SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधित करें

Microsoft Dataverse SharePoint Online के साथ एकीकरण का समर्थन करता है जो आपको Dataverse के भीतर से SharePoint की दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं का उपयोग करने में सक्षम बनाता है. Power Pages किसी वेबसाइट पर मूल प्रपत्र या मल्टीस्टेप प्रपत्र पर सीधे SharePoint से दस्तावेज़ अपलोड करने और प्रदर्शित करने का समर्थन करता है. यह सुविधा वेबसाइट उपयोगकर्ताओं को वेबपेज से दस्तावेज़ देखने, डाउनलोड करने, जोड़ने और हटाने की अनुमति देती है. वेबसाइट उपयोगकर्ता अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए सबफ़ोल्डर्स भी बना सकती हैं.

नोट

• दस्तावेज़ प्रबंधन केवल SharePoint Online के साथ कार्य करता है.
• दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर-आधारित एकीकरण के साथ समर्थित है.

Dataverse के भीतर से SharePoint की दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं के साथ काम करने के लिए, आपको निम्न कदम उठाने होंगे:

1. अपने परिवेश के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता सक्षम करें

2. SharePoint व्यवस्थापक केंद्र से एकीकरण सेट अप करें Power Platform

3. तालिकाओं के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सक्षम करें

4. दस्तावेज़ों में उपयुक्त फ़ॉर्म कॉन्फ़िगर करें Power Apps

5. उपयुक्त तालिका अनुमति बनाएं और उसे उपयुक्त वेब भूमिका को असाइन करें

चरण 1: मॉडल-चालित अनुप्रयोग में दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता सक्षम करें

आपको सर्वर-आधारित SharePoint एकीकरण का उपयोग करके मॉडल-चालित अनुप्रयोग में दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता को सक्षम करना होगा. सर्वर-आधारित SharePoint एकीकरण मॉडल-संचालित अनुप्रयोग और SharePoint को सर्वर-से-सर्वर कनेक्शन को निष्पादित करने देता है. Power Pages द्वारा डिफ़ॉल्ट SharePoint साइट रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है. मॉडल-चालित अनुप्रयोगों में दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता को कैसे सक्षम किया जाए, इस बारे में जानकारी के लिए, देखें SharePoint ऑनलाइन का उपयोग करने के लिए मॉडल-संचालित अनुप्रयोगों को सेट करें.

नोट

ये निर्देश Dynamics 365 Customer Engagement ऐप्स को संदर्भित कर सकते हैं, आप Dynamics 365 ऐप्स सक्षम किए बिना SharePoint Online को Dataverse के साथ एकीकृत करने के लिए सक्षम कर सकते हैं.

चरण 2: Power Platform व्यवस्थापन केंद्र से SharePoint एकीकरण सेट अप करें

SharePoint की दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं का उपयोग करने के लिए, आपको Power Platform व्यवस्थापन केंद्र से SharePoint एकीकरण को सक्षम करना होगा.

SharePoint एकीकरण सक्षम करें

नोट

SharePoint एकीकरण को सक्षम करने के लिए आपको एक ग्लोबल व्यवस्थापक होना चाहिए.

1. Power Platform व्यवस्थापन केंद्र खोलें.

   1. संसाधन के अंतर्गत, Power Pages साइट्स चुनें.

   2. वह साइट चुनें जहाँ आप SharePoint एकीकरण को सक्षम करना चाहते हैं. मुख्य मेनू से प्रबंधित चुनें.

   या

   1. परिवेश सेक्शन में, उस परिवेश का चयन करें जिसमें वह साइट शामिल है जिसमें आप SharePoint एकीकरण को सक्षम करना चाहते हैं.

   2. संसाधन क्षेत्र में, Power Pages साइट्स चुनें.

   3. वह साइट चुनें जहाँ आप SharePoint एकीकरण को सक्षम करना चाहते हैं. मुख्य मेनू से प्रबंधित चुनें.

2. साइट सूचना पृष्ठ पर, सेवा सेक्शन में, हाँ स्थिति में SharePoint एकीकरण नियंत्रण का चयन करें.

   

3. पुष्टिकरण विंडो में सक्षम करें चुनें. यह सेटिंग वेबसाइट को SharePoint के साथ संचार करने में सक्षम बनाएगी. जबकि SharePoint एकीकरण सक्षम किया जा रहा है, वेबसाइट पुनः आरंभ होगी और कुछ मिनटों के लिए अनुपलब्ध रहेगी. SharePoint एकीकरण सक्षम होने पर एक संदेश दिखाई देगा.

