Word-sablonok létrehozása és telepítése

A Microsoft Word hatékony módszereket kínál a Dynamics 365-beli adatok szabványos és tetszetős dokumentum formájában történő megjelenítésére. A Word-sablonok könnyen elkészíthetők és megoszthatók a munkatársakkal, hogy az ügyfelek felé minden dokumentum egységes megjelenésű legyen, és illeszkedjen a vállalat márkaképéhez.

A felhasználók a kész sablonok segítségével egyetlen kattintással szabványos dokumentumokat tudnak előállítani, amelyek automatikusan tartalmazzák a Dynamics 365-beli adatokat.

1. lépés: Hozzon létre egy Word-sablont

1. Jelentkezzen be a Dynamics 365 rendszerbe Rendszergazda szerepkörrel rendelkező felhasználóként.

2. Nyissa meg a Beállítások menüt az oldal tetején, és válassza a Speciális beállítások lehetőséget .

3. A speciális beállítások terület megjelenik egy új böngészőlapon. Vegye figyelembe, hogy a terület az oldal felső részén található vízszintes navigációt használ az oldalsó navigáció helyett. Navigálj a Beállítások Üzleti>sablonok> részhez.

4. A következő képernyőn válassza a Dokumentumsablonok, majd a felső menüszalag + Új elemét .

5. Válassza a Word-sablon lehetőséget, majd válassza ki azt az entitást, amelyre a sablon vonatkozik. A sablon ennek az entitásnak az adatait fogja használni.

   

6. A Word-sablonban szerepeltetni kívánt mezők kiválasztásához válassza az Entitás kiválasztása lehetőséget.

7. Megnyílik az Entitás kiválasztása párbeszédpanel. Az itt kiválasztott kapcsolatok határozzák meg, milyen entitások és mezők fognak a rendelkezésére állni, amikor meghatározza a Word-sablont. Csak azokat a kapcsolatokat válassza ki, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy a kívánt Dynamics 365-adatokat felvehesse a Word-sablonba. Íme néhány példa a partnerentitás kapcsolataira:

   • 1:N kapcsolat: Egy partner több kapcsolattartóval is rendelkezhet.
   • N:1 kapcsolat: Egy érdeklődőhöz, egy partnerhez vagy egy kapcsolattartóhoz több partner is tartozhat.
   • N:N kapcsolat: Egy partnerhez több marketinglista is tartozhat. Egy marketinglistához több partner is tartozhat.

   Ha végzett a kapcsolatok kiválasztásával, válassza a Sablon letöltése lehetőséget. Ennek hatására létrejön egy Word-fájl a helyi számítógépen, amely XML-adatok formájában tartalmazza az exportált entitásokat.

   Feljegyzés

   A dokumentumok kellő gyorsasággal történő letöltése érdekében a program legfeljebb 100 kapcsolódó rekordot ad vissza minden egyes kapcsolat esetében. Például, ha egy olyan sablont exportál, amely tartalmazza egy partner kapcsolattartóinak listáját, a partner kapcsolattartói közül maximum 100 fog megjelenni a dokumentumban.

8. Ha az adatok testreszabása után fel szeretné tölteni a sablont, nyissa meg a sablonok listáját, majd válassza a Sablon feltöltése lehetőséget. További információ: 4. lépés: A Word-sablon újbóli feltöltése a Dynamics 365 rendszerbe

2. lépés: Engedélyezze a Fejlesztőeszközök lapot.

Nyissa meg a Word-sablonfájlt. A dokumentum ekkor úgy tűnik, hogy üres.

A Dynamics 365 XML-adatok megtekintéséhez és hozzáadásához engedélyeznie kell a Word Fejlesztőeszközök lapot.

1. Nyissa meg a Fájlbeállítások>>testreszabása menüszalagot, majd jelölje be a Fejlesztőeszközök jelölőnégyzetet.

   

2. Válassza az OK lehetőséget.

Ekkor megjelenik a Fejlesztőeszközök lap a Word menüszalagján.

3. lépés: Határozza meg a Word-sablont

Használja az XML-megfeleltetés ablaktáblát a Word-sablon meghatározásához Dynamics 365 entitásmezők használatával.

1. A Word-sablonban válassza a Fejlesztői XML-megfeleltetési ablak> lehetőséget.

   

   Megnyílik az XML-megfeleltetés ablaktábla, amelyen az alapértelmezett XML-séma van kiválasztva.

   

2. Válassza ki a Dynamics 365 XML-sémáját. amely így kezdődik: „urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Fontos

   Ha gyakoriak a véletlen módosítások, amelyek miatt a Word lefagy vagy lelassul, akkor kapcsolja ki az Automatikus javítás beállításait.

3. Bontsa ki az entitást az összes elérhető mező megtekintéséhez, kattintson a jobb gombbal a hozzáadni kívánt mezőre, majd válassza a Tartalomvezérlő egyszerű szöveg> beszúrása lehetőséget.

   

   A Dynamics 365 alkalmazás mezője bekerül a Word-sablonba.

   

4. Hozzáadhat további entitás mezőket, leíró címkéket és szöveget, valamint formázhatja a dokumentumot. Például ilyen lehet az elkészült sablon:

   

5. A megadott tartalomvezérlő mezők között lehetnek olyanok, amelyek több sornyi adattal rendelkeznek. Például a partnereknek több kapcsolattartójuk is van. Ahhoz, hogy az összes adat megjelenjen a Word-sablonban, állítsa be a tartalomvezérlő mező ismétlését az alábbiak szerint:

   1. Az ismétlődő adatokat tartalmazó mezőket helyezze egy táblázatsorba.

   2. Jelölje ki a teljes táblázatsort a sablonban.

      

   3. Az XML-megfeleltetés ablaktáblában kattintson a jobb gombbal a tartalomvezérlő mezőket tartalmazó kapcsolatra, majd válassza az Ismétlődő parancsot.

      

      Amikor a Dynamics 365 rendszerben létrehoz egy dokumentumot a Word-sablon segítségével, a program betölti az adatokat a táblázat soraiba.

6. Ha a sablon tartalmazza a megfelelő mezőket és formázást, akkor mentse el és töltse fel a Dynamics 365 rendszerbe.

4. lépés: Töltse fel a Word-sablont a Dynamics 365 rendszerbe

Miután az igényei szerint összeállította a Word-sablont, mentse el, hogy fel tudja tölteni a Dynamics 365 rendszerbe.

A rendszergazda a Beállítások oldalon töltheti fel a Word-sablont a Dynamics 365 rendszerbe.

Feljegyzés

A szervezet felhasználói megtekinthetik a rendelkezésükre álló sablonokat, ha a rekordlista parancssávján a Word-sablonok lehetőséget választják .

1. Nyissa meg a Beállítások menüt az oldal tetején, és válassza a Speciális beállítások lehetőséget.

2. Navigálj a Beállítások Üzleti>sablonok> részhez.

3. A következő képernyőn válassza a Dokumentumsablonok lehetőséget, majd válassza a Sablon feltöltése lehetőséget a felső menüszalagon.

4. Keresse meg és töltse fel a megfelelő fájlt.

   

5. Válassza a Feltöltés lehetőséget. Megjelenik a feltöltendő fájl összegzése.

6. Válassza az X ikont a felső szalag jobb felső sarkában az információs képernyő bezárásához.