Outlook ई-मेल को ट्रैक किए गए Exchange फ़ोल्डर में ले जाकर ट्रैक करें
आप जहाँ कहीं भी हों, और फ़ोल्डर ट्रैकिंग का उपयोग करते हुए वस्तुत: किसी भी डिवाइस से ग्राहक बातचीत को ट्रैक करें. आपके द्वारा ट्रैक किए गए फ़ोल्डर को सेट करने के बाद, आप ग्राहक सहभागिता ऐप (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing और Dynamics 365 Project Service Automation) में स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए उस फ़ोल्डर में ईमेल को खींच या स्थानांतरित कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, यदि आप फ़ोल्डर के लिए एक संबंधित रिकॉर्ड (जैसे कोई विशिष्ट खाता या अवसर रिकॉर्ड) सेट करते हैं, तो ग्राहक सहभागिता ऐप स्वचालित रूप से उस फ़ोल्डर में सभी ईमेल को उस विशिष्ट रिकॉर्ड से लिंक कर देता है. ट्रैक किए गए फ़ोल्डर्स Exchange Online, वेब पर Outlook, या Exchange का समर्थन करने वाले किसी अन्य मोबाइल अनुप्रयोग में काम करते हैं.
टिप
ट्रैक किए गए फ़ोल्डर्स Exchange इनबॉक्स नियमों के साथ काम करते हैं. यह ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से किसी विशेष फ़ोल्डर पर रूट करना आसान बना देता है. उदाहरण के लिए, एक ऐसा Exchange नियम सेट करें जो स्वचालित रूप से किसी Contoso संपर्क से किसी ट्रैक किए गए Contoso फ़ोल्डर, जो किसी विशिष्ट Contoso अवसर से लिंक किया गया है, में ईमेल का रूट करता है. नियम स्थापित करने के बारे में मुझे और बताइये।
फ़ोल्डर ट्रैकिंग को क्रिया में देखने के लिए, CRM Online में फ़ोल्डर स्तर ट्रैकिंग देखें.
ट्रैक किए गए फ़ोल्डर्स का उपयोग करने के लिए आवश्यकताएँ
आपके व्यवस्थापक द्वारा ट्रैकिंग फ़ोल्डर सुविधा भी सक्षम की जानी चाहिए. अधिक जानकारी के लिए, अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें. ट्रैक किए गए फ़ोल्डरों को सक्षम करने के बारे में व्यवस्थापन जानकारी के लिए, फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग कॉन्फ़िगर करें देखें.
आपके संगठन को आपकी ईमेल सिंक्रनाइज़ेशन विधि के रूप में सर्वर-साइड सिंक्रनाइज़ेशन का उपयोग करना चाहिए. यदि आप नहीं जानते कि आपका संगठन कौन सी सिंक्रनाइज़ेशन विधि का उपयोग करता है, तो अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें. सर्वर-साइड सिंक्रनाइज़ेशन सेट अप करने के बारे में व्यवस्थापन जानकारी के लिए, सर्वर-साइड सिंक्रनाइज़ेशन सेट अप करें देखें.
एक ट्रैक किया गया फ़ोल्डर सेट करें
वेब ऐप में, नेविगेशन बार पर, विकल्प पर क्लिक करें
.व्यक्तिगत विकल्प सेट करें संवाद बॉक्स में ईमेल टैब पर क्लिक करें और उसके बाद Dynamics 365 में ट्रैक करने के लिए ईमेल संदेश चुनें के अंतर्गत, फ़ोल्डर ट्रैकिंग नियम कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें.
फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग संवाद बॉक्स में, Exchange फ़ोल्डर के अंतर्गत, + नया फ़ोल्डर मैपिंग पर क्लिक करें, प्रकट होने वाले बॉक्स में नीचे तीर पर क्लिक करें और उसके बाद उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं.
नोट
आप केवल अपने Exchange इनबॉक्स के अंदर फ़ोल्डरों या उप-फ़ोल्डरों को ट्रैक कर सकते हैं. केवल आपके द्वारा चयनित फ़ोल्डर ट्रैक किया जाएगा. उदाहरण के लिए, यदि आप ऐसे किसी फ़ोल्डर का चयन करते हैं जिसमें सबफ़ोल्डर शामिल हैं, तो आपके द्वारा इस संवाद बॉक्स में विशिष्ट रूप से सबफ़ोल्डरों का चयन न करने तक वे ट्रैक नहीं किए जाते. आपके द्वारा ट्रैक किए जाने वाले फ़ोल्डरों की अधिकतम संख्या 25 है.
