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इस केस स्टडी में, आप जानेंगे कि कैसे कनाडा की सबसे बड़ी मूवी थिएटर श्रृंखलाओं में से एक, सिनेप्लेक्स ने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने, मैनुअल काम को कम करने और विभागों में दक्षता में सुधार करने के लिए स्वचालन की एक श्रृंखला के माध्यम से अपने संचालन को बदल दिया। ... टैक्स और ट्रेजरी के उपाध्यक्ष बो वांग के नेतृत्व में, टीम ने उत्कृष्टता के लिए एक समिति की स्थापना की, जो सिनेप्लेक्स के डिजिटल बदलाव को आगे बढ़ाती है। Power Platform
इनवॉयस संसाधन, पेरोल, वित्तीय रिपोर्टिंग, ग्राहक प्रतिक्रिया, इन्वेंट्री, ऑनबोर्डिंग, टिकट बिक्री और ईमेल प्रसंस्करण जैसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में स्वचालन के साथ, सिनेप्लेक्स ने तेज, अधिक सटीक वर्कफ़्लो हासिल किया जो उत्पादकता को बढ़ाता है और संगठन में बेहतर निर्णय लेने का समर्थन करता है।
टीम एआई क्षमताओं के साथ स्वचालन को बढ़ाने के लिए इसका उपयोग करती है, जैसे ईमेल प्रसंस्करण में कीवर्ड निष्कर्षण, जो सिस्टम अनुकूलनशीलता में सुधार करता है और व्यस्त समय के दौरान बड़ी मात्रा में ईमेल संदेशों को संभालता है। AI Builder
पूरी कहानी पढ़ें: सिनेप्लेक्स और जनरेटिव AI की मदद से हर साल 30,000 घंटे बचाता है Power Platform
व्यावसायिक चुनौतियाँ
सिनेप्लेक्स को अपना समाधान लागू करने से पहले इन चुनौतियों का सामना करना पड़ा: Power Platform
मैनुअल प्रक्रियाएं: व्यावसायिक प्रक्रियाएं मैनुअल और समय लेने वाली थीं, जिनमें महत्वपूर्ण मानवीय प्रयास की आवश्यकता होती थी और त्रुटियों की संभावना बढ़ जाती थी।
अकुशलताएँ: वित्त और अतिथि सेवाओं जैसे विभिन्न विभागों में अकुशलताएँ थीं, जिसके कारण देरी हुई और उत्पादकता कम हुई।
एकीकरण का अभाव: मौजूदा प्रणालियों में गहन एकीकरण का अभाव था, जिसके परिणामस्वरूप कार्यप्रवाह खंडित हो गया और विभागों के बीच डेटा साझा करना कठिन हो गया।
स्केलेबिलिटी संबंधी मुद्दे: कंपनी को बढ़ती व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने समाधानों को स्केल करने में चुनौतियों का सामना करना पड़ा, जिससे उनकी विस्तार करने और शीघ्रता से अनुकूलन करने की क्षमता में बाधा उत्पन्न हुई।
सीमित स्वचालन: स्वचालन का न्यूनतम उपयोग हुआ, जिसके परिणामस्वरूप परिचालन लागत बढ़ी और मानवीय त्रुटि की संभावना अधिक हो गई।
कार्यान्वयन दृष्टिकोण
व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने, कार्यकुशलता में सुधार लाने तथा मैनुअल कार्य को कम करने के लिए, सिनेप्लेक्स टीम ने इस कार्यान्वयन दृष्टिकोण का पालन किया:
स्वचालित करने के लिए प्रमुख कार्यों की पहचान की गई: सिनेप्लेक्स ने ऐसे क्षेत्रों की पहचान की जहां स्वचालन से मैनुअल कार्य कम हो सकता है और दक्षता में सुधार हो सकता है।
पायलट प्रोजेक्ट से शुरुआत की: टीम ने एक विभाग में पायलट प्रोजेक्ट से शुरुआत की। उन्होंने स्वचालन प्रक्रिया का परीक्षण और परिशोधन करने के लिए पायलट परियोजना का उपयोग किया।
विस्तारित उपयोग: उन्होंने पूरे संगठन में सफल स्वचालन लागू किया।
उत्कृष्टता केंद्र (सीओई) बनाया गया: सिनेप्लेक्स ने ऑटोमेशन किट को अपनाया, जो स्वचालन परियोजनाओं के प्रबंधन, संचालन और पैमाने के लिए डिज़ाइन किए गए उपकरणों और घटकों का एक व्यापक सेट है। किट ने सिनेप्लेक्स को उनके स्वचालन पोर्टफोलियो का एकल दृश्य प्रदान किया, जिससे उन्हें प्रगति पर नज़र रखने, निवेश पर लाभ (आरओआई) को मापने और स्वचालन के लिए नए अवसरों की पहचान करने में मदद मिली।
