प्रक्रिया और रिकॉर्डिंग तैयार करें
इससे पहले कि आप अपनी प्रक्रियाओं की कल्पना और विश्लेषण करने के लिए कार्य खनन क्षमता का उपयोग कर सकें, आपको यह करना होगा:
- अपनी प्रक्रिया में प्रक्रिया खनन क्षमता बनाएं। Power Automate
- रिकॉर्डर का उपयोग करके प्रक्रिया को बनाने वाली गतिविधियों को रिकॉर्ड करें। Power Automate
- विश्लेषण के लिए रिकॉर्डिंग तैयार करें.
- (वैकल्पिक) अनुशंसित गतिविधि नाम बनाएं ताकि आपके और अन्य लोगों के लिए विश्लेषण के लिए रिकॉर्डिंग तैयार करना आसान हो सके।
निम्नलिखित वीडियो में प्रक्रियाओं के बारे में और जानें।
एक प्रक्रिया बनाएं
सामान्य तौर पर, आपको लगता है कि प्रक्रियाएँ अक्षम या दोहराव वाली हो सकती हैं, जो विश्लेषण के लिए अच्छी उम्मीदवार हैं।
Power Automateमें लॉग इन करें।
बाईं ओर के नेविगेशन फलक पर, प्रोसेस माइनिंग चुनें।
नई प्रक्रिया बनाएं अनुभाग में, यहां प्रारंभ करें टाइल चुनें।
अपनी प्रक्रिया और विवरण के लिए एक नाम दर्ज करें, और फिर रिकॉर्डिंग चुनें।
बनाएँ चुनें.
अपनी प्रक्रिया रिकॉर्ड करें
दो तरीकों में से एक में रिकॉर्डिंग बनाएं:
प्रक्रिया निर्माण के बाद सीधे एक रिकॉर्डिंग बनाएं
एक प्रक्रिया बनाने के बाद, आपको अगले चरणों के रूप में दो विकल्पों वाली एक स्क्रीन दिखाई देगी।
- रिकॉर्डिंग जोड़ें चुनें।
प्रक्रिया विवरण स्क्रीन से एक रिकॉर्डिंग बनाएं
विवरण स्क्रीन से रिकॉर्डिंग बनाने के लिए, अपनी प्रक्रिया ढूंढें और चुनें।
दाईं ओर टाइल्स के नीचे प्रक्रिया खनन>सभी प्रक्रियाएं चुनें।
प्रक्रिया विवरण स्क्रीन पर जाने के लिए प्रक्रिया का नाम चुनें।
शीर्ष पर मेनू पर, नई रिकॉर्डिंग चुनें।
रिकॉर्डर खोलें चुनें।
रिकॉर्डर को लॉन्च करें Power Automate
पहले वर्णित किसी भी विधि का उपयोग करने पर, आपको एक संदेश प्राप्त होना चाहिए जो कहता है रिकॉर्डर को लॉन्च कर रहा है Power Automate।
आपको शुरू करने से पहले डाउनलोड Power Automate कर लेना चाहिए था। हालाँकि, आप इसे इंस्टॉल करने के लिए ऐप प्राप्त करें का चयन भी कर सकते हैं।
यदि आपने Power Automate इंस्टॉल किया है, तो आपको एक Open Power Automate ब्राउज़र पॉप-अप विंडो देखनी चाहिए। ऐप खोलने के लिए इसे चुनें।
यदि Power Automate स्थापित है लेकिन ठीक से नहीं खुलता है, तो फिर से खोलें चुनें।
Power Automate रिकॉर्डर का उपयोग करें
अपनी प्रक्रिया को केवल एक चरण में रिकॉर्ड करना प्रारंभ करें।
डेस्कटॉप रिकॉर्डर स्क्रीन पर, रिकॉर्ड चुनें।
वे क्रियाएं करें जिन्हें आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं, और फिर रिकॉर्डर स्क्रीन के नीचे समाप्त का चयन करें।
रिकॉर्डिंग सफलतापूर्वक सहेजे जाने के बाद, रिकॉर्ड किए गए चरणों को देखने और विश्लेषण के लिए रिकॉर्डिंग तैयार करने के लिए रिकॉर्डिंग देखें का चयन करें।
नोट
रिकॉर्डिंग की लंबाई के आधार पर, कार्रवाई उपलब्ध होने में कुछ समय लग सकता है।
रिकॉर्डर सुविधाएँ
जैसे ही आप अपने कार्यों को रिकॉर्ड करते हैं, क्रिया विवरण रिकॉर्डर स्क्रीन पर सूचीबद्ध होते हैं।
अपनी रिकॉर्डिंग से किसी भी कार्रवाई को हटाने के लिए, ट्रैश कैन आइकन का चयन करें।
रिकॉर्डिंग को अस्थायी रूप से रोकने के लिए, किसी भी समय रिकॉर्डिंग रोकें चुनें।
जहां आपने रिकॉर्डिंग छोड़ी थी, वहां से रिकॉर्डिंग जारी रखने के लिए, फिर से रिकॉर्डिंग शुरू करें चुनें।
