Az idő- és költségügyintéző Időbejegyzés funkciójával létrehozott időbejegyzések áttekintése (előzetes verzió)

Fontos

• Ez egy termelésre kész előzetes funkció.
• Az éles használatra kész előzetes verziókra kiegészítő használati feltételek vonatkoznak.

Vonatkozik: Project Operations erőforrás-/nem készletalapú forgatókönyvekhez, egyszerű üzembe helyezés – proforma számlázás.

Miután egy csapattag beállította az ügynöki beállításokat az előző szakaszban részletezettek szerint, onnantól kezdve az időbejegyzések naplózása így néz ki:

• Az ügyintéző a hét elején létrehozza a piszkozatidő-bejegyzéseket a felhasználó számára.
• A felhasználó riasztást kap a Teamsben az ügynöktől, amely összegzi a létrehozott bejegyzéseket.
• A felhasználó áttekinti a létrehozott időbejegyzéseket a Teamsben vagy a Project Operations webalkalmazásban.
• Szükség esetén módosítsa a bejegyzéseket, és küldje el jóváhagyásra.
• Az ügynök emlékeztetőt küld a "hiányzó" órák benyújtására a hét utolsó munkanapján.

Ezeket a lépéseket és az idő- és költségügynök időbeviteli funkciójának viselkedését a következő szakaszok ismertetik.

Az ügyintéző viselkedése időbejegyzések létrehozásához

Az idő- és költségügyintéző időbejegyzési funkciója a felhasználó preferenciái alapján hoz létre időbejegyzéseket.

Források kiválasztása időbejegyzésekhez

Az időforrás-bejegyzések közé tartoznak a projekttevékenység-hozzárendelések, a lefoglalt kapacitás és az előző heti bejegyzések.

• Azoknál a felhasználóknál, akik a 3 lehetőség közül csak egyet választottak , az ügynök csak az adott forrásból származó órák számára vonatkozik a munkahét minden napján.
• Azoknál a felhasználóknál, akik egynél több forrást választottak ki, az ügynök először a projekttevékenység-hozzárendelésekből származó információkat rangsorolja (mivel a tevékenységszint részletei elérhetők), majd a lefoglalt kapacitást, végül pedig csak akkor használja az előző heti bejegyzéseket tartalékforrásként, ha az adott héten nem állnak rendelkezésre információk a hozzárendelésekről vagy foglalásokról.

Az időbejegyzések létrehozásának gyakorisága

• A bejegyzések létrehozásakor: Az ügyintéző jelenlegi viselkedése az, hogy egy hét összes időbejegyzését együtt hozza létre, a hét elején, a felhasználó szervezete által meghatározott módon.
• A hét eleje: Ez szervezeti szinten van meghatározva. Ha például egy szervezet a hét kezdetét vasárnapként határozza meg (vasárnaptól szombatig hét), akkor az időbejegyzések vasárnap jönnek létre a teljes következő hétre.

  Megjegyzés:

  A "hét kezdete" nem ugyanaz, mint a "hét első munkanapja". A munkanapok az erőforrás munkaideje alapján kerülnek meghatározásra calendar._

Külső megjegyzések az időbejegyzésekhez

Ha egy felhasználó arra kéri az ügyintézőt, hogy hozzon létre külső megjegyzéseket az összes időbejegyzéshez, ez a viselkedés a következők alapján változik:

• Ha az Outlook-naptár nem használható a megjegyzések javítására: Ebben az esetben külső megjegyzések jönnek létre az időbejegyzések létrehozásával együtt (a hét elején). Az ügynök olyan időbeviteli adatokat használ, mint a projekt, a feladat, a szerepkör stb.

• Ha az Outlook-naptárat kell használni a megjegyzések javítására: Ebben az esetben a hét elején létrehozott időbejegyzések külső megjegyzések nélkül jönnek létre. Ez a lépés azért történik, mert előfordulhat, hogy a hét későbbi részében Outlook-értekezletek jönnek létre. A külső megjegyzések később a hét utolsó munkanapján jönnek létre.

  Megjegyzés:

  Az utolsó munkanap az erőforrás munkaidő-naptárán alapul. Ha például a szervezet hete vasárnaptól szombatig tart, és a felhasználónak hétfőtől péntekig van munkanapja, akkor a külső megjegyzések péntek reggel jönnek létre.

  Fontos

  Mivel az ügyintéző az adott hét "elején" egy hétre hoz létre időbejegyzéseket, az ügyintézőnek be kell állítania a beállításait, és a felhasználónak ezen a napon belül beleegyezését kell adnia a bejegyzések létrehozásához. Ha az ügynök a hét kezdete után lett engedélyezve, a felhasználó csak a következő héttől kezdve kap bejegyzéseket az ügynöktől.

