Automatizált szállítói számlázási folyamatok áttekintése

Ez a témakör leírja a szállítói számlák automatizálható Számlafeldolgozás és az automatikus folyamat használatának előnyeit. Ez a lehetőség a Funkciókezelés modulban bekapcsolt funkciókból áll. Ezek a funkciók csak a szállítói számlákra vonatkoznak, a Számlanapló vagy a Számlajegyzék naplólap használatával feldolgozott számlákra nem.

A szervezetek gyakran külső felekkel vagy számlarögzítéssel egy optikai karakterfelismerési (OCR) szolgáltató segítségével dolgozzák fel a papíralapú számlákat. A szolgáltató géppel olvasható számlázási metaadatokat juttat vissza. Az automatizálás elősegítése érdekében a Kötelezettségek automatizálása funkciók segítségével ezeket az elemeket a Kötelezettségek modulból vonhatja be.

A Kötelezettségek modul egyes szállítói számlázási folyamatai a szállítói számla automatizálásával automatizálhatóak. A szállítói számlák automatizálásának feldolgozása számos, a Kötelezettségek automatizálása beállításon alapuló feladatot tartalmaz. Az automatizált folyamat az adott szállítói számla egyes folyamatokon való áthaladásának állapotával kapcsolatos információkat jelenít meg. Ez a funkció segít Kötelezettségeket kezelő irodai dolgozók és vezetők számára hatékonyabban feldolgozni a szállítói számlákat. Emellett csökkenti azokat a hibákat és hiányosságokat, amelyek akkor fordulhatnak elő, ha az adatokat manuálisan rögzítik és dolgozzák fel.

Az automatizálási folyamatok a következő feladatok végrehajtásához használhatók:

• Előlegek automatikus alkalmazása a szállítói számlákra
• Terméknyugták egyeztetése a függőben lévő szállítói számlák soraival.
• Importált számlák automatikus elküldése a munkafolyamat-rendszerbe.
• A feladás szimulálása a szállítói számla feladását megelőzően.
• Munkafolyamat- és automatizálási előzmények gyors és hatékony áttekintése.
• A szállítói számlák feldolgozásának automatizálása eredményeinek megtekintése és elemzése.
• Folytassa az automatikus feldolgozást több számla esetében.

Szállítói számlák elküldése a szállítói számla automatizálásához

Ha vagy a számla automatikus elküldése a munkafolyamat-paraméterhez, vagy a Termékbevételezések automatikus egyeztetése a számlasorokhoz paraméter engedélyezve van, akkor a program minden importált számlát automatikusan elküld a szállítói számla automatizálásához, és megvárja, amíg az automatizálási háttérben futó feladat feldolgozható.

A manuálisan létrehozott számlákat be lehet nyújtani a szállítói számla automatizálásához , ha a számlafejlécben engedélyezi a Beszámítható az automatikus feldolgozásba beállítást. Ez a lehetőség csak akkor látható, ha engedélyezve van az egyik automatizálási funkció.

Az automatizált feldolgozásban szereplő számlák nem szerkeszthetők. Ha szerkeszteni szeretne egy számlát, először ki kell zárnia azt az automatikus feldolgozásból, ha letiltja a Bezás az automatikus feldolgozásba beállítást.

A terméknyugták sorainak egyeztetése olyan számlasorokkal, amelyekhez háromirányú egyeztetési irányelv tartozik

A feladott termékbevételezéseket automatikusan egyeztetni lehet azokkal a számlasorokkal, amelyekre háromjegyű egyeztetési irányelv van meghatározva. A folyamat addig fut, amíg az egyeztetés alatt álló termékbevételezési mennyiség meg nem egyezik a számlázott mennyiséggel. E folyamat részeként kiválaszthatja, hogy hány alkalommal próbálja meg a rendszer egyeztetni a terméknyugtákat egy adott számlasorral, mielőtt a folyamatot sikertelenként lezárná. A folyamat a háttérben fut, akár óránként, akár naponta. Saját intervallum meghatározásához menjen >>a Folyamatautomatizálás háttérfolyamatok egyeztetése a szállítói számla sorainak a termékbevételezésekkel, és válassza a Szerkesztés lehetőséget.

A funkciót a Megfelelő termékbevételezés a számlasorok szerint paraméter vezérli . Ha ez a paraméter engedélyezve van, akkor a Függőben lévő szállítói számlák listaoldalán megjelenik az Automatikus bevételezési egyezés állapota mező . Külső forrásból importált számlák esetén a mező kezdeti értéke még nincs futtatva.

Automatikus számlabevételezési egyeztetés futtatásakor az állapot a következő feltételek alapján frissül:

• Nem alkalmazható – nem található háromsoros egyeztetési sor. Az egyeztetési irányelv definiálva van a kapcsolódó beszerzési sor alatt, a Beállítás lapon.
• Kész – a számlasor mennyisége teljesen megfelelt a termékbevételezési sor mennyiségének.
• Sikertelen – az egyező termékbevételezési sor mennyisége kisebb, mint a számlasor mennyisége, és elérte a próbálkozások maximális számát.
• Várakozás – az egyező termékbevételezési sor mennyisége kisebb, mint a számlasor mennyisége, és még nem érte el a próbálkozások maximális számát.

Importált szállítói számlák elküldése a munkafolyamat-rendszerbe

A nem érintőképernyős kötelezettségek számlafolyamatának részeként a számlák automatikusan elküldhetőek a munkafolyamat-rendszernek. Ezt a funkciót az Automatikusan számla elküldése a munkafolyamatba paraméter vezérli. Csak azok a számlák, amelyek befejezték a Termékbevételezések automatikus egyeztetése a számlasorokkal kapcsolatos feladatot, és még mindig automatikus feldolgozás alatt állnak, automatikusan be lehet nyújtani a munkafolyamat-rendszerbe. A folyamatot a háttérben a Szállítói számlák elküldése a munkafolyamat-feldolgozási feladatra futtatja. Az intervallum meghatározásához menjen a Folyamatautomatizálási >háttérfolyamatok lapra, válassza ki a feladatot, majd válassza a Szerkesztés lehetőséget.