सभी रिकॉर्ड की गई कार्रवाइयों को मिटाने और फिर से शुरू करने के लिए, रिकॉर्डिंग रीसेट करें चुनें।
रिकॉर्डिंग युक्तियाँ
अपने रिकॉर्डिंग अनुभव को बेहतर बनाने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें।
अपने कार्यों में व्यवस्थित रहें. इसमें उस आइटम को चुनने से पहले उस पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लाल बॉक्स की प्रतीक्षा करना शामिल है जिसके साथ आप इंटरैक्ट करने का प्रयास कर रहे हैं, क्योंकि इसमें थोड़ी देरी हो सकती है।
यदि गलती से कोई चयन हो गया हो, तो रिकॉर्डर स्क्रीन से कार्रवाई हटा दें।
यदि आप कोई ऐसा चरण रिकॉर्ड करते हैं जो प्रक्रिया का हिस्सा बनने के लिए अभिप्रेत नहीं है, तो ट्रैश आइकन वाले चरण को हटा दें।
विश्लेषण के लिए एक रिकॉर्डिंग तैयार करें
एक बार रिकॉर्डिंग समाप्त हो जाने पर, रिकॉर्ड की गई कार्रवाइयों को रिकॉर्डिंग विवरण स्क्रीन पर देखा जा सकता है। आगे बढ़ने से पहले विश्लेषण के लिए रिकॉर्डिंग तैयार करना महत्वपूर्ण है।
प्रक्रिया के दौरान दर्ज की गई गतिविधियाँ बहुत विस्तृत और विशिष्ट हो सकती हैं। उन्हें समझने और एक स्पष्ट प्रक्रिया मानचित्र बनाने के लिए, इन कार्यों को बड़ी गतिविधियों में एक साथ समूहीकृत करने की आवश्यकता है। प्रक्रिया खनन क्षमता अब स्वचालित रूप से समान क्रियाओं को गतिविधियों में समूहित करने में सक्षम है।
सुनिश्चित करें कि विश्लेषण से पहले किसी भी संवेदनशील जानकारी को रिकॉर्डिंग से हटा दिया जाए। डेटा गोपनीयता और सुरक्षा की रक्षा के लिए ऐसा किया जा सकता है। अपने डेटा को सुरक्षित रखने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने डेटा को सुरक्षित रखें पर जाएँ।
विश्लेषण के लिए रिकॉर्डिंग कैसे तैयार करें, इस पर एक छोटा वीडियो यहां दिया गया है।
क्रियाओं को गतिविधियों में समूहित करना
एक बार जब आप रिकॉर्डिंग प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो आप देख सकते हैं कि कुछ गतिविधियाँ आपके लिए पहले ही स्वचालित रूप से बनाई जा चुकी हैं। आपके पास इन गतिविधियों को वैसे ही रखने का विकल्प है, या आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप उन्हें बेहतर ढंग से संशोधित कर सकते हैं।
किसी मौजूदा गतिविधि को संपादित करें
किसी मौजूदा गतिविधि को संपादित करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।
किसी गतिविधि की आरंभिक क्रिया को बदलने के लिए, गतिविधि के शीर्षलेख को क्रियाओं की सूची में वांछित आरंभिक बिंदु तक ऊपर या नीचे खींचें।
किसी गतिविधि का नाम बदलने के लिए, उसे चुनें और दाईं ओर एक कॉम्बो बॉक्स दिखाई देगा।
आप ड्रॉपडाउन मेनू में मौजूदा गतिविधि नामों में से चुन सकते हैं, या यदि आवश्यक हो तो अपना स्वयं का नाम बना सकते हैं।
एक नई गतिविधि जोड़ें
आप किसी गतिविधि को रिकॉर्ड करने के बाद उसे प्रक्रिया में जोड़ सकते हैं।
गतिविधि शीर्षलेख जोड़ने के लिए गतिविधि जोड़ें चुनें। हेडर के नीचे और अगले गतिविधि हेडर से पहले की सभी गतिविधियाँ समूह का हिस्सा हैं।
गतिविधि शीर्षलेख को क्रिया सूची में ऊपर या नीचे ले जाएं जहां आप गतिविधि शुरू करना चाहते हैं।
मौजूदा गतिविधि के नाम ढूंढने या नया बनाने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करके दाईं ओर गतिविधि को नाम दें।
गतिविधि हटाएँ
विश्लेषण करने के लिए, आपको कम से कम दो गतिविधियों की आवश्यकता है। अन्यथा, प्रक्रिया मानचित्र सार्थक नहीं होगा.
