Első fázis – Koncepció
Az Adoptációs keretrendszer első fázisában meg kell határoznia és fontosság szerint rangsorolnia a forgatókönyveket, miközben megismeri a bevezetés tervezése közben elérhető erőforrásokat. Ez a fázis rendkívül fontos a folyamat során, hiszen ekkor határozza meg a siker méréséhez használt üzleti célokat.
A Koncepció fázisának legfontosabb lépései a következők:
- A csapat összeállítása
- Az üzleti stratégia meghatározása
- A készültség megállapítása
Ezen a linken letöltheti a Dynamics 365 Adoptációs útmutatójának PDF-verzióját.
A csapat összeállítása
Meg kell határoznia, hogy kinek kell részt vennie az adoptációra vonatkozó törekvésben. Erre az új munkamódszerre való áttéréshez a teljes vállalkozásban támogatásra lesz szüksége. Meghatároztunk négy fő csoportot, amelyek összekötik a szervezet számára fontos technológiát és üzleti eredményeket.
Minden egyes csoport külön szereppel rendelkezik a megvalósítás folyamatában, és ezeket korán és rendszeresen be kell vonni az eseményekbe. Ez a szakasz vázlatosan leírja az adott csapattagok által betöltött szerepeket:
- Vezetői szponzorok
- Sikertulajdonos
- Korai elfogadók
- Bajnokok
Hogyan segíthetik elő a vezetői szponzorok a projekt sikerét?
Vezetői szponzorok feladatai a következők:
- Segítséget kell nyújtania a projektcsapatnak a legfontosabb üzleti szükségletek meghatározásában és priorizálásában.
- Fontos szerepet kell játszania a jövőkép megosztásában a szervezet többi vezetőjével.
- Aktívan vegyen részt, és használja a Dynamics 365 lehetőségeit az adoptáció elősegítésében és megerősítésében.
- Promótálja az adoptációs folyamat. A tanulmányok szerint sikeres áttérési projektek 87%-a esetén a vezetői szponzorok látható támogatást nyújtottak a projekteknek.
Győződjön meg arról, hogy a szponzorok értik az ABC irányelveit:
- A – Aktív és látható részvétel.
- B – Szövetség létrehozása a többi vezetővel.
- C – Direkt kommunikáció az alkalmazottakkal.
Kik a sikertulajdonosok, és miért fontosak?
A sikertulajdonosok gondoskodnak róla, hogy a vállalkozás céljai kellő figyelmet kapjanak azáltal, hogy az emberek használják és előnyt kovácsolnak az új Dynamics 365 megoldásból.
A sikertulajdonosok feladatai a következők:
- A megfelelő résztvevők beazonosítása és bevonása.
- A szervezet meghatározott üzleti céljainak lefordítása Dynamics 365-forgatókönyvekké.
- Adoptációs terv létrehozása, amellyel ösztönözni lehet a használatot, és hasznot kovácsolni a Dynamics 365 szolgáltatásból.
- A kommunikáció és a képzések sikeres megvalósításának biztosítása.
Kik a korai elfogadók?
A Korai elfogadói program megfelelő résztvevőinek kiválasztása kulcsfontosságú az értékes információk összegyűjtésében és a szervezeti szintű bevezetéssel kapcsolatos tájékoztatásban.
Ebben a listában olyan tulajdonságok szerepelnek, amelyek alapján az adott alkalmazott-típust érdemes lehet bevonni a programba:
- Különböző üzletágakból és részlegekből származó felhasználók, lehetőleg olyanok, akik együtt dolgoznak egy projekten vagy üzleti folyamatban.
- Lehetséges bajnokok vagy vezetők, akik pártfogókká válnak majd a teljes szervezet számára történő bevezetés során.
- Olyan felhasználók, akik általában nehezen boldogulnak a technológiával. Fontos a megérteni az igényeiket, és a bevezetés során foglalkozni ezekkel.
- Az informatikai és az ügyfélszolgálati csapat tagjai, akik a bevezetés során támogatást nyújtanak majd a felhasználóknak.
Fontos
Hagyja ki a vezérigazgatót és a felső vezetést. Bár nagy lehet a kísértés, hogy felkérje a vezérigazgatót a részvételre, ha kihagyja a vezetőséget a Korai felhasználói programból, akkor lehetősége lesz a problémák kijavítására, mielőtt felszínre kerülnének a bevezetés során.
Kik a bajnokok?
A bajnokok elterjesztik az új munkamódszerek jó hírét, és segítenek a csapatok betanításában. Felkeltik a figyelmet, megértést és elkötelezettséget építenek a közösségben.
