Excel टेम्पलेट के साथ अपने डेटा का विश्लेषण करें और उसे साझा करें

नोट

नया और बेहतर Power Platform व्यवस्थापक केंद्र अब सार्वजनिक पूर्वावलोकन में है! हमने नए व्यवस्थापन केंद्र को उपयोग में आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया है, जिसमें कार्य-उन्मुख नेविगेशन है जो आपको विशिष्ट परिणाम तेजी से प्राप्त करने में मदद करता है। जैसे ही नया Power Platform व्यवस्थापक केंद्र सामान्य उपलब्धता पर जाएगा, हम नए और अद्यतन दस्तावेज़ प्रकाशित करेंगे।

Excel आपके डेटा का विश्लेषण करने और उसे प्रस्तुत करने के शक्तिशाली तरीके प्रदान करता है. Excel टेम्पलेट की सहायता से, आप अपने संगठन में अन्य लोगों के साथ अपने अनुकूलित विश्लेषण आसानी से बना सकते हैं और उसे साझा कर सकते हैं.

निम्न के लिए Excel टेम्पलेट का उपयोग करें:

• विक्रय का अनुमान लगाना

• पाइपलाइन प्रबंधन

• लीड स्कोरिंग

• क्षेत्र की योजना

• और भी अधिक...

  इसका एक त्वरित दृश्य प्राप्त करने के लिए कि किस तरह का विश्लेषण संभव है, आप ग्राहक सहभागिता ऐप (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing और Dynamics 365 Project Service Automation) में शामिल Excel टेम्पलेट आज़मा सकते हैं.

  

एक नया Excel टेम्पलेट बनाएँ

Excel टेम्पलेट बनाने के लिए निम्न चरण हैं.

चरण 1: मौजूदा डेटा से एक नया टेम्पलेट बनाएँ

ऐसे दो स्थान हैं जहाँ आप Excel टेम्पलेट तैयार कर सकते हैं:

• सेटिंग्स पृष्ठ से. सेटिंग्स>टेम्पलेट्स>डॉक्यूमेंट टेम्पलेट्स>नया () पर जाएं। आपके पास सेटिंग पृष्ठ पर जाने के लिए सिस्टम व्यवस्थापक या सिस्टम कस्टमाइज़र से पर्याप्त अनुमति होनी चाहिए.

• रिकॉर्ड की सूची से. उदाहरण के लिए, विक्रय>अवसर>मेरे खुले अवसर. मेनू बार पर, Excel टेम्पलेट>Excel टेम्पलेट बनाएँ पर क्लिक करें.

  

  टेम्प्लेट बनाएं पृष्ठ दिखाई देता है.

  

टेम्पलेट में शामिल करने के लिए डेटा का चयन करें

1. Excel टेम्‍पलेट क्लिक करें.

2. उस निकाय के डेटा को शामिल करने के लिए एक निकाय (रिकॉर्ड प्रकार) का चयन करें. आपके द्वारा अगली फ़ील्ड में चयन किए जा सकने वाले दृश्य आपके द्वारा चयन किए गए निकाय पर निर्भर करते हैं.

3. किसी दृश्य का चयन करें.

4. टेम्पलेट में शामिल करने हेतु स्तंभों के लिए गुण जोड़ने, निकालने और समायोजति करने के लिए स्तंभ संपादित करें क्लिक करें.

5. टेम्पलेट फ़ाइल बनाने के लिए फ़ाइल डाउनलोड करें क्लिक करें.

चेतावनी

आप सेटिंग>डेटा प्रबंधन>डेटा आयात के लिए टेम्पलेट का उपयोग करके रिकॉर्ड प्रकार (निकाय) से संबद्ध स्तंभों को छोड़कर बिना डेटा वाला टेम्पलेट भी डाउनलोड कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, देखें: डेटा आयात के लिए एक टेम्पलेट डाउनलोड करें.

