Pénzügyi címkék

A tranzakciók feladása után a szervezetek gyakran megkövetelik a részfőkönyvi adatok láthatóságát, hogy elemezhetők legyenek az ezekből a tranzakciókból generált könyvelési bejegyzések. Manapság a szervezetek olyan mezőket használnak a részfőkönyvi adatok nyomon követésére a főkönyvben, mint a bizonylatszám, a leírás vagy a pénzügyi dimenziók, mivel az adatmodellt nehéz a részfőkönyvi adatokhoz navigálni. A gyakran nyomon követett részfőkönyvi adatok közé tartoznak az értékesítési vagy beszerzési rendelésszámok, a szállítók vagy az ügyfelek nevei, a fizetési hivatkozások, a számlaszámok vagy a Microsoft Dynamics 365 Finance szolgáltatásba importált külső tranzakciók hivatkozási számai. A részfőkönyvi adatok az elemzési célokon túlmenően olyan folyamatokhoz is használhatók, mint a főkönyvi kiegyenlítés.

A Pénzügyi címkék (címkék) funkció szükségtelenné teszi bizonylatszámok, leírások vagy pénzügyi dimenziók használatát, mivel lehetővé teszi a szervezet számára akár 20, felhasználó által definiált mező létrehozását és megadását a tranzakciókhoz. Ezek a mezők ezután a tranzakciókhoz létrehozott könyvelési tételekben tárolódnak. A címkeértékeket a rendszer nem tárolja egyetlen részfőkönyvi táblában sem, valamint a Vevői tranzakciók vagy a Szállítói tranzakciók táblában sem.

A címkéket a Dynamics 365 Finance 10.0.32-es kiadásában vezették be. Minden új kiadásban a címkék további naplókban, dokumentumokban és folyamatokban lesznek implementálva. A 10.0.37-es kiadásban a következő naplók és tranzakciók támogatták a címkéket:

• Általános napló

• Globális általános napló

• Felosztási napló

• Tárgyieszköz-napló

• Minden eszközlízing-napló

• Időszaki napló

• Jelentési pénznem kiigazítási naplója

• Vevői kifizetési napló

• Szállító kifizetési naplója

• Számlanapló (szállítói)

• Globális számlanapló (szállítói)

• Számlajegyzék

• Értékesítési rendelési dokumentumok (értékesítési rendelés, szállítólevél és vevői számla)

  Bankjegy

  Ahhoz, hogy az értékesítési rendelési dokumentumokon elérhetővé tegye a címkéket, engedélyezze a Pénzügyi címkék engedélyezése értékesítési rendelések számlázásához funkciót a Funkciókezelésben.

Beállítás

A funkció használatához engedélyeznie kell a Pénzügyi címkék funkciót a Funkciókezelés munkaterületen. A funkció bármikor letiltható. Ha a funkció engedélyezve van, de később letiltja, a tranzakciók pénzügyi címkéihez megadott értékek az adatbázisban megmaradnak. Ezek azonban többé nem lesznek láthatók a Dynamics 365 Finance tranzakcióinál vagy lekérdezéseinél.

A tranzakciós címkék megadásának élménye hasonlít a főkönyvi számla pénzügyi dimenziók használatával történő bevitelére. A címkék nem ugyanazt a vezérlőt használják, mint a főkönyvi számlák, de továbbra is szükség van egy elválasztó karakterre a címkeértékek között. A pénzügyi címkék meghatározása előtt meg kell határoznia a címke elválasztó karaktereit. A Főkönyvi paraméterek lapon válassza a Pénzügyi címkék lehetőséget, és adja meg az elválasztó karaktert. A megadott elválasztó karaktert nem szabad használni a tranzakciókban megadott címkeértékekben. Ha például kötőjelet (-) határoz meg elválasztó karakterként, akkor a címkeértékként megadott ügyfélnév nem tartalmazhat kötőjelet. Az elválasztó karakter a meghatározása után nem módosítható.

A funkció engedélyezése után minden jogi személy legfeljebb 20 pénzügyi címkét határozhat meg. A címkék jogi személyre specifikusak. A Pénzügyi címkekonfiguráció és a Pénzügyi címkék egyéni listaértéke entitások segítségével importálhatja az egyes jogi személyek címkéit. Ezért gyorsan és egyszerűen meghatározhatja ugyanazt a kezdeti beállítást több jogi személynél is.

