Projekt-előrejelzések és költségvetések

Két módon kezelheti és ellenőrizheti a projektjeit: projekt-előrejelzésekkel és projektköltségvetésekkel.

Projekt-előrejelzést akkor érdemes használni, ha a szervezet az operatív szempontokra összpontosít, és az egyes tranzakciókból származó bevételekre és költségekre fókuszál. Ha a szervezet nagyobb figyelmet fordít a pénzügyekre, akkor érdemes a költségvetést alkalmazni.

A projekt-előrejelzések és a projektköltségvetések előrejelzési modelleket használnak a tervezett tranzakciós összegek tárolására.

Mindegyik metódusnak megvannak a maga előnyei. A következő pontokat érdemes megfontolnia a szervezetre vonatkozó módszer kiválasztása előtt.

Felosztási mód	Projekt-előrejelzés	Projekt-költségvetés
Időszaki felosztás	A tranzakciókat nem lehet kifejezetten a pénzügyi időszakra felosztani. Ehelyett az előrejelzés és az előrejelzés ellenőrzése a projekt élettartamán alapul. Mivel az előrejelzések egy adott dátumon alapulnak, az időszakot a dátumtól kell lekövetkeztetni.	A tranzakciókat az egész projektre vagy egy pénzügyi időszakra oszthatja fel. Ha egy időszakra osztja fel, akkor a fel nem használt összegeket a következő pénzügyi időszakra viszi át.
Tranzakciók megtekintése	Az előrejelzési űrlapokon megtekintheti a tranzakciókat, ahol a hierarchiától függetlenül megtekintheti az egész vállalatra és az összes projektre vonatkozó előrejelzéseket. Ha egy adott projektre szeretne összpontosítani, akkor szűrnie kell az adatokat.	Egyetlen projekthierarchia tervezett tranzakcióit is megtekintheti. Ezért megtekintheti a szülő projekt vagy alprojektjeinek tranzakciós adatait.
Tranzakciós változók	Ha előrejelzési tranzakciókat ad meg, akkor a tényleges tranzakcióhoz tartozó összes attribútumot használhatja. Ez nagyobb részletességet tesz lehetővé az előrejelzésben. Megadhatja például a mennyiségekre, a munkavállalókra, a tételekre vagy a sortulajdonságokra vonatkozó adatokat.	A költségvetés részleteinek megadásakor csak az összegeket, a kategóriákat és a tevékenységeket használhatja.
Biztonság	Az előrejelzés az előrejelzési űrlapokon megadott tranzakciókon alapul, és nem tartalmaz folyamatellenőrzési mechanizmust. Az előrejelzési űrlapra vonatkozó jogosultságokkal rendelkező alkalmazottak jóváhagyás nélkül módosíthatják az információkat.	A költségvetés a munkafolyamat rendszert használja, amely lehetővé teszi a változások kezelését, és lehetővé teszi a módosítások előzményeinek megtartását.
Nevezési típusok	Az előrejelzési tranzakciók bejegyzései az egységek számától, illetve a költségtől és az értékesítési egységáraktól függenek.	A költségvetés részletei az összegeken alapulnak, amelyek a költségek és a bevételek között oszlanak meg.
Előrejelzési modellek	Mivel az egyes előrejelzéseket modellhez kell rendelni, több előrejelzési modellt is létrehozhat, valamint almodelleket is beállíthat.	A projektköltségvetés készítése korlátozza a költségvetés-készítéshez használt előrejelzési modelleket. A rövidebb előrejelzési modellek segítségével növelheti a prognózis konzisztenciáját.
Költségtúllépések	Csak olyan tranzakciók bevitelét engedélyezheti vagy tilthatja el, amelyek túllépést eredményeznek.	A projektköltségvetés készítése további ellenőrzési lehetőségeket biztosít a felhasználók számára. Lehetőség van a figyelmeztetések és a túlfutások engedélyezésére.
Vezérlő	Az előrejelzés-ellenőrzést az előrejelzés-csökkentés segítségével hajthatja végre. A tényleges összegeket a rendszer az előrejelzési tranzakciós egyenlegekből vonja le auditnapló nélkül. Ez nehezebbé teheti a tényleges tranzakciók helyének nyomon követését.	A projektköltségvetés ellenőrzésében a rendszer kivonja a tényleges összegeket a fennmaradó költségvetés összegeiből. Ez világosabb auditnaplót tesz lehetővé.

Projekt-előrejelzések

A projekt-előrejelzés használatakor minden tranzakciótípus esetén megadhat előrejelzési tranzakciókat az előrejelzési űrlapokon. A tényleges tranzakciókhoz rendelkezésre álló összes attribútum felhasználható előrejelzési tranzakcióhoz – például sor jövedelmezősége, sorattribútumok, munkavállalók vagy leírások. Azt is előrevetítheti, hogy a költség felmerülése után mennyi idővel számlázza azt az ügyfélnek.

A projekt-előrejelzés tranzakciói az egységeken és az összegeken alapulnak.

Az egyes projektek előrejelzéseit egy előrejelzési modellhez kell társítania. Ha egy előrejelzési tranzakciót ad meg, a rendszer automatikusan javasolja az előrejelzési modellt. Az előrejelzési modell az előrejelzési tranzakciók tárolójáként működik.

