प्रक्रिया डिज़ाइन
जब आप किसी प्रक्रिया स्वचालन को डिज़ाइन करते हैं, तो पहला कदम यह तय करना होता है कि कब और क्या स्वचालित करना है। आपके पास वर्तमान में मौजूद व्यावसायिक प्रक्रिया को देखते हुए, आपको सबसे पहले यह पहचानना चाहिए कि प्रक्रिया के किस भाग को स्वचालित करना है।
स्वचालन क्षेत्रों की पहचान करना
स्वचालन द्वारा आप संभावित रूप से जिस प्रकार के लाभ प्राप्त कर सकते हैं, वे इन श्रेणियों में आते हैं:
मानकीकृत व्यावसायिक नियम लगातार लागू करें
दोहराई जाने वाली प्रक्रियाओं पर मैन्युअल काम कम करें
मानवीय त्रुटि कम करें
स्वीकृतियों को कारगर बनाएं
उच्च मात्रा वाले लेनदेन में दक्षता हासिल करें
सिस्टम के बीच डेटा को कुशलतापूर्वक स्थानांतरित करें (मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कम करें)
उपलब्ध संसाधनों का अधिकतम उपयोग करें
थ्रूपुट बढ़ाएँ
मानकीकृत व्यावसायिक नियम लागू करें
व्यावसायिक नियम यदि/तब तर्क हैं जो आपकी व्यावसायिक नीतियों को लागू करते हैं। उन्हें स्वचालित करने से यह सुनिश्चित होता है कि हर बार उनका लगातार पालन किया जाएगा।
हमारे नमूना व्यय रिपोर्टिंग परिदृश्य में, एक व्यावसायिक नियम के लिए आवश्यक है कि यदि व्यय रिपोर्ट राशि $10,000 से अधिक है, तो इसे सीएफओ द्वारा भी अनुमोदित किया जाना चाहिए। प्रक्रिया को स्वचालित करके, अभय यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी उच्च-डॉलर व्यय रिपोर्ट किसी का ध्यान नहीं जाएगी।
दोहराव वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करें
दोहराई जाने वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से आपके कर्मचारियों को मानसिक और शारीरिक जलन से बचने में मदद मिल सकती है। हर बार एक ही तरीके से की जाने वाली प्रक्रियाएं स्वचालन पर विचार करने के लिए आपकी सूची में सबसे ऊपर होनी चाहिए।
उदाहरण के लिए, अकाउंटेंट अभय को सभी से व्यय प्रपत्र और रसीदें एकत्र करनी होंगी। रसीदें किसी रेस्तरां से प्राप्त कागजी रसीद या विक्रेताओं से प्राप्त कागजी चालान हो सकती हैं। अभय को इन कागजात को मैन्युअल रूप से स्कैन करके एक पीडीएफ फाइल में स्टोर करना होगा। अभय को कागज पर जो लिखा है उसे दर्ज करना होगा और प्रस्तुत की गई प्रत्येक व्यय रिपोर्ट के लिए इसे वित्तीय प्रणाली में पोस्ट करना होगा।
मानवीय त्रुटि कम करें
मानों को एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में कॉपी और पेस्ट करना, या पेपर फॉर्म से डेटा को कुंजीबद्ध करना जैसे कार्य ऐसी प्रक्रियाएं हैं जहां मानवीय त्रुटियां हो सकती हैं।
व्यय रिपोर्टिंग परिदृश्य के लिए एक उदाहरण मामला यह है कि अभय को कर्मचारी बैंकिंग विवरण देखकर, फिर बैंकिंग प्रणाली तक पहुंच कर कर्मचारी को नकदी की प्रतिपूर्ति करने की आवश्यकता होती है।
अकाउंटेंट अभय के लिए व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो दिखाने वाला आरेख। प्रक्रिया में दो चरण ("कर्मचारी बैंकिंग विवरण देखें" और "आवेदक को नकद प्रतिपूर्ति") उन संभावित क्षेत्रों को इंगित करने के लिए लाल रंग में घेरे गए हैं जहां Power Automate इन चरणों को स्वचालित करके मानवीय त्रुटियों को कम किया जा सकता है।
स्वीकृतियों को कारगर बनाएं
एक अलग प्रकार की त्रुटि तब होती है जब लोग अपना कार्य करना भूल जाते हैं। आप उन्हें सौंपे गए कार्य या प्रक्रिया पर काम करने की याद दिलाने के लिए स्वचालन सेट कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, ली ने एक व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत की है लेकिन निक ने कुछ समय तक अनुमोदन अनुरोध का जवाब नहीं दिया है। निक को निर्णय लेने के लिए याद दिलाने के लिए एक स्वचालन स्थापित किया जा सकता है, और यहां तक कि अनुस्मारक से सीधे प्रतिक्रिया देने के लिए एक बटन भी प्रदान किया जा सकता है।
