Második fázis – Bevezetés
Az Adoptációs keretrendszer ezen szakaszában együtt kell működnie a legfontosabb résztvevőkkel az adoptációs terv létrehozása és bevezetése érdekében. Elő kell készítenie a környezetet és a Korai elfogadókkal tesztelnie kell az adoptációs megközelítését, és az így kapott visszajelzésekkel módosításokat kell végeznie a vállalkozásra való kiterjesztés előtt.
A Bevezetés fázisának legfontosabb lépései a következők:
- Adoptációs terv összeállítása
- Bevezetés a Korai elfogadók számára
- Terv módosítása
Ezen a linken letöltheti a Dynamics 365 Adoptációs útmutatójának PDF-verzióját.
Adoptációs terv összeállítása
Első lépésként törekedjen a figyelem felkeltésére a végfelhasználók bevonása segítségével. A sikertulajdonosok gondoskodnak róla, hogy a vállalkozás céljai kellő figyelmet kapjanak azáltal, hogy az emberek használják és előnyt kovácsolnak az új Dynamics 365 megoldásból. Próbálja ki ezeket a módszereket a figyelem felkeltéséhez:
Kommunikáció
- Különböző taktikákat határozzon meg és alkalmazzon.
- Összpontosítson a „Nekem milyen előnyöm származik ebből?” kérdésre
- Igazítsa a tervet a vállalatra és a kultúrára.
- Küldjön ki kommunikációs anyagokat.
Bevonási események
- A bevezetés elindításához vonjon be vezetői szponzorokat.
- Személyzeti események informatikai osztállyal és bajnokokkal együtt.
- Osszon ki plakátokat és szórólapokat.
- Helyezzen bemutatóstandokat az étkezdébe/előtérbe.
- Szervezzen online eseményeket a távoli irodák számára.
A vállalkozás számára fontos értékek kommunikációja forgatókönyvek segítségével
Sikertörténetek megemlítése
A sikertörténetek a Dynamics 365 sikerének szemléltetésére gyakran ugyanolyan értékesek, mint a számszerű eredmények. A bevezetés során a projektcsapat tagjainak és a bajnokoknak érdemes olyan példákat találniuk, amelyek bemutatják a funkciók közötti együttműködést és csapatmunkát, és megosztaniuk ezeket a Yammer, a Teams vagy más eszközök felületén. Ha alkalmazza ezeket a példákat a kommunikáció során, azzal lelkesedést válthat ki, és bemutathatja a Dynamics 365 hatását.
Mitől jó egy sikertörténet?
- Idő. A történetet kezdje az idő jelzésével, így a célközönség tudja, mikor történt.
- Karakterek. A történetben szerepeljenek nevek, így a célközönség tudja, kiről szól a történet.
- Események. A történetben vegye számba a megtörtént eseményeket.
- Megjelenítés. A célközönségnek el kell tudnia képzelni, mi történt.
Bevezetési események indítása
Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány erőforrást, ötletet és taktikát, amelyek segíthetnek a Dynamics 365 megoldás hatékony bevezetésében:
- A tervezési csapat és a bajnokok viseljenek a Dynamics 365 megoldás nevével ellátott pólókat.
- Az irodákban helyezzenek el Dynamics 365 megoldást hirdető plakátokat, posztereket és szórólapokat.
- Bemutatóstandok az étkezdében/előtérben, ahol megismertetheti a Dynamics 365 megoldás különböző eszközeit és funkcióit, valamint a gyakorlatban is bemutathatja ezeket.
Hogyan válasszon bevezetési eseményt:
- Gondolja át, mik a Dynamics 365 használatával kapcsolatos céljai. Hogyan támogathatja a bevezetési esemény az üzleti célokat?
- Vegye figyelembe a vállalati kultúrát. Milyen típusú programok érdekelnék a vezetőséget és az alkalmazottakat?
- Vegye figyelembe a rendelkezésre álló időt és erőforrásokat. Lehet esetleg úgy keverni a programokat, hogy a tervezett esemény az igényeknek is megfeleljen, és az ütemezéshez is illeszkedjen?