महत्त्वपूर्ण

एक परिवेश से डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ के टेम्पलेट को केवल उस परिवेश में ही उपयोग किया जा सकता है. Word या Excel टेम्पलेट्स के लिए परिवेश से परिवेश माइग्रेशन वर्तमान में समर्थित नहीं है.

एक Excel टेम्पलेट बनाने के दौरान, टेम्पलेट फ़ाइल में अधिकतम 50 रिकॉर्ड निर्यात किए जाते हैं.

चरण 2: Excel में डेटा को अनुकूलित करें

डेटा को अनुकूलित करने के लिए Excel के अपने स्थानीय उदाहरण में नव निर्मित टेम्पलेट खोलें.

महत्त्वपूर्ण

टेम्प्लेट डेटा को कस्टमाइज़ करने के लिए Excel online का उपयोग न करें क्योंकि परिवर्तनों को सहेजा नहीं जा सकता. आपके द्वारा टैब बंद करने के बाद Excel Online में किए गए टेम्प्लेट डेटा में कोई भी अपडेट खो जाएगा.

आइए नमूना डेटा का उपयोग करके Excel टेम्पलेट को अनुकूलित करने का एक सरल उदाहरण देखते हैं.

अवसर डेटा का उदाहरण अनुकूलन

1. Excel स्प्रेडशीट के अनुकूलन की अनुमति देने के लिए संपादन सक्षम करें क्लिक करें.

2. एक नया कॉलम जोड़ें और इसे "अपेक्षित राजस्व" नाम दें.

   

3. अपेक्षित आय के लिए एक सूत्र बनाएँ. अपने पते का उपयोग कर कोशिकाओं का उल्लेख न करें; इसके बजाय नामों को परिभाषित और उपयोग करें.

   

4. एक पिवट तालिका और चार्ट बनाएँ. इन्हें और अन्य प्रदर्शन चरणों को इस विषय के एक भावी अद्यतन में समझाया जाएगा.

   उपयोगकर्ता द्वारा जोड़ी गई सामग्री को मौजूदा डेटा तालिका के ऊपर या दाईं ओर स्थित करें. अगर आप बाद में नया डेटा जोड़ते हैं और एक Excel नया टेम्पलेट बनाते हैं, तो इससे सामग्री अधिलेखित होने से बच जाती है. अधिक जानकारी के लिए, देखें: Excel टेम्पलेट का उपयोग करने के श्रेष्ठ तरीके और मान्यताएँ.

   

5. स्प्रेडशीट को सहेजें.

   अब आप में Excel टेम्पलेट अपलोड करने के लिए तैयार हैं.

चरण 3: टेम्पलेट अपलोड करें और अन्य लोगों के साथ साझा करें

जब आपका Excel टेम्पलेट आपकी इच्छा अनुसार अनुकूलित हो जाए, तब आप उसे अपलोड कर सकते हैं. आप टेम्पलेट कहाँ अपलोड करते हैं, इससे उसकी उपलब्धता निर्धारित होती है.

Excel टेम्पलेट को अपलोड करने के लिए व्यवस्थापक सेटिंग पृष्ठ का उपयोग कर सकते हैं. सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सेटिंग का उपयोग कर अपलोड किया गया एक टेम्पलेट मौजूद है।

व्यवस्थापकों के लिए: Excel टेम्पलेट अपलोड करें

1. सेटिंग>टेम्पलेट>दस्तावेज़ टेम्पलेट पर जाएँ.

2. टेम्पलेट अपलोड करें पर क्लिक करें।

3. Excel फाइल को डायलॉग बॉक्स में खींचें या फ़ाइल ढूँढने और अपलोड करने के लिए ब्राउज़ करें.

   

4. Upload क्लिक करें।

   एडमिन के अलावा दूसरे उपयोगकर्ता अपने उपयोग के लिए रिकॉर्ड की सूची से कोई टेम्पलेट अपलोड कर सकते हैं।

निजी टेम्पलेट बनाने के इच्छुक गैर-एडमिन या एडमिन के लिए: Excel टेम्पलेट अपलोड करें

1. रिकॉर्ड की सूची वाला पृष्ठ खोलें, उदाहरण के लिए, विक्रय अवसरों की सूची. विक्रय>अवसर>मेरे खुले अवसर पर जाएँ.

