यकता से लिंक करें। इस विधि का इस्तेमाल करके आप उस समय वास्तविक परियोजना लागत देख सकते हैं जब उत्पादन में शुरू किया गया की स्थिति होती है या पूरा होने की सूचना दी जाती है. लागत को उत्पादन में कच्चे माल और प्रयुक्त घंटों के लिए विभिन्न परियोजना वस्तु लेन-देन के रूप में दर्ज किया जाता है. जब पैकिंग स्लिप को वस्तु की ज़रूरत के लिए अद्यतन किया जाता है, तो कोई परियोजना लागत दर्ज नहीं की जाती है. आप सामग्री के बिल (BOM) पदानुक्रम में उस स्तर को भी दिखा सकते हैं जिस पर उत्पादन में परियोजनाओं पर नज़र रखी जाती है.
- उपभोग की गई वस्तु/ऑर्डर से कोई लिंक नहीं – परियोजना को किसी वस्तु की आवश्यकता से लिंक करें। इस विधि का इस्तेमाल करके आप उस समय वास्तविक परियोजना लागत देख सकते हैं जब उत्पादन में शुरू किया गया की स्थिति होती है या पूरा होने की सूचना दी जाती है. लागत को उत्पादन में कच्चे माल और प्रयुक्त घंटों के लिए विभिन्न परियोजना वस्तु लेन-देन के रूप में दर्ज किया जाता है. आप BOM पदानुक्रम में उस स्तर को भी दिखा सकते हैं जिस पर उत्पादन में परियोजनाओं पर नज़र रखी जाती है.
उत्पादों और सेवाओं की खरीद करें
कई परियोजना-केंद्रित व्यवसायों में वस्तुओं की खरीद और बिक्री प्रचलित गतिविधियां हैं.
एक परियोजना के लिए आदेश खरीद
खरीद ऑर्डर का उद्देश्य यह दिखाता है कि खरीद ऑर्डर का उपभोग कब किया गया है और इसलिए, जब किसी परियोजना पर वस्तुओं का सौंपा जाता है.
| विधि | उद्देश्य | वस्तुओं का उपभोग |
|---|---|---|
| सीधे खरीद आदेश बनाएं. | किसी परियोजना में उपयोग के लिए बाहरी विक्रेता से वस्तुएं खरीदें. आप निम्नलिखित तरीकों से क्रय आदेश बना सकते हैं:
|
विक्रेता इनवॉइस अद्यतन होने पर वस्तु को इस्तेमाल किया जाता है. |
| सेल्स ऑर्डर से खरीद ऑर्डर बनाएं. | जब आप किसी परियोजना से सेल्स ऑर्डर बनाते हैं तो वस्तुएं खरीदें. | वस्तुओं का उपयोग हो जाने पर सेल्स ऑर्डर की इनवॉइस ग्राहक को भेजी जाती है. |
| वस्तु की ज़़रूरत से खरीद ऑर्डर बनाएं. | वस्तु खरीदें जब आप परियोजना से वस्तु की ज़रूरत बनाते हैं. | वस्तुएं उपयोग हो गयी हैं जब वस्तु आवश्यकता पैकिंग स्लिप अद्यतन की गयी है. |
परियोजनाओं के लिए विक्रय आदेश
परियोजना प्रबंधन और लेखांकन में, आप कई तरीकों से वस्तुओं के उपयोग को दर्ज कर सकते हैं. आप परियोजना से वस्तुओं खरीद और बेच सकते हैं या परियोजना के लिए वस्तुएं आरक्षित कर सकते हैं.
आप परियोजना में उपयोग के लिए कंपनी की इन्वेंट्री से वस्तुएं ऑर्डर कर सकते हैं. विकल्प के रूप में, या आप बाहरी विक्रेता से वस्तुएं खरीद सकते हैं. समय परियोजनाओं को छोड़कर सभी प्रकार की परियोजनाओं में वस्तुओं का उपयोग किया जा सकता है.
जिस तरह से आप वस्तुएं ऑर्डर करते हैं, उस पर निर्भर करता है कि आप उनका ऑर्डर कहां से दे रहे हैं:
- कंपनी की इन्वेंट्री से वस्तुएं ऑर्डर करने के लिए, आपको ऑर्डर को वस्तु की ज़रूरत के रूप में दर्ज करना होगा. यदि आप आइटम आवश्यकताएँ पृष्ठ का उपयोग करते हैं, तो आप आवश्यकता सेट कर सकते हैं ताकि आपको आइटम आंशिक डिलीवरी के रूप में प्राप्त हों। इसलिए, जब तक वस्तु की ज़रूरत न हो, तब तक आप मात्रा को उपयोग को टाल कर सकते हैं.
