Főkönyvi kiegyenlítések automatizálása

Megjegyzés:

A közösségi érdekcsoportok mostantól a Yammerből a Microsoft Viva Engagebe költöztek. Ha csatlakozni szeretne egy Viva Engage-közösséghez, és részt szeretne venni a legutóbbi megbeszéléseken, töltse ki a Pénzügyi és üzemeltetési Hozzáférés kérése Viva Engage Community űrlapot, és válassza ki a közösséget, amelyhez csatlakozni szeretne.

A Microsoft Dynamics 365 Finance 10.0.40-es verzióban a Főkönyvi kiegyenlítések folyamat automatizálása funkció engedélyezve van a Főkönyvi paraméterek lapon, a Főkönyvi kiegyenlítések lapon. Ezek a funkciók a Főkönyvi kiegyenlítés folyamatautomatizálásának engedélyezése paraméterrel kezelhetők . A folyamatautomatizálás engedélyezése főkönyvi kiegyenlítési paraméterhez csak akkor engedélyezhető, ha engedélyezve van a Speciális ismertség engedélyezése paraméter.

A főkönyvi kiegyenlítés a terhelési és a jóváírási tranzakciók főkönyvben történő egyeztetésének folyamata. Azok a szervezetek, amelyek főkönyvi kiegyenlítési tevékenységet ismétlődő ütemezés alapján végzik, immár automatizálhatják a folyamatot. Az automatikus főkönyvi kiegyenlítési folyamat során a terhelési és a jóváírási tranzakció csak akkor párosíthatók automatikusan, ha a számviteli pénznemben kifejezett összegük megegyezik. Például egy $1,00 terhelési összeget automatikusan hozzá lehet rendelni az $1,00 jóváírás összegéhez. Az $1,00 terhelési érték azonban nem párosítható automatikusan két jóváírással, amelyek értéke $0,50. A főkönyvi tranzakcióösszegek részleges egyeztetése nem támogatott.

A Pénzügyi verziótól kezdve a 10.0.40-es verziótól kezdve a realizált árfolyamnyereségek felhozatlának engedélyezésével/; A Főkönyvi paraméterek lapon található főkönyvi kiegyenlítési paraméter osses értéke lehetővé teszi a realizált nyereségek és a realizált veszteségek könyvelését a jelentési pénznemben az automatikus kiegyenlítés során.

A főkönyvi elszámolási automatizálás a következő részleteket határozza meg:

• A főkönyvi elszámolások futtatásakor
• Milyen kritériumok alapján egyeztetik az automatikusan kiegyenlíthető terheléseket és jóváírásokat
• Milyen sorrendben történik a főkönyvi elszámolási információk feldolgozása

Definiálja a főkönyvi elszámolások előfordulását

A főkönyvi kiegyenlítés automatizálása a Folyamatautomatizálási keretrendszert használja. A különböző üzleti folyamatok ezt a keretrendszert használják egy kiválasztott folyamatok ismétlődésének meghatározásához. A főkönyvi elszámolásokhoz lépjen a Rendszeradminisztráció > Beállítások > Folyamatautomatizálások vagy Főkönyv > Főkönyv beállítása > Folyamatok automatizálása menüpontra.

Először jelölje ki az Új folyamatautomatizálás létrehozása beállítást, majd válassza a Főkönyvi kiegyenlítések elemet. A varázsló végigvezeti az automatizálás beállításának folyamatán.

Általános lap

A varázsló Általános lapján írja be a létrehozandó főkönyvi kiegyenlítési előfordulás nevét. Például, ha az egyező terhelések és jóváírások főkönyvi kiegyenlítésre kerülnek hétfőn, adjon meg egy tájékoztató nevet, például: LedgerSettle_Mon. A beírt név az Automatizálási szabály oszlopban jelenik meg a Főkönyvi kiegyenlítések oldalon.