- Gondolja végig a már meglévő vállalati eseményeket. Van-e olyan közelgő vállalati esemény, amely a Dynamics 365 bevezetése körüli időszakra van időzítve, és összevonható a bevezetéssel?
Kommunikációs stratégia kialakítása
Alakítson ki olyan kommunikációs stratégiát, amellyel a bevezetés előtt felkeltheti a figyelmet és a lelkesedést, megoszthatja a használattal kapcsolatos sikereket a bevezetés után. A megközelítés kialakítása során javasoljuk, hogy vegye figyelembe az alábbi bevált gyakorlatokat:
- Az üzenet megfogalmazásakor mindenképpen vegye figyelembe, hogy az alkalmazottak felismerjék belőle: „Nekem milyen előnyöm származik ebből?”
- Válasszon ki különböző tevékenységeket, például e-maileket, posztereket, fizikai eseményeket, és helyezze el őket a projekt idővonala mentén.
- Ütemezzen olyan eseményeket, ahol az emberek kipróbálhatják a termékeket, és kérdéseket tehetnek fel.
- Alakítsa ki úgy a tevékenységeket, amelyekkel felhívhatja a figyelmet a vállalatra és a kultúrára.
- Ha megkéri a vezetőt, hogy ő küldje ki a Dynamics 365 bejelentésével kapcsolatos kommunikációt, ő legyen a bevezetési esemény házigazdája, vagy ő ossza meg a termék előnyeit egy szervezeti értekezleten, azzal kifejezheti a fontosságát, és könnyebben meggyőzhet mindenkit az új technológia használatáról.
Végezze el a Kommunikációs értékelést, és használja az Adoptációtervezési munkafüzetben található tervezési sablont.
Képzési stratégia összeállítása
Összpontosítson a miértre. Győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak tudják a változás okát, hogy milyen előnyeik származnak belőle, és miért kérik őket a változtatásra.
Használjon valódi munkahelyi forgatókönyveket. Annak érdekében, hogy meggyőzze őket az új technológia megtanulásáról, használjon a célközönség számára ismerős feladatokat vagy üzleti folyamatokat.
Használjon több különböző formátumot. A végfelhasználók betanítását több különböző formában érdemes megvalósítani, hogy megfeleljenek a különböző tanulási stílusoknak, földrajzi akadályoknak és erőforráskorlátoknak.
Ügyeljen a megerősítésre. Győződjön meg a betanítás rögzüléséről megerősítési módszerek alkalmazásával, például igény szerinti képzéssel, ebéddel egybekötött tanulási alkalmakkal vagy az új alkalmazottak betanítási lehetőségeivel.
Vegye figyelembe a képzéssel kapcsolatos bevált gyakorlatokat
A képzési program összeállításakor vegye figyelembe a következőket:
- A jelenleg futó hatékonyságnövelő eszközöket. Ha jelenleg használ hatékonyságnövelő rendszert, akkor nagyobb erőfeszítést kell tennie a betanítási fázisban, mivel a magatartás módosítására lesz szükség.
- A személyzet technológiai jártasságát. Fontos megértenie a személyzet technológiai jártasságának mértékét a képzési program tervezésekor. Ez segíthet annak meghatározásában, hogy milyen könnyen tudnak áttérni új munkamódszerekre.
- A jelenlegi változással kapcsolatos programok. Fontos figyelembe vennie, hogy a vállalkozásban milyen más programok vannak már folyamatban, így nem zavarja össze vagy terheli túl a személyzetet.
- A munkatársak képzési preferenciái. Fontos megértenie, a szervezete számára melyek a legjobb képzési módszerek, legyen az személyes képzés, vezetett vagy önálló online oktatóanyagok, vagy más módszer.
Igazítsa a képzési stratégiát a bevezetési tervhez
A képzési stratégiát tervezze úgy, hogy illeszkedjen a bevezetéshez. Kezdje a Dynamics 365 bajnoki csoportjaival, ezután készítse fel az informatikai részleget, majd ezután vezesse be a tágabb szervezetnél.
Az Adoptációtervezési munkafüzet segítségével állapítsa meg a szervezet képzési szükségleteit, és alakítsa ki a képzési módszert.