Az előrejelzési modelleket a modell almodelljeiként jelölheti meg. Ez lehetővé teszi, hogy régiónként, időszakonként vagy osztályonként készítsen előrejelzést. Az előrejelzési tranzakciókat modellbe másolva új modellt hozhat létre, és a tranzakciókat átviheti a főkönyvbe is. Mivel az előrejelzés és a modell között egy az egyhez kapcsolat van, mindegyik előrejelzési modell külön költségvetést alkot egy projekthez.

Az előrejelzési modellek az előrejelzések csökkentését használhatják a projektek ellenőrzési mechanizmusaként. Az előrejelzés-csökkentésben a tényleges tranzakciók csökkentik az előrejelzési tranzakciós egyenlegeket. Mivel azonban az előrejelzés-csökkentés a hierarchiában legmagasabban elhelyezkedő projektre vonatkozik, korlátozott képet ad az előrejelzésben bekövetkezett változásokról. Ha például egy dolgozó egy alprojekthez van társítva, akkor a rendszer a munkavállaló tényleges tranzakcióit a szülő projektbe könyveli. Ez megnehezíti a változások nyomon követését, mert nem tudja könnyen meghatározni, hogy mely alprojekt mely tranzakciója okozta az előrejelzési összeg csökkenését. Ezért célszerű létrehozni egy előrejelzési modell egy példányát az előrejelzés-csökkentés általi használathoz. Ezután jelentések segítségével megtekintheti, hogy mi volt eredetileg előrejelezve.

A projektek előrejelzéseit áttekintheti, átmásolhatja, törölheti, illetve átviheti a főkönyvi költségvetésbe. Azonban nincs folyamat-ellenőrzés. Az előrejelzési űrlapra vonatkozó jogosultsággal rendelkező alkalmazottak áttekintés nélkül módosíthatják az információkat.

• Felülvizsgálat– Az előrejelzési tranzakciót ugyanazokon a képernyőkön módosíthatja, ahol az eredeti bejegyzések készültek.
• Másolás vagy törlés – Előrejelzési tranzakciók másolásakor az egyik előrejelzési modell tranzakciósorait egy másik előrejelzési modellbe másolja. Ha töröl egy előrejelzést, akkor az előrejelzési modellből törli az előrejelzett tranzakciókat. A másolt vagy törölt előrejelzési tranzakciók korlátozásához jelöljön ki adott tranzakciótípusokat és dátumokat. Ez lehetővé teszi az előrejelzés csak bizonyos részeinek másolását vagy törlését.
• Átvitel – Amikor átvisz egy projekt-előrejelzést egy főkönyvi költségvetésbe, az előrejelzési modell előrejelzési tranzakcióit átviszi egy főkönyvi költségvetésbe. A korábban átvitt tranzakciókat felülírhatja abban a főkönyvi költségvetésben, amelybe átviszi a projekt-előrejelzését.

Projektköltségvetések

A projektköltségvetés készítése egyszerűbb módszer, mint az előrejelzés, bár az előrejelzési modellekkel nem integrálható. Az eredeti költségvetés részleteihez és a módosításaihoz egyetlen beviteli űrlapot használ, és lehetővé teszi az olyan leképezéseket, amelyek csak összegen, kategórián vagy tevékenységen alapulnak.

A projektköltségvetés készítése során minden eredeti költségvetést és módosítást el kell küldeni egy projekt-munkafolyamatba jóváhagyás céljából. A munkafolyamatok nagyobb ellenőrzést biztosítanak a folyamat felett, és a módosítási előzmények rekordját is létrehozzák.

A projektköltségvetés készítése a főkönyvi költségvetés készítéséhez hasonlít, de gyorsabban és könnyebben állítható be. A főkönyvi költségvetés készítésének számos opcióját (például a számsorozatokat vagy a pénznemet) nem kell külön beállítani a projektek számára.

A projektköltségvetéseket a rendszer automatikusan két előrejelzési modellhez társítja. Az egyik az eredeti költségvetés, a másik pedig a fennmaradó költségvetés. Ezért az előrejelzési modelleken alapuló jelentések használhatnak költségvetési adatokat. A projektköltségvetés véglegesítése esetén a rendszer a kapcsolódó modellek alapján hozza létre az előrejelzési tranzakciókat, amelyeket jelentéskészítési és ellenőrzési célokra használnak.

Előrejelzési modellek

Az előrejelzési modellek egyrétegű hierarchiával rendelkeznek. Ez azt jelenti, hogy egy projekt előrejelzését egyetlen előrejelzési modellhez kell társítani.

Ha projekt-előrejelzést használ, akkor a modelleket almodellekként azonosíthatja. Ezután létrehozhat előrejelzéseket részlegenként, időszakonként vagy régiónként. Létrehozhat például egy évre vonatkozó előrejelzési modellt, majd létrehozhatja az északkeleti, délkeleti, északnyugati és délnyugati területi előrejelzések almodelljét, amelyek a regionális vezetők küldenek be. Ha a rendelkezésre álló jelentésekben különböző beállításokat választ ki, akkor az adatokat megtekintheti teljes előrejelzésenként vagy almodellenként.