2. मेनू बार पर, Excel टेम्पलेट>Excel टेम्पलेट बनाएँ पर क्लिक करें.

3. Excel टेम्पलेट>अपलोड करें पर क्लिक करें.

   

4. फाइल को डायलॉग बॉक्स में खींचें या फ़ाइल ढूँढने और अपलोड करने के लिए ब्राउज़ करें.

5. Upload क्लिक करें।

चरण 4: चुनें कि कौन नए टेम्पलेट का उपयोग कर सकता है

नए बने Excel टेम्पलेट तक पहुँच इस बात पर निर्भर करता है कि आपने इसे कैसे अपलोड किया है और सिक्योरिटी रोल में कैसी पहुँच की अनुमति है. देखना न भूलें टेम्पलेट तक पहुँच नियंत्रित करने के लिए सुरक्षा भूमिकाओं का उपयोग करें.

यदि आपने सेटिंग पृष्ठ से टेम्पलेट अपलोड किया है

अपलोड किए गए Excel टेम्पलेट के लिए जानकारी पृष्ठ इस प्रकार दिखाई देगा.

सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सेटिंग पृष्ठ से अपलोड किया गया एक टेम्पलेट मौजूद है. आपको आगे कोई कार्यवाही करने की आवश्यकता नहीं है.

यदि आपने रिकॉर्ड की सूची से टेम्पलेट अपलोड किया है

अपलोड किए गए Excel टेम्पलेट के लिए जानकारी पृष्ठ इस प्रकार दिखाई देगा.

रिकॉर्ड की किसी सूची से अपलोड किए गए टेम्पलेट, टेम्पलेट अपलोड करने वाले उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध होते हैं. अन्य लोगों के साथ टेम्पलेट साझा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. टेम्पलेट जानकारी पृष्ठ से, साझा करें क्लिक करें.

2. Excel टेम्पलेट को अन्य लोगों के साथ साझा करने और अनुमतियाँ सेट करने के लिए निजी दस्तावेज़ टेम्पलेट साझा करें पृष्ठ का उपयोग करें.

   

नए टेम्पलेट का उपयोग करके डेटा का विश्लेषण करें और निर्यात करें

Excel टेम्पलेट का उपयोग करने की प्रक्रिया इस प्रकार दिखती है.

चरण 1: विश्लेषण करने के लिए किसी निकाय का चयन करें

आपके द्वारा बनाये गए Excel टेम्पलेट के साथ विश्लेषण करने के लिए एक इकाई (रिकॉर्ड प्रकार) को चुनें. उदाहरण के लिए, विक्रय>अवसर>मेरे खुले अवसर. टेम्पलट बनाए जाने के बाद से दो नए अवसर जोड़े गए.

चरण 2: अपने नए Excel टेम्पलेट का उपयोग करके डेटा निर्यात करें

आपके द्वारा बनाए गए Excel टेम्पलेट को चुनें.

यह टेम्पलेट सेटिंग पृष्ठ से बनाया गया था इसलिए यह Excel टेम्पलेट के अंतर्गत मेनू पर दिखाई देगा. अगर यह रिकॉर्ड सूची से बनाया गया होता, तो यह निजी Excel टेम्पलेट के अंतर्गत दिखाई देता.

यदि आपके पास Microsoft Excel Online है, तो आप ग्राहक सहभागिता ऐप (जैसे कि Dynamics 365 Sales और Customer Service) में Excel विंडो में एक जगह पर डेटा देख सकते हैं. यदि नहीं, या यदि आप इसके बजाय Excel फाइल बनाएं, डाउनलोड <टेम्पलेट नाम> पर क्लिक करें.