- किसी बाहरी विक्रेता से आइटम ऑर्डर करने के लिए, आपको खरीद ऑर्डर पृष्ठ पर खरीद ऑर्डर के रूप में ऑर्डर बनाना होगा।
नोट
परियोजना से संबंधित सेल्स ऑर्डर के लिए पैकिंग स्लिप को रद्द नहीं किया जाएगा, अगर वस्तुओं को पहले ही पैकिंग के लिए चिन्हित किया गया है.
निम्नलिखित तालिका वस्तुएं ऑर्डर करने के तरीकों को सूचीबद्ध करती है और बताती है कि वस्तुओं का कैसे उपयोग किया गया है.
| विधि | उद्देश्य | वस्तु लेनदेन का उपभोग |
|---|---|---|
| विक्रय ऑर्डर | समय और सामग्री परियोजना पर सीधे लेन-देन दर्ज करें. | वस्तु लेन-देन प्रयुक्त होने पर ग्राहक को इनवॉइस भेजी जाती है. |
| इन्वेंट्री जर्नल | वस्तु का रिकॉर्ड तत्काल दर्ज करें और बनाए रखें. अगर, उदाहरण के लिए, आप मुद्रित सूची के आधार पर वस्तु की ज़रूरत दर्ज करना चाहते हैं, तो इन्वेंट्री रोज़नामचा लागू किया जा सकता है. | वस्तु के लेन-देन प्रयुक्त होते हैं जब रोज़नामचा दर्ज किया जाता है. |
| वस्तु की आवश्यकता | वो वस्तुएं दर्ज करें जिनको तुंरत प्रयुक्त नहीं किया जाएगा. यह तरीका एकल वस्तु आवश्यकता रिकॉर्ड में प्रयुक्त वस्तुओं की संख्या पर नज़र रखने देता है. | आइटम के लेन-देन प्रयुक्त होते हैं जब पैकिंग स्लिप अद्यतन की जाती है. दूसरे शब्दों में, पैकिंग स्लिप दर्ज होने पर वस्तु की ज़रूरत बनायी जाती है. |
| क्रय ऑर्डर | खरीद के तरीके के आधार पर, तीन स्थानों में से एक में लेन-देन दर्ज करें. | वस्तु के लेन-देन प्रयुक्त होते हैं जब पैकिंग स्लिप अद्यतन की जाती है या ग्राहक या विक्रेता को इनवॉइस भेजी जाती है. |
प्रॉसेस प्रोजेक्ट इनवॉइस
परियोजना प्रकार निर्धारित करता है कि इनवॉइस बनाने की कौन सी प्रक्रिया लागू की जानी चाहिए. केवल दो बाहरी परियोजना प्रकारों (समय और सामग्री और निर्धारित-कीमत) की इनवॉइस बनायी जा सकती है. समय और सामग्री परियोजनाएं और निर्धारित-कीमत परियोजनाएं हमेशा परियोजना अनुबंध से संलग्न की जाती हैं.
परियोजना के लिए ग्राहक इनवॉइस बनाने के पहले, आप प्राथमिक इनवॉइस या इनवॉइस प्रस्ताव बना सकते हैं. इनवॉइस प्रस्ताव में, आप परियोजना इनवॉइस में परियोजना लेन-देन शामिल करना चुन सकते हैं. परियोजना इनवॉइस दर्ज करने से पहले आप ग्राहक को या अन्य निधियन स्रोत को भेजने से पहले इनवॉइस विवरण की जांच कर सकते हैं.
प्रोजेक्ट इनवॉइस को संसाधित करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें प्रोजेक्ट इनवॉइसिंग.
परियोजना पूरी करने के लिए लागत की गणना करें
जब आप अनुमान बनाते हैं, तो आप उस तरीके को चुन सकते हैं, जिसका इस्तेमाल परियोजना को पूरा करने के लिए लागत की गणना करने में किया जाता है. आप पूरा करने की लागत विधि फ़ील्ड में अनुमान बनाएँ पृष्ठ पर एक विधि का चयन करते हैं. आपके द्वारा चुनी गई विधि लागत अनुमान में प्रत्येक लागत पंक्ति के लिए अलग से लागू की जाती है. जब किसी पंक्ति की स्थिति निर्मित होती है, तो आप लागत अनुमान पृष्ठ पर उस पर लागू की जाने वाली विधि को बदल सकते हैं.
