नोट
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महत्वपूर्ण
- यह उत्पादन-के लिए तैयार पूर्वावलोकन सुविधा है.
- उत्पादन-तैयार पूर्वावलोकन उपयोग की अनुपूरक शर्तों के अधीन हैं।
इस पर लागू होता है: संसाधन/गैर-स्टॉक आधारित परिदृश्यों के लिए परियोजना संचालन, लाइट परिनियोजन - डील से प्रोफार्मा इनवॉइसिंग तक।
टीम के सदस्य द्वारा समय और व्यय एजेंट की समय प्रविष्टि सुविधा का उपयोग करके प्रारंभ करें में वर्णित अनुसार टीम सदस्य द्वारा अपनी एजेंट प्राथमिकताएँ सेट करने के बाद, समय प्रविष्टियों को लॉग करने का अनुभव निम्नानुसार है:
- एक सप्ताह की शुरुआत में, एजेंट उपयोगकर्ता के लिए ड्राफ्ट समय प्रविष्टियां बनाता है।
- उपयोगकर्ता Microsoft Teams में एजेंट से एक चेतावनी प्राप्त करता है। यह चेतावनी बनाए गए समय प्रविष्टियों को सारांशित करता है।
- उपयोगकर्ता या तो Teams या Dynamics 365 प्रोजेक्ट ऑपरेशन वेब ऐप में समय प्रविष्टियों की समीक्षा करता है.
- उपयोगकर्ता आवश्यकतानुसार समय प्रविष्टियों को संशोधित करता है और उन्हें अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करता है।
- सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस पर, एजेंट उपयोगकर्ता को किसी भी लापता घंटे को सबमिट करने के लिए एक अनुस्मारक भेजता है।
निम्न अनुभाग इन चरणों और समय और व्यय एजेंट की समय प्रविष्टि सुविधा के व्यवहार की व्याख्या करते हैं.
समय प्रविष्टि निर्माण के दौरान एजेंट व्यवहार
समय और व्यय एजेंट की समय प्रविष्टि सुविधा उपयोगकर्ता की प्राथमिकताओं के आधार पर समय प्रविष्टियाँ बनाती है।
समय प्रविष्टियों के स्रोत
समय प्रविष्टियों के स्रोतों के विकल्पों में प्रोजेक्ट कार्य असाइनमेंट, बुक की गई क्षमता और पिछले सप्ताह की प्रविष्टियाँ शामिल हैं।
- यदि कोई उपयोगकर्ता केवल एक स्रोत का चयन करता है, तो एजेंट केवल उन घंटों पर विचार करता है जो किसी कार्य सप्ताह के प्रत्येक दिन उस स्रोत से आते हैं.
- यदि कोई उपयोगकर्ता एक से अधिक स्रोतों का चयन करता है, तो एजेंट पहले प्रोजेक्ट कार्य असाइनमेंट से जानकारी को प्राथमिकता देता है, क्योंकि कार्य-स्तर विवरण उपलब्ध होते हैं. इसके बाद यह बुक की गई क्षमता से जानकारी पर विचार करता है। यह पिछले सप्ताह की प्रविष्टियों को केवल फ़ॉलबैक स्रोत के रूप में मानता है, उन मामलों में जहां उस सप्ताह के दौरान असाइनमेंट या बुकिंग के लिए कोई जानकारी उपलब्ध नहीं है।
समय प्रविष्टि निर्माण की आवृत्ति
वर्तमान में, एजेंट सप्ताह की शुरुआत में एक सप्ताह के लिए सभी समय प्रविष्टियां बनाता है। सप्ताह की शुरुआत संगठन स्तर पर परिभाषित की गई है। उदाहरण के लिए, यदि कोई संगठन इसे रविवार के रूप में परिभाषित करता है (अर्थात, सप्ताह रविवार से शनिवार तक है), तो एजेंट रविवार को पूरे आगामी सप्ताह के लिए समय प्रविष्टियाँ बनाता है।
नोट
सप्ताह की शुरुआत सप्ताह के पहले कार्य दिवस के समान नहीं है। कार्य दिवस संसाधन के कार्य घंटे कैलेंडर पर आधारित होते हैं.