यदि आप फ़ोल्डर को किसी विशिष्ट रिकॉर्ड से लिंक करना चाहते हैं—उदाहरण के लिए, कोई खाता या अवसर—तो Dynamics 365 ऐप में रिकॉर्ड के संबंध में के अंतर्गत, लुकअप बटन
पर क्लिक करें और फिर रिकॉर्ड खोजें.किसी भी अतिरिक्त फ़ोल्डर, जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं, के लिए चरण 3 और 4 दोहराएँ और (वैकल्पिक रूप से) संबंधित रिकॉर्ड्स से लिंक करें.
फ़ोल्डर जोड़ना और लिंक करना पूरा होने पर, सहेजें पर क्लिक करें.
फ़ोल्डर ट्रैकिंग के लिए सर्वश्रेष्ठ पद्धतियाँ
अपने मोबाइल डिवाइसेस पर फ़ोल्डर ट्रैकिंग का लाभ लेना सुनिश्चित करें. यदि आपका डिवाइस Exchange ईमेल का समर्थन करता है, तो फ़ोल्डर ट्रैकिंग स्वचालित रूप से कार्य करेगी. आपको कुछ भी स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है. ईमेल को स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए बस उस ईमेल को ट्रैक किए गए फ़ोल्डर पर खींचें और छोड़ें या उस पर ले जाएँ.
आप किसी फ़ोल्डर के लिए कोई संबंधित रिकॉर्ड सेट करते हैं या नहीं यह इस पर निर्भर नहीं करता कि उस फ़ोल्डर का उपयोग करने के लिए आपकी क्या योजना है:
यदि आपको कई विभिन्न ग्राहकों से कम मात्रा में ईमेल प्राप्त होती है, तो हो सकता है आप “Dynamics 365 में ट्रैक करें” (या समान नाम) नामक एक फ़ोल्डर बनाना चाहें, जो किसी विशेष रिकॉर्ड से लिंक नहीं किया गया हो. इस तरह, संदेशों को स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए आप उन्हें उस फ़ोल्डर में खींच सकते हैं. यदि आप बाद में उस फ़ोल्डर के किसी ईमेल संदेश को किसी विशिष्ट रिकॉर्ड से लिंक करना चाहते हैं, तो उस गतिविधि रिकॉर्ड को खोलें और उसके बाद संबंधित फ़ील्ड भरें.
यदि आपको किसी विशेष ग्राहक से अत्यधिक मात्रा में ईमेल प्राप्त होती है, तो केवल उस ग्राहक के लिए एक फ़ोल्डर बनाएँ (या किसी मौजूदा फ़ोल्डर का उपयोग करें) और उसे किसी विशिष्ट रिकॉर्ड से लिंक करें. उदाहरण के लिए, Contoso फ़ोल्डर बनाएँ और संबंधित रिकॉर्ड को Contoso खाता रिकॉर्ड या अवसर रिकॉर्ड पर सेट करें.
किसी भी ट्रैक किए जा चुके ई-मेल के प्रत्युत्तर में ई-मेल को स्वतः चेक तभी किया जा सकता है, जब प्रत्युत्तर ईमेल, इनबॉक्स फ़ोल्डर में है. यदि इसे मैन्युअल रूप से या Outlook नियमों द्वारा इनबॉक्स के अंतर्गत एक उप-फ़ोल्डर में ले जाया गया है, तो यह स्वचालित रूप से ट्रैक नहीं किए जाएँगे. समाधान: (1) नियम-आधारित फ़ोल्डर रूटिंग का उपयोग न करें (2) मैन्युअल रूप से ईमेल को किसी भी ऐसे ईमेल प्रत्युत्तर, जिसे आपके विचार से ट्रैक किए जाने की आवश्यकता है, के लिए फ़ोल्डर से इनबॉक्स में न ले जाएँ.