एकीकृत एआई क्षमताएं: कंपनी ने स्वचालन प्रक्रियाओं को बढ़ाने के लिए एआई उपकरणों का उपयोग किया। AI Builder
निगरानी और सुधार: सिनेप्लेक्स निरंतर स्वचालन की सफलता का आकलन करता है और आवश्यकतानुसार सुधार करता है।
स्वचालित करने के लिए प्रमुख कार्यों की पहचान करें
सिनेप्लेक्स ने अपने स्वचालन सफर की शुरुआत उपहार कार्ड सक्रियण के साथ की, अपने ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणाली के माध्यम से ऑर्डर प्रबंधित करने और एक अलग प्रणाली में कार्ड को सक्रिय करने के लिए। Power Automate इस सफलता के बाद, उन्होंने बड़ी मात्रा में संदेशों को संभालने, सूचना निष्कर्षण को स्वचालित करने और उचित विभागों को भेजने के लिए ईमेल प्रसंस्करण स्वचालन का उपयोग शुरू किया। AI Builder
जैसे-जैसे उन्होंने कंपनी में उपयोग का विस्तार किया, सिनेप्लेक्स ने अन्य कार्यों को भी स्वचालित कर दिया, जिनमें शामिल हैं:
इनवॉयस संसाधन: सिनेप्लेक्स ने इनवॉइस डेटा के निष्कर्षण और प्रसंस्करण को स्वचालित कर दिया, जिससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के लिए आवश्यक समय और प्रयास कम हो गया और त्रुटियां न्यूनतम हो गईं। यह स्वचालन सुनिश्चित करता है कि चालान शीघ्रता और सटीकता से संसाधित किए जाएं, जिससे समग्र वित्तीय दक्षता में सुधार हो।
पेरोल प्रबंधन: कंपनी ने इन कार्यों को स्वचालित करके पेरोल गणना और डेटा प्रविष्टि को सुव्यवस्थित किया। यह स्वचालन सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को सही ढंग से और समय पर भुगतान किया जाए, जिससे कर्मचारी संतुष्टि बढ़ेगी और प्रशासनिक कार्यभार कम होगा।
वित्तीय रिपोर्टिंग: सिनेप्लेक्स ने वित्तीय रिपोर्टों के निर्माण और वितरण को स्वचालित कर दिया। यह स्वचालन समय पर और सटीक वित्तीय जानकारी प्रदान करता है, जिससे बेहतर निर्णय लेने और रणनीतिक योजना बनाने में मदद मिलती है। स्वचालित रिपोर्टिंग से मानवीय त्रुटि का जोखिम भी कम होता है तथा वित्तीय आंकड़ों में एकरूपता सुनिश्चित होती है।
ग्राहक प्रतिक्रिया विश्लेषण: सिनेप्लेक्स कार्रवाई योग्य जानकारी उत्पन्न करने के लिए ग्राहक प्रतिक्रिया का विश्लेषण करने हेतु AI का उपयोग करता है। एआई कंपनी को ग्राहकों की प्राथमिकताओं और सुधार के क्षेत्रों को समझने में मदद करता है, जिससे ग्राहक अनुभव में सुधार होता है और अधिक लक्षित विपणन रणनीतियां बनती हैं।
इन्वेंटरी प्रबंधन: इन्वेंटरी ट्रैकिंग और रीस्टॉकिंग प्रक्रियाओं का स्वचालन यह सुनिश्चित करता है कि सिनेप्लेक्स इष्टतम स्टॉक स्तर बनाए रखता है। यह स्वचालन स्टॉकआउट या अधिक स्टॉकिंग के जोखिम को कम करता है, जिससे इन्वेंट्री नियंत्रण बेहतर होता है और लागत बचत होती है।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग: सिनेप्लेक्स दस्तावेज़ संग्रह, प्रशिक्षण शेड्यूलिंग और अभिविन्यास जैसे विभिन्न कार्यों को स्वचालित करके नए कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है। यह स्वचालन नए कर्मचारियों और मानव संसाधन कर्मचारियों दोनों के लिए ऑनबोर्डिंग अनुभव को अधिक सहज और कुशल बनाता है।
टिकट बिक्री रिपोर्टिंग: कंपनी ने टिकट बिक्री डेटा के संकलन और विश्लेषण को स्वचालित कर दिया। यह स्वचालन बिक्री प्रदर्शन के बारे में वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करता है, जिससे सिनेप्लेक्स को प्रचार, मूल्य निर्धारण और इन्वेंट्री प्रबंधन के बारे में सूचित निर्णय लेने में मदद मिलती है।