चरण 3: अपने डेटा का Excel में विश्लेषण करें

आपको जो Excel स्प्रेडशीट में दिखाई देता है, वह दो चीज़ों पर आधारित होता है:

• रिकॉर्ड्स. आप जिस दृश्य से निर्यात करना चुनते हैं, वह निर्धारित करता है कि निर्यात की गई Excel फ़ाइल में आपको कौन से रिकॉर्ड दिखाई दें. उदाहरण के लिए, यदि आपने बंद अवसर का चयन किया है, तो आप उन रिकॉर्ड को भी देखेंगे, भले ही आपने मेरे खुले अवसरों के साथ बनाए गए टेम्पलेट का उपयोग किया हो.

• कॉलम. आप जिस टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, वह निर्धारित करता है कि निर्यात की गई Excel फ़ाइल में कौन से स्तंभ दिखाई दें. उदाहरण के लिए, इन बंद अवसर दृश्य में तीन स्तंभ होते हैं: संभावित ग्राहक, स्थिति, वास्तविक आय और वास्तविक समाप्ति दिनांक. लेकिन यदि आपने मेरे खुले अवसरों पर आधारित टेम्प्लेट का उपयोग किया है, तो आप उस दृश्य से जुड़े कॉलम और टेम्पलेट को बनाते समय किए गए किसी भी कॉलम को फ़िल्टर करते देखेंगे.

चरण 4: परिणाम दूसरों के साथ साझा करें

यदि आप Excel का उपयोग कर रहे हैं, तो एक कॉपी ऑनलाइन या अपने कंप्यूटर पर सहेजें. फ़ाइल को अन्य लोगों के लिए उनकी समीक्षा और इनपुट के लिए भेजें.

नमूना Excel टेम्पलेट आजमाएँ

ग्राहक सहभागिता ऐप के साथ चार Excel टेम्पलेट शामिल हैं.

एक विशिष्ट रिकॉर्ड प्रकार (निकाय) वाले नमूना Excel टेम्पलेट तैयार किए गए. आप केवल उसी प्रकार के रिकॉर्ड के टेम्पलेट को लागू कर पाएंगे.

नाम	निकाय
पाइपलाइन प्रबंधन	अवसर (विक्रय क्षेत्र)
अभियान ओवरव्यू	कैंपेन (विपणन क्षेत्र)
मामले SLA स्थिति	केस (सेवा क्षेत्र)
मामला सारांश	केस (सेवा क्षेत्र)

नमूना Excel टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए

1. नमूना टेम्पलेट से मेल खाने वाले निकाय प्रकार संबंधी जानकारी के रिकॉर्ड की सूची खोलें. उदाहरण के लिए, पाइपलाइन प्रबंधन टेम्पलेट लागू करने के लिए विक्रय अवसरों की कोई सूची खोलें.

2. > Excel टेम्पलेट क्लिक करें और फिर Excel टेम्पलेटके अंदर नमूना टेम्पलेट का चयन करें.

3. टेम्पलेट डाउनलोड करें या उसे Excel में स्थान पर खोलें.

टिप

आप ग्राहक सहभागिता ऐप में शामिल टेम्पलेट को निर्यात कर सकते हैं, उन्हें संशोधित कर सकते हैं और फिर नए टेम्पलेट के रूप में फिर से आयात कर सकते हैं. इससे आपको अपने स्वयं का कस्टम Excel टेम्पलेट बनाने पर अच्छी शुरुआत मिल सकती है.

Excel टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए सबसे अच्छे अभ्यास और विचार

यहां Excel टेम्प्लेटों को बनाने और उनका सर्वात्तम उपयोग करने के लिए कुछ चीज़ें दी गई हैं, जिनके बारे में आपको अवगत होना आवश्यक है.

अपने Excel टेम्पलेट का परीक्षण करें

Excel में बहुत सी सुविधाएँ हैं. यह देखने के लिए कि सभी Excel सुविधाओं आपके टेम्पलेट में अपेक्षा के अनुरूप काम कर रही हैं, अपने अनुकूलनों का परीक्षण करना अच्छा विचार है.

