Adatmegőrzési címkék közzététele és alkalmazása alkalmazásokban

Microsoft 365 licencelési útmutató a biztonsági & megfelelőséghez.

Megjegyzés:

Ez a forgatókönyv minden adatmegőrzési címke konfigurációja esetében támogatott, beleértve a szabályozási rekordokat is.

Az alábbi információk segítségével közzéteheti a megőrzési címkéket, majd alkalmazhatja őket a dokumentumokra és e-mailekre.

Az adatmegőrzési címkék segítségével megőrizheti a szükséges elemeket, és törölheti az elemek szintjén (dokumentum vagy e-mail) nem szereplő elemeket. Az elemek rekordként való deklarálására is használhatók a Microsoft 365-adatok rekordkezelési megoldásának részeként.

A megőrzési címkék elérhetővé tétele a szervezeten belüli személyek számára, hogy besorolhassák a tartalmakat, két lépésből áll:

  1. Hozza létre az adatmegőrzési címkéket.

  2. Tegye közzé az adatmegőrzési címkéket egy adatmegőrzési címkeszabályzat használatával.

Címkék szerepköreinek és feladatainak ábrája.

A két rendszergazdai lépéshez kövesse az alábbi utasításokat.

Tipp

Ha Ön nem E5-ügyfél, ingyenesen kipróbálhatja Microsoft Purview összes prémium funkcióját. A 90 napos Purview-megoldások próbaverziójának használatával megtudhatja, hogy a Purview-funkciók milyen hatékonyak a szervezet számára az adatbiztonsági és megfelelőségi igények kezeléséhez. Kezdje most a Microsoft Purview megfelelőségi portál próbaverziós központban. További információ a regisztrációról és a próbaverzió feltételeiről.

Az első lépések

A szervezet globális rendszergazdája teljes körű engedélyekkel rendelkezik az adatmegőrzési címkék és a hozzájuk tartozó szabályzatok létrehozásához és szerkesztéséhez. Ha nem globális rendszergazdaként jelentkezik be, a használt megoldástól függően tekintse meg a rekordkezelésre vagy az adatéletciklus-felügyeletre vonatkozó engedélyekkel kapcsolatos információkat.

Győződjön meg arról, hogy létrehozta az elemekre alkalmazni kívánt adatmegőrzési címkéket .

Adatmegőrzési címkék közzététele

A megőrzési címke szabályzatának létrehozása előtt döntse el, hogy adaptív vagy statikus lesz-e. További információ: Adaptív vagy statikus házirend-hatókörök a megőrzéshez. Ha adaptív szabályzat használata mellett dönt, létre kell hoznia egy vagy több adaptív hatókört az adatmegőrzési címke házirendjének létrehozása előtt, majd ki kell választania őket a megőrzési címke létrehozása során. Útmutatásért lásd: Konfigurációs információk adaptív hatókörökhöz.

  1. A Microsoft Purview megfelelőségi portál lépjen az alábbi helyek egyikére:

    • Ha rekordkezelést használ:

      • Megoldások>Rekordkezelés>>Címkeszabályzatok lap >Címkék közzététele
    • Ha adatéletciklus-felügyeletet használ:

      • Megoldások>Adatéletciklus-kezelés>Microsoft 365>Címkeszabályzatok lap >Címkék közzététele

    Nem látja azonnal a megoldást a navigációs ablakban? Először válassza az Összes megjelenítése lehetőséget.

  2. Kövesse az utasításokat a megőrzési címke szabályzatának létrehozásához. Legyen óvatos, milyen nevet választ a szabályzatnak, mert ez a szabályzat mentése után nem módosítható.

  3. A hivatkozás segítségével jelölje ki a közzétenni kívánt adatmegőrzési címkéket, majd válassza a Tovább gombot.

  4. A Válassza ki a létrehozandó adatmegőrzési szabályzat típusát lapon válassza az Adaptív vagy a Statikus lehetőséget, attól függően, hogy milyen beállítást választott a Mielőtt elkezdené az utasításokat. Ha még nem hozott létre adaptív hatóköröket, válassza az Adaptív lehetőséget, de mivel nem lesz kiválasztható adaptív hatókör, ezzel a beállítással nem tudja befejezni a varázslót.

