Upravljanje dokumentima s integracijom Microsoft Teams

Upravljanje dokumentima pomoću sustava SharePoint omogućuje vam upravljanje uobičajenim vrstama dokumenata, kao što su Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Možete stvoriti i mape za spremanje i upravljanje tim dokumentima u aplikacijama Customer Engagement (kao što su Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation) koji su pohranjeni u sustavu SharePoint.

Uz integraciju servisa Microsoft Teams sa sustavom Dynamics 365 možete koristiti upravljanje dokumentima sa servisom Microsoft Teams. Korisniku omogućuje suautorstvo dokumenata i automatsku sinkronizaciju dokumenata s aplikacijama za angažiranje kupaca pomoću sustava SharePoint. Za svakog klijenta postoji jedna instanca sustava SharePoint. Dokumenti u sustavu Dynamics 365 i datoteke u aplikaciji Microsoft Teams nalaze se na istom web-mjestu sustava SharePoint. Podmjesta mogu biti različita, ali korijensko mjesto je isto.

Ne postoji automatski odnos između dozvola sustava SharePoint i dozvola za aplikacije za angažiranje kupaca. Da biste pristupili dokumentima između servisa Microsoft Teams i aplikacija za angažiranje kupaca, potrebna vam je izričita dozvola za korištenje upravljanja dokumentima za aplikacije Customer Engagement i SharePoint. Za informacije: Dozvole potrebne za zadatke upravljanja dokumentima

Koristite karticu Datoteke u aplikaciji Microsoft Teams ili karticu Dokumenti u aplikacijama za angažiranje kupaca za pohranu dokumenata i upravljanje njima u kontekstu zapisa na poslužitelju sustava SharePoint. Dokumenti se pohranjuju na SharePoint Server koji korisniku u aplikaciji Microsoft Teams omogućuje pristup dokumentima na SharePoint Serveru – sve dok korisnik ima odgovarajuće dozvole.

Korisnikov pristup datotekama u aplikacijama Microsoft Teams ili Customer Engagement ovisi o njihovom pristupu web-mjestu sustava SharePoint na kojem je datoteka pohranjena.

Napomena

• Gostujući korisnik u aplikaciji Microsoft Teams dobit će poruku o pogrešci kada pokuša pristupiti zapisu aplikacije za interakciju s prikvačenim klijentom.
• Korisnik koji je dio kanala Microsoft Teams ili tima koji ima pristup aplikacijama za angažiranje kupaca neće imati pristup zapisu u aplikaciji Microsoft Teams.

Najčešća pitanja

1. Hoće li gostujući korisnici u aplikaciji Microsoft Teams imati pristup zapisima aplikacije Dynamics 365?

Ne, vidjet će poruku o pogrešci kada pokušaju pristupiti prikvačenom zapisu.

2. Hoće li sudionici čavrljanja i kanala servisa Microsoft Teams moći vidjeti prikvačeni zapis aplikacije Dynamics 365 ako nemaju licencu za Dynamics 365?

Ne, vidjet će poruku o pogrešci prilikom pokušaja pristupa prikvačenom zapisu.

3. Mogu li dodati dokument u svoj zapis ako nije prikvačen na kanal Microsoft Teams?

Ovisi o tome ima li vaš klijent sustava Dynamics 365 postavljenu integraciju sustava SharePoint. Ako je omogućena integracija sustava SharePoint, možete dodati dokument.

Ako nemate omogućenu integraciju sustava SharePoint, morate prikvačiti zapis na kanal Microsoft Teams, inače nećete moći dodati dokument u zapis.

4. Što se događa kada dodam dokumente u kanal Microsoft Teams povezan sa zapisom aplikacije Dynamics 365, a zatim uklonim člana iz kanala?

Ovisi o tome ima li korisnik dozvole za pristup zapisu aplikacije Dynamics 365.

