Külső feladók – A Microsoft 365-nek küldött e-mailek hibaelhárítása
Tipp
Tudta, hogy ingyenesen kipróbálhatja az Microsoft Defender XDR funkcióit Office 365 2. csomagban? Használja a 90 napos Office 365-höz készült Defender próbaverziót a Microsoft Defender portal próbaverziós központjában. A Try Office 365-höz készült Microsoft Defender című cikkből megtudhatja, hogy ki regisztrálhat és ki használhatja a próbaverziót.
Ez a cikk hibaelhárítási információkat nyújt azoknak a feladóknak, akik problémákat tapasztalnak, amikor e-mailt próbálnak küldeni a Microsoft 365-ben címzetteknek, és ajánlott eljárások az ügyfeleknek történő tömeges levelezéshez.
Kezeli az IP-címét és a tartomány hírnevét?
Exchange Online Védelmi szolgáltatás (EOP) levélszemét elleni védelmet biztosít a Microsoft 365-höz. Az olyan e-mail-hitelesítési technológiákat is használjuk, mint az SPF, a DKIM és a DMARC annak ellenőrzésére, hogy az e-mailt küldő tartomány jogosult-e erre. Az EOP-szűrést számos tényező befolyásolja. Például a küldő IP-cím, a tartomány, az e-mail-hitelesítés, a lista pontossága, a panaszdíjak, a tartalom és egyebek. A feladó hírnevének és az e-mailek kézbesítésének képessége egyik fő tényezője az e-mailek levélszemétre való panaszainak aránya.
Új IP-címekről küld e-maileket?
Az e-mailek küldésére soha nem használt IP-címek általában nem rendelkeznek jó hírnevekkel a rendszereinkben. Ennek eredményeképpen az új forrásokból érkező e-mailek nagyobb valószínűséggel tapasztalnak kézbesítési problémákat. Miután az IP-cím a levélszemét küldésének mellőzésével kapcsolatos hírnévre tett szert, az EOP általában jobb e-mail-kézbesítési élményt tesz lehetővé.
A meglévő SPF rekordokkal rendelkező tartományok új IP-címei általában azzal a további előnyökkel járnak, hogy a tartomány hírnevét öröklik. Ha a tartománya jó hírnevű, az új IP-címek gyorsabb felfutási időt tapasztalhatnak. Az új IP-címek várhatóan néhány héten belül teljesen rámpázva lesznek a mennyiségtől, a lista pontosságától és a levélszemétre vonatkozó panaszok arányától függően.
Ellenőrizze, hogy a DNS megfelelően van-e beállítva
A DNS-rekordok létrehozásával és karbantartásával kapcsolatos utasításokért , beleértve az e-mailek útválasztásához szükséges MX rekordot is, lépjen kapcsolatba a DNS-szolgáltatóval.
Győződjön meg arról, hogy nem átirányítható IP-címként hirdeti meg magát
Előfordulhat, hogy nem fogadunk e-mailt azoktól a feladóktól, akik nem sikerülnek a dns-névkeresésben. Bizonyos esetekben a megbízható feladók helytelenül hirdetik magukat nem internetes irányítható IP-címként, amikor megkísérelnek kapcsolatot nyitni az EOP-hoz. A privát (nem átirányítható) hálózatkezeléshez fenntartott IP-címek a következők:
- 192.168.0.0/16 (vagy 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (vagy 10.0.0.0 – 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (vagy 172.16.0.0 – 172.31.255.255)
Sikertelen kézbesítésről szóló jelentést kapott, amikor e-mailt küldött egy felhasználónak a Office 365
Egyes kézbesítési problémákat az okozza, hogy a Microsoft blokkolja a feladó IP-címét, vagy a felhasználói fiókot a rendszer letiltott feladóként azonosítja a korábbi levélszemét-tevékenység miatt. Ha úgy véli, hogy hibásan kapta meg a sikertelen kézbesítésről szóló jelentést (más néven sikertelen kézbesítésről szóló vagy visszapattanó üzenetet), kövesse a sikertelen kézbesítésről szóló üzenetben található utasításokat a probléma megoldásához.
A kapott hibával kapcsolatos további információkért tekintse meg a hibakódok listáját Email Exchange Online nem kézbesítési jelentéseiben.
A következő sikertelen kézbesítésről készült jelentés például azt jelzi, hogy a Microsoft letiltotta a küldési IP-címet:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Ha el szeretné távolítani a listát, olvassa el A listaeltávolító portál használata a letiltott feladók listájáról való eltávolításához című témakört.
Az e-mailem a címzett Levélszemét Email mappájába érkezett
Ha az EOP helytelenül azonosított egy üzenetet levélszemétként, a címzettel együttműködve elküldheti ezt a téves pozitív üzenetet a Microsoftnak elemzés céljából. További információ: Üzenetek és fájlok jelentése a Microsoftnak.
Az EOP szabályozta az IP-címről érkező forgalmat
A következő sikertelen kézbesítésről készült jelentést kapja, mert a rendszer gyanús tevékenységet észlelt a forrás IP-címéről. A forrásból érkező levelek ideiglenesen korlátozva lettek a kiértékelés során.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Miután kiértékeltük az üzeneteket, és megállapítottuk, hogy minden rendben van, eltávolítjuk a korlátozást.
