Munkafolyamat-jóváhagyási folyamatok műveletei

Ez a cikk ismerteti a munkafolyamat elfogadási folyamatának egyes résztvevői által vállalható műveleteket.

A munkafolyamat több csoportot is tartalmazhat: a létrehozó, a feladathoz hozzárendelt személyek, döntéshozók, valamint jóváhagyók. Például, az alábbi a költségjelentés munkafolyamatánál Balázs a létrehozó, a várólista tagjai a hozzárendelt személyek, János a döntéshozó, illetve Ferenc, Zsuzsanna és Anna a jóváhagyók.

Az alábbi szakaszok leírják az egyes csoportok által a munkafolyamatban végrehajtható műveleteket.

A létrehozó által végrehajtható műveletek

A létrehozó a munkafolyamat egy példányát dokumentum feldolgozásra vagy jóváhagyásra történő elküldésével indítja el. Például Samnek a Költségjelentés oldalon a költségjelentés elküldéséhez a Küldés gombra kell kattintania.

A feladat megbízottja által végrehajtható műveletek

Egy feladatot végezhet több személy, vagy egy munkatétel-várólista, amit néhány ember felügyel. Azonban egy feladatot csak egy ember fejezhet be. Például Sam benyújtott egy költségjelentést, és a bizonylatokat továbbította a szervezet Költségjelentések osztályának felülvizsgálatra.

A Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagjai követik nyomon a várólistát. Ágnes, annak a részlegnek az egyik tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségjelentését és nyugtáit. Julie most a következő műveletek egyikét hajthatja végre: befejezés, elutasítás, delegálás, módosítási kérelem, átcsoportosítás vagy kiadás.

Bankjegy

Az elérhető műveletek változhatnak, attól függően, hogy a szoftverfejlesztő hogyan tervezte meg a feladatot.

Befejezés

Amikor egy felhasználó befejez egy feladatot, a feldolgozásra küldött dokumentumot a rendszer szükség esetén a munkafolyamat következő felhasználójához rendeli hozzá. Amennyiben nincs szükség további feldolgozásra, a munkafolyamat befejeződik.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségvetését és nyugtáit. Miután Julie befejezte a felülvizsgálatot, a dokumentumot Johnhoz rendelik.

Elutasítás

Amikor egy felhasználó elutasítja a dokumentumot, a munkafolyamat véget ér.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségvetését és nyugtáit. Ha Ágnes visszautasítja a költségjelentést, a munkafolyamat befejeződik.

Balázs ezután újraküldheti a költségjelentést. Sam előbb elvégezheti a változtatásokat, vagy újra elküldheti az eredeti változatot. Ha Balázs újraküldi a költségjelentést, akkor a munkafolyamat a manuális ellenőrzési folyamatnál kezdődik.

Delegált

Amikor egy felhasználó feladatot delegál, másik felhasználóhoz rendeli hozzá a feladatot.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségvetését és nyugtáit. Julie ezt a feladatot Timre bízza, aki Julie asszisztense.

Timi ezután Ágnes nevében jár el. Ezért amikor Tim befejezi a felülvizsgálatot, a költségelszámolás Johnhoz kerül hozzárendelésre, mintha Julie végezte volna el a feladatot.

Változtatás kérése

Amikor az egyik felhasználó az elküldött dokumentum változtatását kéri, a dokumentumot visszaküldi a rendszer a létrehozónak.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségvetését és nyugtáit. Ágnes talál néhány hibát a jelentésben, ezért változtatásokat kér. A költségjelentés visszakerül Balázshoz.

Balázs ezután újraküldheti a költségjelentést. Sam először elvégezheti a kért változtatásokat, vagy újra elküldheti az eredeti változatot. Ha Balázs újraküldi a költségjelentést, a munkatétel-várólista egyik tagjának ellenőriznie kell a jelentést és a nyugtákat ismét.

Ismételt hozzárendelés

A munkatétel-várólista tagjai átadhatják a várólistán szereplő dokumentumokat egy másik várólistának.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja követi nyomon a várólistát. A munkaterhelés kiegyensúlyozása érdekében Julie átcsoportosíthatja a költségjelentést és a hozzá tartozó bizonylatokat egy másik várólistába.

Kiadás

Előfordulhat, hogy egy munkaelem-várólista tagja elfogad egy feladatot, de aztán úgy dönt, hogy nem tudja elvégezni a feladatot. Ebben az esetben az a személy, aki elfogadta a feladatot, kiadhatja a dokumentumot, vissza a munkatétel-várólistára.

Például Ágnes, a Kalandorbolt költségjelentési részlegének tagja, elfogadta a feladatot, hogy ellenőrizze Balázs költségvetését és nyugtáit. Ha Julie nem tudja elvégezni a feladatot, akkor Julie kiadhatja a dokumentumot. A költségjelentés visszakerül a várólistára, így a Kalandorbolt költségjelentési részlegének további tagjai elvégezhetik a feladatot.