Pénzügyi címkék létrehozása

A pénzügyi címkék létrehozása előtt vegye figyelembe a következőket:

• Értékelje, hogy az adatokat pénzügyi dimenzióként vagy pénzügyi címkeként kell-e nyomon követni. A pénzügyi címkék a pénzügyi dimenziók alternatívái, különösen akkor, ha olyan értékeket követ nyomon, amelyek alig vagy egyáltalán nem használhatók fel újra, például értékesítési rendelésszámok vagy beszerzési rendelésszámok. A pénzügyi címkék és a pénzügyi dimenziók közötti különbségekről további információért lásd: Különbségek a pénzügyi címkék és a pénzügyi dimenziók között.
• A pénzügyi címkék a létrehozásukat követően nem törölhetők, csak inaktiválhatók. Ez a korlátozás segít biztosítani, hogy a címkeértékek továbbra is elérhetők legyenek a feladott főkönyvi bejegyzésekről szóló jelentésekhez. A pénzügyi címkék bármikor egyszerűen aktiválhatók és inaktiválhatók.
• Az egyes pénzügyi címkék címkéje bármikor módosítható, még a tranzakciók feladása után is.
• Ha egy adott pénzügyi címkéhez nem adtak fel tranzakciókat, a címke címkéjének módosítása nem jár következménnyel. Ez a viselkedés akkor hasznos, ha egy címkét át kell alakítania más adatok nyomon követéséhez.
• Ha a tranzakciók egy adott pénzügyi címkéhez kerültek feladásra, a címkeértékek nem változnak. Ha a címke címkéje eredetileg „Beszerzési rendelésszám”, de később „Értékesítési rendelésszámra” módosult, a címkemódosítás előtt feladott könyvelési bejegyzések továbbra is tartalmazzák a beírt és a főkönyvbe feladott beszerzési rendelésszámokat.

Pénzügyi címke létrehozása

Pénzügyi címke létrehozásához tegye a következőket.

1. Lépjen a Főkönyv > Számlatükör > Pénzügyi címkék > Pénzügyi címkék elemhez.
2. Új pénzügyi címke létrehozásához kattintson az Új lehetőségre.
3. Adja meg a címkét a címkéhez. A címkének betűvel vagy aláhúzásjellel kell kezdődnie, és csak betűket, számokat és aláhúzásjeleket tartalmazhat. Speciális karakterek nem megengedettek, a szóközöket is beleértve.
4. Az Értéktípus mezőben válassza ki a Szöveg, Lista, vagy Egyedi lista lehetőséget.
5. Ha a Lista lehetőséget választotta az Értéktípus mezőben, válassza ki az értékforrást az Értékek használata innen területről. A mező azon entitások listáját tartalmazza, amelyekből a címkeértékek kiválaszthatók a tranzakcióbevitel során.
6. Ha az Egyedi lista lehetőséget választotta az Értéktípus mezőben, válassza ki a Címkeértékek elemet a tranzakcióbevitel során kiválasztható címkeértékek egyéni listájának létrehozásához.
7. A címke aktiválásához kattintson az Aktiválás parancsra.

Pénzügyi címkeértékek megadása a tranzakciókban

Egy pénzügyi címke aktiválása után a címkék elérhetők lesznek minden olyan tranzakcióhoz, amely támogatja a funkciót.

Naplók és sorok

A naplók megadásakor címkeértékeket adhat meg a naplóköteg fejlécében. Ezeket az értékeket a rendszer ezután alapértelmezett értékként fogja használni a napló soraihoz. A napló egyéb alapértelmezett értékeihez hasonlóan ezek automatikusan bekerülnek a naplóhoz hozzáadott új sorokba. Azonban nem kerülnek be olyan sorokba, amelyek már léteznek, amikor megadja az értékeket a fejlécben.

