Az elektronikus aláírások áttekintése

Ez a cikk áttekintést nyújt az elektronikus aláírásokról, és bemutatja, hogy hogyan használhatók.

Mi az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás igazolja annak a személynek a személyazonosságát, aki egy számítási folyamat elindítása vagy jóváhagyása előtt áll. Egyes ágazatokban az elektronikus aláírás ugyanúgy jogilag kötelező érvényű, mint a kézzel írott aláírás.

Az elektronikus aláírás használatát törvény írja elő számos szabályozott iparágban, például a gyógyszeriparban, az élelmiszer- és italgyártás, a repülőgépgyártás és a honvédelem területén. Az Amerikai Egyesült Államok élelmiszer- és gyógyszerügyi hatóságának (FDA, Food and Drug Administration) 21 CFR Part 11 szabályozásában meghatározott követelmények teljesítéséhez szintén szükséges.

Bankjegy

Az elektronikus aláírás önmagában nem ugyanaz, mint a digitális aláírás. Az elektronikus aláírás mindössze a kézzel írt aláírás helyettesítése, míg a digitális aláírás további biztonsági szolgáltatásokat biztosít. A digitális aláírások esetén meghatározható, hogy egy másik felhasználó vagy folyamat nem módosította-e illetéktelenül az adatokat. A digitális aláírások ellenőrizhetők, és ennek az ellenőrzésnek az eredményét nem cáfolhatja meg még az adatok aláírására használt tanúsítvány tulajdonosa sem. Az alábbi leírásból kiderül, hogy az elektronikus aláírásokba a digitális aláírások funkciói is be vannak építve.

Elektronikus aláírások

A kritikus üzleti folyamatoknál használhatja az elektronikus aláírásokat. Egyes folyamatokba be vannak építve az elektronikus aláírási funkciók. Ugyanezen a képernyőn egyéni elektronikus aláírási követelményeket is létrehozhat, tetszőleges adatbázis-táblára és mezőre vonatkozóan.

Az elektronikus aláírásokba a digitális aláírások funkciói is be vannak építve. Minden felhasználónak, aki dokumentumokat ír alá, be kell szereznie egy érvényes kriptográfiai tanúsítványt. A dokumentum aláírásakor a tanúsítványhoz társított titkos kulcsot ellenőrzi a rendszer. Egy naplóban vannak rögzítve az elektronikus aláírások adatai, ezáltal gondoskodik az ellenőrzéshez szükséges könyvvizsgálati naplóról. Az elektronikus aláírások beállításához lásd: Elektronikus aláírások beállítása.

Felhasználók, akik az elektronikus aláírásokhoz kérnek hozzáférést

Általában háromféle felhasználónak van szüksége biztonsági hozzáférésre az elektronikus aláíráshoz: az elektronikus aláírás rendszergazdái, az aláírók és az elektronikus aláírás felülvizsgálói.

Elektronikus aláírás rendszergazdája

Az elektronikus aláírás rendszergazdája állítja be az aláírási követelményeket, az általános paramétereket és a jóváhagyókat, valamint ő kap figyelmeztetést, ha egy aláírást nem lehet ellenőrizni. Alapértelmezés szerint egy felhasználó, aki az Informatikai vezető biztonsági szerepkörbe tartozik, rendelkezik engedéllyel az elektronikus aláírások felügyeletére.

Aláíró

A kötelezően aláírandó dokumentumokhoz és folyamatokhoz az aláírónak kell elektronikus aláírást csatolnia. Alapértelmezés szerint a Rendszer felhasználója biztonsági szerepkörbe tartozó felhasználó rendelkezik engedéllyel a dokumentumok elektronikus aláírására.

Bankjegy

Az aláírónak ezenkívül további engedélyekre lehet szüksége, hogy hozzáférjen az aláírandó dokumentummal vagy folyamattal kapcsolatos adatokhoz. Annak a felhasználónak, aki adatokat módosít, majd ezeket a módosításokat alá kell írnia, engedéllyel kell rendelkeznie az adatok módosítására. A más felhasználó nevében aláíró felhasználónak nem kell rendelkeznie az adatokhoz való hozzáféréssel. Ilyen típusú felhasználó például egy felettes, aki aláírja az alkalmazottak módosításait.