Tanulási és képzési erőforrások áttekintése
Tekintsen át ingyenes online képzési erőforrásokat, amelyek segíthetnek a Dynamics 365 megoldás bevezetésében. A Microsoft Learn felületén részletes, vezetett oktatóanyagokat találhat feladatkör és termék szerint, például videókat, oktatóanyagokat és gyakorlati tanulási erőforrásokat. Kérdezzen rá a Microsoft Dynamics szakértőkből és más vállalatokból álló közösségénél. Válaszokat kaphat, ha kérdéseket tesz fel a fórumokban, blogokat és útmutató cikkeket olvas, valamint videókat néz.
Microsoft Learn képzés: A Dynamics 365 szolgáltatással kapcsolatos tanulás elsődleges helyszíne videókkal, oktatóanyagokkal és gyakorlati oktatással.
Dynamics 365 webináriumok: Termékalapú képzések, amelyekkel felkészítheti az embereket a szolgáltatások és alkalmazások hatékony használatára.
Dynamics 365 oktatóanyagok: Gyorsan megismerheti az alapvető információkat, ha azonnali hatékonyságra van szüksége.
Dynamics 365 YouTube-csatorna: Fedezze fel, hogy a Dynamics 365 segítségével hogyan fejlesztheti vállalkozását.
Fenntartható bajnoki közösség létrehozása
A sikertulajdonosok gondoskodnak róla, hogy a vállalkozás céljai kellő figyelmet kapjanak azáltal, hogy az emberek használják és előnyt kovácsolnak az új Dynamics 365 megoldásból.
Bajnokok:
- Formális képzésben kell részesülniük, amellyel tovább mélyíthető és bővíthető a tudásuk.
- Ösztönözni és bátorítani kell őket arra, hogy útmutatást nyújtsanak társaiknak, tanítsák és képezzék őket.
- Folyamatos pozitív megerősítésre van szükség, amellyel alátámasztható az erőfeszítéseik hatékonysága.
- Egyértelmű végrehajtási tervre van szükség.
A bajnoki közösség bevonása a bevezetési tervezésbe
A Korai felhasználói program stratégiájának összeállítása és bevezetése
A Korai elfogadói programnak köszönhetően a szervezet korai betekintő információkhoz juthat, amelynek segítségével a Dynamics 365 szolgáltatást minden felhasználó számára bevezethetik. Tekintse próbakörnek egy reprezentatív csoportban, amellyel felkészülhet a teljeskörű bevezetésre. A Korai elfogadókkal való együttműködés segíthet az ötletek tesztelésében és a visszajelzések összegyűjtésében, amellyel a projektcsapat igazi, ámulatba ejtő hatást érhet el a teljeskörű, szervezeti szintű bevezetéskor.
Miért fontos ez a program:
- A buktatók meghatározása. A kezdeti visszajelzések összegyűjtésével és a potenciális buktatók beazonosításával tökéletesre formázott bevezetési tervet hozhat létre.
- Visszajelzés gyűjtése. Szerezzen visszajelzéseket a felhasználóktól a Dynamics 365 megvalósításához meghatározott célokkal és forgatókönyvekkel kapcsolatban.
- Problémák megoldása. A kisebb felhasználói csoportokkal felmerült potenciális problémák kijavíthatók a szervezeti szintű bevezetés előtt.
- Bajnokok toborzása. Gyűjtse össze a potenciális lelkes alkalmazottak csoportját, amelyekből toborozhat majd. Ezek a személyek majd segíthetnek a munkatársaknak a Dynamics 365 adoptációjában a teljeskörű bevezetést követően.
Adoptációs törekvések módosítása a Korai elfogadók visszajelzése alapján
A Korai elfogadók visszajelzése alapján vizsgálja felül a kommunikációval, a képzéssel és a visszajelzéssel kapcsolatos terveket. A teljes megközelítését módosíthatja a kapott információk alapján. Érdemes lehet a Korai elfogadókat bevonni a Dynamics 365 Bajnokok csoportjába, ahol segíthetnek a munkatársak támogatásában az áttérés során.
Következő lépés
Harmadik fázis – Értékteremtés