A költségvetés-ellenőrzés áttekintése
Ez a cikk bemutatja a költségvetés-ellenőrzési funkciót, és segítséget nyújt a költségvetés-ellenőrzésnek a szervezet pénzügyi erőforrásainak kezelésére való konfigurálásában.
A költségvetés-ellenőrzés támogatja a szervezet pénzügyi erőforrásainak kezelését a számlatükr, a munkafolyamatok, a felhasználócsoportok, a forrásdokumentumok és a naplók, a rendelkezésre álló alapok konfigurálható számítása, a költségvetési ciklusok és a küszöbértékek segítségével. Ha a szabályzók a helyén vannak, a szervezet megtervezheti, megmérheti, kezelheti és előre jelezheti a pénzügyi forrásokat a pénzügyi évben.
Miután a költségvetéseket jóváhagyták a rendszerben, a költségvetési tervek használatával lehet létrehozni Költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket a szervezetre vonatkozó kiadási költség rögzítéséhez. Másik lehetőségként létrehozhat vagy importálhat a külső programokból költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket a költségvetés-tervezési funkció használata helyett.
A fő számlák és a pénzügyi dimenziók használatával lehet rögzíteni a kiadásokokat. Konfigurálhatja a teljes kiadások vezérlőjét a szervezet szabályainak és követelményeinek teljesítéséhez a pénzügyi dimenziók és a fő számlák kombinációinak csoportosításával.
A következő diagram a költségvetés-ellenőrzés helyét mutatja egy tipikus költségvetési ciklusban.
A költségvetés-ellenőrzést különböző szempontok szerint lehet beállítani:
- Pénzügyi dimenziók – milyen pénzügyi dimenziókat kell használni a költségvetések és a tényleges adatok jelentéséhez, és milyen pénzügyi dimenziók szükségesek a költségvetések ellenőrzéséhez? Vannak meghatározott dimenziókombinációk vagy fő számlák, amelyek különös figyelmet igényelnek? Például van olyan követelmény, ami alapján követni kell a ténylegesek között a költségvetést költséghely és program szerint? Szükséges az utazási költségekhez különösebb figyelem?
- Idő – melyik időkeretet (pénzügyi időszak, pénzügyi időszak a mai dátumig így tovább) használja a rendelkezésre álló költségvetési alapok kiértékeléséhez?
- Forrásdokumentumok – melyik forrásdokumentumokat kell költségvetés-ellenőrzésre kiértékelni? Szükséges a dokumentumokat soronként vagy dokumentumonként kiértékelni?
- Rendelkezésre álló alapok kiszámítása – Figyelembe kell venni a rendelkezésre álló alapok számításában a beszerzési igényléseket (előzetes kötelezettségvállalásokat) és a beszerzési rendeléseket (kötelezettségvállalásokat). Figyelembe kell venni a vázlat állapotú dokumentumokat a számítás során?
- Engedély felülbírálása – kinek van engedélye a rendelkezésre álló költségvetés túllépése érdekében?
A költségvetés-ellenőrzés teljesen integrálva van az alkalmazással: Emiatt a rendelkezésre álló költségvetést kiértékelheti a tervezett beszerzésekre és a tényleges beszerzésre vonatkozóan egyaránt. Elérhetők a költségvetés lekérdezések és jelentések. Ezért a felhasználók kiértékelhetik a költségvetést a költségvetési cikluson keresztül, és bármennyi szükséges kiigazítást végezhet a költségvetés-verzió vagy átutalások formájában. A költségvetés-kezelő exportálhatja a költségvetést és tényleges kiadásokat a Microsoft Excel hogy szükség szerint jobban tudja elemezni és előre jelezni a folyamatokat.
Költségvetés-ellenőrzés konfigurálása
Költségvetési ciklus időtartama
Az alapvető költségvetés-ezés konfigurálása után a költségvetés-ciklus időtartamlapján meg lehet határozni a költségvetés-ezés és a költségvetés-ellenőrzés kezdő és záró időszakát . A költségvetési ciklusok gyakran egyeznek a pénzügyi naptárral, de pénzügyi évekre is kiterjedhetnek.
A konfiguráció következő lépései a Költségvetés-ellenőrzés konfigurációs lapról megnyitott lapokon jelennek meg.