A naplók alapértelmezett értékei

A naplóba beírt címkeértékek alapértelmezett értékként kerülnek megadásra a következő módon:

• Egysoros bizonylat:

  • A naplóköteg fejlécéhez hozzáadott címkeértékek alapértelmezett értékként kerülnek megadásra a számlán.
  • A számlához hozzáadott címkeértékek alapértelmezett értékként kerülnek megadásra az ellenszámlán.
  • Ha a címkeértékek számlához adásakor az ellenszámla már létezik, akkor ezek a címkeértékek nem kerülnek alapértelmezett értékként az ellenszámlába.
  • Ha a számlában és az ellenszámlában is vannak címkeértékek, akkor a címkeértékek egyik helyen történő módosítása nem eredményezi a másik helyen lévő értékek frissítését. Ha például módosítja a számla címkeértékeit, akkor az ellenszámla címkeértékei nem frissülnek. Ez a viselkedés segít megelőzni az adatvesztést, ha a felhasználó manuálisan felülírja az alapértelmezett értékeket.
  • Új sor hozzáadásakor, ha új bizonylatszámot rendel hozzá (amely egy új tranzakciót jelöl), az alapértelmezett viselkedés elölről kezdődik. Az egyik bizonylat soraiból származó címkeértékek soha nem kerülnek alapértelmezett értékként egy másik bizonylat soraira.

• Többsoros bizonylat:

  • A naplóköteg fejlécéhez hozzáadott címkeértékek alapértelmezett értékként kerülnek megadásra minden bizonylathoz adott sor számláján.
  • A számla első sorában hozzáadott címkeértékek nem szerepelnek alapértelmezett értékként a bizonylat következő sorának számláján, és így tovább.

Az alapértelmezett címkeértékek nem léteznek az alapadatokon, és nem érhetők el alapértelmezett értékként. Például nincs lehetőség alapértelmezett címkeértékek meghatározására az ügyfeleknél vagy a szállítóknál. Ezenkívül magának a tranzakciónak a tulajdonságai nem kerülnek automatikusan megadásra alapértelmezett értékként. Például egy címke az ügyfél nevének nyomon követésére jött létre. Ha egy tranzakció vevőt tartalmaz, akkor az ügyfél neve nem lesz alapértelmezés szerint az ügyfélcímke értéke. Az értéket manuálisan kell megadni vagy importálni.

A bizonylatok alapértelmezett értékei

A bizonylatoknál, csakúgy, mint a naplóknál, a címkeértékek nem kerülnek be alapértelmezett értékként a törzsadatokból, mivel a törzsadatok nem tartalmaznak alapértelmezett címkeértékeket. A legtöbb bizonylat, például az értékesítési rendelések ezt az általános alapértelmezett sorrendet követik:

1. A címkeértékek a dokumentum fejlécében definiálhatók.
2. A fejlécben szereplő címkeértékek alapértelmezett értékekként kerülnek felhasználásra a bizonylat soraiban.
3. A bizonylat soraiból származó címkeértékek alapértelmezett értékként használatosak a könyvelési elosztásokban (ha a bizonylat forrásdokumentum és támogatja a könyvelési felosztásokat).

A létrehozott könyvelési tételeknél a címkeértékek alapértelmezett értékként kerülnek megadásra a következő módon:

• Nem forrásdokumentumok:

  • Az összesítő számla címkeértékei, például a kötelezettségek vagy a kinnlévőségek alapértelmezés szerint a fejlécből kerülnek megadásra.
  • Az összes többi számla, például a költség, a bevétel, az adó és az engedmények alapértelmezés szerint a sorok címkeértékeit használja.

• Forrásdokumentumok:

  • Az összesítő számla címkeértékei, például a kötelezettségek vagy a kinnlévőségek, alapértelmezés szerint a fejlécből vagy a könyvelési felosztásokból kerülnek be, az összesítő számlákhoz használt főkönyvi paraméterektől függően. (Lépjen a Főkönyv>Főkönyv beállítása>Főkönyvi paraméterek elemhez.) A címkeértékek bevitele alapértelmezés szerint a ugyanazzal a logikával történik, mint az összesítő számla pénzügyi dimenzióértékeinél.
  • Az összes többi számla, például a költség, a bevétel, az adó és az engedmények alapértelmezés szerint a könyvelési felosztás címkeértékeit használja.