A lap további beállításai általánosak, és a főkönyvi kiegyenlítések ehhez a verziójához tartozó előfordulási minta meghatározására használhatók. Ha például, ha az előfordulás hétfő, definiálhatja, hogy az hetente fusson, és a futtatás napjaként kiválaszthatja a hétfőt. Megadhatja egy korai ütemezési időpontot is (például 2:00), hogy a folyamatautomatizálás a következő munkanap kezdete előtt befejeződjön. Javasoljuk, hogy a folyamatautomatizálást úgy ütemezze, hogy az a normál munkaidőn kívül legyen elvégezve. Ily módon csökkentheti a számviteli dolgozókra gyakorolt ​​hatást a munkanap során.

Az Általános lap egyéb mezőivel kapcsolatos további tudnivalókat lásd a folyamatautomatizálás dokumentációjában.

Főkönyvi kiegyenlítések egyeztetési feltételei oldal

A varázsló következő lapja a Főkönyvi kiegyenlítések automatizálási feltételei lap. A folyamatautomatizálási eseményben szereplő fő számlák, valamint a terhelések és jóváírások egyeztetésének meghatározására használt kritériumok meghatározására szolgál.

Számla kiválasztása

Megjelennek azok a fő számlák, amelyeket korábban a jogi személy főkönyvi elszámolási számlájaként definiált. (A kiegyenlítési számlákat a Főkönyv > Főkönyv beállítása > Főkönyvi paraméterek > Főkönyvi kiegyenlítések pontban definiálhatja.)

Dátum

Válassza ki ezt a lehetőséget, ha a főkönyvi tartozik és követel tranzakciók dátumait figyelembe kell venni az automatikus főkönyvkiegyenlítési folyamat során. Ha ez a beállítás Igen, adja meg az Engedélyezett dátumeltérést.

Dátumok engedélyezett eltérése

Adja meg a terhelési és jóváírási tranzakciók dátumának eltérését napokban. Az eltérés kiszámítása a terhelési és jóváírási tranzakciók dátumai közötti napok számában történik, a kijelölt tranzakciós dátum előtt vagy után keresve. A 0 érték azt határozza meg, hogy a terhelési és jóváírási tranzakciók tranzakciós dátumának egyeznie kell. Ez a mező csak akkor használható, ha a Dátum mező ki van jelölve.

Fő számla és feladási réteg

A Fő számla és Feladási réteg értékek kötelező megfelelési kritériumok. A főkönyvi terhelési és jóváírási tranzakció Fő számla és a Feladási réteg értékei egyenlők kell legyenek, hogy a rendszer az automatizált főkönyvi kiegyenlítési folyamat során megfeleltesse azokat egymásnak.

Feladás típusa

Válassza a Feladás típusa lehetőséget, ha a főkönyvi tartozik és követel tranzakcióknak ugyanazzal a feladási típussal kell rendelkezniük annak érdekében, hogy a rendszer az automatizált főkönyvi kiegyenlítési folyamat során megfeleltesse azokat egymásnak.

Pénzügyi dimenziók

Válassza a Pénzügyi dimenziók lehetőséget, ha a főkönyvi tartozik és követel tranzakcióknak ugyanazzal a pénzügyi dimenzióval kell rendelkezniük annak érdekében, hogy a rendszer az automatizált főkönyvi kiegyenlítési folyamat során megfeleltesse azokat egymásnak. Ha ez a lehetőséget be van jelölve, a pénzügyi dimenzióértékek kritériumait ki kell választani a Rendelkezésre álló pénzügyi dimenziók listában. A Rendelkezésre álló pénzügyi dimenziók lista nem tartalmazza a fő számladimenziót, mert az egyezési feltételek részeként automatikusan szükséges.

Pénzügyi címkék

Amikor az Pénzügyi címkék funkció engedélyezve lett a Funkciókezelés munkaterületen, választhatja Pénzügyi címkék lehetőséget egyeztetési kritériumként. Válassza a Pénzügyi címkék lehetőséget, ha a főkönyvi tartozik és követel tranzakcióknak ugyanazzal a pénzügyicímke-értékkel kell rendelkezniük annak érdekében, hogy a rendszer az automatizált főkönyvi kiegyenlítési folyamat során megfeleltesse azokat egymásnak. Ha ez a lehetőséget be van jelölve, a pénzügyi címkeértékek kritériumait ki kell választani a Rendelkezésre álló pénzügyi címkék listában.