निम्न तालिका परियोजना को पूरा करने की लागत की गणना करने के तरीके बताती है.
| विधि | वर्णन |
|---|---|
| कुल लागत - वास्तविक | अनुमानित लागत हाथ से दर्ज करनी होंगी. लागत अनुमान पृष्ठ पर कुल लागत या कुल मात्रा स्तंभ पूरा होने के बाद, वास्तविक लागत उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज योगों से घटा दी जाती है. परिणाम, परियोजना पूरा करने की लागत है. विशिष्ट रूप से, लागत की प्रगति के आधार पर नज़र नहीं रखी जाती है, उदाहरण के लिए, होटल में ठहरने और भोजन की संख्या, जो प्रत्येक अवधि में दर्ज किए जाते हैं. बजाय. निगरानी आमतौर पर अनुमानित घंटों की कुल धनराशि के सापेक्ष तुलना पर आधारित होती है. इस पद्धति के लिए पूर्वानुमान मॉडल की ज़रूरत नहीं है, और कुल लागत या कुल मात्रा को हाथ से बदला जा सकता है. जब कोई मान कुल लागत या कुल मात्रा स्तंभ में दर्ज किया है तो वित्त इस मान की तुलना उस वास्तविक लेनदेन के सापेक्ष करता है जो अवधि में दर्ज किया जाता है, और फिर मात्रा को पूरा करने के लिए या लागत को पूरा करने के लिए स्तंभ में मान कम करता है. |
| कुल बजट - वास्तविक | वास्तविक लागत की तुलना उस पूर्वानुमान मॉडल से की जाती है जिसको आप लागत निर्धारित करने के लिए चुनते हैं. यह विधि कुल बजट मॉडल का उपयोग करती है जिसमें पूर्वानुमानित लेन-देन शामिल होते हैं. परियोजना के बारे में अधिक सटीक अवलोकन प्राप्त करने के लिए, आप परियोजना के चालू होने पर बजट मॉडल को अनुकूल बना सकते हैं. यदि आपको पूर्वानुमान समायोजित करना ही है, तो इस सामान्य प्रक्रिया का पालन करें:
नोट: जब आप यह विधि चुनते हैं, तो कम से कम दो पूर्वानुमान मॉडल का उपयोग करें। एक मॉडल में वास्तविक पूर्वानुमान होना चाहिए. दूसरे मॉडल में, आपको किसी अन्य मॉडल से पूर्वानुमान लेनदेन की प्रतिलिपि बनानी चाहिए. यह विधि केवल निर्धारित कीमत और निवेश परियोजनाओं के लिए मान्य है. |
| शेष बजट | यह विधि परियोजना को पूरा करने के लिए लागत की गणना करने के लिए शेष बजट मॉडल का इस्तेमाल करती है. जब आप इस विधि का इस्तेमाल करते हैं, वास्तविक लागत और शेष बजट मॉडल में पूर्वानुमानित धनराशि को एक साथ जोड़ा जाता है. परिणाम कुल लागत है. इस विधि का इस्तेमाल करने से पहले आपको, योजना में दर्ज किए गए वास्तविक लेन-देन के आधार पर लेनदेन में कटौती करने के लिए शेष बजट मॉडल तैयार करना चाहिए. पूर्वानुमान मॉडल पृष्ठ पर, सुनिश्चित करें कि फ़ील्ड, स्वचालित पूर्वानुमान न्यूनीकरण समूह में चिह्नित हैं. विशिष्ट रूप से, मूल बजट से शेष बजट का उल्लेख किया जाता है. जैसे ही लेन-देन दर्ज किया जाता है, शेष बजट पर लेन-देन घट जाता है. जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, अगर आप फैसला करते हैं कि शेष बजट को अनुकूलित किया जाना चाहिए, तो आप शेष बजट के लिए पूर्वानुमान लेन-देन का शुल्क लेते हैं. नोट: यह विधि केवल तभी लागू की जा सकती है जब अनुमान के साथ पूर्वानुमान मॉडल संलग्न हो। |
| पिछले अनुमान के अनुसार | पिछली अवधि में इस्तेमाल की गई समान अनुमान विधि लागू की जाती है. अगर पिछली अवधि में पूर्वानुमान मॉडल की ज़रूरत होती है तो इस विधि को पूर्वानुमान मॉडल की ज़रूरत होती है. |
| शून्य पूरा करने के लिए लागत निर्धारित करें | विशिष्ट रूप से, इस विधि का इस्तेमाल अनुमान परियोजना को समाप्त करने के पहले किया जाता है. यह विधि दर्ज किए गए वास्तविक दर्ज किए गए लेन-देन का कुल अनुमानों से मिलान करती है और स्तंभ पूरा करने की लागत को साफ करती है. पूरा होने का परिणामी प्रतिशत हमेशा 100 प्रतिशत होता है. आपके द्वारा बनाई जाने वाली प्रत्येक लागत सीमा के लिए पूर्वानुमान फ़ील्ड का चयन नहीं किया जाता है, और कुल अनुमान पिछले लागत अनुमान से कॉपी किया जाता है. अनुमान अवधि के लिए वास्तविक उपयोग, परियोजना को पूरा करने की लागत से घटायी जाती है. इस विधि के लिए पूर्वानुमान मॉडल की ज़रूरत नहीं है. |
| लागत टेम्पलेट से | चुनी गयी अनुमान परियोजना से संबद्ध लागत टेम्पलेट में निर्धारित की जाने वाली विधि को पूरा करने की लागत लागू की गयी है. |
परियोजना का विश्लेषण करें
अपने सबसे मूल स्तर पर, परियोजना का उपयोग उन सामूहिक लेन-देन के लिए किया जाता है जो लागत दर्ज करते हैं और फिर इन लागतों को प्रधान खाता-बही में दर्ज करते हैं.
