Egy bizonylat
Fontos
A cikkben szereplő funkciók egyes része vagy egésze az előzetes verzió kiadásának részeként áll rendelkezésre. A tartalom és a funkciók megváltozhatnak. Az előzetes kiadásokkal kapcsolatban további információkat a Szolgáltatásfrissítések elérhetősége oldalon találhat.
Mi az az Egy bizonylat?
A pénzügyi naplók rugalmassága miatt egyetlen bizonylatot is megadhat, amely egy tranzakciót jelöl, de több vevővel, szállítóval, tárgyi eszközzel, projekttel vagy bankszámlával rendelkezik. Erre a funkcióra a Microsoft az Egy bizonylat megnevezéssel hivatkozik. Az Egy bizonylat forgatókönyvei nem tartalmaznak olyan tranzakciókat, amelyek csak főkönyvi számlákat tartalmaznak. Ezeknek a tranzakcióknak a feladása a főkönyvbe történik, nem pedig a részfőkönyvekbe, mint a Követeléseké, a Tárgyi eszközöké és a Banké.
Az Egy bizonylat példáinak két kategóriája van:
A bizonylat több olyan tranzakciót tartalmaz, amely egyetlen tranzakcióként lett megadva. Néhány példa:
- Minden sorba több szállítói kifizetés lett beírva (nincs használt ellenszámla), és a bankszámlákra ellentételezett fizetési összeg egy sorba kerül. A fizetési összesítés a banki részfőkönyvet olyan összesített összegként frissíti, amely egyezik a bankszámlakivonat összegével. Ennek ellenére minden szállítói tranzakció részletesen rögzítésre kerül a Kötelezettségek részfőkönyvben. Ugyanez a forgatókönyv az ügyfél fizetési oldalán is megtalálható.
- Több tárgyi eszköz beszerzése egyetlen bizonylattal történik. Ezt a megközelítést gyakran használják a kezdő egyenlegek Tárgyi eszközök modulhoz történő megadásakor.
A bizonylat egy tranzakciót tartalmaz, amely több, nem főkönyv típusú számlát érint. Néhány példa:
- Banki átutalások
- Szállítói/vevői (ugyanazon fél) egyenlegek nettóérték-számítása
- Egyenlegek átvitele A ügyféltől B ügyfélhez
- Olyan, több sorból álló szállítói számlák, amelyek tárgyi eszközöket vagy projekteket tartalmaznak
Az egyes kategóriák fenti példái érvényes üzleti követelmények. Előfordul, hogy az üzleti követelményeket más módon nem lehet teljesíteni: a szervezetnek Egy bizonylatként kell megadnia a tranzakciókat. Máskor azonban vannak más érvényes módok is az üzleti követelmények teljesítésére: a tranzakciókat meg lehet adni másként, vagy más funkció is használható.
Problémák az Egy bizonylat funkcióval
Az Egy bizonylat funkció üzleti követelmények teljesítéséhez történő használata problémákat okozhat. Különféle folyamatokhoz, a tranzakciók sztornírozásához és a lekérdezésekhez/jelentésekhez szükségesek a tranzakciók részletei. Ezek a részletek nem lehet határozhatók meg az aktuális adatmodellből, ha több tranzakció összegzése szerepel egyetlen bizonylaton. Ezenkívül a részleteket nem mindig lehet egyértelműen meghatározni, ha a megadott tranzakciótípus ismeretlen. Ezt a korlátozást a naplók rugalmassága okozza – különösen akkor, ha az általános naplón keresztül vannak megadva.
Egyes forgatókönyvek továbbra is megfelelően működhetnek, a szervezeti beállítástól függően. A következő területeken merülhetnek fel problémák:
Kiegyenlítés – ha egy bizonylaton több szállító vagy vevő szerepel, akkor előfordulhat, hogy a kiegyenlítés során létrehozott könyvelést helytelenül kell felosztani a pénzügyi dimenziók között. További információk az elszámolás során felmerülő problémákról: Egyetlen bizonylat több vevő- vagy szállítórekorddal. Az elszámolás teljesítményét befolyásolja, hogy hány számlanaplósor használja az Egy bizonylatot. A kiegyenlítéshez és a kifizetés feladásához szükséges idő exponenciálisan nőni fog, minél több számlanaplósor használ Egy bizonylatot.
adószámítás – ha egy bizonylaton több bizonylat vagy vevő szerepel, adószámítás hibás lehet.