SharePoint एकीकरण अक्षम करें

नोट

SharePoint एकीकरण को अक्षम करने के लिए आपको एक ग्लोबल व्यवस्थापक होना चाहिए.

1. Power Platform व्यवस्थापन केंद्र खोलें.

   1. संसाधन के अंतर्गत, Power Pages साइट्स चुनें.

   2. वह साइट चुनें जहाँ आप SharePoint एकीकरण को अक्षम करना चाहते हैं. मुख्य मेनू से प्रबंधित चुनें.

   या

   1. परिवेश सेक्शन में, उस परिवेश का चयन करें जिसमें वह साइट शामिल है जिसमें आप SharePoint एकीकरण को अक्षम करना चाहते हैं.

   2. संसाधन क्षेत्र में, Power Pages साइट्स चुनें.

   3. वह साइट चुनें जहाँ आप SharePoint एकीकरण को सक्षम करना चाहते हैं. मुख्य मेनू से प्रबंधित चुनें.

2. साइट सूचना पृष्ठ पर, सेवा सेक्शन में, नहीं स्थिति में SharePoint एकीकरण नियंत्रण का चयन करें.

3. पुष्टिकरण विंडो में अक्षम करें चुनें. इस सेटिंग को बंद करने से SharePoint के साथ संचार अक्षम हो जाएगा. प्रक्रिया के दौरान, वेबसाइट पुनः आरंभ होगी और कुछ मिनटों के लिए अनुपलब्ध रहेगी. SharePoint एकीकरण अक्षम होने पर एक संदेश दिखाई देगा.

एकीकरण को सक्षम या अक्षम करने से वेबसाइट के लिए एप्लिकेशन अपडेट हो जाएगा और क्रमशः आवश्यक अनुमतियाँ जोड़ी या हटाई जाएंगी। SharePoint Microsoft Entra SharePoint आपको एप्लिकेशन में किए जाने वाले परिवर्तनों के लिए अपनी सहमति प्रदान करने के लिए भी पुनर्निर्देशित किया जाएगा। Microsoft Entra

यदि आप अपनी सहमति प्रदान नहीं करते:

• SharePoint एकीकरण सक्षम या अक्षम करना पूरा नहीं होगा और एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित होगा.

• वेबसाइट पर आपका आउट-ऑफ-द-बॉक्स Microsoft Entra साइन-इन काम नहीं करेगा।

चरण 3: तालिकाओं के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सक्षम करें

आपको SharePoint में तालिका रिकॉर्ड्स से संबंधित दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए तालिकाओं के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन को सक्षम करना होगा. तालिकाओं के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन को सक्षम करने के बारे में जानकारी के लिए, विशिष्ट तालिकाओं के लिए SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन सक्षम करें देखें.

चरण 4: दस्तावेज़ प्रदर्शित करने के लिए उपयुक्त प्रपत्र कॉन्फ़िगर करें

Dataverse प्रपत्र कॉन्फ़िगरेशन

आपको एक सबग्रिड घटक जोड़कर Dataverse प्रपत्र को कॉन्फ़िगर करना होगा जो आपको वेबपेज पर संबंधित दस्तावेज़ों के साथ काम करने की अनुमति देगा.

उस तालिका और संबंधित प्रपत्र की पहचान करें जहाँ आप दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं का उपयोग करना चाहते हैं.

उस तालिका के लिए डेटा कार्यस्थान प्रपत्र डिज़ाइनर खोलें, जिसे आप दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

1. घटक जोड़ें चुनें

2. सबग्रिड घटक को चुनें.

3. तालिका के लिए, दस्तावेज़ स्थान चुनें.

4. डिफ़ॉल्ट दृश्य के लिए, सक्रिय दस्तावेज़ स्थान चुनें

5. पूर्ण चयन करें.

आप अपनी आवश्यकता के अनुसार नाम और लेबल निर्दिष्ट कर सकते हैं. सबग्रिड को जोड़ने और कॉन्फ़िगर करने के बाद प्रपत्र को सहेजें और प्रकाशित करें.

नोट

आप जिस तालिका के लिए प्रपत्र संपादित करते हैं उसके लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सक्षम होना चाहिए. अधिक जानकारी: तालिकाओं के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सक्षम करें

Power Pages कॉन्फ़िगरेशन

आपके द्वारा पहले बनाए गए सबग्रिड के साथ Dataverse प्रपत्र का उपयोग करके किसी वेबपेज पर प्रपत्र घटक या मल्टीस्टेप प्रपत्र घटक को कॉन्फ़िगर करें.