आप एकाधिक फ़ोल्डर सेट कर सकते हैं जो समान संबंधित रिकॉर्ड से लिंक होते हैं. उदाहरण के लिए, आप Contoso विक्रय प्रस्ताव फ़ोल्डर और Contoso कानूनी मामले फ़ोल्डर को समान Contoso खाता रिकॉर्ड से लिंक कर सकते हैं.
लंबे समय तक विभिन्न रिकॉर्ड्स के लिए एक ही फ़ोल्डर का उपयोग न करना सबसे अच्छा होता है. उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप ग्राहक 1 के साथ किसी अवसर के लिए ईमेल संचार को ट्रैक कर रहे हैं, लेकिन आप अवसर प्राप्त कर चुके हैं, और अब आपको उस ग्राहक के साथ आगे संचार को ट्रैक करने की आवश्यकता नहीं है. हो सकता है आप उस फ़ोल्डर के संबंधित रिकॉर्ड को उस नए ग्राहक (ग्राहक 2) में बदलना चाहें जिसके साथ आप काम कर रहे हैं. हालाँकि, अगर आप ऐसा करते हैं, तो ग्राहक 1 से संबंधित ईमेल सहित, उस फ़ोल्डर के सभी ईमेल ग्राहक 2 के साथ संबद्ध कर दिए जाएँगे. इसलिए इस मामले में ग्राहक 2 के साथ संबद्ध एक नया फ़ोल्डर बनाना और फिर संबंधित रिकॉर्ड को ग्राहक 2 के नए फ़ोल्डर के लिए सेट करना सबसे अच्छा है. उसके बाद आप ग्राहक 1 फ़ोल्डर के लिए संबंधित रिकॉर्ड हटा सकते हैं.
आप ट्रैक किए गए फ़ोल्डर के भीतर एक ट्रैक न किए गए फ़ोल्डर को शामिल कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप किसी Contoso संपर्क से व्यक्तिगत ईमेल को संग्रह करना चाहते हैं. आप Contoso फ़ोल्डर के अंतर्गत एक व्यक्तिगत सबफ़ोल्डर बना सकते हैं और उसे अनट्रैक छोड़ सकते हैं.
यदि आपको अब किसी फ़ोल्डर को ट्रैक करने की आवश्यकता नहीं है, तो यह प्रदर्शन कारणों से उसे अनट्रैक करना एक अच्छा विचार है. किसी फ़ोल्डर को अनट्रैक करने के लिए, उसे फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग संवाद बॉक्स से निकालें.
जब आप फ़ोल्डरों को अनट्रैक करते हैं, ले जाते हैं, हटाते हैं, या नाम बदलते हैं, या संबंधित रिकॉर्ड बदलते हैं तो क्या होता है?
निम्न तालिका आपको दिखाती है कि जब आप फ़ोल्डरों को अनट्रैक करते हैं, ले जाते हैं, हटाते हैं, या किसी ट्रैक किए गए फ़ोल्डर से लिंक किया गया संबंधित रिकॉर्ड बदलते हैं तो क्या होता है.
| क्रिया | परिणाम |
|---|---|
| किसी फ़ोल्डर को फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग संवाद बॉक्स से निकालकर उसे अनट्रैक करें | उस फ़ोल्डर में पहले शामिल किए गए सभी ईमेल संदेश अब भी ट्रैक किए जाएँगे, और संबंधित रिकॉर्ड को अब भी उन ईमेल संदेशों से लिंक किया जाएगा. आपके द्वारा उस फ़ोल्डर में जोड़े गए नए ईमेल संदेश ट्रैक नहीं किए जाएँगे. |
| Outlook या Exchange से एक फ़ोल्डर हटाएं | उस फ़ोल्डर में शामिल सभी ईमेल संदेश Outlook या Exchange Online से हटा दिए जाएँगे. हालाँकि, उस फ़ोल्डर के माध्यम से पहले से ट्रैक किए गए ईमेल संदेश ग्राहक सहभागिता ऐप से नहीं हटाए जाएँगे. |