अक्सर, ये लेन-देन व्यवसाय के दस्तावेजों जैसे की टाइमशीट, व्यय रिपोर्ट, विक्रेता इनवॉइस या इन्वेंट्री लेन-देन का परिणाम होते हैं. परियोजना का जीवन चक्र अक्सर अनुमानों, पूर्वानुमानों और बजट से शुरू होता है जो योजना में मदद करते हैं और परियोजना के काम और वित्तीय प्रभाव का अनुमान लगाते हैं. जब आप परियोजना का विश्लेषण करते हैं, आप न केवल परियोजना के दौरान हुए लेन-देन बल्कि अपने अनुमानों और पूर्वानुमानों की सटीकता, परियोजना टीम के सदस्यों की उपयोगिता दर, और परियोजना की समग्र सफलता का भी मूल्यांकन कर सकते हैं.
नकदी प्रवाह का विश्लेषण करें
परियोजना के लिए पूर्वानुमानित धनापूर्ति और वास्तविक धनापूर्ति दोनों की समीक्षा करने के लिए धनापूर्ति की निगरानी का इस्तेमाल करें. परियोजना के आगे बढ़ने के दौरान आप धनापूर्ति की समीक्षा कर सकते हैं, या आप पूर्ण परियोजना की धनापूर्ति को देख सकते हैं.
धनापूर्ति की जांच करके, आप एकल परियोजना का मूल्यांकन कर सकते हैं, विभिन्न परियोजनाओं को देखने के लिए रिपोर्ट का इस्तेमाल करें और प्रधान खाता-बही में पूर्वानुमान धनापूर्ति के लिए परियोजना धनापूर्ति स्थानांतरित करें.
कैश इनफ्लो पूर्वानुमान
अपने सेटअप के आधार पर, आप किसी चयनित परियोजना के लिए धनापूर्ति का पूर्वानुमान लगा सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर परियोजना की तिथि 5 मार्च 2012 है और आप इनवॉइस 31 मार्च 2012 को बनाते हैं, इस तरह आप देय तिथि और अपेक्षित बिक्री भुगतान तिथि का पूर्वानुमान लगा सकते हैं:
- परियोजना दिनांक: 5 मार्च, 2012.
- चालान दिनांक: 31 मार्च, 2012. यह तिथि इनवॉइस आवृत्ति के आधार पर निर्धारित की जाती है. इस उदाहरण के लिए, आप वर्तमान महीने में इनवॉइस आवृत्ति निर्धारित करते हैं. इसलिए, मार्च के महीने में दर्ज किए जाने वाले सभी लेन-देन की महीने के अंतिम दिन इनवॉइस बनायी जाती हैं.
- अंतिम तिथि: 14 अप्रैल, 2012. यह तिथि भुगतान की शर्तों के आधार पर तय की जाती है जो परियोजना के लिए निर्धारित की गई थी. इसके लिए उदाहरण, आपने 14 दिनों के भुगतान की शर्तों को चुना था. इसलिए, 14 अप्रैल 2012 की देय तिथि पर पहुंचने के लिए इनवॉइस तिथि में 14 दिन जोड़े जाते हैं.
- अपेक्षित बिक्री भुगतान तिथि: 27 अप्रैल, 2012. इस तिथि की गणना परियोजना प्रबंधन और लेखांकन पैरामीटर पृष्ठ पर सामान्य बफर दिन फ़ील्ड में दिनों की संख्या को व्यक्तिगत बफर दिन फ़ील्ड में परियोजना अनुबंध पृष्ठ पर दिनों की संख्या में जोड़कर की जाती है, और फिर कुल को देय तिथि फ़ील्ड में दिनों की संख्या में जोड़ा जाता है। इस उदाहरण के लिए, आपने सामान्य बफ़र दिन फ़ील्ड में 3 और व्यक्तिगत बफ़र दिन फ़ील्ड में 10 दर्ज किए हैं. इसलिए, 27 अप्रैल, 2012 की अपेक्षित बिक्री भुगतान तिथि पर पहुंचने के लिए देय तिथि में 13 दिन जोड़े गए हैं.