समय प्रविष्टियों के लिए बाहरी टिप्पणियाँ
उपयोगकर्ता एजेंट सभी समय प्रविष्टियों के लिए बाहरी टिप्पणियाँ बनाने के लिए कहता है, तो व्यवहार बदलता है, इस पर निर्भर करता है कि क्या Outlook कैलेंडर टिप्पणियाँ एन्हांस करने के लिए उपयोग किया जाना चाहिए:
यदि Outlook कैलेंडर का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है: एजेंट बाहरी टिप्पणियां उत्पन्न करता है जब वह सप्ताह की शुरुआत में समय प्रविष्टियां बनाता है। यह समय प्रविष्टि विवरण जैसे प्रोजेक्ट, कार्य और भूमिका का उपयोग करता है।
यदि Outlook कैलेंडर का उपयोग किया जाना चाहिए: Outlook मीटिंग्स सप्ताह में बाद में बनाया जा सकता है, क्योंकि एजेंट बाहरी टिप्पणियाँ जनरेट नहीं करता जब यह सप्ताह के प्रारंभ में समय प्रविष्टियाँ बनाता है। इसके बजाय, यह उन्हें सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस पर उत्पन्न करता है।
नोट
सप्ताह का अंतिम कार्य दिवस संसाधन के कार्य घंटे कैलेंडर पर आधारित होता है. उदाहरण के लिए, यदि संगठन का सप्ताह रविवार से शनिवार तक है और उपयोगकर्ता के कार्य दिवस सोमवार से शुक्रवार हैं, तो बाहरी टिप्पणियाँ शुक्रवार सुबह जनरेट होती हैं.
महत्वपूर्ण
क्योंकि एजेंट उस सप्ताह की शुरुआत में एक सप्ताह के लिए समय प्रविष्टियां बनाता है, उपयोगकर्ता को एजेंट के लिए प्राथमिकताएं सेट करनी होंगी और उस दिन से पहले सहमति देनी होगी। अन्यथा, एजेंट समय प्रविष्टियां नहीं बना सकता है। एजेंट एक सप्ताह की शुरुआत के बाद सक्षम किया गया है, तो एजेंट अगले सप्ताह की शुरुआत में उपयोगकर्ता के लिए समय प्रविष्टियाँ बनाने के लिए प्रारंभ करता है।
एजेंट से अलर्ट प्राप्त करें
एजेंट निम्नलिखित समय पर अलर्ट भेजता है:
- जैसे ही यह सप्ताह के लिए समय प्रविष्टियां बनाता है (सप्ताह की शुरुआत में)।
- जब यह सप्ताह के लिए बाहरी टिप्पणियाँ उत्पन्न करता है (सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस पर)।
- यदि यह उपयोगकर्ता को अनुपलब्ध घंटे (सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस पर) सबमिट करने के लिए याद दिलाना चाहिए।
एजेंट द्वारा बनाई गई समय प्रविष्टियों की समीक्षा करें
बनाई गई समय प्रविष्टियों या बाहरी टिप्पणियों से संबंधित अलर्ट के लिए, उपयोगकर्ता को टीमों में एक अनुकूली कार्ड प्राप्त होता है। अनुकूली कार्ड वर्तमान कार्य सप्ताह के लिए उपयोगकर्ता की समय प्रविष्टियों का सारांश प्रदान करता है। निम्न उदाहरण एक उदाहरण दिखाता है
अनुकूली कार्ड के प्रमुख तत्वों की व्याख्या यहां दी गई है:
दैनिक सारांश - कार्ड वर्तमान सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए कुल घंटों और उन घंटों की संख्या पर प्रकाश डालता है जिनकी समीक्षा की आवश्यकता है क्योंकि वे एजेंट द्वारा बनाए गए थे।
दिन के बाईं ओर तारांकन चिह्न (*) इंगित करता है कि एजेंट ने उस दिन के लिए समय प्रविष्टियाँ बनाई हैं.
सभी सबमिट करें - वर्तमान सप्ताह के लिए सभी ड्राफ़्ट घंटे सबमिट करने के लिए इस बटन का चयन करें।
वेब में खोलें - एक नई ब्राउज़र विंडो या टैब खोलने के लिए इस लिंक का चयन करें जहां प्रोजेक्ट ऑपरेशन में टाइम एंट्री मॉड्यूल को वर्तमान सप्ताह में फ़िल्टर किया गया है।
दिन देखें – एक नया अनुकूली कार्ड लोड करने के लिए वर्तमान सप्ताह के प्रत्येक दिन के बगल में इस बटन का चयन करें जो उस दिन के लिए बनाई गई व्यक्तिगत समय प्रविष्टियों का विवरण दिखाता है.
