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संगठनों को कई परियोजनाओं का प्रबंधन करने के लिए एक केंद्रीय स्थान की आवश्यकता होती है, क्योंकि वे सुनिश्चित करते हैं कि विभिन्न टीमें अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें और योजनाबद्ध तरीके से सफलता मानदंड को पूरा करें.
परियोजना प्रबंधन के लिए कुछ सामान्य उपयोग के मामलों में नए उत्पाद विचारों का प्रबंधन, परियोजना योजनाएँ बनाना और माइलस्टोन को ट्रैक करना और टीम प्रदर्शन प्रबंधन शामिल हैं.
Microsoft Power Platform संगठनों के लिए एक नो-कोड, लो-कोड समाधान प्रदान करता है, ताकि वे अपने पूरे जीवन चक्र में परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए उपयोग-में-आसान समाधान बना सकें. यह आलेख इस बारे में कई वास्तविक दुनिया के उदाहरण प्रदान करता है कि कैसे ग्राहकों ने कुशल परियोजना प्रबंधन ऐप्लिकेशन और कार्यप्रवाह बनाने के लिए Microsoft Power Platform का उपयोग किया है.
परियोजना प्रबंधन पैटर्न को कैसे पहचानें
संगठनों के भीतर व्यावसायिक समूह परियोजनाओं को प्रबंधित करने, प्रगति को ट्रैक करने और परिणामों को मॉनीटर करने के लिए एक उपकरण की आवश्यकता को देखते हैं.
एक विशिष्ट परियोजना प्रबंधन परिदृश्य में, आप:
विचारों, योजनाओं, कार्यों और माइलस्टोन को प्रबंधित करने के लिए अपने काम की योजना बनाते हैं.
योजना के विरुद्ध प्रगति को ट्रैक करते हैं, परियोजना स्थिति के हिताधिकारियों को सूचित करते हैं और आवश्यक होने पर ब्लॉकर्स को आगे बढ़ाते हैं.
प्रगति की समीक्षा करते हैं, परिणामों को मॉनीटर करते हैं और परियोजना की प्रगति के प्रमुख पहलुओं को विज़ुअलाइज़ करते हैं.
ग्राहक किस तरह से परियोजना प्रबंधन पैटर्न का उपयोग कर रहे हैं
कस्टम एयर उत्पाद और सेवा यात्री ऐप
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) हीटिंग, वेंटिलेशन, और एयर कंडीशनिंग (HVAC) समाधान का ह्यूस्टन-आधारित प्रदाता है, जो HVAC उद्योग के औद्योगिक और वाणिज्यिक दोनों खंडों में एयर कंडीशनिंग उपकरणों के डिज़ाइन, निर्माण, स्थापना, संशोधन और सर्विसिंग में माहिर है.
CAPS परियोजना प्रबंधन टीम को HVAC इकाइयों के पूरे जीवनचक्र को ट्रैक करने के लिए एक अनुकूलित समाधान की आवश्यकता थी, क्योंकि वे गुणवत्ता युक्त निर्माण पर ध्यान केंद्रित करने के साथ निर्माण प्रक्रिया से गुजरते थे. प्रत्येक विभाग की आवश्यकताओं को पूरा करने और गुणवत्ता जांच को ट्रैक करने और संबंधित स्वामियों को प्रक्रिया में प्रत्येक चरण पर साइन ऑफ़ करने की अनुमति देने के लिए समाधान को अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है. इसके अलावा, टीम संगठन में सभी को सशक्त बनाना चाहती थी कि वे अपने मोबाइल डिवाइस के माध्यम से समस्याओं की रिपोर्ट कर सके. उनके सामने आने वाली प्रमुख समस्याओं में से एक यह थी कि "ट्रैवलर" दस्तावेज - एक कागजी दस्तावेज जिसका उपयोग गुणवत्ता जांच पर नज़र रखने के लिए किया जाता था - खो जा रहा था।
डेटा विश्लेषक सहायक रेबेका सैकेट को सदस्यता मिली और उन्होंने मैन्युअल प्रक्रियाओं को बदलने के लिए सूचियों के विरुद्ध ऐप्स बनाने का प्रयोग शुरू किया। Power Apps Office 365 SharePoint रेबेका ने यात्री दस्तावेज़ को डिजिटल बनाने के लिए एक समाधान बनाया, जिसका नाम CAPS ट्रैवलर रखा गया। Power Apps परियोजना प्रबंधक और हिताधिकारी सभी सक्रिय परियोजनाओं का अवलोकन प्राप्त करने, मुख्य आँकड़े देखने और परीक्षण और शिपिंग कैलेंडर का प्रबंधन करने के लिए मुख्य यात्री प्रबंधन ऐप का उपयोग करते हैं.
परियोजना प्रबंधक परियोजनाएँ शुरू करते हैं और प्रत्येक आवश्यक चरण के लिए विवरण जोड़ते हैं, जैसे फैब, पेंट, इलेक्ट्रिकल और टेस्टिंग. उसके बाद प्रत्येक विभाग से लोग एक साथी मोबाइल ऐप का उपयोग करते हैं, जो उनके विभाग के लिए विशिष्ट प्रश्नों के साथ कस्टम-निर्मित किया गया होता है. बाद में, केंद्रीय टीम डेटा का मिलान करती है और उन सामान्य कारणों की पहचान करने के लिए रिपोर्ट का उपयोग करती है, कि क्यों एक विशेष चरण पूरा नहीं किया गया था.