सामान्य बफर दिन या तो व्यक्तिगत बफर दिनों का स्थान ले सकते हैं या व्यक्तिगत बफर दिनों में जोड़े जा सकते हैं:
- व्यक्तिगत बफर दिनों के प्रतिस्थापन के रूप में सामान्य बफर दिनों का इस्तेमाल करने के लिए, ग्राहकों के लिए देय तिथि और वास्तविक भुगतान की तिथि के बीच दिनों की औसत संख्या दर्ज करें.
- सामान्य बफर दिनों को व्यक्तिगत बफर दिनों में जोड़ने के लिए, सामान्य बफर दिन फ़ील्ड में, ग्राहक द्वारा भुगतान भेजने के दिन और आपके संगठन द्वारा भुगतान प्राप्त करने के दिन के बीच के दिनों की संख्या के लिए अपना अनुमान दर्ज करें।
परियोजना अनुबंध में व्यक्तिगत बफर दिन सेट करें. दिनों की गणना बिक्री की देय तिथि और ग्राहक के भुगतान पैटर्न के लिए आपके संगठन के अनुभव दोनों के आधार पर की जाती है.
वास्तविक नकदी प्रवाह
वास्तविक धनापूर्ति, पूर्वानुमान के समान होती है, लेकिन आप अपनी गणना पहली इनवॉइस तिथि से शुरू कर सकते हैं. यहां एक उदाहरण दिया गया है:
- चालान दिनांक: 2 मार्च, 2012.
- अंतिम तिथि: 16 मार्च, 2012. भुगतान की शर्तें 14 दिनों पर सेट हैं.
- अपेक्षित बिक्री भुगतान तिथि: 29 मार्च, 2012. गणना में तीन सामान्य बफर दिन और 10 व्यक्तिगत बफर दिन शामिल हैं.
लागत का पूर्वानुमान
निश्चित किए गए दिनों के आधार पर, लागत भुगतान की तिथि, परियोजना की तिथि से अलग हो सकती है. इस मामले में, लागत भुगतान की तिथि की गणना, परियोजना की तिथि से भुगतान की शर्तों में दिनों की संख्या को जोड़कर की जाती है.
उदाहरण के लिए, लेन-देन की परियोजना की तिथि 5 मार्च 2012 है, और भुगतान की निम्नलिखित शर्तें निर्धारित की गयी हैं:
- घंटे: वर्तमान माह (M)
- व्यय: 14 दिन (D14)
- आइटम: 30 दिन (D30)
इन सेटिंग के आधार पर, यहां प्रत्येक लेनदेन प्रकार के लिए भुगतान की तिथि है:
- समय: 31 मार्च, 2012, जो चयनित माह का अंतिम दिन है।
- व्यय: 19 मार्च, 2012, जो लेनदेन की तारीख से 14 दिन बाद है।
- आइटम: 4 अप्रैल, 2012, जो लेनदेन की तारीख से 30 दिन बाद है।
नोट
खरीद ऑर्डर के लिए देय तिथि, विक्रेता खरीद पर आधारित होती है जब परियोजना खरीद ऑर्डर बनाया जाता है. देय तिथि किसी भी डिफ़ॉल्ट सेटिंग से निर्धारित नहीं की जाती है.
लागत भुगतान की तिथि की गणना बफर दिनों से नहीं की जाती है. परियोजना पूरी होने के बाद, जब सभी लागत और इनवॉइस पूरे हो जाते हैं तो लागत और बिक्री दोनों लाभ-हानि खातों में दर्ज किया जाता है.
जब सभी बिक्री और विक्रेता चालान पूरे हो जाते हैं, तो आप नकदी प्रवाह पृष्ठ पर फ़ील्ड और परियोजना विवरण पृष्ठ पर फ़ील्ड के बीच संबंध देख सकते हैं।
नकदी प्रवाह पृष्ठ
- कैश इंफ़्लो
- नकदी नि: स्राव
- कुल धनापूर्ति
प्रोजेक्ट स्टेटमेंट पेज
- आय
- कुल लागत
- सकल मार्जिन
लागत की समीक्षा करें
आप लागत नियंत्रण पृष्ठ पर किसी परियोजना के दौरान अपने संगठन द्वारा किए जाने वाले खर्चों की निगरानी कर सकते हैं। वर्तमान वास्तविक लागतों और प्रतिबद्ध लागतों के साथ परियोजना की मूल बजटीय लागतों की तुलना करके, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि परियोजना ट्रैक पर है, बजट से अधिक है या बजट में है.