A feladat döntéshozója által végrehajtható műveletek

Általában egy dokumentum van a döntéshozóhoz rendelve, mert van egy kérdés, amit a döntéshozónak meg kell válaszolni. A válasz a kérdésre általában Igen vagy Nem, vagy Igaz vagy Hamis. Ha a döntéshozó nem választja ki az egyik lehetőséget, akkor delegálhatja a döntést.

[1. választás] vagy [2. választás]

A döntéshozónak választ kell adnia egy, a dokumentumot érintő kérdésre. A válasz a kérdésre általában Igen vagy Nem, vagy Igaz vagy Hamis. A döntéshozó válasza fogja eldönteni, hogy a dokumentum feldolgozása melyik munkafolyamat-ágon fog elindulni.

Például, Balázs költségjelentése Jánoshoz van rendelve. Jánosnak el kell döntenie, hogy a dokumentumban található információ miatt felhívja-e Balázs menedzserét. Ha János úgy dönt, hogy szükséges a hívás, a költségjelentés Ilonához lesz rendelve, akinek fel kell hívnia Balázs menedzserét. Ha János úgy dönt, hogy nem szükséges a hívás, a költségjelentés Ferenchez lesz rendelve jóváhagyásra.

Delegált

Mikor a döntéshozó delegálja a döntést, a dokumentum egy másik felhasználóhoz lesz rendelve, akinek meg kell hoznia a döntést.

Például, Balázs költségjelentése Jánoshoz van rendelve. John átruházza a döntést Mariára, aki John asszisztense.

Mária ezután János nevében jár el. Ha Mária úgy dönt, hogy szükséges a hívás, a költségjelentés Ilonához lesz rendelve, akinek fel kell hívnia Balázs menedzserét. Ha Mária úgy dönt, hogy nem szükséges a hívás, a költségjelentés Ferenchez lesz rendelve jóváhagyásra.

A jóváhagyó által végrehajtható műveletek

Amikor a dokumentum a jóváhagyóhoz jut, a jóváhagyó a következő műveletek valamelyikét végezheti el: jóváhagyás, visszautasítás, delegálás vagy változtatás kérése.

Jóváhagyás

Amikor a jóváhagyó jóváhagyja a dokumentumot, a rendszer szükség esetén a munkafolyamat következő felhasználójához rendeli hozzá azt. Amennyiben nincs szükség további feldolgozásra, a munkafolyamat befejeződik.

Például, Balázs elküldött egy 6000 USD dollárról szóló költségjelentést, és a dokumentum Ferenchez lett rendelve. Ha Ferenc jóváhagyja a dokumentumot, akkor az Zsuzsannához kerül jóváhagyásra. Miután Zsuzsanna jóváhagyja a költségjelentést, a munkafolyamat befejeződik.

Elutasítás

Amikor a jóváhagyó elutasítja a dokumentumot, a munkafolyamat véget ér.

Például, Balázs elküldött egy 12,000 USD dollárról szóló költségjelentést, és a dokumentum Zsuzsannához lett rendelve. Ha Zsuzsanna visszautasítja a költségjelentést, a munkafolyamat befejeződik.

Balázs ezután újraküldheti a költségjelentést. Sam először elvégezheti a módosításokat, vagy újra elküldheti a költségelszámolás eredeti változatát. Ha Balázs újraküldi a költségjelentést, akkor a munkafolyamat újrakezdődik a jóváhagyási fázistól.

Delegált

Amikor a jóváhagyó feladatot delegál, másik felhasználóhoz rendeli hozzá a dokumentumot jóváhagyásra.

Például, Balázs elküldött egy 12,000 USD dollárról szóló költségjelentést, és a dokumentum Ferenchez lett rendelve. Ferenc delegálja a költségjelentést Annának.

Anna ekkor Ferenc nevében jár el. Ez azt jelenti, hogy miután Anna jóváhagyta a dokumentumot, az ugyanúgy Zsuzsannához kerül jóváhagyásra, mintha Ferenc hagyta volna jóvá. Miután Zsuzsanna jóváhagyta, a dokumentum Annához kerül jóváhagyásra.

Változtatás kérése

Amikor a jóváhagyó a dokumentum változtatását kéri, a dokumentumot visszaküldi a rendszer a létrehozónak.

Például, Balázs elküldött egy 12,000 USD dollárról szóló költségjelentést, és a dokumentum Zsuzsannához lett rendelve. Ha Zsuzsanna változtatást kér, akkor költségjelentés visszakerül Balázshoz.

Balázs ezután újraküldheti a költségjelentést. Sam először elvégzi a kért módosításokat, vagy újra benyújtja a költségelszámolás eredeti változatát. Ha Balázs visszaküldi a költségjelentést, akkor az Ferenchez kerül vissza jóváhagyásra, ugyanis Ferenc a jóváhagyás folyamatának első jóváhagyója.