मुख्य प्रबंधन ऐप के अलावा ऐसे दस साइन-ऑफ़ ऐप हैं और वे सभी SharePoint सूचियाँ के समान सेट पर डेटा को पढ़ते और लिखते हैं. सभी चरणों के पूरा होने के बाद, गुणवत्ता नियंत्रण टीम से कोई व्यक्ति अंतिम साइन-ऑफ़ करता है. उसके बाद PDF रिपोर्ट को जनरेट करने के लिए एक प्रवाह स्वचालित रूप से ट्रिगर होता है.
Environment Canterbury InZone ऐप
Environment Canterbury (ECan) कैंटरबरी, न्यूजीलैंड के समुदायों के साथ दीर्घकालिक पर्यावरणीय परिणाम कार्यक्रमों पर काम करता है, जिसमें एकाधिक माइलस्टोन और संबंधित परियोजनाएं शामिल हैं. उन्हें एक ऐसे किफायती समाधान की आवश्यकता थी, जो परियोजनाओं में ज्यादा स्थिरता, दृश्यता के उच्च स्तर और डेटा तक त्वरित पहुँच प्रदान करे.
ऐप freshwater का उपयोग करके, क्षेत्र प्रबंधक और परियोजना प्रतिभागी अपनी परियोजनाओं की स्थिति देख सकते हैं. सभी परियोजनाओं को क्षेत्र और विशिष्ट माइलस्टोन के साथ टैग किया गया है, और सभी माइलस्टोन को दीर्घकालिक परिणामों के साथ टैग किया गया है. ऐप एक ऐसी अनुकूलित रंग स्कीम प्रदान करता है, जो परियोजनाओं, माइलस्टोन और परिणामों के बीच अंतर करना और नेविगेट करना आसान बनाती है. परियोजनाओं के लिए सभी स्क्रीन हरे हैं, माइलस्टोन नीले हैं, और परिणाम नारंगी हैं.
यदि आवश्यक समय पर परियोजनाएँ अद्यतन नहीं की जाती हैं, तो डेटा अद्यतन को प्रॉम्प्ट करने और एस्केलेशन प्रदान करने के लिए सूचनाएं भेजी जाती हैं. प्रवाह का उपयोग विशिष्ट दृश्यों को कॉल करने और HTML तालिका-आधारित डाइजेस्ट ईमेल उत्पन्न करने के लिए भी किया जाता है, जिसमें एक ही ईमेल में किसी विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित सभी आइटम सूचीबद्ध होते हैं।
Partners In Health Gift Review ऐप
Partners In Health (PIH) प्रत्येक वर्ष अपने लगभग आधे वित्त पोषण के लिए व्यक्तिगत दाताओं पर निर्भर करता है, जबकि अन्य आधा भाग मुख्य रूप से सरकारी अनुदान, निगमों और संस्थानों से आता है. गैर-लाभार्थी के पास लगभग 10 गिफ़्ट अधिकारी हैं, जो अपने 1,000 के अधिक सबसे उदार व्यक्तिगत दाताओं का प्रबंधन करने के लिए जिम्मेदार हैं. PIH, गिफ़्ट अधिकारियों को उनके आगमन पर गिफ़्ट दिखाकर और उन्हें दाता पोर्टफ़ोलियो का 360-डिग्री दृश्य देकर उनके पोर्टफ़ोलियो का प्रबंधन करने की उनकी क्षमता में सुधार करना चाहता था.
PIH में एनालिटिक्स और ऐप्लिकेशन प्रबंधक बेला चिह-निंग गिफ़्ट अधिकारियों के लिए एक गिफ़्ट समीक्षा ऐप और डैशबोर्ड बनाती है, ताकि वे दान के कई पहलुओं को प्रबंधित और विज़ुअलाइज़ कर सकें. गिफ़्ट समीक्षा ऐप की मदद से, गिफ़्ट अधिकारी दान आते ही उसे तुरंत देख सकते हैं, प्रासंगिक नोट्स जोड़ सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दान उचित निधि को सौंपा गया है. यह एक कार्यसूची चेकलिस्ट बनाता है, जहां गिफ़्ट अधिकारी यह सुनिश्चित करने के लिए दान की समीक्षा करता है कि वह उचित अभियान को असाइन किया गया है, सही गिफ़्ट प्रकार को कोडिड किया गया है और सही फंड को असाइन किया गया है. गिफ़्ट अधिकारी सीधे ऐप के भीतर PIH DevOps टीम को प्रश्न ईमेल कर सकते हैं. सब कुछ स्पष्ट होने के बाद, गिफ़्ट अधिकारी चेकलिस्ट को "पूर्ण" के रूप में चिह्नित करते हैं, जो उनके प्रबंधकों को दिखाई देने लगती है.