फ़ाइलों को अपलोड करने में सक्षम होने के लिए प्रपत्र कॉन्फ़िगरेशन के डेटा टैब पर इस प्रपत्र से डेटा सेटिंग को मौजूदा रिकॉर्ड को अपडेट करता है को सेट किया जाना चाहिए.

नोट

फ़ाइल अपलोड करने के लिए पैरेंट तालिका रिकॉर्ड मौजूद होना चाहिए. यदि इस प्रपत्र से डेटा सेटिंग एक नया रिकॉर्ड बनाता है, तो दस्तावेज़ अपलोड काम नहीं करेगा क्योंकि प्रपत्र सबमिट होने तक पैरेंट टेबल रिकॉर्ड नहीं बनाया जाता है.

चरण 5: उपयुक्त तालिका अनुमति बनाएँ और उसे उपयुक्त वेब रोल को असाइन करें

दस्तावेज़ देखने और अपलोड करने के लिए आवश्यक पहुँच स्थापित करने के लिए दो तालिका अनुमति रिकॉर्ड्स की ज़रूरत है.

1. सुरक्षा कार्यस्थान पर जाएं और तालिका अनुमतियाँ चुनें.
2. पहले से कॉन्फ़िगर किए गए मूल प्रपत्र या मल्टीस्टेप प्रपत्र में उपयोग की गई तालिका को निर्दिष्ट करते हुए एक तालिका अनुमति रिकॉर्ड बनाएँ.
3. एक पहुँच प्रकार और पहुँच प्रकार संबंध चुनें जो आपके चाहे गए प्रपत्र के व्यवहार के लिए उपयुक्त हो.
4. दस्तावेज़ों के लिए पठन पहुँच की अनुमति देने के लिए पठन और इसे अपेंड करें विशेषाधिकारों को सक्षम करें और वै‍कल्पिक रूप से दस्तावेज़ अपलोड करने की अनुमति देने के लिए लेखन विशेषाधिकार को सक्षम करें.
5. भूमिकाएँ के अंतर्गत, एक उपयुक्त वेब भूमिका चुनें.
6. चाइल्ड अनुमतियाँ टैब, + नया चुनें
7. अनुमति को एक नाम दें (कुछ भी हो सकता है).
8. तालिका के रूप में दस्तावेज़ स्थान चुनें.
9. संबंध चुनें
10. अनुमतियों का चयन करें
    • दस्तावेज़ों तक पढ़ने की पहुँच की अनुमति देने के लिए न्यूनतम विशेषाधिकार पढ़ें है।
    • दस्तावेज़ अपलोड पहुँच के लिए बनाएँ , लिखें , और जोड़ें विशेषाधिकार शामिल करें।
    • दस्तावेज़ हटाने की अनुमति देने के लिए हटाएँ को शामिल करें.
11. सहेजें चुनें

नोट

जिस तालिका या बहुचरणीय प्रपत्र पर दस्तावेज़ दिखाने की आवश्यकता है उसके तालिका पर मौजूद पैरेंट तालिका अनुमति रिकॉर्ड की प्रत्येक आवृत्ति के लिए दस्तावेज़ स्थान तालिका पर एक संगत चाइल्ड तालिका अनुमति बनाने की आवश्यकता है.

वेबपेज पर प्रपत्र फाइलों और फ़ोल्डरों की एक सूची दिखाएगा. तालिका अनुमतियों के आधार पर, फ़ाइलें जोड़ने, नया फ़ोल्डर और हटाने की क्षमता होगी.

फ़ाइल अपलोड आकार कॉन्फ़िगर करें

डिफ़ॉल्‍ट रूप से, फ़ाइल का आकार 10 MB पर सेट होता है. हालाँकि, आप SharePoint/MaxUploadSize साइट सेटिंग का उपयोग करके फ़ाइल के आकार को अधिकतम 50 MB पर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

फ़ाइल का अधिकतम डाउनलोड आकार

हम डाउनलोड के लिए उपलब्ध अलग-अलग फ़ाइलों के आकार को 250 MB या इससे कम पर सीमित करने की सलाह देते हैं. यदि आप SharePoint से बड़ी फ़ाइलों को डाउनलोड करने के लिए पोर्टल का उपयोग करते हैं, कुछ मिनटों के बाद कार्रवाई समय सीमा समाप्ति हो सकती है.

भी देखें

दस्तावेज़ प्रबंधन SharePoint