Tranzakció sztornírozása – ha egy bizonylaton egynél több arelékszámla-típus szerepel, és egyetlen ajkas tranzakció sztornírozása történik, előfordulhat, hogy a sztornírozási bejegyzéshez hibás könyvelési bejegyzés főkönyv. Ha például több eszközt vásárol egyetlen bizonylaton, majd az egyik eszköz beszerzését sztornírozza, a főkönyvi elszámolás helytelen lesz a sztornírozáshoz.
Jelentések és lekérdezések – ha egy bizonylaton egynél több arelekv számlatípust ( például Szállító és Vevő) is szerepel, akkor a jelentések/lekérdezések csak az első számlaértéket fogják tartalmazni.
Például feladhatja az alábbi többsoros szállítói számlát. Négy projektet tartalmaz, amelyet a számlán szereplő „sorok” jelzik. Ez a megközelítés gyakori üzleti követelmény a naplókat sokat használó szervezetek esetében.
A négy projekt közül három ugyanarra a fő számlára (601500) kerül feladásra. Ha megnyitja a Könyvelési források böngészőjét az adott fő számla feladott tranzakciói részleteinek megtekintéséhez, láthatja, hogy mindhárom sor projektazonosítója 000057. Ez a viselkedés az Egy bizonylat ismert hibája. A részletek nem kapcsolják össze megfelelően az egyes sorokat a napló megfelelő projektjével. Ehelyett mindig az első talált számlaérték jelenik meg a jelentésekben és a lekérdezésekben.
Tranzakció megadása Egy bizonylatként
A tranzakciók Egy bizonylatként történő megadásához lépjen a Főkönyv > Főkönyv beállításai > Főkönyvi paraméterek részre, majd a Főkönyv lapon a Több tranzakció engedélyezése egy bizonylaton belül beállításhoz adja meg az Igen értéket.
Egy bizonylat tranzakciót a Naplónevek oldalon adhat meg úgy, hogy az Új bizonylat mezőt az egyik következő értékre állítja:
- Csak egy bizonylatszám – minden, a naplóhoz adott sor ugyanabba a bizonylatba fog tartozni, és a sorok egynél több vevőt, szállítót, bankot, rögzített eszköz vagy projektet tartalmaznak.
- Egyenleggel kapcsolatos – olyan többsoros bizonylatot adjon meg, ahol nincs ellenszámla, és a sorok egynél több vevőt, szállítót, bankot, rögzített eszköz vagy projektet tartalmaznak.
- Az egyenleggel kapcsolatos – adjon meg egysoros bizonylatot, ahol a számla és az ellenszámla is tartalmaz akkregépszámla-típust, / például Szállító, Vevő /, Szállítói / vevő vagy Bank/bank.
Szükség van az Egy bizonylatra az üzleti forgatókönyvemhez?
A következő üzleti forgatókönyvek olyan forgatókönyvek, amelyekhez az ügyfelek az Egy bizonylat funkciót használják. Egyes üzleti követelmények csak az Egy bizonylat segítségével teljesíthetők. Sok más esetben azonban vannak alternatívák.
| Eset | Leírás | Szükséges az Egy bizonylat? | Másodlagos |
|---|---|---|---|
| Szállítói kifizetés összegzése | Egy szervezet elküldi a bankjának a szállítók és az összegek listáját. A bank ezt a listát használja, hogy a szállítóknak fizessen a szervezet nevében. Minden szállítói fizetés részleteit fel kell adni a Kötelezettségek közé, de a fizetések összege egyetlen kivétként lesz elküldve a bankszámla felé. | Nem | Microsoft Dynamics 365 Finance A 10.0.32-es verzióban van egy funkció, amely a részletes szállítói és vevői kifizetések feladási képessége, de összegzi az összegeket a bankszámlára. További információ: Részletes szállítói és vevői kifizetések feladása. |
| Vevői kifizetés összegzése | Az ügyfelek fizetései egy összegben kerülnek rá a bankszámlára. Minden vevői fizetés részleteit fel kell adni a Követelések közé, de a fizetések összege egyetlen letétként lesz elküldve a bankszámla felé. | Nem | A Dynamics 365 Finance 10.0.32-es verziójában rendelkezésre áll a Lehetőség van a részletes szállítói és vevői kifizetések feladására, de az összegek a bankszámlán lesznek összesítve funkció. További információ: Részletes szállítói és vevői kifizetések feladása. |
| Szállítói/vevői számla | Egy számla egyetlen vásárlóhoz vagy szállítóhoz lesz megadva, de további sorok jelzik a számla sorait, és ezek a sorok több tárgyi eszközzel vagy projekttel rendelkeznek. | Igen | |