  5. A kiválasztott hatókörtől függően:

    • Ha az Adaptív: Az Adaptív szabályzat hatóköreinek és helyeinek kiválasztása lapon válassza a Hatókörök hozzáadása lehetőséget, és válasszon ki egy vagy több létrehozott adaptív hatókört. Ezután válasszon ki egy vagy több helyet. A választható helyek a hozzáadott hatókörtípusoktól függenek. Ha például csak a Felhasználó hatókörtípust adta hozzá, kiválaszthatja az Exchange-alapú e-maileket , a SharePoint-webhelyeket azonban nem.

    • Ha a Statikus: A Helyek kiválasztása lapon bármelyik helyet be- vagy kikapcsolhatja. Az egyes helyeknél hagyja meg az alapértelmezett értéket, hogy a szabályzatot a teljes helyre alkalmazza, vagy adja meg a tartalmazza és kizárja a következőket:

    A helyek kiválasztásával kapcsolatos információkért lásd: Helyek.

Meglévő adatmegőrzési címkeszabályzat szerkesztéséhez (a házirend típusa Közzététel), jelölje ki, majd válassza a Szerkesztés lehetőséget az Adatmegőrzési házirend szerkesztése konfigurációjának elindításához.

Amikor az adatmegőrzési címkék elérhetővé válnak az alkalmazáshoz

Ha adatmegőrzési címkéket tesz közzé a SharePointban vagy a OneDrive-on, ezek a címkék általában egy napon belül megjelennek a felhasználók számára. Azonban legfeljebb hét napot hagyjon.

Ha adatmegőrzési címkéket tesz közzé az Exchange-ben, akár hét napig is eltarthat, amíg ezek a adatmegőrzési címkék megjelennek a felhasználók számára. Az Exchange összes adatmegőrzési beállításához hasonlóan a postaládának is legalább 10 MB adatot kell tartalmaznia.

Diagram a közzétett címkék érvénybe lépéséről.

Ha a címkék hét nap után nem jelennek meg, ellenőrizze a címkeszabályzat állapotát a Microsoft Purview megfelelőségi portál Címkeszabályzatok lapján. Ha ( Hiba) jelenik meg az állapotban és a helyek részleteiben, megjelenik egy üzenet, amely szerint a házirend üzembe helyezése a vártnál több időt vesz igénybe, vagy próbálja meg újból üzembe helyezni a szabályzatot, futtassa a Set-AppRetentionCompliancePolicy vagy a Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell-parancsot a szabályzatterjesztés újrapróbálásához:

  1. Csatlakozás a biztonsághoz & Megfelelőségi PowerShell.

  2. Futtassa az alábbi parancsok egyikét:

    • A szabályzat helyei: Teams privát csatornaüzenetek, Yammer-felhasználói üzenetek és Yammer-közösségi üzenetek:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Minden más házirendhelyhez, például exchange-alapú e-mailekhez, SharePoint-webhelyekhez, Teams-csatornaüzenetekhez stb.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Az Exchange-ben közzétett adatmegőrzési címkék állapotának ellenőrzése

A Exchange Online a megőrzési címkéket egy hét naponta futó folyamat bocsátja a végfelhasználók rendelkezésére. A PowerShell használatával láthatja, hogy mikor futott utoljára ez a folyamat, és így azonosíthatja, hogy mikor fog újra futni.

  1. Csatlakozás az Exchange Online PowerShell-hez.

  2. Futtassa ezeket a parancsokat.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

Az eredmények között az ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) tulajdonság azt mutatja, hogy a rendszer mikor dolgozza fel utoljára a postaládát. Ha a szabályzat létrehozása óta nem történt meg, a címkék nem jelennek meg. A feldolgozás kényszerítéséhez futtassa a parancsot Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Ha a címkék nem jelennek meg a Webes Outlook, és úgy gondolja, hogy meg kellene lenniük, törölje a gyorsítótárat a böngészőben (CTRL+F5).