| किसी फ़ोल्डर को Outlook या Exchange में ले जाएँ | फ़ोल्डर और उसकी पूरी सामग्री को ट्रैक करना जारी रहेगा. यदि आप किसी फ़ोल्डर को अपने इनबॉक्स से बाहर ले जाते हैं, तो फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग नियम अक्षम कर दिए जाएँगे. |
| Outlook या Exchange में एक फ़ोल्डर का नाम बदलें | फ़ोल्डर और उसकी पूरी सामग्री को ट्रैक करना जारी रहेगा. टिप: जब आप फ़ोल्डरों का नाम बदलते हैं, तो सॉफ़्टवेयर ट्रैकिंग उद्देश्यों के लिए Exchange फ़ोल्डर ID का उपयोग करता है - यह फ़ोल्डर के वास्तविक नाम पर निर्भर नहीं है। यदि आप किसी फ़ोल्डर को हटाते हैं, और फिर हटाए गए फ़ोल्डर के समान नाम के साथ किसी नए फ़ोल्डर का नाम बदलते हैं तो यह जानना महत्वपूर्ण है. उदाहरण के लिए, मान लें कि आप फ़ोल्डर 1 हटाते हैं, फ़ोल्डर 2 बनाते हैं और फिर फ़ोल्डर 2 का नाम बदलकर फ़ोल्डर 1 कर देते हैं. मूल फ़ोल्डर 1 के लिए ट्रैकिंग जानकारी इस स्थिति में बनाई नहीं रखी जाएगी. |
| फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग संवाद बॉक्स में लिंक को हटाकर ट्रैक किए गए फ़ोल्डर और एक विशिष्ट रिकॉर्ड के बीच लिंक निकालें | उस फ़ोल्डर में पहले से लिंक किए गए सभी संदेश को लिंक करना जारी रहेगा. उस फ़ोल्डर में जोड़े गए नए संदेश लिंक नहीं किए जाएँगे. |
| किसी ट्रैक किए गए फ़ोल्डर में किसी विशिष्ट रिकॉर्ड से लिंक किए गए ईमेल संदेश को अन्य फ़ोल्डर में ले जाएँ | यदि नए फ़ोल्डर में कोई संबंधित रिकॉर्ड नहीं है, तो ईमेल संदेश को मूल रिकॉर्ड से लिंक करना जारी रहेगा. यदि नए फ़ोल्डर में संबंधित रिकॉर्ड है, तो ईमेल संदेश उस संबंधित रिकॉर्ड से लिंक किया जाएगा. |
| मैन्युअल रूप से ऐसे किसी ईमेल संदेश के लिए संबंधित रिकॉर्ड को बदलें जो ट्रैक किए गए फ़ोल्डर के माध्यम से किसी अन्य संबंधित रिकॉर्ड से लिंक किया गया है | ट्रैक किया गया फ़ोल्डर नियम को वरीयता मिलती है. फ़ोल्डर सिंक्रनाइज़ करने पर, ईमेल संदेश फ़ोल्डर ट्रैकिंग नियम में निर्दिष्ट किए गए रिकॉर्ड करने के लिए पुन: लिंक किया जाएगा, चाहे आप मैन्युअल रूप से संबंधित रिकॉर्ड को बदलते हैं. इस मामले में संबंधित रिकॉर्ड बदलने के लिए, निम्न में से कोई एक करें: - संदेश को आपके इच्छित रिकॉर्ड से जुड़े ट्रैक फ़ोल्डर पर ले जाएं. -फ़ोल्डर-लेवल ट्रैकिंग संवाद बॉक्स में संबंधित रिकॉर्ड के लिंक को मैन्युअल रूप से संबंधित रिकॉर्ड बदलने से पहले हटा दें. - ट्रैक फ़ोल्डर के बाहर विशिष्ट ईमेल संदेश ले जाएँ, और फिर मैन्युअल रूप से उस ईमेल संदेश के लिए रिकॉर्ड के बारे में बदल जाते हैं. |
| दो उपयोगकर्ता एक ही ईमेल संदेश को अलग-अलग फ़ोल्डरों में ले जाते हैं जिनके संबंधित रिकॉर्ड भिन्न हैं | एक ईमेल संदेश के लिए आप केवल एक संबंधित रिकॉर्ड सेट कर सकते हैं. इस मामले में, पहले संसाधित किया गया रिकॉर्ड संबंधित रिकॉर्ड से लिंक किया जाता है. |
इसे भी देखें
ग्राहक सहभागिता ऐप और के बीच रिकॉर्ड सिंक्रनाइज़ करने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न Microsoft Outlook
फ़ोल्डर-स्तरीय ट्रैकिंग कॉन्फ़िगर करें