A bajnokok feladatai a következők:
- Lelkesedési hullámot indítanak, amely elősegíti az adoptációt.
- Befolyásolási kört építenek ki a csapataikban.
- Új munkamódszereket valósítanak meg a csapatokban.
- Üzleti kihívásokat határoznak meg, és ezek lehetséges megoldásait.
- Visszajelzést küldenek a projektcsapat és a szponzorok számára.
- Csökkentik a központi projektcsapat leterheltségét az aktív, folyamatos szerepvállalással.
További csapattagok, akiket be lehet vonni
A szervezet számos további tagja fontos felelősségi körrel rendelkezik majd az új technológia bevezetése során. Az alábbi táblázatban látható az említett szerepkörök összesítése. Létrehoztunk egy sablont, amelynek segítségével meghatározhatja és dokumentálhatja csapatát az Adoptációtervezési munkafüzetben.
| Fókusz | Hálózati elősegítés | Részleg |
|---|---|---|
| Vezetői szponzor | Felső szintű jövőkép és a Dynamics 365 értékeinek kommunikálása a vállalat irányába | Felsővezetőség |
| Sikertulajdonos | Az üzleti célok megvalósításának biztosítása a Dynamics 365 bevezetésével | Bármelyik részleg |
| Programkezelő | A teljes Dynamics 365-bevezetés végrehajtása és a bevezetési folyamat felügyelete | Informatika |
| Bajnokok | Segítséget nyújt a Dynamics 365 jó hírének terjesztésében és a tiltakozások kezelésében | Több részleg |
| Képzési vezető | A Dynamics 365 szolgáltatással kapcsolatos képzési anyagok kezelése és kommunikációja | Informatikai vagy más |
| Részlegvezetők (résztvevők) | Megállapítja, hogy a meghatározott részlegek hogyan használják majd a Dynamics 365 szolgáltatást, és ösztönzi az elköteleződést | Bármely részleg (vezetőség) |
| Informatikai szakemberek | Felügyeli a bevezetés összes műszaki aspektusát, beleértve az integrációkat | Informatika |
| Kommunikációs vezető | Felügyeli a Dynamics 365 szolgáltatással kapcsolatos vállalati szintű kommunikációt | Vállalati kommunikáció, informatika vagy más |
Megjegyzés
Ugyan javasoljuk, hogy a bevezetés során ezeket a szerepköröket mind töltse be, előfordulhat, hogy az Ön által meghatározott megoldásokhoz a kezdésnél nincs szükség mindegyikre. Az Adoptációs csapattagok szerepköreinek részletei című segédletben megtalálja a teljes leírásokat.
A megoldási stratégia meghatározása
Ebben a lépésben a központi csapattal együttműködve finomítania kell a céljain, meg kell határoznia a fontos üzleti célokat és kihívásokat, és felismerni azokat a lehetőségeket, ahol fejleszteni lehet a munkafolyamatokat. Ajánljuk, hogy szervezzen egy workshopot, ahol mélyebben megismerheti az aktuális kihívásokat, stratégiákat és célokat. A workshopon érdemes részt venniük a részlegek vezetőinek, a különböző üzletágaknak, az informatikai osztálynak és más résztvevőknek, akik együtt ötletelhetnek a Dynamics 365 további felhasználási módjairól szervezetében.
Javasoljuk, hogy a beszélgetés irányításához a következő kérdéseket használja:
- Hogyan kapcsolódik a megoldás a szervezet szélesebb stratégiájához és céljaihoz?
- Milyen hatással van a résztvevők gyakorlati tapasztalataira és az általuk végzett munkára?
- Milyen módon foglalja magába a széles körű holisztikus folyamatokat, a termék- vagy ügyféléletciklust?
Forgatókönyvek beazonosítása
A forgatókönyvek olyan módszereket írnak le, ahogyan az emberek a Dynamics 365 segítségével üzleti kihívásokra reagálnak, valamint szervezeti, kulturális, megfogható vagy egyéni adoptációhoz kötődő eredményeket érnek el.
Miért fontosak a forgatókönyvek?
- Ezek által a csapatok megérthetik, hogy a Dynamics 365 segítségével hogyan érhetnek el még többet.
- A Dynamics 365 figyelemfelkeltő üzeneteihez egyfajta információként és bizonyítékként szolgálnak.
- Elősegítik a figyelemfelkeltő és felkészüléssel kapcsolatos tevékenységeket, hiszen a termékeket kontextusba helyezik; az emberek így tudják, mikor és hogyan használják őket.