A főkönyvi kiegyenlítés automatizálása eredményeinek megtekintése

Miután létrehozta a főkönyvi kiegyenlítés automatizálási sorozatát, az egyes főkönyvi kiegyenlítések előfordulásai megjelennek a folyamatok automatizálásának heti nézetében. Ezenkívül megjelenik az egyes előfordulások állapota is. A következő állapotok használatosak:

• Ütemezve – az automatizálás ütemezve van, de még nem futott le.
• Végrehajtás – az automatizálás jelenleg fut.
• Hiba – az automatizálás lefutott, de hiba történt. A hibákat az Eredmények megtekintése gombbal lehet megtekinteni.
• Kész – az automatizálás sikeresen lefutott. Az kiegyenlítés eredményeit megtekintheti a Főkönyvi kiegyenlítések oldalon.

Az egyező eredmények megtekintéséhez lépjen a következőre: Főkönyvi > Időszakos feladatok > Főkönyvi elszámolások. A Automatizálási szabály mező a Főkönyvi kiegyenlítések oldalon látható a tranzakció kiegyenlítésére használt automatizált főkönyvi kiegyenlítés ütemezett feladat neve. A sikertelen kiegyenlítési kísérletek nem frissítik az Automatizálási szabály értékét. Ha manuálisan sztorníroz egy olyan tranzakciót, amelyet korábban sikeresen kiegyenlített az automatizálási folyamat, az Automatizálási szabály érték el lesz távolítva.

A Kiegyenlítés dátuma mező az egyeztetett rekordokhoz az automatizálási folyamat végrehajtásának dátumát mutatja.

A főkönyvi kiegyenlítés automatizálásának szerkesztése

A folyamat-automatizálási keretrendszer segítségével szerkesztheti a főkönyvi kiegyenlítéshez létrehozott kifizetést, sorozatot és a és előfordulásokat. A sorozatot a Folyamatautomatizálás oldalról vagy a folyamatautomatizálás heti nézetéből lehet szerkeszteni. Ha például az AP-vezető úgy dönt, hogy a főkönyvi kiegyenlítést szerdán szeretné elvégezni hétfő helyett, akkor a heti nézet egyik előfordulását megkeresheti, és kiválaszthatja a Megtekintés/szerkesztés – Sorozat elemet.

Ha szerkeszt egy sorozatot, a rendszer megkérdezi, hogy meg kell-e változtatni az összes előfordulást, vagy csak az új előfordulásokat. A már Befejezett állapotú, illetve Hibás állapotú múltbeli előfordulások nem módosulnak.

Lehetőség van új előfordulás hozzáadására vagy meglévő előfordulás módosítására is. Például a következő főkönyvi kiegyenlítés úgy van ütemezve, hogy január 1-jén, szerdán fusson, azonban ez munkaszüneti nap. Az előfordulást a Folyamatautomatizálás oldalról vagy a folyamatautomatizálás heti nézetéből módosíthatja. Megnyílik egy lap, amelyen látható az ütemezés részletezése és az egyeztetési kritérium. Itt szerkesztheti az ütemezett időt és dátumot. Az egyeztetési kritériumokat is szerkesztheti, ha változtatások szükségesek.

Egy előfordulást vagy egy sorozatot le is lehet tiltani. Ha le szeretne tiltani egy előfordulást, és felfüggeszteni a feldolgozást, válassza ki a folyamat automatizálása heti nézetét, majd válassza a Letiltás elemet. Sorozatot a Folyamatautomatizálás oldalon lehet letiltani.