Ha egy dokumentum rendelkezik lefelé irányuló dokumentumokkal, akkor a szülődokumentum címkéit használja a rendszer a gyermekdokumentumokhoz. Például a vevői rendelés fejlécéből és soraiból származó címkeértékek a szállítólevélhez és a vevői számlához létrehozott elszámoláshoz használatosak, a korábban leírt logika szerint.

Ellenőrzés

Ha a tranzakciókhoz címkeértékeket adunk meg, akkor sem a tranzakció bevitele, sem a könyvelés során nem történik érvényesítés. A címkeértékek még akkor sem kerülnek ellenőrzésre, ha a Lista vagy az Egyéni lista értéktípusú címke definiálva van, annak érdekében, hogy biztosan szerepeljenek a listában. Például létrejön egy Lista értéktípusú címke, és a beszerzési rendelés száma kerül kiválasztásra a lista forrásaként. Bár megjelenik a beszerzési rendelésszámok listája, a felhasználó megadhat olyan beszerzési rendelésszámot, amely nem létezik a listában.

Címkeértékekkel rendelkező tranzakciók feladása

A tranzakció feladása után a pénzügyi címkék elérhetők a főkönyvi számlabejegyzés soraiban. Megjelennek a Bizonylattranzakciók és a Tranzakciók a fő számlához oldalakon. A pénzügyi címkék külön oszlopokban jelennek meg, így könnyebben rendezhetők és szűrhetők.

A jelentéskészítés során a címkék nem részei a dimenziókészleteknek. Ezért nem kaphatja meg a tranzakciók összesített egyenlegét egy adott címkeértékhez. Ha például a főkönyvi kivonatot nézi, nem kaphat címkeértékenkénti egyenlegeket. Amikor azonban lehatol a főkönyvi kivonat egyenlegeihez, a címkeértékek megjelennek a részletes tranzakciókon. A részletes tranzakciók, beleértve a külön oszlopokban lévő címkeértékeket, Excelbe exportálhatók, ahol egyenleg szükségessége esetén összesíthetők.

Ha egy címke inaktiválva van, a címkeértékek a feladott tranzakciókon maradnak. Alapértelmezés szerint az inaktivált címkék nem jelennek meg a lekérdezési oldalakon. Az oszlopokat azonban hozzáadhatja az Inaktív pénzügyi címkék megjelenítése kiválasztásával.

A címkeértékek kijavítása feladás után

Bár a pénzügyi címkék rendelkezésre állnak a jelentéskészítéshez, nem részei a főkönyvi számlának, és nincsenek hatással a pénzügyi kimutatásokra. Mivel a címkéket csak belső elemzésre használják, a címkeértékek szerkesztése megengedett a tranzakciók feladása után.

1. A Funkciókezelés munkaterületen engedélyezze a Belső adatok szerkesztésének engedélyezése a főkönyvi bizonylatokon nevű funkciót. Ez a funkció egyes szerepkörök számára lehetővé teszi a feladott könyvelési bejegyzések Leírás mezőjének módosítását. Ha a Pénzügyi címkék funkció is engedélyezve van, ezzel a funkcióval lehetővé válik a címkeértékek szerkesztése.
2. A funkció engedélyezése után lépjen a Bizonylattranzakciók oldalra.
3. A lekérdezés segítségével keresse meg a szerkeszteni kívánt tranzakciókat.
4. Válassza ki a sorokat a Bizonylattranzakciók részben, majd válassza ki a Belső bizonylatadatok szerkesztése lehetőséget. Csak a kijelölt sorokat szerkesztheti.

Az oldalon megjelennek a Bizonylattranzakciók részben kiválasztott sorok, beleértve az aktuális pénzügyi címkéket és az új pénzügyi címkéket. A jelenlegi címkeértékek alapértelmezett értékekként kerülnek megadásra az új címkékhez. Ezért nem kell mindent újra manuálisan beírnia, hanem elég csak a hibákat javítania. A tömeges frissítések elvégzéséhez használhatja az A kijelölt rekordok tömeges frissítése gombot. A tömeges frissítések akkor hasznosak, ha olyan feladott tranzakciók nagy csoportjaihoz szeretne címkeértékeket rendelni, amelyek helytelenek voltak, vagy amelyekhez nem lettek megadva címkeértékek (például azért, mert a funkció engedélyezése előtt kerültek közzétételre).