Ako ima dozvole za pristup zapisu aplikacije, korisnik može uređivati zapis u sustavu Dynamics 365, ali ne može pristupiti datotekama iz sustava Dynamics 365, SharePoint ili Microsoft Teams.

Ako nemaju dozvolu za pristup zapisu aplikacije Dynamics 365, korisnik će dobiti pogrešku i neće imati pristup datoteci iz sustava Dynamics 365, sustava SharePoint ili Microsoft Teams

5. Koje dozvole korisnik dobiva kada ga dodam na kanal Microsoft Teams koji ima prikvačene zapise i dokumente dodane na karticu datoteka?

Ovisi o tome ima li korisnik dozvole za pristup zapisu aplikacije Dynamics 365.

Ako ima dozvolu za pristup zapisu aplikacije Dynamics 365, korisnik će moći uređivati zapis u sustavima Dynamics 365 i Microsoft Teams. Također će čitati, pisati. izbrišite datoteke iz sustava Dynamics 365, SharePoint i Microsoft Teams.

Ako nemaju dozvolu za pristup vašem zapisu aplikacije Dynamics 365, dobit će pogrešku, ali imat će dopuštenje za čitanje, pisanje i brisanje kada pristupe datoteci iz sustava Dynamics 365, SharePoint i Microsoft Teams.

6. Koje je mjesto sustava SharePoint na kartici Datoteke Microsoft Teams u odnosu na karticu dokumenata povezanog zapisa sustava Dynamics 365?

Informacije u nastavku primjenjuju se kada integracija sustava SharePoint nije omogućena za entitet u sustavu Dynamics 365.

Prilikom dodavanja datoteke iz zapisa aplikacije Dynamics 365 koji je povezan s kanalom Microsoft Teams, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti > [Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva na kartici datoteka kanala Microsoft Teams i rešetki povezanoj s dokumentom zapisa aplikacije Dynamics 365.

Dodavanje datoteke iz zapisa aplikacije Dynamics 365 koja nije povezana s kanalom aplikacije Teams nije moguće jer integracija sustava SharePoint nije omogućena.

Prilikom dodavanja datoteke iz kanala Microsoft Teams koji je povezan sa zapisom aplikacije Dynamics 365, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti >[Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva i na kartici Datoteke kanala Microsoft Teams i na rešetki povezanoj s dokumentom zapisa sustava Dynamics.

Prilikom dodavanja datoteke iz kanala aplikacije Teams koja nije povezana sa zapisom aplikacije Dynamics 365, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti > [Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva na kartici Datoteke kanala Microsoft Teams.

Kada je s kanalom Microsoft Teams povezano više zapisa aplikacije Dynamics 365, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti >[Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva u kanalu Microsoft Teams s kartice datoteka i rešetke povezane s dokumentom za sve zapise aplikacije Dynamics 365 povezane s kanalom.

Kada je zapis aplikacije Dynamics 365 povezan s kanalom Microsoft Teams, datoteke koje su već dodane tom kanalu Microsoft Teams prikazuju se u rešetki povezane s dokumentom za taj zapis aplikacije Dynamics 365.

Ako je zapis aplikacije Dynamics 365 prethodno bio povezan s kanalom Microsoft Teams, a korisnik ga je povezao s novim kanalom Microsoft Teams, u sustavu Dynamics 365 dodaje se drugo mjesto dokumenta za novi kanal Microsoft Teams povezan sa zapisom. Korisnici se mogu prebacivati naprijed-natrag između lokacija dokumenata.

7. Koje je mjesto sustava SharePoint na kartici Datoteke Microsoft Teams u odnosu na karticu dokumenata povezanog zapisa aplikacije Dynamics 365?

Informacije u nastavku primjenjuju se kada je integracija sustava SharePoint omogućena za entitet sustava Dynamics 365.