Biztonság a főkönyvi kiegyenlítés automatizálásához

A A főkönyvi kiegyenlítések automatizálási sorozatára vonatkozó beállítások karbantartása feladat hozzá lett adva a Számviteli vezetői és Számviteli felügyelői szerepkörbe, valamint a A főkönyvi kiegyenlítések automatizálási sorozatára vonatkozó beállítások megtekintése feladat hozzáadásra került a könyvelői, számviteli vezetői és számviteli felügyelői szerepkörébe a főkönyvi kiegyenlítés automatizálásaihoz. Ezek a feladatok az alapértelmezett biztonsági beállítások, de a szervezet igényei alapján módosíthatók.

Főkönyvi paraméterek a főkönyvi elszámolás automatizálásához

A Kiegyenlítés jellemző egyenlege mező azt a sorrendet jelzi, amelyben az automatikus főkönyvi kiegyenlítés feldolgozásra kerül. Az Kiegyenlítés jellemző egyenlege értékének beállításához vagy megtekintéséhez lépjen a Főkönyv > Beállítások > Főkönyvi paraméterek menübe, majd válassza a Főkönyvi kiegyenlítések lapot.

Ha a Terhelés van kiválasztva, az automatikus főkönyvi kiegyenlítési folyamat elindul a terhelési oldalon, és megkeresi a megfelelő jóváírásokat. Ha a Jóváírás van kiválasztva, az automatikus főkönyvi kiegyenlítési folyamat elindul a jóváírási oldalon, és megkeresi a megfelelő terheléseket. Ennek az opciónak tükröznie kell a fő számla jellemző egyenlegét.

A főkönyvi kiegyenlítés automatizálásának feldolgozása

Az automatizálás futtatásakor a rendszer kiválasztja a főkönyvi tranzakciókat a folyamatautomatizálási sorozathoz definiált fő számlákhoz. Dátum szerint rendezi a tranzakciókat, a pénzügyi év kezdetétől a folyamatautomatizálási dátumig terjedő dátumtartomány használatával. A megadott egyezési feltételek alapján egyeztet. A kiegyenlítéshez a terhelés és a jóváírás számviteli devizaösszegei abszolút értékének meg kell egyeznie.

A főkönyvi kiegyenlítések automatizálása funkció a pénzügyi év első naptól az előfordulási dátumig eltévő tranzakciók automatizálását futtatja. A december 31-én végződő pénzügyi éveknél lehet, hogy módosítania kell az előfordulás végrehajtási dátumát, hogy biztosan decemberben legyen lefuttatva. Az automatizálás például úgy van beállítva, hogy minden hónap első napján fusson. Ez az automatizálás 2022. december 1-én lesz futtatva, és ütemezés szerint 2023. január 1-jén fog futni. Javasoljuk, hogy a 2023. január 1-jei előfordulást 2022. december 31-re módosítsa. Ezzel a módosítással gondoskodhat arról, hogy a december 2. és 31. közötti tranzakciókat figyelembe vegyék az automatikus kiegyenlítésben.

Amíg a fő számla feldolgozása folyamatban van egy főkönyvi kiegyenlítési automatizálás során, nem jelenítheti meg a Főkönyvi kiegyenlítések oldalon. Meg kell várnia, amíg az automatizálási folyamat befejeződik. Javasoljuk, hogy a folyamatautomatizálást munkaidőn kívülre ütemezze az ütközések elkerülése érdekében.

Az automatizálási folyamat minden olyan tranzakciót magában foglal, amely megfelel a feltételeknek, kivéve azokat a tranzakciókat, amelyek a Főkönyvi kiegyenlítések oldalon manuálisan lettek kiegyenlítésre megjelölve.

Az automatizálási folyamat által kiegyenlített tranzakciók sztornírozása

Az automatizált főkönyvi kiegyenlítési folyamat során létrehozott kiegyenlítések sztornírozhatók. Ha sztorníroz egy olyan tranzakciót, amelyet korábban az automatizálási folyamat egyenlített ki, az Automatizálási szabály érték el lesz távolítva.