Paraméterek meghatározása
A költségvetés számára engedélyezett pénzügyi dimenziók alapján használhatja az összes pénzügyi dimenziót a költségvetés-ellenőrzésre vagy azok egy részére vonatkozóan.
Megadhatja azt az alapértelmezett időintervallumot is ( például Pénzügyi év, Pénzügyi év a mai dátumig, Pénzügyi időszak vagy Negyedév), amely a kapcsolódó költségvetés időtartama alatt lefut. Megadhatja egy alapértelmezett költségvetés-kezelőjét és a küszöbértéket, amellyel értesítik a felhasználót, ha már elérte a küszöbértéket. Az ezekben a mezőkben szereplő értékeket alapértelmezett értékekként használnak bármely létrehozott költségvetési csoportban vagy új költségvetés-ellenőrzési szabályban. Az alapértelmezett értékeket azonban módosítani lehet az egyes csoportokra és szabályokra vonatkozóan.
A költségvetések létrehozásának és rögzítésének módja a költségvetés-jegyzékben segít meghatározni a kiválasztott időtartamot az elérhető költségvetési pénzalapok kiértékelésekor. Ha egy dimenzióérték kombináció évre vetített mennyiségét kifejlesztik és használják a pénzügyi év vagy a pénzügyi év megközelítése az adott dátumig értelmet nyer. Ugyanakkor, ha egy szervezet pénzügyi időszak szerint hoz létre költségvetéseket vagy részletesebb irányítást megkövetelő pénzügyi időszakokhoz csoportosít, akkor megfontolandó a pénzügyi időszak az adott dátumig vagy negyedéves időtartamig történő alkalmazása.
Továbbá egy szervezeti kultúra fontos szerepet játszik a konfigurációban is, mivel kapcsolódik a költségvetés-tervezéshez és a költségvetési-ellenőrzéshez.
Költségvetés-túllépési engedélyek
Ezután a Költségvetés-túlóra engedélyei lapon felhasználócsoportokat is megadhat. Megadhatja azt is, hogy azoknak a felhasználóknak, akik a csoport tagjai lehetőségük legyen a költségvetés átlépéséhez. Megakadályozhatja, hogy a felhasználók túllépzék a költségvetés túllépését a Költségvetés paraméterei oldalon beállított költségvetési küszöbértéket, vagy megakadályozhatják, hogy a költségvetést a küszöbértéktől függetlenül bármilyen összeggel túllépzék. Attól függően, hogy egy szervezet mennyire proaktív módon kezeli kiadásait, ezek az engedélyek segíthetnek a pénzügyi források kezelésében.
Rendelkezésre álló költségvetési források
Ezután a Rendelkezésre álló költségvetési alapok lapon megadhatja a rendelkezésre álló költségvetési alapok kiszámítására használt képletet. Attól függően, hogy a vállalat mennyire konzervatívan kezeli a pénzügyi forrásokat, vagy a szabályozásoktól vagy az iparági követelményektől függően a számítás vázlatot vagy fel nem adott dokumentumokat tartalmazhat.
Jegyzet
Ha egy költségvetési ciklus során módosítják a számítást, a módosítások nem befolyásolják a költségvetés-ellenőrzési ellenőrzést korábban átadott, feladott vagy befejezett dokumentumokat. A Csak a nyomon követések összegei a rendelkezésre álló költségvetési alapok számításában nevű funkcióval módosíthatja, hogy milyen adatok követhetők nyomon a BudgetSourceTracking táblákban. Ha ez a funkció be van kapcsolva, a rendszer csak akkor tárolja az összegeket, ha ki van választva a rendelkezésre álló költségvetési alapok számításához. A további tudnivalókat lásd a rendelkezésre álló költségvetési alapoknál.