Prilikom dodavanja datoteke u zapis aplikacije Dynamics 365 koji je povezan s kanalom Microsoft Teams s mjesta dokumenta za kanal Microsoft Teams, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti > [Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva i na kartici datoteka kanala Microsoft Teams i na rešetki povezanoj s dokumentom zapisa aplikacije Dynamics 365 na mjestu dokumenta za kanal Microsoft Teams.

Prilikom dodavanja datoteke u zapis aplikacije Dynamics 365 koji je povezan s kanalom Microsoft Teams putem mjesta dokumenta za zadano web-mjesto, dokument se pohranjuje na zadano web-mjesto sustava SharePoint koje je postavljeno s okruženjem sustava Dynamics 365. Dokument se ne prikazuje na kartici Datoteke Microsoft Teams za kanal povezan sa zapisom.

Prilikom dodavanja datoteke iz zapisa aplikacije Dynamics 365 koji nije povezan s kanalom Microsoft Teams, dokument se pohranjuje na zadano web-mjesto sustava SharePoint koje je postavljeno s okruženjem sustava Dynamics 365.

Prilikom dodavanja datoteke iz kanala Microsoft Teams koji je povezan sa zapisom aplikacije Dynamics 365, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti > [Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva i na kartici datoteka kanala Microsoft Teams i na rešetki povezanoj s dokumentom zapisa aplikacije Dynamics 365 na mjestu dokumenta za kanal Microsoft Teams.

Kada je kanalu Microsoft Teams pridruženo više zapisa sustava Dynamics, dokument se pohranjuje u mapu sustava SharePoint s putom datoteke [Naziv tima] > Dokumenti > [Naziv kanala] > [Naziv datoteke]. Datoteka je vidljiva na kartici datoteka kanala Microsoft Teams i rešetki povezanoj s dokumentom na mjestu dokumenta za kanal Microsoft Teams za sve zapise aplikacije Dynamics 365 povezane s kanalom.

Kada je zapis sustava Dynamics povezan s kanalom aplikacije Microsoft Teams, datoteke koje su već dodane tom kanalu aplikacije Microsoft Teams prikazuju se u rešetki povezane s dokumentom za taj zapis aplikacije Dynamics 365 na mjestu dokumenta za kanal Microsoft Teams.

Kada je zapis sustava Dynamics povezan s kanalom Microsoft Teams, datoteke koje su već dodane tom zapisu aplikacije Dynamics 365 (na zadanom web-mjestu sustava SharePoint koje je postavljeno s okruženjem sustava Dynamics 365), datoteke nisu vidljive na kartici datoteka kanala Microsoft Teams i ostaju na zadanom web-mjestu sustava SharePoint koje je postavljeno s okruženjem sustava Dynamics 365.

Ako je zapis aplikacije Dynamics 365 prethodno povezan s kanalom Microsoft Teams, a korisnik ga poveže s novim kanalom Microsoft Teams, u aplikaciju Dynamics 365 dodaje se drugo mjesto dokumenta za novi kanal Microsoft Teams povezan sa zapisom. Korisnici se mogu prebacivati naprijed-natrag između lokacija dokumenata.

8. Tko može vidjeti koju lokaciju?

Dozvola za prikaz mjesta ovisi o korisničkoj dozvoli za mapu u sustavu SharePoint. Ako je mapa sustava SharePoint stvorena u kanalu Microsoft Teams, korisnik će imati dopuštenje za čitanje i pisanje.

9. Uklonio sam korisnika iz kanala Microsoft Teams, ali on i dalje ima pristup povezanom zapisu iz sustava Dynamics 365. Kako mogu ograničiti njihovu mogućnost otvaranja, uređivanja i brisanja dokumenta iz sustava Dynamics 365?

Pristup datotekama ovisi o korisničkim dozvolama u sustavu SharePoint. Da biste korisniku ograničili pristup tim datotekama, uklonite ga kao korisnika s web-mjesta sustava SharePoint.

10. Što se događa kada izbrišem Microsoft Teams račun?

Datoteke se uklanjaju iz sustava Dynamics 365 i sustava SharePoint.