यदि आप कोई स्वचालित गतिविधि नहीं बनाना चाहते हैं या कोई गलती कर दी है और कोई गतिविधि हटाना चाहते हैं, तो कमांड बार में गतिविधि हटाएं चुनें।
यदि आप स्वतः निर्मित कोई भी गतिविधि नहीं चाहते हैं या बस नए सिरे से शुरू करना चाहते हैं, तो कमांड बार में सभी गतिविधियों को हटाएं चुनें।
किसी भी समय, अपना काम सहेजने के लिए ऊपर दाईं ओर सहेजें चुनें।
सहेजें और विश्लेषण करें
जब आप समूहीकरण समाप्त कर लें, तो ऊपर दाईं ओर सहेजें और विश्लेषण करें चुनें।
एक बार विश्लेषण करने के बाद, एनालिटिक्स पेज पर जाने के लिए नोटिफिकेशन बार में विश्लेषिकी देखें चुनें।
अधिक जानने के लिए, प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें पर जाएं।
वैकल्पिक रूप से, आप सहेजें और विश्लेषण करें के आगे कैरेट का चयन करके विश्लेषण किए बिना सहेज सकते हैं, और फिर सहेजें का चयन कर सकते हैं।
प्रक्रिया विवरण स्क्रीन पर लौटने के लिए बंद करें चुनें।
समूहीकरण युक्तियाँ
यहां क्रियाओं को गतिविधियों में समूहित करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं, जो आपके उपयोग के मामले में सहायक हो सकते हैं।
मौजूदा गतिविधि नाम का उपयोग करें: यह अधिक सुसंगत और सटीक प्रक्रिया मानचित्र बनाता है। जब भी कोई रिकॉर्डिंग सहेजी जाती है तो गतिविधि के नाम ड्रॉपडाउन मेनू में उपलब्ध होते हैं। उस नाम का उपयोग करने वाली सभी रिकॉर्डिंग से हटाए जाने के बाद मेनू से किसी गतिविधि का नाम हटाने के लिए, आपको रिकॉर्डिंग का विश्लेषण करने की आवश्यकता है।
पैटर्न देखें: बार-बार होने वाले पैटर्न के लिए रिकॉर्ड की गई कार्रवाइयों का विश्लेषण करें, जैसे किसी कार्य को पूरा करने के लिए उठाए गए समान कदम या उपयोग किए जाने वाले सामान्य एप्लिकेशन। इन क्रियाओं को एक साथ समूहित करने से सामान्य गतिविधियों की पहचान करने में मदद मिल सकती है।
विवेक का प्रयोग करें: उन क्रियाओं को एक साथ समूहित करें जो आपके लिए मायने रखती हों और समग्र प्रक्रिया से संबंधित हों। उदाहरण के लिए, यदि आप बिक्री प्रक्रिया का विश्लेषण कर रहे हैं, तो आप लीड जनरेशन, आउटरीच और समापन सौदे से संबंधित कार्रवाइयों को समूहित कर सकते हैं।
आवृत्ति पर विचार करें: आप अक्सर होने वाली क्रियाओं को एक साथ समूहित करना चाह सकते हैं। इससे प्रक्रिया में आने वाली बाधाओं या उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद मिल सकती है जहां स्वचालन फायदेमंद हो सकता है।
निर्भरताओं के बारे में सोचें: उन क्रियाओं को समूहीकृत करने पर विचार करें जिनकी एक-दूसरे पर निर्भरता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी फ़ाइल को अपलोड करने से पहले उसे डाउनलोड करना है, तो इन दोनों गतिविधियों को एक साथ समूहीकृत किया जा सकता है।
फीडबैक का उपयोग करें: कार्यों के समूहीकरण पर फीडबैक प्राप्त करने के लिए प्रक्रिया में अन्य हितधारकों के साथ सहयोग करें, जैसे कि कार्य करने वाले कर्मचारी या प्रक्रिया की देखरेख करने वाले पर्यवेक्षक। उनकी अंतर्दृष्टि प्रक्रिया मानचित्र की सटीकता और उपयोगिता को बेहतर बनाने में मदद कर सकती है।
अनुशंसित गतिविधि नाम बनाएं
एक प्रक्रिया स्वामी या सह-स्वामी के रूप में, आप किसी प्रक्रिया के लिए अनुशंसित गतिविधि नाम बना सकते हैं। यह सभी रिकॉर्डिंग्स में नामकरण में अधिक स्थिरता सुनिश्चित करता है।
प्रक्रिया विवरण स्क्रीन पर, गतिविधि नाम बनाएं चुनें।
अनुशंसित सूची में एक नई गतिविधि नाम प्रविष्टि जोड़ने के लिए, नया नाम चुनें।
पूर्ण कर लेने के बाद, सहेजें चुनें.
आपके द्वारा जोड़े गए गतिविधि नाम अब नीचे दिखाई देंगे अनुशंसित नाम रिकॉर्डिंग के लिए क्रियाओं को समूहीकृत करते समय ड्रॉपडाउन मेनू में। कोई भी गतिविधियाँ जो अनुशंसित सूची में परिभाषित नहीं हैं, वे नीचे दिखाई देती हैं कस्टम नाम.