अकाउंटेंट अभय के लिए व्यवसाय प्रोसेस फ़्लो दिखाने वाला आरेख। अनुमोदन प्रक्रिया को बदल दिया गया है ताकि स्थिति की जांच करने के लिए एक ट्रिगर स्वचालन स्थापित करके अनुमोदन के लिए एक अनुस्मारक स्वचालित हो जाए। यदि अनुमोदन पूरा हो गया है, तो स्वचालन समाप्त हो गया है; और यदि अनुमोदन पूरा नहीं हुआ है, तो अनुमोदनकर्ता को एक अनुस्मारक भेजा जाता है और अनुमोदन पूरा होने तक जांच करने के लिए अनुस्मारक स्वचालन फिर से चलाया जाएगा।
उच्च-मात्रा वाली प्रक्रियाओं में दक्षता हासिल करें
एक अन्य क्षेत्र जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं वह उच्च-मात्रा वाली प्रक्रियाएँ हैं। उच्च-मात्रा वाली प्रक्रियाएँ ऐसी प्रक्रियाएँ हैं जो दैनिक आधार पर बहुत बार होती हैं। यह दोहराव वाली प्रक्रियाओं से निकटता से जुड़ा हुआ है लेकिन थोड़ा अलग है। आपके पास एक ऐसी प्रक्रिया हो सकती है जिसमें केवल एक या दो चरण हो सकते हैं जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है। हालाँकि, यदि एक प्रक्रिया को कई बार किया जाना चाहिए, तो छोटे सुधार भी बड़े प्रभाव डाल सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि व्यय रिपोर्टिंग परिदृश्य 1,000 सेल्सपर्सन के लिए है, तो सुधार का प्रत्येक मिनट दो कार्य दिवसों के समय की बचत के बराबर होगा। वास्तविक प्रभाव का विश्लेषण एनालिटिक्स सुविधाओं का उपयोग करके किया जा सकता है।
स्वचालित डेटा प्रविष्टि
हो सकता है कि आप मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज कर रहे हों क्योंकि आपके पास दो सिस्टम हैं जो एक-दूसरे से बात नहीं करते हैं। हमारे व्यय रिपोर्टिंग परिदृश्य में, यह वह जगह है जहां अभय प्रस्तुत व्यय रिपोर्ट से मूल्यों को पुनः दर्ज करके लेखांकन प्रणाली में डेटा इनपुट करता है।
उपलब्ध संसाधनों का अधिकतम उपयोग करें
अतिरिक्त अच्छे स्वचालन उम्मीदवार वे प्रक्रियाएं हैं जिन्हें मानव संपर्क से स्वतंत्र रूप से चलाया जा सकता है। इस प्रकार की प्रक्रिया को पहचानना उतना आसान नहीं है, इसलिए सबसे अच्छा तरीका यह कल्पना करना है कि क्या ऐसी प्रक्रियाएं हैं जिन्हें आपके सामान्य व्यावसायिक घंटों के बाहर पूरा किया जा सकता है। ऐसा स्वचालन आपके लोगों के "गुणक" के रूप में कार्य करता है और आपके अन्य संसाधनों (जैसे पीसी) का पूरी तरह से उपयोग करता है।
आप उन प्रक्रियाओं के लिए भी स्वचालन का उपयोग कर सकते हैं जिनमें मानव संपर्क की तुलना में बहुत अधिक समय लगता है, लेकिन अगर इसे रात के समय किया जाए जब स्वचालन समाप्त होने की कोई जल्दी न हो तो यह सहनीय है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति अपने दिन की शुरुआत रात भर में आए ऑर्डर को संसाधित करके करता है, तो आप स्वचालन बना सकते हैं जो ऑर्डर आते ही संसाधित करता है, ताकि आपकी टीम सुबह सबसे पहले ऑर्डर को पूरा करना शुरू कर सके।
थ्रूपुट बढ़ाएँ
उपलब्ध संसाधनों के अधिकतम उपयोग के समान, स्वचालन आपको किसी विशेष प्रक्रिया के थ्रूपुट को बढ़ाने में भी मदद करता है। इस प्रकार के स्वचालन के साथ, आपकी वर्तमान प्रक्रिया स्वचालन के समानांतर मनुष्यों द्वारा निष्पादित की जा सकती है।
उदाहरण के लिए, अभय अकाउंटेंट व्यय रिपोर्ट संसाधित करने वाला एकमात्र व्यक्ति हो सकता है और उनके मानक कार्य घंटे सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे के बीच हो सकते हैं। एक स्वचालन स्थापित करने से, आपके पास व्यय रिपोर्ट को संसाधित करने के लिए Power Automate भी हो सकता है, और इसलिए इसे संसाधित करने के लिए आपके पास अभय और स्वचालन दोनों हैं, जिसके परिणामस्वरूप उच्च थ्रूपुट होता है।
उदाहरण परिदृश्य
जब सभी स्वचालन क्षेत्रों को लागू किया जाता है, तो नीचे दिए गए उदाहरण से पता चलता है कि कैसे एक व्यय रिपोर्टिंग व्यवसाय प्रक्रिया को Power Automate थ्रूपुट में सुधार, उपलब्ध संसाधनों को अधिकतम करने, डेटा प्रविष्टियों को स्वचालित करने के साथ-साथ अनुमोदन को सुव्यवस्थित करके कवर किया जा सकता है।