नोट
जब आप परियोजना लागतों की वर्तमान स्थिति देखने के लिए लागत नियंत्रण पृष्ठ का उपयोग करते हैं, तो मूल और शेष बजट के लिए चुने गए पूर्वानुमान मॉडल का उपयोग करें। अगर आप लागतों की गणना करते समय अन्य पूर्वानुमान मॉडल चुनते हैं, तो गणना के परिणाम सटीक नहीं होंगे.
शेष बजट राशियों को देखना
यदि शेष बजट को परियोजना प्रबंधन और लेखांकन पैरामीटर पृष्ठ पर लागत नियंत्रण विधि के रूप में चुना गया है, तो लागत नियंत्रण पृष्ठ उन लागतों की गणना करता है जिन्हें वास्तविक के रूप में पोस्ट नहीं किया गया है या प्रतिबद्ध के रूप में चिह्नित नहीं किया गया है। विशेष रूप से, लागत नियंत्रण पृष्ठ के निचले फलक में सामान्य टैब पर राशियों की गणना निम्नलिखित तरीकों से की जाती है:
- वास्तविक लागत – चयनित लागत रेखा के लिए परियोजना पर खर्च की गई कुल राशि. वास्तविक लागत राशि की गणना लेजर अपडेट पृष्ठ पर की जाती है।
- प्रतिबद्ध लागत - व्यय की अतिरिक्त राशि जिसे भुगतान करने के लिए कानूनी इकाई ने स्वयं प्रतिबद्ध किया है। विशिष्ट प्रतिबद्ध लागत राशियों की गणना प्रतिबद्ध लागत पृष्ठ पर की जाती है।
- शेष बजट – मूल बजट राशि की वह राशि जो चयनित लागत रेखा के लिए अभी भी उपलब्ध है. शेष बजट राशि की गणना सामान्य खाता बही पूर्वावलोकन पृष्ठ पर की जाती है।
- कुल लागत – वास्तविक लागत, प्रतिबद्ध लागत और शेष बजट राशि का योग।
लागत नियंत्रण पृष्ठ पर, विचलन टैब पर, आप मूल बजट के साथ कुल अपेक्षित लागत की तुलना देख सकते हैं। यह तुलना इन धनराशियों के बीच किसी भी अंतर को दिखाती है. इसलिए, आप देख सकते हैं कि डेटा कहां मेल नहीं खा रहा है. विचलन धनराशियों की गणना निम्नलिखित तरीकों से की जाती है:
- मूल बजट – वह राशि जो मूल रूप से चयनित लागत रेखा के लिए बजट में रखी गई थी. मूल बजट राशि की गणना सामान्य खाता बही पूर्वावलोकन पृष्ठ पर की जाती है।
- कुल लागत - वास्तविक लागत, प्रतिबद्ध लागत और शेष बजट का योग, जैसा कि सामान्य टैब पर रिपोर्ट किया गया है।
- विचलन - कुल लागत और मूल बजट के बीच का अंतर।
- मात्रा के आधार पर भिन्नता - मूल पूर्वानुमान और कुल पूर्वानुमान के बीच कुल अंतर। इस अंतर को गणितीय रूप से (कुल पूर्वानुमान मात्रा) × (मूल औसत मूल्य - कुल औसत मूल्य) के रूप में व्यक्त किया जा सकता है. यह गणना केवल परियोजना के घंटों पर लागू होती है.
- मूल्य पर आधारित भिन्नता - मूल पूर्वानुमान और कुल पूर्वानुमान के बीच कुल अंतर। इस अंतर को गणितीय रूप से (मूल पूर्वानुमान मूल्य) × (मूल पूर्वानुमान मात्रा – कुल पूर्वानुमान मात्रा) के रूप में व्यक्त किया जा सकता है. यह गणना केवल परियोजना के घंटों पर लागू होती है.
कुल बजट राशि देखना
यदि कुल बजट को परियोजना प्रबंधन और लेखांकन पैरामीटर पृष्ठ पर लागत नियंत्रण विधि के रूप में चुना गया है, तो लागत नियंत्रण पृष्ठ परियोजना की वास्तविक लागत और कुल लागत की गणना करता है, ताकि आपको दोनों के बीच किसी भी अंतर का पता लगाने में मदद मिल सके। विशेष रूप से, लागत नियंत्रण पृष्ठ पर, सामान्य टैब पर निचले फलक में स्तंभों में राशियों की गणना निम्नलिखित तरीकों से की जाती है:
- कुल बजट लागत – चयनित लागत पंक्ति के लिए कुल बजट राशि.