Riasztások fogadása az ügynöktől

Az ügynök riasztást küld a következő tevékenységekről:

• Amint létrehozza a hét időbejegyzéseit (a hét elején).
• Amikor külső megjegyzéseket generál a héthez (a hét utolsó munkanapjához).
• Emlékeztetni a felhasználót a "hiányzó" órák megadására (a hét utolsó munkanapja).

Az ügyintéző által létrehozott időbejegyzések áttekintése

A létrehozott időbejegyzésekkel vagy külső megjegyzésekkel kapcsolatos riasztások esetén a felhasználó egy adaptív kártyát kap, amely az aktuális munkahét időbejegyzéseinek összegzését mutatja (lásd a képet).

A kártya elemei, amelyekkel a felhasználónak tisztában kell lennie:

• Napi összegzés: Az adott nap összes órája és a felülvizsgálatra szoruló órák száma (mivel az ügynök hozza létre őket) ki van emelve.
  • Az ügynök által létrehozott bejegyzésekkel rendelkező napok bal oldalán csillaggal vannak kiemelve .
• Az összes elküldése: A gomb kiválasztásával elküldi az adott hét összes vázlatóráját .
• Megnyitás weben: A hivatkozás kiválasztásával a felhasználó egy új böngészőablakra vagy lapra navigál, ahol a Project Operations időbeviteli modul az aktuális hétre van szűrve.
• Nap megtekintése: A felhasználók megtekinthetik az adott napra létrehozott egyes időbejegyzések részleteit a hét minden napja melletti Nap megtekintése gomb kiválasztásával.
  • Ezzel betölt egy új adaptív kártyát, amely tartalmazza az adott dátum egyes időbejegyzéseit (lásd a képet).
  • A felhasználók a forrás és a létrehozó (Copilot/Agent vagy User) adatait is láthatják.
  • A kártya alján látható dátumválasztók segítségével a hét más napjaira navigálhat , és ezeket a bejegyzéseket is áttekintheti.

Az ügyintéző által létrehozott időbejegyzések módosítása

Az ügyintéző által létrehozott időbejegyzések kétféleképpen módosíthatók:

1. Közvetlenül a Teamsben a napi adaptív kártyákon keresztül (View Day)

• Az egyetlen 2 mező, amely ilyen módon módosítható, az Időtartam és a Külső megjegyzések. A felhasználók a szükséges módosítások elvégzése után menthetik a módosításokat vagy elküldhetik az összeset (csak az adott napra vonatkozó összes bejegyzést elküldik).

1. A Project Operations webalkalmazásból (Megnyitás a weben) a jelentősebb módosításokhoz

• Ha az időbevitel módosítása törléssel vagy módosítással jár, akkor a felhasználók kiválaszthatják a Megnyitás webes hivatkozásban lehetőséget.
• Ez a Project Operations webalkalmazás Időbevitel moduljába navigálja őket.

  Megjegyzés:

  Az ügyintéző által létrehozott időbejegyzések vagy az ügyintéző által generált külső megjegyzések "csillogó" ikonnal jelennek meg.

Hiányzó időbejegyzések riasztása

Az idő- és költségügyintéző időbeviteli funkciója riasztást küld a felhasználóknak a munkahét végén, ha "hiányzó órákat" azonosítottak.

• Hiányzó órák definíciója: Egy nap hiányzó órákkal rendelkezik a felhasználó számára, ha a Elküldve,Jóváhagyva vagy Kért visszahívás állapotban lévő összes óra (nem vázlat órák) kevesebb, mint az adott napi munkaidő.
• A riasztás: A riasztás az aktuális hét összes olyan napjának összegzéséből áll, amelyeknek hiányzó órái vannak, valamint a következőket:
  • A hiányzó órák száma és
  • A beküldhető napok vázlatórái
• Hiányzó órák elküldése: A felhasználók dönthetnek úgy, hogy elküldik az ügynök által az előző riasztásban megosztott összes javasolt órát, VAGY a Project Operations webalkalmazással új időbejegyzéseket hoznak létre és küldenek el.

Fontos

Az Időtartam mező csak nullánál nagyobb numerikus értékeket vesz fel. Az Összes mentése vagy elküldése művelet nem frissíti az időbejegyzési rekordokat, ha az Időtartam mező módosítása miatt az adott napon a projekttel kapcsolatos összes óra meghaladja a 24 órát.