| Vevői előlegkifizetési napló, amelynél több „soron” találhatók adók | A vevő előleget fizet a rendelésért. A rendelés sorai eltérő adókat tartalmaznak. Az előlegfizetési bizonylatnak több sorban kell tartalmaznia az ügyfelet, hogy minden sorra ki lehessen számítani az adókat. | Igen | |
| Vevői visszatérítés | Ha a Visszatérítés időszaki feladat futtatása a Kinnlevőségekből történik, ez létrehoz egy tranzakciót, amelynek segítségével az egyenleg a vevőtől a szállítóhoz mozgatható. A szállító ugyanaz a fél, mint a vásárló. | Igen | |
| Tárgyi eszközök karbantartása: felzárkózó értékcsökkenés, felosztott eszköz, értékcsökkenés kiszámítása kivezetéskor | A felzárkózó értékcsökkenés, az eszköz felosztása és az értékcsökkenés eszközkivezetéshez történő kiszámítása egyetlen bizonylat létrehozásához használatos. | Nem | A Finance 10.0.21-es verziójában a felzárkózó értékcsökkenéshez létrehozott tárgyi eszközökre vonatkozó tranzakciók, az eszközök felosztása és az értékcsökkenés eszközkivezetéshez történő kiszámítása különböző bizonylatszámokat használ. |
| Váltók és kötelezvények | A váltók és a kötelezvények a vevő vagy a szállító egyenlegét egyik Kinnlevőségek/Kötelezettségek főkönyvi számláról egy másikra mozgatják át, a fizetés állapotától függően. Mivel mindig ugyanaz a vevő vagy szállító szerepel a bizonylatban, nincs probléma a jelentésekkel. | Igen | |
| Nettóérték-számítás | Ha a vevő és a szállító egyezik, a szállító és a vevő egyenlegét egymás ellen számítjuk be. Ezzel a módszerrel minimálisra csökkenthető a szervezet és a vevő vagy szállító fél közötti pénzcsere. | Nem | Microsoft Dynamics 365 Finance A 10.0.40-es verzióban a vevői és szállítói nettósolási funkció van . A nettósolási funkció automatikusan két külön bizonylatot hoz létre a szállító és a vevő számára. A további tudnivalókat lásd a Nettó szállítói és vevői egyenlegek oldalon. |
| Egyenlegek átvitele | Egy szervezetnek szüksége lehet egy szállító egyenlegének az átvitelére egy másik szállítóhoz, vagy hiba miatt, vagy azért, mert egy másik szállító átvette a kötelezettséget. Ilyen típusú átutalások olyan számlatípusok esetében is előfordulnak, mint a Vevő és Bank. | Igen/Nem | Az egyenlegátvitel az egyik számláról (szállítói, vevői, bankszámla stb.) a másikra külön bizonylatokkal oldható meg, és az ellenszámla elszámolási főkönyvi számlára adható fel. Egyes szervezeteknél ez a megközelítés túl sok járulékos költséget igényel. Ezért inkább az Egy bizonylat használatát választják. |
| Több feladatlan kifizetés kiegyenlítése ugyanazon a számlán | Ez a forgatókönyv általában a szervezetekre jellemző, ahol a felhasználók többféle fizetési módot használhatnak a vásárlások kifizetésére. Ilyen esetben a szervezetnek több feladatlan kifizetést kell rögzítenie és rendeznie a vevői számla alapján. | Nem | A Finance szolgáltatáshoz hozzáadott új funkció lehetővé teszi, hogy több fel nem adott kifizetést egyetlen számlával szemben rendezzen. |
| Ország-/régiófüggő jellemzők | Az Egységes vámokmány (SAD) Lengyelországhoz használható funkciója jelenleg megköveteli a tranzakciók csoportosítását; erre a célra a bizonylat számát kell használni. Előfordulhat, hogy vannak további, az Egy bizonylat funkciót igénylő ország- vagy régióspecifikus funkciók. | Igen | |
| Mechanizmus tranzakciók csoportosítására egy üzleti eseményből | Egy szervezetnél egyetlen üzleti esemény történik, amely több tranzakciót vált ki. A számviteli osztály a könyvelési tételeket együtt szeretné látni az auditálás megkönnyítése érdekében. Hasonló eset az, amikor a banki tranzakciókat a Finance-ben rögzítik a banktól kapott fájlon keresztül. A szervezetek gyakran szeretnék összevonni ezeket a tranzakciókat a banki kivonat számával a fájlban. | Nem | Bár a tranzakciók csoportosítása érvényes forgatókönyv, a bizonylatszámot soha nem szabad erre a célra használni. A bizonylatok mindig egyedi tranzakciókat jeleznek, soha nem tranzakciók csoportját. A tranzakciókat lehet más mezők segítségével csoportosítani, például a napló kötegszáma vagy a dokumentumszám alapján. |
