Beszedési folyamat automatizálása

Ez a cikk bemutatja a beszedési folyamat stratégiáit, amelyek automatikusan azonosítják azokat a vevői számlákat, amelyekhez e-mailben kell emlékeztetőt, beszedési tevékenységet (például telefonhívást) vagy fizetési felszólítást küldeni a vevőnek.

A vállalatok gyakran jelentős időt töltenek az éves egyenlegjelentések, a vevői számlák és a nyitott számlák kutatására, hogy megtudják, hogy mely vevőkkel kell felvenni a kapcsolatot nyitott számlákkal vagy számlával kapcsolatos egyenleggel kapcsolatban. Ez a kutatás időt vesz igénybe a beszedési ügynököktől, hogy kommunikáljanak a vevőkkel, beszedjék a lejárt tartozásokat, vagy megoldják a számlákkal kapcsolatos vitákat. A beszedési folyamatok automatizálásával stratégián alapuló megközelítést állíthat be a beszedési folyamathoz. Ily módon a beszedési tevékenységeket következetesen alkalmazhatja a személyre szabott e-mailes emlékeztetőkkel, illetve a fizetési felszólítások küldésének programozott folyamatával.

Beszedési folyamat beállítása

A Beszedési folyamat beállítási lapja (>>Jóváírások és beszedési beállítások beállítása) használatával automatikus beszedési folyamat hozható létre, amely tevékenységeket ütemez, e-maileket küld, valamint vevői fizetési leveleket hoz létre és ad fel. A folyamat lépései a kezdő vagy legrégebbi nyitott számlán alapulnak. Minden lépés ezt a számlát használja annak meghatározására, hogy milyen kommunikációt vagy tevékenységet kell végezni egy adott vevővel.

A beszedési csoportok általában korai értesítést küldenek minden egyes függőben lévő számláról, így a vevő értesítést kap, amikor a számla esedékessé válik. Az előzetes dunning beállításnál be lehet állítani, hogy lépés minden folyamathierarchiában egy számlát feldolgoztanak, miközben a számla időzítése eléri lépés.

Folyamathierarchia

A vevőgyűjtőket csak egy munkafolyamat-hierarchiához lehet hozzárendelni. Ennek a lépésnek a hierarchiaszintje határozza meg, hogy melyik folyamat fog elsőbbséget élvezni, ha a vevő egynél több olyan gyűjtőben szerepel, amelyhez van hozzárendelve munkafolyamat-hierarchia. A gyűjtő azonosítója határozza meg, hogy a folyamathoz melyik vevők lesznek hozzárendelve. Minden beállított hierarchia csak egy folyamatautomatizáláshoz rendelhető.

A csendes napok segítségével biztosítható, hogy a vevővel ne legyen túl gyakran felvéve a kapcsolat az automatizált eljárással. Ha például a csendes napok kettő értékre vannak állítva, akkor az automatizált folyamat veszi fel a kapcsolatot a vevővel legalább két napig, még sem, ha az eredeti vezető számlát teljes egészében kiegyenlítették.

Ha ki szeretne zárni vevőket a folyamatautomatizálásból, ha a vevő korosítási egyenlege vagy a számla összege kisebb, mint egy definiált érték, válassza a Vevő korosítási egyenlege kisebb vagy a Számla összege kisebb, mint a Kihagyás a folyamatból mezőben megadott értéket, és adja meg az összeg értékét.

Jelölje be az Előrejelzés használata négyzetet a beszedési tevékenységeknek a vevői fizetési előrejelzések használatával való létrehozásához. A létrehozott tevékenységek a Kinnlevőségek paraméterei lap Beszedési folyamat automatizálása lapján található Fizetési előrejelzések tevékenységsablont fogják használni.

Jelölje be a Használat sáv lépés , hogy a számlák az automatizálás minden lépésében végigmennek. Állítsa Igen beállításra , ha azt szeretné, hogy a számlák a folyamat első lépés kezdődnek. Ha például a Beszedési állapot mező beállítása Vitatott, de később Megoldottra lett állítva, a beszedési folyamat automatizálása a beszedési folyamat beállításának Folyamat részletei lap első lépés mezőjében indul el. Válassza a Nem lehetőséget, ha olyan számlát indít, amely a leginkább megfelel a dátumnak. Ez a jelölőnégyzet akkor érhető el, ha a Beszedési folyamat automatizálási lépés funkció engedélyezve van a Dynamics 365 Finance 10.0.43-as és újabb verziókban.

Ez a jelölőnégyzet nem tiltható le. A funkció engedélyezése után minden nyitott számlához a folyamat-automatizálási előzmények lépés utolsó nyitott számlát rendeli hozzá a rendszer. Ha a folyamatautomatizálási előzmények törölve vannak, minden nyitott számla a folyamat-automatizálási beállítások lépés első számlájával kezdődik.

Folyamat részletei

Ha új folyamatadatokat szeretne hozzáadni a hierarchiához, kattintson az Új gombra. A Leírás a hierarchia lépés céljának vagy nevének azonosítására szolgál. A művelet típusának kiválasztása a tevékenység lépés, e-mailben vagy fizetési levél létrehozása során használt művelettípus megadása.