गोपनीयता और पिवट चार्ट

डिफ़ॉल्ट रूप से, स्प्रेडशीट खोलने पर पिवट चार्ट डेटा अपडेट नहीं की जाती है. अगर पिवट चार्ट डेटा अपर्याप्त अनुमतियों वाले उपयोगकर्ताओं द्वारा नहीं देखा जाना चाहिए, तो यह एक सुरक्षा समस्या हो सकती है.

निम्नलिखित परिदृश्य पर विचार करें:

• एक व्यवस्थापक पिवट चार्ट में संवेदनशील डेटा के साथ एक टेम्पलेट बनाता है और टेम्पलेट को अपलोड करता है.

• वह विक्रयकर्ता जिसके पास पिवट चार्ट में संवेदनशील डेटा तक पहुँच नहीं होनी चाहिए, वह कुछ डेटा विश्लेषण करने के लिए Excel फ़ाइल बनाने हेतु टेम्पलेट का उपयोग करता है.

  परिणाम. हो सकता है विक्रयकर्ता व्यवस्थापक द्वारा अपलोड किया गया पिवट चार्ट डेटा देख सके, जिसमें ऐसे दृश्यों तक पहुँच भी शामिल होगी, जिनके लिए विक्रयकर्ता के पास अनुमतियाँ नहीं है.

  इसके अलावा. iOS डिवाइस पर Excel ऐप का उपयोग करते समय पिवट डेटा और पिवट चार्ट को अपडेट करने का समर्थन नहीं करता है। iOS

  सुझाव. पिवट तालिकाओं और पिवट चार्ट में संवेदनशील डेटा शामिल नहीं किया जाना चाहिए.

पिवट चार्ट डेटा को अपने आप ताज़ा होने के लिए सेट करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा स्प्रेडशीट खोलने पर पिवट चार्ट डेटा स्वचालित रूप से ताज़ा नहीं होता है. सामान्य चार्ट अपने आप अद्यतित होते हैं.

Excel में, पिवट चार्ट पर राइट-क्लिक करें और उसके बाद PivotChart विकल्प>फ़ाइल को खोलते समय डेटा रीफ़्रेश करें पर क्लिक करें.

नया डेटा देना

यदि आप Excel टेम्पलेट में सामग्री जोड़ना चाहते हैं, तो अपना डेटा मौजूदा डेटा के ऊपर या उसके दाईं ओर रखें. दूसरी शीट पर अपनी नई सामग्री रखना दूसरा विकल्प है.

छवियों वाले Excel टेम्पलेट से त्रुटि हो सकती है

अगर आप किसी ऐसे Excel टेम्पलेट के साथआ डेटा का विश्लेषण करने का प्रयास करते हैं जिसमें कोई छवि सहेजी गई है, तो आपको निम्न त्रुटि दिखाई दे सकती है: "आपकी कार्यपुस्तिका को सहेजने का प्रयास करते समय त्रुटि आ गई. परिणामस्वरूप, कार्यपुस्तिका सहेजी नहीं गई." छवि को टेम्पलेट से निकालने और उसे पुनः लोड करने का प्रयास करें.

Windows 8.1 में Excel टेम्पलेट और Office Mobile अनुप्रयोग

Excel टेम्पलेट Office Mobile अनुप्रयोग वाले Windows 8.1 डिवाइस में नहीं खुलेंगे. आपको निम्न त्रुटि संदेश मिलेगा: "हमने आपके दस्तावेज़ को उतना ही पुनर्प्राप्त किया है जितना हम कर सकते हैं, लेकिन आप इसे संपादित नहीं कर सकते. समस्या को हल करने के लिए अपने पीसी पर दस्तावेज़ को खोलने और सुधारने का प्रयास करें.”

यह एक ज्ञात समस्या है.