A Termékbevételezés-ellenőrzésállapota a munkafolyamat benyújtása előtt paraméter első ellenőrzésekor ellenőrzi az Automatikus bevételezés-egyeztetési állapot értékét, és meghatározza, hogy a számlát el kell-e nyújtani a munkafolyamat-rendszernek. Ha a paraméter engedélyezve van, akkor a számla a munkafolyamat rendszerbe lesz elküldve, ha a Termékbevételezés egyeztetése állapot Kész vagy Nem alkalmazható. Ha a paraméter le van tiltva, a számla elküldheti a számlát a munkafolyamat-rendszerbe, még akkor is, ha a Termékbevételezés egyeztetése állapot Sikertelen.

A Szállítói együttműködési számlázási munkaterületen létrehozott számlákat manuálisan kell benyújtani a munkafolyamat-rendszernek.

Előlegek automatikus alkalmazása

Ha engedélyezve van az Előleg automatikus alkalmazása az importált számlák paraméterre, a rendszer automatikusan alkalmazza a létező előleget, amikor a számlát importálják a szállítói számlába. Az előlegfizetési alkalmazás hibája esetén a blokkolás-követési folyamat határozza meg, hogy az előlegalkalmazás hibája esetén folytatódjon-e a szállítói számlaautomatizálási feldolgozás.

Szállítói számla feladásának előzetes ellenőrzése

A feladási szimuláció végrehajtja a szállítói számlák feladási folyamata során elvégzett ellenőrzési lépéseket, ekkor azonban nem frissülnek a számlák. A folyamat futtatásához választhat egyetlen számlát vagy több számlát a Függőben lévő szállítói számlák lapon .

A szállítói számlákra vonatkozó munkafolyamat-előzményinformációk megtekintésének és automatizálásának továbbfejlesztett módja

A szállítói számla munkafolyamat-előzményeinek könnyen olvasható nézete jeleníthető meg. A szállítói számla munkafolyamat-előzményeit közvetlenül a szállítói számláról lehet elérni. Ezért kevesebb kattintás szükséges az információ megtalálásához. Ha a szervezet lehetővé tette az importált szállítói számlák automatikus elküldésének lehetőségét a munkafolyamatba, az importált számlák automatizálási előzményei meg vannak adva. Az automatizálási előzmények segítségével azonosíthatja az aktuális folyamatlépést, valamint a már elvégzett lépéseket. Ha egy lépés sikertelen, részletes információkkal szolgál a hiba okának a tájékoztatása.

Analitika és metrikák

A Szállítói számlaközpont munkaterületén olyan szállítói számlák vannak, amelyek nem teljesek az automatizált folyamat során. A munkaterületen felsorolt csempék olyan szállítói számlákról tartalmaznak információkat, amelyeknek a munkafolyamat-rendszerbe küldése nem sikerült, importáltak vagy a terméknyugtákkal egyeztetettek. A Microsoft Power BI mérőszámokkal a Kötelezettségek vezetői áttekinthetik a szállítói számlák automatizálásának hatékonyságát is.

Az automatizált feldolgozás folytatása több számla esetében

Ha egy importált számlát nem küld el sikeresen a munkafolyamatnak az automatizált folyamat használatával, a rendszer eltávolítja azt a további automatizált feldolgozásból. A kötelezettségek ügyintézője áttekintheti és szerkesztheti a számlát, mielőtt az automatikus folyamat újra beküldi azt a munkafolyamatba. Ha egy hiba okát több számla ugyanaz a javítás oldhatja fel, akkor az automatizált folyamat újraindítható az Automatikus folyamat folytatása automatikus Számlafeldolgozás lapon.

A számla megérkezési dátumértékének nyomon követése

A Számla befogadták dátumának értéke azt a dátumot jelzi, amikor a vállalat megkapta a számlát a szállítótól. Kiindulópontként szolgál a számla automatizálási folyamatokon keresztüli előrehaladásának nyomon követéséhez. Ez az érték szerepelhet a szállítói számla importált adatai között. A manuálisan létrehozott számlákhoz megadhatja a dátumot. Ha nincs megadva érték, a program alapértelmezés szerint az aktuális dátumot használja.

Az Importált számla összegének és az Importált áfaösszeg értékének nyomon követése

A szállítói számlák importálási fájljában meg lehet adni az importált számlaösszeget és az importált áfaösszegeket. Ezek az értékek általában olyan számláról származnak, amelyet egy külső szolgáltató beszkennelt és megtalálhatók az importfájlban. Amint a számla feldolgozása a Kötelezettségekben történik, az értékek számítása a számlaadatok alapján történik. A számla csak akkor adható fel, ha az importált értékek megegyeznek a számított értékekkel. Ha a munkafolyamat engedélyezve van, akkor az érvényesítést a munkafolyamat benyújtása előtt alkalmazza. Az egyező értékek garantálják, hogy a számla pontosan megegyezzen a szállítónak fizetendő esedékes összeggel. Ha a szervezet lehetővé teszi az importált számlák automatikus elküldését a munkafolyamat-rendszerbe, akkor opcionálisan előírhatja, hogy az importált összegek megegyezzenek a kiszámított összegekkel, és csak ezt után lehessen a számlát benyújtani a munkafolyamat-rendszerbe. A funkciót az vezérli, hogy a számított végösszegek összegei egyenlőek a munkafolyamat-benyújtási paraméter importált összegekkel .