Megjegyzés
A Dynamics 365 Tartalomtárban a használatra javasolt esetek gyűjteménye található, amelyek különböző ötleteket mutatnak be a termékek leghatékonyabb használati módjáról, amely az Ön szempontjából is releváns. A tartalomtárban ingyenes webináriumokat, e-könyveket, elemzési jelentéseket és további forrásokat találhat, amelyből megismerheti, hogy hogyan segíthet a Dynamics 365 a vállalat optimalizálásában. Első lépések: explore.dynamics.com
Forgatókönyvek létrehozása több csoport és részleg számára
Az alábbi kép a segítségére lehet a meghatározott részlegekhez tartozó üzleti forgatókönyvek dokumentálásában, valamint a forgatókönyvek rögzítésében az Adoptációtervezési munkafüzetben.
A siker feltételeinek meghatározása
A bajnokok elterjesztik az új munkamódszerek jó hírét, és segítenek a csapatok betanításában. Felkeltik a figyelmet, megértést és elkötelezettséget építenek a közösségben. A bajnokok feladatai a következők:
- A fő teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározása, amelyek a különböző üzleti forgatókönyvek adoptációja alapján javíthatók.
- KPI-referenciaértékek és a felhasználók Dynamics 365 szolgáltatással kapcsolatos ismeretének meghatározása.
- Válassza ki a feltételeket, amelyeknek köszönhetően bemutathatja a szervezet vezetőségének a Dynamics 365 megoldás hatását.
- A bevezetést követően a végfelhasználóknak küldött felmérések segítségével mérje fel az elégedettséget és az előrehaladást a referenciaértékhez képest.
Minta-KPI-kat az Adoptációtervezési munkafüzetben találhat.
KPI-referenciaértékek megállapítása
Feltételek kiválasztása, amellyel bemutatható a Dynamics 365 megvalósításának hatása a siker minden egyes mértékéhez viszonyítva. Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány ötletet, valamint scorecard-sablonokat az Adoptációstervezési munkafüzetet, amelyekkel hatékonyan nyomon követheti a sikert, és jelentést készíthet az eredményekről.
| Siker mértéke | Módszer | Példa a célra |
|---|---|---|
| Keresztértékesítés és felülértékesítés Találjon és osszon meg a kapcsolódó termékekre vonatkozó keresztértékesítési lehetőségeket a részlegeken átívelő értékesítési csapatokkal, részleges ügyfélinformációkat AI-alapú javaslatokkal. |
Mennyiségi alapú Dynamics 365 Sales
|
Meglévő ügyfelektől származó új bevétel növelése 15%-ról 20%-ra. |
| Szolgáltatási költség Az ügyfeleket kiszolgáló ügynökök hatékonyságának növelése termelékenyebb felhasználó élmény segítségével, alacsonyabb költségű csatornák használatával, például robotokkal és több önkiszolgáló lehetőséggel. |
Mennyiségi alapú Dynamics 365 Customer Service
|
Az ügyfélesetek 60%-a az (első) egy hívás alatt megoldódik. |
| Termelési kapacitás növelése A termelési mennyiség növelése a problémák megelőző jellegű elkerülésével, megnövelt láthatósággal és több információval a javított kapacitástervezés támogatásához. |
Mennyiségi alapú Dynamics 365 Finance
|
Bruttó nyereség növelése 50%-ról 60%-ra a termelési mennyiség a meglévő termelési létesítményekkel történő növelésével. |
A készültség megállapítása
A készültség a felhasználók és a szervezet hajlandóságát és felkészültségét mutatja a Dynamics 365 szolgáltatásra való áttérésre.
Miért fontosak itt a forgatókönyvek?
- Minden szervezet máshogy tekint a változásra, a régiótól, a munkastílustól, a szakmai profiltól és a szervezet más jellemzőitől függően.
- Határozza meg, hogy az Ön felhasználói mennyire hajlandóak (vagy nem hajlandóak) a munkamódszereik megváltoztatására és az új technológia elfogadására.
- Olyan bevezetési tervet kell létrehoznia, amely tükrözi a szervezete készültségi állapotát.
Az ellenállás normális. Számítson erre, és tervezzen előre!
Készültségi tényezők
Ezen kulcsfontosságú tényezők segítségével megértheti, milyen mértékben felkészült a szervezete a Dynamics 365 szolgáltatásra való áttérésre:
- Egyértelmű jövőkép a vállalati váltással kapcsolatban.
- Egyértelmű jövőkép az egyéni váltással kapcsolatban.
- A szükséges teljes változtatás mennyisége.
- A vezetőség támogatása.
A szervezet értékeléséhez használja az Adoptációtervezési munkafüzetet.