उपहार कार्ड सक्रियण उपयोग मामले का स्वचालन
सिनेप्लेक्स के उपहार सक्रियण के स्वचालन ने इसकी व्यवहार्यता और लाभों का परीक्षण करने के लिए एक पायलट परियोजना के रूप में कार्य किया। Microsoft Power Automate इसका लक्ष्य, उपहार सक्रियण प्रणाली के साथ उनके CRM सिस्टम को एकीकृत करके ऑनलाइन खरीदे गए भौतिक उपहार को सक्रिय करने की मैनुअल, समय लेने वाली प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना था। पायलट ने ऑर्डर प्राप्ति से लेकर सक्रियण तक की पूरी प्रक्रिया को स्वचालित कर दिया:
शेड्यूल किया गया कार्ड: A Power Automate कार्ड को दिन में दो बार चलाने के लिए शेड्यूल किया गया है। यह स्वचालित प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि उपहार ऑर्डर समय पर संसाधित किए जाएं, जिससे देरी कम हो और ग्राहक संतुष्टि में सुधार हो।
कार्ड: चरण एक कार्ड आरंभ करता है, जो उपहार कार्ड सक्रियण में शामिल प्रणालियों के साथ अंतःक्रिया को संभालता है। यह डेस्कटॉप फ़्लो उन चरणों को स्वचालित करता है जिनके लिए अन्यथा मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है, जैसे कि सिस्टम में लॉग इन करना और विभिन्न स्क्रीन के माध्यम से नेविगेट करना।
CRM सिस्टम के साथ एकीकरण: कार्ड उपहार कार्ड ऑर्डर को पुनः प्राप्त करने के लिए CRM सिस्टम तक पहुँचता है।
सक्रियण प्रणाली के साथ अंतःक्रिया: प्रवाह फिर कार्ड सक्रियण प्रणाली के साथ अंतःक्रिया करता है ताकि कार्ड को लोड और सक्रिय किया जा सके। इस चरण में सक्रियण प्रणाली में आवश्यक जानकारी दर्ज करना और यह पुष्टि करना शामिल है कि कार्ड सफलतापूर्वक सक्रिय हो गया है।
त्रुटि प्रबंधन और सूचनाएं: प्रवाह में प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या का प्रबंधन करने के लिए त्रुटि प्रबंधन तंत्र शामिल हैं। यदि मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है तो संबंधित टीम सदस्यों को सूचनाएं भेजी जाती हैं। स्वचालित अधिसूचना यह सुनिश्चित करती है कि किसी भी समस्या का शीघ्र समाधान किया जाए, जिससे सक्रियण प्रक्रिया में व्यवधान न्यूनतम हो।
स्वचालन प्रक्रिया में एक अंतिम चरण शामिल है, जहां बॉट एक सारांश ईमेल संदेश और सक्रिय किए गए सभी ऑर्डरों का लॉग भेजता है। सारांश ईमेल संदेश प्रक्रिया में दृश्यता प्रदान करता है और टीम को उपहार कार्ड सक्रियण की स्थिति को ट्रैक करने में मदद करता है।
टिकट रिफंड के स्वचालन का मामला
सिनेप्लेक्स टीम ने संपूर्ण धन वापसी प्रक्रिया को संभालने के लिए एक वर्कफ़्लो डिज़ाइन किया। Power Automate इस स्वचालन का उद्देश्य रिफंड अनुरोधों को संभालने की मैनुअल, समय लेने वाली प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना, तथा दक्षता और सटीकता सुनिश्चित करना है। कार्यप्रवाह में कई प्रमुख चरण शामिल हैं:
धन वापसी अनुरोधों को एकत्रित करें: सिस्टम स्वचालित रूप से विभिन्न चैनलों जैसे ईमेल, ऑनलाइन फॉर्म और ग्राहक सेवा इंटरैक्शन से धन वापसी अनुरोधों को एकत्रित करता है। धन वापसी अनुरोधों को एकत्रित करने से यह सुनिश्चित होता है कि सभी धन वापसी अनुरोधों को एक केंद्रीकृत प्रणाली में संग्रहित किया जाता है, जिससे अनुरोधों के छूट जाने या विलंबित होने का जोखिम कम हो जाता है।
जानकारी सत्यापित करें: वर्कफ़्लो सुनिश्चित करता है कि सभी आवश्यक जानकारी, जैसे बुकिंग आईडी और भुगतान विवरण, सही ढंग से कैप्चर और सत्यापित की गई है। यह चरण त्रुटियों को रोकने और यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि रिफंड सही ढंग से संसाधित किया जाए।