Nem tudok e-mailt kapni a Feladóktól a Microsoft 365-ben
Ha a Microsoft 365-feladóktól szeretne üzeneteket fogadni, győződjön meg arról, hogy a hálózat engedélyezi a kapcsolatokat az EOP által az adatközpontjainkban használt IP-címekről. További információ: EXCHANGE ONLINE VÉDELMI SZOLGÁLTATÁS IP-címek.
Ajánlott eljárások a Microsoft 365-felhasználóknak történő tömeges e-mail-küldéshez
Ha gyakran végez tömeges e-mail kampányokat a Microsoft 365 felhasználóinak, kövesse az ebben a szakaszban található tippeket.
Győződjön meg arról, hogy a Feladó név tükrözi, hogy ki küldi az üzenetet
Az üzenet Tárgy sorának rövid összefoglalónak kell lennie arról, hogy miről szól az üzenet. Az üzenet törzsének világosan és tömören kell jeleznie, hogy miről szól az ajánlat, a szolgáltatás vagy a termék. Például:
Helyes:
Tól: marketing@shoppershandbag.com
Tárgy: Frissített katalógus a karácsonyi szezonban!
Helytelen:
Tól: someone@outlook.com
Tárgy: Katalógusok
Minél könnyebbé teszi, hogy az emberek tudják, ki vagy, és mit csinálsz, annál kisebb nehézséget okoz a legtöbb levélszemétszűrő.
Mindig adjon meg egy leiratkozási lehetőséget a kampány e-mailjeiben
A marketinges e-maileknek, különösen a hírleveleknek mindig tartalmazniuk kell a leiratkozás módját. Például:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Az egykattintásos beállításnál kevésbé előnyös, ha a címzetteknek leiratkozást tartalmazó e-mailt kell küldeniük a Tárgy sorban. Ha azt szeretné, hogy a címzettek üzenetet küldjenek, győződjön meg arról, hogy a hivatkozás egy olyan űrlapra viszi őket, ahol az összes kötelező mező ki van töltve.
A dupla feliratkozási lehetőség használata marketinges e-mailekhez vagy hírlevélregisztrációhoz
Ez az iparági ajánlott eljárás akkor ajánlott, ha a vállalat megköveteli vagy arra ösztönzi a felhasználókat, hogy regisztrálják kapcsolattartási adataikat a termék vagy szolgáltatások eléréséhez. A mai internetes környezetben megkérdőjelezhető az a gyakorlat, hogy a felhasználók automatikusan regisztrálnak marketinges e-mailekre vagy e-hírlevelekre a regisztrációs folyamat során.
Ha a hírlevél vagy különleges ajánlatok fogadásának lehetőségei alapértelmezés szerint meg vannak választva a regisztrációs folyamat során, nagyon valószínű, hogy az érdektelen felhasználók megkapják az e-mail-címét.
A Microsoft a dupla jóváhagyási lehetőséget javasolja, ami azt jelenti, hogy a marketinges e-mailek vagy hírlevelek jelölőnégyzete alapértelmezés szerint nincs bejelölve. Ezenkívül a regisztrációs űrlap elküldése után a rendszer ellenőrző e-mailt küld a felhasználónak. Az ellenőrző e-mail tartalmaz egy URL-címet, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy erősítse meg a marketinges e-mailek fogadásával kapcsolatos döntését.
A kettős jóváhagyási módszer segít kiküszöbölni a megkérdőjelezhető e-mail marketing gyakorlatokat, mert senki sem állíthatja, hogy akaratlanul regisztráltak a marketinges e-mailre.
Győződjön meg arról, hogy az e-mail-üzenetek tartalma átlátható és nyomon követhető
Email tartalom ugyanolyan fontos, mint az e-mailek küldése. Az alábbi ajánlott eljárásokkal győződjön meg arról, hogy az e-maileket nem jelölik meg az e-mail-szűrési szolgáltatások:
A címzetteknek a feladó címjegyzékbe való felvételére vonatkozó kéréseknek egyértelműen meg kell adniuk, hogy ez a művelet nem garantálja a kézbesítést.
Az üzenet törzsében szereplő átirányításoknak hasonlónak és egységesnek kell lenniük, nem pedig többszörösnek és változatosnak. Ebben a kontextusban az átirányítás bármi, ami távolodik az üzenettől, például a hivatkozásoktól és a dokumentumoktól. Ha sok hirdetési hivatkozása van, leiratkozik vagy frissíti a profilhivatkozásokat, mindegyiknek ugyanarra a tartományra kell mutatnia. Például:
Helyes (minden tartomány azonos):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comHelytelen (minden tartomány eltérő):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comKerülje a nagyméretű képeket és mellékleteket tartalmazó tartalmakat, illetve a teljes képből álló üzeneteket.
A nyilvános adatvédelmi vagy P3P-beállításoknak egyértelműen tartalmazniuk kell a követési képpontok (webes hibák vagy adatgyűjtő jelek) jelenlétét.
Helytelen e-mail-aliasok eltávolítása az adatbázisokból
Az adatbázisban lévő helytelen e-mail-címek, amelyek sikertelen kézbesítésről szóló jelentésekhez vezetnek, szükségtelenek, és a kimenő e-maileket az e-mail-szűrési szolgáltatások általi további vizsgálat veszélye fenyegeti. Győződjön meg arról, hogy az e-mail-adatbázis naprakész.