क्या यह इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के लायक है?
अब समाधान के निर्माण में लगने वाले प्रयास पर विचार करने का समय आ गया है और यह तय करना होगा कि क्या यह उचित है. इसमें प्रक्रिया को स्वचालित करने की लागत की तुलना व्यवसाय मूल्य के करना शामिल है. व्यवसाय मान वह लाभ है जो व्यवसाय परियोजना से प्राप्त करता है.
कुछ नहीं करने की लागत
यह पता लगाने के लिए कि क्या यह प्रक्रिया को स्वचालित करने के लायक है, आपको सबसे पहले समस्या को हल नहीं करने की लागत को समझना चाहिए.
Microsoft Power Platform समाधान से प्राप्त व्यवसाय मूल्य को परिभाषित करने के एक भाग के रूप में, आपको वर्तमान तरीके से समस्या को हल करने के लिए अपने संगठन की लागत क्या है, इसकी बेहतर समझ प्राप्त करनी चाहिए. दूसरे शब्दों में, कुछ भी नहीं करने की लागत को मापें.
वर्तमान लागत की गणना करने के लिए, वर्तमान प्रक्रिया को करने में लगने वाले समय की पहचान करें और प्रदर्शन करने वाले लोगों की लागत से गुणा करें. आप एक बार शुरू से अंत तक प्रक्रिया को चलाने की लागत का निर्धारण करके वार्षिक लागत को माप सकते हैं, फिर आप वर्ष में प्रक्रिया को जितनी बार करेंगे, उससे गुणा कर दीजिए. किसी भी अन्य लागत जैसे कि सॉफ़्टवेयर लाइसेंस, पेपर, डाक, और इसके बाद में जोड़ें.
उदाहरण: वर्तमान व्यय प्रक्रिया की लागत
पहली बात जो हमें समझने की जरूरत है, वह यह है कि संगठन को व्यय रिपोर्ट प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से जारी रखने के लिए लागत क्या है? जब हमने अपने सहकर्मियों से बात की, तो हमने यह पाया:
हमने पाया कि उन्हें हर हफ्ते लगभग एक घंटे का समय लगता है, ताकि वे अपनी सभी रसीदें खोज सकें और मैन्युअल खर्च की रिपोर्ट भर सकें. अभय ने संकेत दिया कि प्रति सप्ताह लगभग 140 व्यय रिपोर्टें हैं. हमने यह भी सीखा कि प्रत्येक टीम के सदस्य की पूरी तरह से भरी हुई लागत लगभग $90/घंटा है.
(140 व्यय रिपोर्ट × 1 घंटा/सप्ताह) × $90 = $12,600/सप्ताह
52 सप्ताह × $12,600 = $655,200 एक वर्ष
निक व्यय रिपोर्ट की समीक्षा या अनुमोदन नहीं कर रहे हैं; यह सब पूरा करने का काम अभय और उनकी टीम पर है। चूंकि निक नियमित रूप से टीम के खर्चों की निगरानी नहीं कर रहे हैं, इसलिए खर्चों की जांच करने, धोखाधड़ी पर नजर रखने और टीम की खर्च करने की आदतों को अनुकूल बनाने का एक महत्वपूर्ण अवसर चूक रहा है।
अभय ने हमें बताया कि टीम प्रत्येक व्यय रिपोर्ट पर लगभग 15 मिनट खर्च करती है, प्रति सप्ताह औसतन 140 रिपोर्ट प्राप्त करती है, तथा उनमें से 25 प्रतिशत को सूचना के अभाव के कारण वापस भेज देती है।
प्रारंभिक समीक्षा: 140 व्यय रिपोर्ट × 15 मिनट की समीक्षा = 35 घंटे
प्रारंभिक समीक्षा: 35 घंटे × $90 = $3,150 एक सप्ताह = $163,800/वर्ष
नियम की समीक्षा: 35 व्यय रिपोर्ट × 15 मिनट की समीक्षा = 8.75 घंटे
कार्य की समीक्षा: 8.75 घंटे × $90/hr = $787.50/सप्ताह = $40,950/वर्ष
कुल साप्ताहिक लागत: $3,937.50
कुल वार्षिक लागत: $204,750
व्यय रिपोर्ट के सटीक होने के बाद सत्यापित किया जाता है, प्रत्येक व्यय श्रेणी के सामान्य खाता कोड को देखने के लिए और रिपोर्ट के प्रत्येक व्यय लाइन पर उन्हें लिखने के लिए व्यय रिपोर्ट में लगभग 7 मिनट प्रति रिपोर्ट लगती है.
140 खर्च रिपोर्ट × कोडिंग के 7 मिनट = 16.5 घंटे/सप्ताह = $1,485/सप्ताह = $77,220/वर्ष
शार्लेट के लिए भुगतान हेतु संसाधित करने के लिए वित्तीय प्रणाली में भुगतान पत्रिका बनाने के लिए और वित्तीय रिपोर्ट पर प्रकट होने में लगभग 10 मिनट प्रति व्यय रिपोर्ट में लगते हैं.
140 व्यय रिपोर्ट × 10 मिनट = 23.8 घंटे/सप्ताह = $2,142/सप्ताह = $111,384/वर्ष
चार्लोट प्रत्येक सप्ताह बजट की समीक्षा करना चाहती है, लेकिन उसे गुरुवार तक रिपोर्ट नहीं मिल पाती, जबकि अभय समीक्षा पूरी कर लेता है और रिपोर्ट में छूटी हुई जानकारी वापस ले लेता है। (हालांकि यह मौद्रिक लागत नहीं है, इसका व्यवसाय पर प्रभाव नहीं पड़ता है.)
पूरी प्रक्रिया की लागत कंपनी की है:
$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554
नोट
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