- वास्तविक लागत – चयनित लागत रेखाओं के लिए परियोजना पर अब तक व्यय की गई कुल राशि.
- प्रतिबद्ध लागत – चयनित लागत पंक्ति के लिए प्रतिबद्ध कुल राशि.
- विचरण - वास्तविक और प्रतिबद्ध लागतों के योग और कुल लागत के बीच का अंतर। विचलन से पता चलता है कि कुल बजट के लिए अतिरिक्त लागत निर्दिष्ट की जानी चाहिए या नहीं.
लागत नियंत्रण पृष्ठ पर, विचलन टैब पर, आप निम्नलिखित फ़ील्ड देखकर कुल बजट और मूल बजट के बीच अंतर देख सकते हैं:
- मूल बजट– वह राशि जो मूल रूप से लागत रेखा के लिए बजट में निर्धारित की गई थी। मूल बजट की गणना सामान्य खाता बही पूर्वावलोकन पृष्ठ पर की जाती है।
- कुल बजटित लागत – कुल लागत जो मूल रूप से लागत रेखा के लिए बजटित की गई थी. कुल बजटीय लागत की गणना सामान्य खाता बही पूर्वावलोकन पृष्ठ पर की जाती है।
- विचलन – लागत रेखा के लिए विचलन. इस धनराशि की गणना वास्तविक बजट से कुल लागत को घटाकर की जाती है.
- मात्रा के आधार पर भिन्नता - मूल बजट और कुल बजट के बीच कुल अंतर। इस धनराशि की गणना वास्तविक बजट के घंटों से कुल बजट के घंटों को घटाकर और फिर वास्तविक बजट लागत मूल्य के अंतर को गुणा करके की जाती है. इस अंतर को गणितीय रूप से (वास्तविक बजट लागत मूल्य) × (वास्तविक बजट के घंटे - कुल बजट घंटे) के रूप में व्यक्त किया जा सकता है. यह गणना केवल परियोजना के घंटों पर लागू होती है.
- मूल्य आधारित भिन्नता - इस राशि की गणना मूल बजट घंटों से कुल बजट घंटों को घटाकर और फिर अंतर को उपभोग किए गए कुल घंटों से गुणा करके की जाती है। इस अंतर को गणितीय रूप से (कुल खपत घंटे) × (वास्तविक बजट घंटे - कुल बजट घंटे) के रूप में व्यक्त किया जा सकता है. यह गणना केवल परियोजना के घंटों पर लागू होती है.
उपयोग का विश्लेषण करें
उपयोग की दर उस समय का प्रतिशत है जो श्रमिक विशिष्ट कार्य अवधि में बिल योग्य या उत्पादन कार्य करता है. बिल योग्य घंटे श्रमिक के घंटे होते हैं जिनका शुल्क विशिष्ट ग्राहक से लिया जा सकता है.
श्रमिक की उपयोग दर की गणना विशिष्ट अवधि में काम के घंटों की संख्या से बिल योग्य घंटों की संख्या को विभाजित करके की जाती है. उदाहरण के लिए, अगर किसी श्रमिक के पास अवधि में 30 बिल योग्य घंटे हैं, और इसी अवधि में काम के घंटे की संख्या 40 है, तो श्रमिक की उपयोग दर 75 प्रतिशत है.
जब आप श्रमिक के लिए उपयोग की दर की गणना करते हैं, तो आप बिल दर या कुशलता दर की गणना कर सकते हैं:
- बिल योग्य दर - बिल योग्य घंटों और गैर-बिल योग्य घंटों या मानक घंटों के बीच का अंतर।
- दक्षता दर - उत्पादक घंटों और गैर-उत्पादक घंटों या मानक घंटों के बीच का अंतर। उत्पादक घंटे, वो घंटे होते हैं जो श्रमिक विशिष्ट परियोजना में योगदान देता है. आंतरिक परियोजनाओं के मामले को छोड़कर, उत्पादक घंटे आमतौर पर ग्राहकों को बिल किए जाते हैं. गैर-उत्पादक घंटे किसी ग्राहक को बिल नहीं किए जाते हैं.
आप घंटे उपयोग पृष्ठ पर उपयोग दरों की गणना करते हैं। गणना डिफ़ॉल्ट प्राथमिकताओं पर आधारित हैं. ये प्राथमिकताएं यह भी निर्दिष्ट करती हैं कि प्रत्येक परियोजना प्रकार को उपयोग या बोझ निर्दिष्ट करके घंटों की गणना कैसे की जाती है। यह बिल योग्य दर गणना और कुशलता दर गणना पर लागू होता है.