Közzétett adatmegőrzési címkék alkalmazása

Az alábbi szakaszokból megtudhatja, hogyan alkalmazhatók a közzétett adatmegőrzési címkék az alkalmazásokban:

Emellett ha Microsoft Syntex használ, és közzétesz adatmegőrzési címkéket a SharePoint-helyeken, adatmegőrzési címkét alkalmazhat a dokumentumértelmező modellre, hogy az azonosított dokumentumok automatikusan fel legyenek címkézve.

A tartalom címkézése után az alábbi információkból megtudhatja, hogy az alkalmazott címke mikor távolítható el vagy módosítható: Egyszerre csak egy adatmegőrzési címke.

Adatmegőrzési címkék manuális alkalmazása

A végfelhasználók és a rendszergazdák manuálisan alkalmazhatnak adatmegőrzési címkéket a következő helyekről:

  • Outlook és Webes Outlook

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft 365-ös csoportwebhely a Teamshez

Az alábbi szakaszokból megtudhatja, hogyan alkalmazhat adatmegőrzési címkéket.

Adatmegőrzési címkék alkalmazása az Outlookban

Ha meg szeretne címkézni egy elemet az outlook asztali ügyfélprogramban, jelölje ki az elemet. A menüszalag Kezdőlap lapján kattintson a Házirend hozzárendelése elemre, majd válassza ki a megőrzési címkét.

Szabályzat hozzárendelése gomb.

Azt is megteheti, hogy a jobb gombbal egy elemre kattint, a helyi menüben a Házirend hozzárendelése parancsra kattint, majd kiválasztja a megőrzési címkét. Ha több elemet jelöl ki, ezzel a módszerrel egyszerre több elemhez rendelheti ugyanazt az adatmegőrzési címkét.

Az adatmegőrzési címke alkalmazása után megtekintheti az adatmegőrzési címkét, valamint azt, hogy milyen műveletet hajt végre az elem tetején. Ha egy e-mailhez olyan adatmegőrzési címke van alkalmazva, amely rendelkezik a hozzá tartozó megőrzési idővel, egy pillantással láthatja, hogy mikor jár le az e-mail.

Alapértelmezett adatmegőrzési címke alkalmazása outlookos mappára

Az Outlook-mappákra alapértelmezett címkeként alkalmazhat adatmegőrzési címkéket, amelyeket az adott mappában lévő üzenetek örökölhetnek. Kattintson a jobb gombbal a mappára, válassza a Tulajdonságok elemet, a Házirend lapot, és válassza ki a mappa alapértelmezett adatmegőrzési címkéjeként használni kívánt adatmegőrzési címkét.

Ha egy Outlook-mappa alapértelmezett címkéjeként normál adatmegőrzési címkét használ:

  • A mappa minden címkézetlen elemére alkalmazva van ez az adatmegőrzési címke.

  • Az öröklődés a gyermekmappákba és elemekbe a legközelebbi mappából örökli a címkét.

  • A már címkézett elemek megtartják az adatmegőrzési címkét, kivéve, ha egy másik alapértelmezett címke alkalmazta.

  • Ha módosítja vagy eltávolítja a mappa alapértelmezett adatmegőrzési címkéjét: A mappában lévő elemekre alkalmazott meglévő adatmegőrzési címkék is csak akkor módosulnak vagy távolíthatók el, ha a címkéket egy alapértelmezett címke alkalmazta.

  • Ha egy alapértelmezett adatmegőrzési címkével rendelkező elemet helyez át egyik mappából egy másik mappába egy másik alapértelmezett adatmegőrzési címkével: Az elem megkapja az új alapértelmezett adatmegőrzési címkét.

  • Ha egy alapértelmezett adatmegőrzési címkével rendelkező elemet helyez át az egyik mappából egy másikba alapértelmezett adatmegőrzési címke nélkül: A régi alapértelmezett adatmegőrzési címke törlődik.

Ha olyan címkéket alkalmaz, amelyek nem szabványos adatmegőrzési címkék, hanem rekordokként (vagy szabályozási rekordokként) jelölik meg az elemeket, ezek a címkék csak manuálisan módosíthatók vagy távolíthatók el.