• Az üzleti dokumentum meghatározza a művelettípus létrehozásához használt sablont. Ez a dokumentum lehet egy tevékenységsablon, egy e-mail-sablon vagy egy vevői fizetési felszólítás. A beszedési folyamat automatizálása csak vevőnként hoz létre fizetési leveleket, függetlenül attól, hogy hogyan vannak beállítva az egyéb beszedési paraméterek.
• A folyamat meghatározása lépés, amely a fő (legrégebbi) számla esedékesség dátuma előtt vagy után történik, és a számla esedékesség oszlopához képest a Napok képernyőn megjelenített számmal együtt használatos.
• Jelölje be az Előzetes dunning lehetőséget, ha a folyamathierarchia minden számlájához létre lépés műveletet. Az Előzetes felszólítás műveletek általában korai értesítést küldenek minden egyes függőben lévő számláról, így a vevő értesítést kap, amikor a számla esedékessé válik. Az előzetes felszólítást hierarchiánként csak egy tevékenységhez lehet megjelölni. A lépés csak egy fő tevékenység jelölhető ki előzetes dunning műveletekhez, és ennek a lépés tevékenységnek vagy e-mail címnek kell lennie. Amikor kiválaszt egy e-mail műveleti típust, a címzett határozza meg, hogy a vevő, értékesítési csoport vagy a beszedési ügynök kapcsolattartója számára lesz-e e-mail küldve.
• Az Üzleti cél kapcsolattartó mezőjében megadott érték határozza meg, hogy az adott vevő számlájáról melyik kapcsolattartó kapja meg a kommunikációt.

Üzleti dokumentum részletei

Az üzleti dokumentum részletei a folyamat részleteinél kiválasztott művelettípus alapján változik. Ha a művelettípus egy tevékenység, akkor a program a műveletsablon adatait jeleníti meg. Ezek a részletek a műveletsablon nevét, a létrehozandó tevékenység típusát, a tevékenység célját, a tevékenység befejezéséhez ütemezett napok számát, valamint a tevékenység részleteit tartalmazzák. Ez a tevékenység ezt követően a vezető számlára hivatkozik, amely megadja a tevékenység teljesítéséhez szükséges művelet címzettjét.

Ha a művelettípus egy e-mailt a folyamat részletes adataiban, akkor ez a szakasz két gyorslapot fog tartalmazni. Az első a sablon azonosítójának, az e-mail leírásának, az alapértelmezett nyelvnek, az automatikusan elküldött e-mailekhez rendelt felhasználóneveknek, valamint a társított feladók e-mail címének a meghatározására szolgál. A második lehetőségként a Szerkesztés lehetőség választásával a Program engedélyezi az e-mail törzsének létrejöttét a Nyelv és tárgy mezők értékeinek mentése után. Ekkor megnyílik egy ablak, amely lehetővé teszi a HTML-tartalom feltöltését.

Bankjegy

Az Outlook programban menteni lehet egy e-mail üzenetet, amely HTML formátumban tartalmazza a kommunikáció törzsszövegét. Ezután feltöltheti az üzenet tartalmát, hogy implementálja a sablont.

Ha a fizetési felszólítás típusú művelet van kiválasztva, akkor a beállítási oldal nem tartalmaz üzleti dokumentum részletei szakaszt.

A Beszedési folyamatok előzményei gombra kattintva megtekintheti a kiválasztott folyamathierarchia legutóbbi előzményeit.

A beszedési folyamathoz hozzárendelt vevők megtekintéséhez kattintson a Beszedési folyamat hozzárendelési műveletére. A előzetes verzió vevő-hozzárendelés használatával lehet megtekinteni az adott vevőhöz rendelt hierarchiát. Ezzel előzetes verzió a előzetes verzió vevőt, aki a futtatás során hozzá lesz rendelve egy hierarchiához. A Manuális hozzárendelés gombra kattintva megtekintheti azokat a vevőket, akik manuálisan vannak hozzárendelve egy folyamathoz, vagy kiválaszthatja azokat a vevőket, akikhez hozzá kell rendelni a folyamatot.

Kattintson a Szimuláció feldolgozása műveletre , előzetes verzió műveleteket, amelyek akkor lesznek létrehozva, ha a kiválasztott folyamatautomatizálás jelenleg fut.

A Dynamics 365 Pénzügyi verziótól kezdve a 10.0.44; A projekt- és a főkönyvi naplószámlák be vannak vezetőben a Beszedési folyamat automatizálása szolgáltatás.

Ha ez a funkció engedélyezve van, a rács. Jelölje be a jelölőnégyzeteket azon számlák típusa alapján, amelyek az automatizálási folyamat részét kívánják venni.

A Beszedési folyamat előzményei oldalon egy új bizonylatoszlop látható, amely a pénzügyi tranzakciók nyomon követését és kezelését javítja. Ebben az oszlopban megtekinthetik az egyes bejegyzésekkel kapcsolatos bizonylatadatokat, így jobban áttekinthető és könnyebb az azonosítás.