Dokumentumok és naplók
A Dokumentumok és naplók lapon kiválaszthatja, hogy mely forrásdokumentumokat és naplókat kell a költségvetés-ellenőrzési ellenőrzésnek kitéve, és hogy a csekkek a sorbejegyzés vagy a teljes dokumentum szintjén lesznek-e. Továbbá az Microsoft Dynamics új költségvetés-ellenőrzési dokumentumszűrés-növelő funkció, amely a 10.0.27-es verzió 365-ös verziójában érhető el, lekérdezés alapú szűrőt biztosít minden egyes, a költségvetés-ellenőrzésben szereplő dokumentumhoz. Ebből következően megadhatja, hogy mely költségvetés-ellenőrzési dokumentumokat ellenőrzi a rendszer. Ily módon a funkció csak a dokumentumtípusnak csak egy készletét teszi lehetővé költségvetés-ellenőrzésre. Például csak olyan beszerzési rendeléseket lehet ellenőrizni, amelyeknél a Készlet mező 01-re van állítva. A Dokumentumok és naplók laphoz hozzáadott új oszlop jelzi, hogy meg van-e adva lekérdezés a kiválasztott dokumentumtípushoz. Ezen kívül a dokumentumrács fölötti eszköztárhoz hozzáadott két új gomb használatával lehet szűrést hozzáadni, szerkeszteni vagy törölni.
Egyeztesse a kiválasztott forrásbizonylatokat az elérhető költségvetési alapok számításaiban szereplő egyenlegek jelölőnégyzeteivel. Ha például a költségvetési foglalásokat választotta a kötelezettségvállaláshoz, akkor a Beszerzési rendelések lehetőséget kell választania. Amikor költségvetés-ellenőrzés történik egy beszerzési sorban lévő összegekre és számlákra, a foglaláshoz társított költségvetés-ellenőrzési kategória Kötelezettségvállalás. Amikor a beszerzési igénylés összegeire és számláira költségvetés-ellenőrzés történik, a foglaláshoz társított költségvetés-ellenőrzési kategória előzetes kötelezettségvállalás.
Ha a kötelezettségvállaláshoz és/ vagy az előzetes kötelezettségvállaláshoz szükséges költségvetési foglalások szerepelnek a rendelkezésre álló költségvetési alapok számításában, és tükröződni kell a főkönyv feladásai során, ezeket a kiválasztott beállításokat a Kötelezettségkönyvelési csoportban, a főkönyv paraméterek oldalon kell megjelölni.
Költségvetési modellek társítása
Ezután a Költségvetési modellek hozzárendelése lapon költségvetési modelleket rendelhet hozzá ahhoz a költségvetési ciklus időtartamhoz, amelybe a költségvetés-ellenőrzésnek szerepelnie kell.
Költségvetés-ellenőrzési szabályok meghatározása
Ezután a Költségvetés-ellenőrzési szabályok megadása lapon konkrét szabályokat kell létrehoznia a költségvetés-ellenőrzésre engedélyezett pénzügyi dimenziók alapján. Például, ha a kiadáson vagy egy részlegre vonatkozó kiadások tartományán van a fókusz, akkor ezen a lapon található beállítások segítségével meghatározhatja és kiszámíthatja azokat a kiadásokat. Minden egyes költségvetés-ellenőrzési szabályra vonatkozóan meghatározhatja a küszöbéréket.
Fontos
A költségvetés-ellenőrzést a rendszer bármely, az eredmény,kiadás , bevétel, mérleg, kötelezettség, tőke vagy eszköz típusú fő számlára engedélyezi. Ha a Költségvetés-ellenőrzési szabályok definiálása lap üres feltételekkel rendelkező szabályt tartalmaz, a költségvetés-ellenőrzés minden olyan kombinációra engedélyezve lesz pénzügyi dimenzió amelyekben az ilyen típusok fő számlái is vannak. Ezért győződjön meg róla, hogy létrehoz-e olyan költségvetés-ellenőrzési szabályokat, amelyek csak a pénzügyi dimenzió kombinációk tartományát szabják meg, ahol a költségvetés-ellenőrzés bekapcsolása fontos.
Főszámlák kiválasztása
Ha a Fő számla nincs kiválasztva költségvetés-ellenőrzési dimenzióként a Paraméterek megadása lapon, de bizonyos kiadások kezelése történik, ezeket a kiadásokat a Fő számlák kiválasztása lapon választhatja ki. Ha a fő számla költségvetés-ellenőrzési dimenzióként van kiválasztva, nincs szükség bejegyzésekre.
Költségvetési csoportok meghatározása
Ezután a Költségvetéscsoportok definiálása lapon tetszés szerint megadhatja a pénzügyi dimenziók olyan egyedi kombinációit, amelyekben a költségvetési erőforrások másodlagos költségvetés-ellenőrzéshez vannak összesve. Létrehozhat egy egyedi rekordot, amely tartalmazza az egész szervezetet, vagy megadhat több csoportot az önálló osztályok vagy költséghelyek képviseletére.