- प्रत्येक प्रविष्टि के लिए, कार्ड स्रोत और निर्माता को दिखाता है। निर्माता या तो Copilot (= एजेंट) या उपयोगकर्ता हो सकता है।
- सप्ताह में अन्य दिनों के लिए प्रविष्टियों को देखने के लिए कार्ड के निचले भाग में दिनांक चयनकर्ता का उपयोग करें।
एजेंट द्वारा बनाई गई समय प्रविष्टियों को संशोधित करें
एजेंट द्वारा बनाई गई समय प्रविष्टियों को दो तरीकों से संशोधित किया जा सकता है:
सीधे टीमों में - विशिष्ट दिनों के लिए समय प्रविष्टि विवरण अनुकूली कार्ड खोलने के लिए साप्ताहिक सारांश अनुकूली कार्ड पर व्यू डे बटन का उपयोग करें।
इस स्थिति में, संशोधित किए जा सकने वाले केवल दो फ़ील्ड अवधि और बाहरी टिप्पणियाँ हैं। आवश्यक परिवर्तन करने के बाद, आप या तो परिवर्तन सहेजें या सभी सबमिट करें का चयन कर सकते हैं. सभी सबमिट करें बटन केवल उस दिन के लिए सभी प्रविष्टियां सबमिट करता है।
प्रोजेक्ट ऑपरेशन वेब ऐप में – प्रोजेक्ट ऑपरेशन वेब ऐप में टाइम एंट्री मॉड्यूल पर जाने के लिए एक अनुकूली कार्ड पर वेब लिंक में खोलें का उपयोग करें।
समय प्रविष्टियों में अधिक महत्वपूर्ण परिवर्तन करने के लिए इस विधि का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, परिवर्तनों में कार्य और प्रोजेक्ट जैसे फ़ील्ड हटाना या परिवर्तित करना शामिल हो सकता है.
नोट
एक स्पार्कल प्रतीक उन समय प्रविष्टियों को इंगित करता है जिन्हें एजेंट ने बनाया है, या जिनके लिए एजेंट ने बाहरी टिप्पणियाँ उत्पन्न की हैं।
गुम समय प्रविष्टि चेतावनी
समय और व्यय एजेंट की समय प्रविष्टि सुविधा उपयोगकर्ताओं को प्रत्येक कार्य सप्ताह के अंत में एक अलर्ट भेजती है यदि यह निर्धारित करती है कि उनके पास कोई लापता घंटे हैं।
किसी उपयोगकर्ता के लिए किसी दिन के घंटे अनुपलब्ध होने की बात कही जाती है, यदि किसी सबमिट, स्वीकृत, या वापस बुलाए जाने का अनुरोध की गई स्थिति (यानी, गैर-ड्राफ़्ट घंटे) में घंटों की कुल संख्या उस दिन के लिए उपयोगकर्ता के कार्य घंटों से कम हो.
चेतावनी वर्तमान सप्ताह के उन सभी दिनों का सारांश दिखाती है जिनमें घंटे अनुपलब्ध हैं. इसमें निम्नलिखित विवरण भी शामिल हैं:
- घंटों की संख्या जो अनुपलब्ध हैं
- ड्राफ़्ट घंटे जो उन दिनों के लिए सबमिट किए जा सकते हैं
उपयोगकर्ता या तो सभी सुझाए गए ड्राफ़्ट घंटे सबमिट कर सकते हैं जिन्हें एजेंट ने अलर्ट में साझा किया है या नई समय प्रविष्टियाँ बनाने और सबमिट करने के लिए प्रोजेक्ट ऑपरेशन वेब ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
महत्वपूर्ण
अवधि फ़ील्ड केवल 0 (शून्य) से ऊपर के संख्यात्मक मानों को स्वीकार करता है.
यदि अवधि फ़ील्ड में संशोधन के कारण किसी दिन के लिए कुल प्रोजेक्ट-संबंधित घंटे 24 से अधिक हो जाते हैं, तो उपयोगकर्ता द्वारा परिवर्तन सहेजें या सभी सबमिट करें का चयन करने पर कोई समय प्रविष्टि रिकॉर्ड अद्यतन नहीं किए जाते.