| Nyitóegyenlegek megadása | A szervezetek gyakran egyetlen bizonylatos tranzakcióként adják meg az részfőkönyvi számlák (szállítók, vevők, tárgyi eszközök stb.) nyitóegyenlegét. | Nem | Az egyes részfőkönyvi számlák kezdő egyenlegét külön bizonylatként kell megadni. Az ellentételezés elszámoló főkönyvi számlára adható fel, amely a főkönyv kezdő egyenlegével van ellentételezve. |
| Feladott dokumentum könyvelési bejegyzésének kijavítása | Előfordulhat, hogy a szervezetnek ki kell javítania a Követelések vagy a Kötelezettségek főkönyvi számláját egy feladott számlánál. Mivel a számla helyes, nem szabad sztornírozni. | Igen/Nem | Ha korrigálni kell a Kinnlevőségek vagy a Kötelezettségek főkönyvi számlát, a kiigazítást közvetlenül a főkönyvi számlán lehet elvégezni. Ez a módszer azt igényli, hogy a korrekció „állásidő” alatt történjen meg, hogy a főkönyvi számla ideiglenesen engedélyezhesse a manuális bevitelt. Ennek a megközelítésnek az egyik hátránya, hogy a szállító/ügyfél közötti főkönyvi egyeztetési jelentések különbséget mutatnak majd be- és kifelé. A nettó összeg 0 (nulla). |
| Összegző feladás a főkönyvbe | A szervezetek gyakran szeretnék az adatokat összegzett módon feladni a főkönyvbe, hogy minimalizálják az adatok mennyiségét. Azonban ezek a szervezetek jellemzően továbbra is előírják a tranzakció részleteinek megőrzését. Ha a feladás összegzett módon történik, egyetlen bizonylaton keresztül, a tranzakció részletei nem ismertek, és nem lehet karbantartani őket. | Nem | Mivel a tranzakció részletei elvesztek, a szervezeteknek nem szabad az Egy bizonylat funkciót használni az összegzett módon való feladáshoz, ha a jelentéshez szükségesek a részletek. |
| „A rendszer lehetővé teszi” | A szervezetek gyakran csak azért használják az Egy bizonylat funkciót,mert a rendszer lehetővé teszi számukra, és nem gondolnak bele a következményekbe. | Nem | Önmagában az a tény, hogy a rendszer lehetővé teszi a funkció használatát, soha nem elégséges indoklás. A funkciót csak akkor szabad használni, ha szükséges egy másik üzleti követelmény teljesítéséhez. |
Az Egy bizonylat jövője
Az Egy bizonylat használata esetén előforduló problémák miatt a következő lehetőségeket vizsgáljuk jelenleg:
- Ha van jobb mód egy üzleti forgatókönyv megvalósítására, továbbra is vezetünk majd be új funkciókat. Például a Finance 10.0.32-es verziójában bevezetett szolgáltatás lehetővé teszi a kifizetések külön bizonylatként történő megadását, de a bankszámla továbbra is összegezve frissül. A funkciókat a hozzáadásukkal az előző táblázat „Alternatíva” oszlopában minden üzleti forgatókönyvhöz dokumentáljuk.
- Előfordulhat, hogy egyes tranzakciókat továbbra is a naplón keresztül, egyetlen bizonylatban rögzítenek, de a további adatok nyomon követhetők lehetnek a tranzakciós részletek megfelelő azonosítása érdekében.
- Az új szolgáltatások kombinációja is használható, de az üzleti forgatókönyvekhez tartozó tranzakciók továbbra is egy bizonylat használatával rögzíthetők a naplóban.
Ahogy új funkciókat vezetünk be, a szervezetnek folyamatosan ki kell értékelnie, hogy a Több tranzakció engedélyezése egy bizonylaton belül beállítás a Főkönyvi paraméter oldalon kikapcsolható-e. Javasoljuk, hogy ne használja az Egy bizonylatot integrációkhoz, kivéve, ha a funkció a dokumentált működési rések egyikéhez szükséges.
Mivel a működési hiányok ki vannak töltve, a Microsoft az Egy bizonylat helyett használni fogja az új funkciókat. Bizonyos üzleti eseteknél, például több sort is tartalmaz a szállítói számlán, a rendszer továbbra is egy bizonylatot használ, de fejlesztéseket tartalmaz. Ezek a teljesítményjavító funkciók a kiszállításukkor kommunikálnak.