Adatmegőrzési címkék alkalmazása Webes Outlook

Ha meg szeretne címkézni egy elemet a Webes Outlook, kattintson a jobb gombbal a Hozzárendelési szabályzat> elemre>, és válassza ki az adatmegőrzési címkét. Az asztali Outlookkal ellentétben ezt a módszert nem használhatja, ha több elem van kijelölve.

Szabályzat hozzárendelése menü a Webes Outlook.

Az adatmegőrzési címke alkalmazása után megtekintheti az adatmegőrzési címkét, valamint azt, hogy milyen műveletet hajt végre az elem tetején. Ha egy e-mail besorolása és a hozzá tartozó megőrzési időszaka van, egy pillantással megtudhatja, hogy mikor jár le az e-mail.

Az e-mailhez rendelt címke Webes Outlook.

A Webes Outlook asztali verziójához hasonlóan a mappákra is alkalmazhat adatmegőrzési címkéket. Kattintson a jobb gombbal a mappára, válassza a Házirend hozzárendelése lehetőséget, és módosítsa a Szülőmappa-házirend használata beállítást a mappa alapértelmezett adatmegőrzési címkéjeként használni kívánt adatmegőrzési címkére.

Adatmegőrzési címkék alkalmazása a OneDrive-ban és a SharePointban

Az adatmegőrzési címkék manuális alkalmazása csak az új felületen támogatott, a klasszikus felületen nem.

Ha címkézni szeretne egy dokumentumot (beleértve a OneNote-fájlokat is) a OneDrive-ban vagy a SharePointban, jelölje ki az elemet > a jobb felső sarokban, és válassza a Részletek ablaktábla MegnyitásaInformációs ablaktábla ikon lehetőséget.>Adatmegőrzési címke> alkalmazása válassza ki a megőrzési címkét.

Adatmegőrzési címkét listaelemekre, mappákra vagy dokumentumkészletekre is alkalmazhat, és beállíthat egy alapértelmezett adatmegőrzési címkét a dokumentumtárakhoz.

Címkelista alkalmazása egy elemre a SharePointban.

Miután alkalmazott egy adatmegőrzési címkét egy elemre, megtekintheti azt a részletek ablaktáblán, amikor az adott elem ki van jelölve.

A Részletek panelen látható alkalmazott címke.

SharePoint esetén, de a OneDrive-on nem, létrehozhat egy nézetet a Címkék oszlopot tartalmazó tárról, vagy az Elem egy Rekord oszlop. Ebben a nézetben egy pillantással áttekintheti az összes elemhez rendelt adatmegőrzési címkéket, valamint azt, hogy mely elemek rekordok. Vegye figyelembe azonban, hogy az Elem oszlop szerint nem szűrheti a nézetet . Az oszlopok hozzáadására vonatkozó utasításokért lásd: Oszlopok megjelenítése vagy elrejtése egy listában vagy tárban.

Adatmegőrzési címkék alkalmazása Microsoft 365-csoportokkal

Amikor adatmegőrzési címkéket tesz közzé a Microsoft 365-csoportok helyen, az adatmegőrzési címkék megjelennek a SharePoint Teams-webhelyen, de a csoportpostaládákhoz egyetlen levelezőprogram sem támogatja. A webhely adatmegőrzési címkéinek alkalmazása megegyezik a SharePoint-dokumentumokkal.

A felhasználók közvetlenül a Teamsben is alkalmazhatják az adatmegőrzési címkéket a Fájlok lapon:

Adatmegőrzési címke alkalmazása a Teams-csatornán a Fájlok lapon.

Alapértelmezett adatmegőrzési címke alkalmazása egy SharePoint-tár, -mappa vagy -dokumentumkészlet összes tartalmára

Ehhez a módszerhez adatmegőrzési címkéket kell közzétenni egy adatmegőrzési címkeszabályzatban.

Amellett, hogy lehetővé teszi, hogy a felhasználók adatmegőrzési címkét alkalmazzanak az egyes dokumentumokra, egy alapértelmezett adatmegőrzési címkét is alkalmazhat a SharePoint-tárakra, -mappákra vagy -dokumentumkészletekre. Ebben az esetben az adott helyen lévő dokumentumok örökölhetik a kiválasztott alapértelmezett adatmegőrzési címkét. Bár ugyanazt a címkét alkalmazza, minden dokumentumot külön őriz meg és töröl a címke megőrzési időszakának kezdetétől függően.