- उपयोगिता – चयनित परियोजना प्रकार के लिए रिपोर्ट किए गए घंटों को हमेशा बिल योग्य या दक्षता उपयोगिता के लिए माना जाता है।
- बोझ – चयनित परियोजना प्रकार के लिए रिपोर्ट किए गए घंटों को हमेशा गैर-बिल योग्य या गैर-दक्षता उपयोग के लिए माना जाता है।
- लाइन प्रॉपर्टी के अनुसार - किसी विशेष घंटे के लेन-देन के लाइन गुण यह निर्धारित करते हैं कि घंटों को बिल योग्य या दक्षता उपयोग के लिए माना जाता है या नहीं।
- शामिल नहीं है – घंटों को बिल योग्य या दक्षता उपयोग की गणना में शामिल नहीं किया जाता है।
घण्टा उपयोग पृष्ठ पर, किसी कार्यकर्ता या परियोजना के लिए समग्र उपयोग दर प्रतिशत के अलावा, आप निम्नलिखित प्रत्येक घण्टा प्रकार के लिए उपयोग दर गणना के लिए उपयोग किए गए घण्टों की संख्या देख सकते हैं:
- शामिल नहीं किए गए घंटे – ये घंटे घंटे उपयोग दर में शामिल नहीं हैं।
- सम्मिलित घंटे - इन घंटों की गणना उपयोग घंटों और बोझ घंटों को जोड़कर की जाती है। ये घंटे उपयोग दर में शामिल हैं.
- बोझ घंटे - यदि आप बिल योग्य दर की गणना कर रहे हैं, तो ये घंटे गैर-प्रभार्य घंटों के समान हैं। अगर आप कुशलता दर की गणना कर रहे हैं, तो ये घंटे गैर-उत्पादक घंटे के समान हैं.
- उपयोग घंटे - यदि आप बिल योग्य दर की गणना कर रहे हैं, तो ये घंटे प्रभार्य घंटों के समान हैं। अगर आप कुशलता दर की गणना कर रहे हैं, तो ये घंटे, उत्पादक घंटे के समान हैं.
जब आप किसी श्रमिक के लिए उपयोग की दर की गणना करते हैं, तो आप मानक घंटे या शामिल घंटे का उपयोग कर सकते हैं. अगर आप शामिल घंटों का उपयोग करते हैं, तो आपको यह तय करना होगा कि श्रमिक अपने सभी कार्य समय को टाइमशीट अवधियों के लिए रिकॉर्ड करें, क्योंकि गणना को दर्ज किए गए घंटों के प्रतिशत के रूप में व्यक्त किया जाता है. जब आप किसी परियोजना, परियोजना अनुबंध, ग्राहक रिकॉर्ड या श्रेणी के लिए घंटे के उपयोग की दर की गणना करते हैं, तो आपको अपनी गणना के लिए शामिल घंटों का उपयोग करना होगा.
प्रोजेक्ट स्टेटमेंट की समीक्षा करें
किसी परियोजना की प्रगति का तुरंत स्नैपशॉट देखने के लिए आप परियोजना विवरण बना सकते हैं. जब आप कोई प्रोजेक्ट कथन चलाते हैं, तो आप प्रोजेक्ट कथन पृष्ठ पर सामान्य टैब पर चयन करके कथन की गणना करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मानदंड निर्दिष्ट कर सकते हैं। आप निम्नलिखित जानकारी को शामिल या बाहर करना चुन सकते हैं:
- प्रोजेक्ट प्रकार
- लेनदेन प्रकार
- परियोजना की तारीख/खाता बही की तारीख
- डेटा
विवरण की गणना के बाद, आप प्रोजेक्ट विवरण पृष्ठ पर विभिन्न टैब पर निम्नलिखित जानकारी देख सकते हैं:
- सामान्य - परियोजना की मूल लाभ और हानि संरचना के बारे में सामान्य जानकारी।
- लाभ और हानि - अर्जित राजस्व के बारे में जानकारी।
- WIP – WIP खाता शेष के बारे में जानकारी।
- उपभोग - घंटों, वस्तुओं, व्यय और पेरोल लेनदेन की खपत के बारे में जानकारी।
- चालान – चालान और ऑन-अकाउंट चालान के बारे में जानकारी।
- प्रति घंटा दर – उन घंटों के लिए प्रति घंटा दरें जो राजस्व और लागत खातों में पोस्ट की जाती हैं।