सूत्रों में तालिका स्तंभ नाम और श्रेणी नाम का उपयोग करें

Excel सूत्र बनाते समय, स्तंभ शीर्षकों या कक्ष संख्याओं का उपयोग न करें. इसके बजाय, तालिका स्तंभ नामों का उपयोग करें और कक्ष या कक्ष श्रेणियों के लिए नाम निर्धारित करें.

टेम्पलेट तक पहुँच को नियंत्रित करने के लिए सुरक्षा भूमिकाओं का उपयोग करें

व्यवस्थापक कुछ ग्रैन्युलैरिटी वाले Excel टेम्पलेट तक पहुँच नियंत्रित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप विक्रेताओं को Excel टेम्पलेट पढ़ने की पहुँच दे सकते हैं लेकिन लिखने की नहीं.

1. सेटिंग्‍स>सुरक्षा>सुरक्षा भूमिकाएँ.

2. किसी रोल का चयन करें और फिर बिजनेस मैनेजमेंट टैब क्लिक करें।

3. पूरे संगठन में उपलब्ध टेम्पलेट के लिए पहुँच सेट करने हेतु Document Template का चयन करें। निजी उपयोगकर्ताओं को साझा किए गए टेम्पलेट के लिए निजी दस्तावेज टेम्पलेट का चयन करें।

4. पहुँच का स्तर समायोजित करने के लिए घेरों पर क्लिक करें।

   

व्यक्तिगत दस्तावेज़ टेम्पलेट देखने और हटाने के लिए

व्यक्तिगत दस्तावेज टेम्पलेट हटाने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें:

1. उन्नत खोज () पर क्लिक करें.

2. इसकी तलाश करें के लिए, व्यक्तिगत दस्तावेज़ टेम्पलेट चुनें.

3. परिणाम(!) पर क्लिक करें.

4. हटाने के लिए व्यक्तिगत दस्तावेज़ टेम्पलेट का चयन करें, और फिर हटाएँ () पर क्लिक करें.

Excel टेम्पलेट Microsoft Edge में अपलोड नहीं करता

यदि Microsoft Edge को अपने ब्राउज़र के रूप में उपयोग करते समय आपका Excel टेम्प्लेट अपलोड नहीं होता है तो Microsoft Edge को अद्यतित करें और पुनः प्रयास करें.

गोपनीयता सूचना

यदि आप Microsoft Dynamics 365 (online) का उपयोग करते हैं, तो डेटा को किसीस्थैतिक कार्यपत्रक पर निर्यात करने से निर्यात किए गए डेटा की एक स्थानीय प्रतिलिपि बन जाती है और उसे आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत कर लिया जाता है. डेटा को सुरक्षित SSL कनेक्शन का उपयोग करके Dynamics 365 (online) से आपके कंप्यूटर पर स्थानांतरित किया जाता है और इस स्थानीय प्रतिलिपि और Dynamics 365 (online) के बीच कोई कनेक्शन कायम नहीं रखा जाता है.

जब आप डायनेमिक कार्यपत्रक या PivotTable पर निर्यात करते हैं, तो Excel कार्यपत्रक और Dynamics 365 (online) के बीच एक लिंक बन जाता है. हर बार किसी डायनामिक कार्यपत्रक या PivotTable को रीफ़्रेश करने पर आपको आपके क्रेडेंशियल का उपयोग करके Dynamics 365 (online) के साथ प्रमाणीकृत किया जाएगा. आप उस डेटा को देख सकेंगे, जिसे देखने की अनुमतियाँ आपके पास हैं.

व्यवस्थापक निर्धारित करता है कि किसी संगठन के उपयोगकर्ताओं को सुरक्षा भूमिकाओं का उपयोग करके Excel में डेटा को निर्यात करने की अनुमति है या नहीं.

भी देखें

डेटा आयात के लिए टेम्पलेट डाउनलोड करें
वर्ड टेम्पलेट्स का उपयोग करना