रिफंड की प्रक्रिया: यह प्रणाली सिनेप्लेक्स की भुगतान प्रणालियों के साथ एकीकृत होकर ग्राहक की मूल भुगतान विधि में सीधे रिफंड की प्रक्रिया करती है। इस एकीकरण से रिफंड की प्रक्रिया निर्बाध और समय पर हो सकेगी, जिससे ग्राहक संतुष्टि में सुधार होगा।
ग्राहकों को सूचित करें: ग्राहकों को यह सूचित करने के लिए स्वचालित सूचनाएं भेजी जाती हैं कि उनका धनवापसी अनुरोध प्राप्त हो गया है और उस पर कार्रवाई की गई है। यह चरण ग्राहकों को सूचित रखता है और रिफंड प्रक्रिया के दौरान पारदर्शिता प्रदान करता है।
ईमेल प्रसंस्करण के स्वचालन का मामला
अपने ईमेल प्रसंस्करण को स्वचालित करने से पहले, सिनेप्लेक्स को बड़ी मात्रा में ईमेल को मैन्युअल रूप से संभालने में चुनौतियों का सामना करना पड़ा, जो समय लेने वाला था और त्रुटियों से ग्रस्त था। विशेषकर व्यस्ततम छुट्टियों के दौरान, ईमेल संदेशों को मैन्युअल रूप से संभालने के कारण प्रत्युत्तर में देरी होती थी, असंगत प्रबंधन होता था, तथा संसाधनों का आवंटन अधिक होता था, जिससे कर्मचारी अधिक रणनीतिक कार्यों से विमुख हो जाते थे। एक अन्य चुनौती यह थी कि ईमेल पूछताछ में अक्सर अनुरोध को संसाधित करने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण जानकारी गायब रहती थी, जिसके कारण विभागों के बीच ईमेल की लंबी श्रृंखला बन जाती थी।
ईमेल प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए, सिनेप्लेक्स ने ये कदम उठाए:
ईमेल सॉर्टिंग और वर्गीकरण को स्वचालित करें सिनेप्लेक्स पूर्वनिर्धारित नियमों के आधार पर ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से छांटता और वर्गीकृत करता है, जिससे मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता कम हो जाती है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि ईमेल उचित विभागों या व्यक्तियों को भेजे जाएं, जिससे कार्य समय में तेजी आएगी और कार्यकुशलता में सुधार होगा।
स्वचालित प्रतिक्रियाएँ सेट अप करें सिनेप्लेक्स ने सामान्य पूछताछ के लिए स्वचालित प्रतिक्रियाएं स्थापित कीं, जिससे ग्राहकों के साथ समय पर और लगातार संचार सुनिश्चित हुआ। ये स्वचालित प्रतिक्रियाएं प्राप्ति की तत्काल पावती प्रदान करती हैं और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों का समाधान करती हैं, जिससे ग्राहक संतुष्टि बढ़ती है।
जनरेटिव एआई को एकीकृत करें और AI Builder सिनेप्लेक्स ने टिकटिंग और ग्राहक सहायता जैसी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए ईमेल स्वचालन को अन्य आंतरिक प्रणालियों के साथ एकीकृत किया। यह एकीकरण सुनिश्चित करता है कि प्रणालियों के बीच सूचना का निर्बाध प्रवाह हो, जिससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कम हो और त्रुटियां न्यूनतम हों।
अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करें सिनेप्लेक्स ने टिकटिंग और ग्राहक सहायता जैसी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए ईमेल स्वचालन को अन्य आंतरिक प्रणालियों के साथ एकीकृत किया।
निगरानी और अनुकूलन सिनेप्लेक्स स्वचालित कार्यप्रवाहों की निरंतर निगरानी और अनुकूलन करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे कुशल और प्रभावी बने रहें। नियमित निगरानी से टीम को किसी भी समस्या या अड़चन की पहचान करने और प्रदर्शन में सुधार के लिए आवश्यक समायोजन करने में मदद मिलती है।