बेला चिह-निंग कहती हैं, "डे ट्रेनिंग में ऐप ने वास्तव में मेरी आंखें खोल दीं कि प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और हमारे सहयोगियों को उनकी नौकरियों में बेहतर बनाने के लिए उपकरण बनाना कितना आसान हो सकता है".
R3 Retail Project Portfolio ऐप
कंपनी R3 Retail Development संयुक्त राज्य अमेरिका में सुपरमार्केट, किराना, खाद्य प्रसंस्करण, वाणिज्यिक, रिटेल और छोटे औद्योगिक ग्राहकों के लिए लाभ को अधिकतम करने के लिए परियोजना प्रबंधन परामर्श में गहन विशेषज्ञता प्रदान करती है. R3 को अपनी एंड-टू-एंड परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए एक अत्यधिक अनुकूलित दृष्टिकोण की आवश्यकता थी.
Project Portfolio ऐप को सिर्फ 120 घंटों के भीतर बनाया गया था और अब यह 200 से अधिक परियोजनाओं का प्रबंधन करता है. R3 परियोजना प्रबंधक और क्षेत्रीय स्टोर प्रबंधक, जो अब सेवा करते हैं, वे नए Project Portfolio ऐप का उपयोग करते हैं. ऐप में क्षमताओं का एक समृद्ध सेट है, जिसमें शामिल हैं:
एक डैशबोर्ड जो साइन-इन उपयोगकर्ता के आधार पर सारांश आँकड़े प्रदर्शित करता है.
दिनांक, कार्यों, समस्याएँ, क्रय ऑर्डर और लोगों सहित परियोजना ट्रैकिंग जानकारी.
रेफ्रिजरेटर जैसे सभी स्थापित उपकरणों के लिए IP पता ट्रैकिंग.
HVAC सिस्टम के लिए आर्किटेक्चरल फ़ाइलों जैसे दस्तावेज़ों के लिए फाइल-अपलोडिंग क्षमताएं.
व्यापक कस्टम व्यवसाय तर्क, जैसी स्थिति प्रविष्टियों के आधार पर स्वचालित रूप से दिनांक मान सेट करना.
प्रशासक, विशिष्ट ऐप उपयोगकर्ताओं को उनकी भूमिकाओं के आधार पर सुरक्षा मंजूरी असाइन कर सकते हैं. व्यवस्थापक कार्य प्रकारों की सूची और प्रत्येक कार्य के लिए अपेक्षित समय को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जिसका उपयोग स्वचालित रूप से नियत दिनांकों को जनरेट करने के लिए किया जाता है.
R3 स्वचालित सूचनाएं और अनुस्मारक भेजने के लिए Power Automate का उपयोग करता है। सभी डेटा Microsoft Dataverse में संग्रहित होता है.
कैपिटल म्यूज़िक ग्रुप शेड्यूलिंग टूल
कैपिटल म्यूज़िक ग्रुप (CMG) ने अपने मार्केटिंग कार्यप्रवाह और शेड्यूलिंग टूल्स को आधुनिक बनाने का एक मौका देखा, जो पहले InfoPath का उपयोग करके बनाया गया था. व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण ऐप ने नई रिलीज़ के लिए शेड्यूल प्रबंधित किया, और समय के साथ-साथ विभिन्न प्रकार की रिलीज़ और मीडिया के लिए डेटा कैप्चर करने के लिए विकसित हुआ। CMG नियमित प्रक्रियाओं को स्वचालित करना चाहता था, दृश्यता को बढ़ाना और भागीदार लेबल के बीच सहयोग करना चाहता था और नए मार्केटिंग चैनल ऑनलाइन के तुरंत अनुरूप होना चाहता था. लेकिन उसका कैपिटल शेड्यूलिंग ऐप अपनी प्रक्रिया प्रवाह में गहराई से एकीकृत हो गया था और उसमें पूरी तरह से XML डेटा शामिल था, जिसे प्रबंधित करने के लिए बहुत अधिक जनजातीय ज्ञान की आवश्यकता थी. ऐप विकास और प्रबंधन के लिए एक सुव्यवस्थित, लो-कोड दृष्टिकोण चाहते हुए, CMG ने अंततः Power Apps और Power Automate सहित InfoPath से अपने ऐप को Microsoft Power Platform में स्थानांतरित करने का निर्णय लिया.
कैपिटल चाहती थी कि उनकी टीमें आसानी से संचार करने, अनुमोदन प्राप्त करने, विभिन्न प्रकार के रिलीज़ के लिए मार्केटिंग में सहयोग करने-चाहे वह चीजों का भौतिक, डिजिटल या वीडियो पक्ष हो, नए शेड्यूलिंग इंटरफ़ेस का उपयोग करे.
यूनिवर्सल म्यूजिक ग्रुप की वरिष्ठ प्रबंधक करेन रियली कहती हैं कि "Microsoft Power Platform के साथ, कैपिटल के पास उत्पाद के पूरे जीवन चक्र में मार्केटिंग की जानकारी साझा करने का एक आसान तरीका है". "यह उनकी क्रॉस-लेबल परियोजनाओं को सुविधाजनक और कारगर बनाने में भी मदद करता है".