Üzenetszintek meghatározása
Ha a költségvetés-ellenőrzési figyelmeztető üzeneteket le kell tiltani minden felhasználócsoport esetében, akkor ezeket a csoportokat az Üzenetszintek megadása lapon adhatja meg. A felhasználói csoportok tagjai továbbra is megkapják a hibaüzenetet, ha túllépik a költségvetés-túllépésen alapuló elérhető költségvetési alapokat.
Költségvetés-ellenőrzés aktiválása
A költségvetés-ellenőrzés konfigurálása után be lehet kapcsolni, majd aktiválni lehet a Költségvetés-ellenőrzés aktiválása lapon . A vázlatverzió ezután hatályba fog válni.
Fontos
A költségvetés-ellenőrzés bekapcsolását és aktiválását, és a tranzakciók feladását követően ne kapcsolja ki év közben. A költségvetés-ellenőrzés kikapcsolásakor a tevékenységeket nem rögzítik a költségvetési-ellenőrzés céljaira vonatkozóan, és a költségvetés-ellenőrzés nem fut tovább. Ezért azokat a dokumentumokat, amelyek már fel lettek adva lehet, hogy nem megfelelően tükrözik a fennmaradó összegeket vagy egyenlegeket és jelentéseket, amelyek a költségvetés-ellenőrzéssel kapcsolatban állnak. Ezek közé tartozik az alsóbb rétegbeli vagy helyesbítő bizonylatok és-naplók költségvetés-ellenőrzési statisztikái.
Ezenkívül vegye figyelembe, hogy azokat a tranzakciókat a költségvetési tételjegyzék-bejegyzéseket beleértve, amelyek feladásra kerültek a költségvetés-ellenőrzés bekapcsolása előtt nem veszi figyelembe a költségvetés-ellenőrzés. Ezért a költségvetés-ellenőrzés bekapcsolása csak az új költségvetési időszak kezdetekor ajánlott. Győződjön meg arról, hogy a Költségvetésjegyzék bejegyzései tartalmazzák a költségvetés kezdő egyenlegeit a költségvetés-ellenőrzésre vonatkozóan, és hogy a költségvetési egyenlegek frissítése csak a költségvetési-ellenőrzés bekapcsolását követően ment végbe. Bármilyen megnyitott dokumentum (pl. Beszerzési rendelés) ellenőrzi a program az elérhető forrásokra vonatkozóan és költségvetési tartalékot hoz létre a költségvetés-ellenőrzéshez, ha a felhasználó manuálisan lefuttatja a költségvetés-ellenőrzést a dokumentumban.
Költségvetés-ellenőrzés használata
A költségvetés-ellenőrzés aktiválását követően, költségvetés-ellenőrzési figyelmeztetést és hibaüzenetet kap a költségvetés-ellenőrzéshez beállított dokumentumokban és naplókban. Ne feledje, hogy a költségvetés-ellenőrzést beállíthatja úgy, hogy a felhasználók figyelmeztetést kapnak, ha meghaladja a költségvetési alapokat, de továbbra is megerősítheti vagy feladhatja a tranzakciókat. A sikertelen költségvetés-ellenőrzések részleteit a Költségvetés-ellenőrzési hibák és figyelmeztetések lapon lehet megtekinteni.
Erről a lapról a felhasználók részletezhetik a Költségvetés-ellenőrzési statisztika időszak szerint lapot, és megtekinthetik a költségvetés-ellenőrzési dimenzió kijelölt kombinációjának rendelkezésre állási adatait és foglalását. A felhasználók a Költségvetés-ellenőrzés statisztikai lapra is beáshat, ha a költségvetés-ellenőrzésben használt pénzügyi dimenzió kombinációk költségvetés-elérhetőségét is megtekinthetik.
Ha a beszerzési rendelések költségvetés-ellenőrzése be van kapcsolva, akkor a költségvetés-kezelő a főkönyvi költségvetések és előrejelzések munkaterületén ellenőrizheti az összes olyan meg nem erősített beszerzési rendelés várólistáját, amelyekhez költségvetés-ellenőrzési figyelmeztetések és hibák vannak. Ha a költségvetés-kezelő rendelkezik költségvetés átlépési engedéllyel, akkor jóváhagyható a beszerzési rendelés közvetlenül a munkahelyen.