Elektronikus aláírások felülvizsgálója

Az elektronikus aláírás felülvizsgálójának feladata az adatbázisnapló és az aláírások adatbázisnaplóban elérhető felülvizsgálati naplójának áttekintése. Alapértelmezés szerint egy felhasználó, aki az Informatikai vezető biztonsági szerepkörbe tartozik, rendelkezik engedéllyel az elektronikus aláírások auditálására.

Ha az Informatikai vezető szerepkörtől eltérő szerepben van, győződjön meg arról, hogy szerepe rendelkezik-e a következő jogosultságokkal:

• Sikertelen elektronikus aláírások megtekintése
• Adatbázisnapló megtekintése

Dokumentumok elektronikus aláírása

Tanúsítvány beszerzése

Ahhoz, hogy Ön elektronikusan alá tudja írni a dokumentumokat, kérvényeznie kell egy tanúsítványt.

Bankjegy

A Microsoft SQL Server szolgáltatásai vannak használva a tanúsítványok létrehozására és az elektronikus aláírás engedélyezésére. Nincs szükség további tanúsítványokra és nyilvános kulcsok infrastruktúrájára (PKI).

Amikor tanúsítványt kérvényez, a rendszer létrehoz Önnek egy nyilvános és egy titkos kulcsot az adatbázisban. A titkos kulcsot egy olyan jelszóval titkosíthatja, amelyet csak Ön ismer. Amikor elektronikusan aláír egy dokumentumot, akkor a jelszó megadásával igazolhatja a személyazonosságát.

A tanúsítvány igényléséhez ugorjon a Beállítások oldalon a Számlák lapra, majd kattintson a Tanúsítvány beszerzése parancsra.

Adja meg és erősítse meg a jelszót, amelyet aláírásra kíván használni. A jelszó a titkos kulcsot védi, valamint engedélyezi a tanúsítvány használatát. Ezt a jelszót nem tárolja az adatbázis, és senki más nem érheti el, még a rendszergazdája sem.

Ha elfelejti a tanúsítványhoz tartozó jelszót, akkor a tanúsítványt alaphelyzetbe kell állítani. A tanúsítvány alaphelyzetbe állítása nincs hatással azokra a dokumentumokra, amelyeket a korábbi tanúsítvánnyal írt alá. A tanúsítvány alaphelyzetbe állításához a Beállítások oldalon, kattintson a Tanúsítvány alaphelyzetbe állítása.

A dokumentumok elektronikus aláírása

Ha olyan módosítást végez, amelyhez elektronikus aláírás szükséges, akkor megjelenik a Dokumentum aláírása képernyő.

1. A Dokumentum aláírása oldalon kattintson a Dokumentum fülre, és tekintse át a dokumentumon végzett módosításokat.
2. Az Aláírás lapon válasszon ki egy okkódot.
3. Írjon be megjegyzést, ha megjegyzés szükséges.
4. Ha a felhasználói azonosítója nem jelenik meg az Aláíró mezőben, akkor válassza ki a listából.
5. Ha szükséges, akkor adja meg a helyét.
6. Kattintson az OK gombra.

Más felhasználó változtatásainak aláírása

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy az egyik felhasználó által végzett módosításokat egy másik felhasználónak kell aláírnia. Például egy felettes számára kötelező lehet a beosztottja által az anyagjegyzékeken végzett módosítások aláírása (Anyagjegyzék). A következő eljárással jelölheti ki egy másik felhasználó aláírójaként a felhasználót.

Bankjegy

Amikor egy felhasználó egy másik felhasználó módosításait írja alá, akkor az aláírást azon a munkaállomáson kell elvégezni, amelyen a módosítást elvégezték. A felhasználó mindaddig nem tudja menteni a módosítást, amíg meg nem történik az aláírás.

Jóváhagyók kijelöléséhez kövesse az alábbi lépéseket.

1. A Beállítások oldalon a Számlák fülön kattintson Jóváhagyó kijelölése parancsra.
2. A Jóváhagyó felhasználó azonosítója mezőben válassza ki annak a felhasználónak az azonosítóját, akinek alá kell írnia egy másik felhasználó által végzett módosításokat.
3. Az Aláírható felhasználó azonosítója mezőben válassza ki annak a felhasználónak az azonosítóját, akinek a módosításait alá kell írni.