Dokumentumtárak esetén az alapértelmezett címkekonfiguráció a dokumentumtár Tár beállításai lapján történik. Ha az alapértelmezett adatmegőrzési címkét választja, azt a tár meglévő elemeire is alkalmazhatja.

Ha például rendelkezik marketinganyagokra vonatkozó adatmegőrzési címkével, és tudja, hogy egy adott dokumentumtár csak ilyen típusú tartalmat tartalmaz, a Marketinganyagok megőrzési címkét alapértelmezett címkévé teheti az adott tár összes dokumentumához.

Címkebeállítás alkalmazása a tár Beállítások lapján.

Címkeviselkedés, ha a SharePoint alapértelmezett címkéjét használja

A tárakra, mappákra vagy dokumentumkészletekre alapértelmezett adatmegőrzési címkeként alkalmazott szokásos adatmegőrzési címkék esetén:

  • A tárolóban lévő összes új, címkézetlen elem esetében ez a megőrzési címke lesz alkalmazva.

  • Mappák esetén az öröklődés minden gyermekmappába és elembe a legközelebbi mappából örökli a címkét.

  • Ha az alapértelmezett címke meglévő elemekre való alkalmazásának lehetőségét választotta: A már címkézett elemek megtartják az adatmegőrzési címkét, kivéve, ha egy másik alapértelmezett címke alkalmazta.

  • Ha módosítja a tároló alapértelmezett adatmegőrzési címkéjét: A tároló elemeire alkalmazott meglévő adatmegőrzési címkék csak akkor módosulnak, ha az alapértelmezett címke meglévő elemekre való alkalmazásának lehetőségét választotta, és ezeket a címkéket egy alapértelmezett címke alkalmazta.

  • Ha eltávolítja a tároló alapértelmezett adatmegőrzési címkéjét: Az elemek megőrzik a címkéket.

  • Ha egy alapértelmezett adatmegőrzési címkével rendelkező elemet helyez át egy tárolóból egy másikba: Az elem megtartja a meglévő alapértelmezett adatmegőrzési címkéjét, még akkor is, ha az új hely más alapértelmezett adatmegőrzési címkével rendelkezik. Az áthelyezett elem csak akkor örökölheti az alapértelmezett címkét az aktuális helyétől, ha az új hely alapértelmezett címkéjét módosítja.

Ha olyan címkéket alkalmaz, amelyek nem szabványos adatmegőrzési címkék, hanem rekordokként (vagy szabályozási rekordokként) jelölik meg az elemeket, ezek a címkék csak manuálisan módosíthatók vagy távolíthatók el.

Adatmegőrzési címke automatikus alkalmazása az e-mailekre szabályok használatával

Az Outlookban létrehozhat szabályokat egy adatmegőrzési címke alkalmazásához.

Létrehozhat például egy szabályt, amely egy adott megőrzési címkét alkalmaz az adott terjesztési csoportnak küldött vagy onnan küldött összes üzenetre.

Szabály létrehozásához kattintson a jobb gombbal egy elemre>,és alkalmazza azadatmegőrzési házirendeta Szabály>> létrehozásaSpeciális beállítások>szabálya varázslóra>.

Szabályvarázsló adatmegőrzési szabályzatok alkalmazásának lehetőségével.

Bár a felhasználói felület adatmegőrzési szabályzatokra hivatkozik, itt a megőrzési címkék jelennek meg, és választhatók ki, nem pedig az adatmegőrzési szabályzatok.

Adatmegőrzési címkék és szabályzataik frissítése

Ha módosít egy adatmegőrzési címkét vagy egy adatmegőrzési címkeszabályzatot, és az adatmegőrzési címke vagy a házirend már alkalmazva van a tartalomra, a frissített beállítások automatikusan erre a tartalomra lesznek alkalmazva az újonnan azonosított tartalom mellett.

Egyes beállítások nem módosíthatók a címke vagy szabályzat létrehozása és mentése után, például:

  • Az adatmegőrzési címkék és szabályzataik nevei, a hatókör típusa (adaptív vagy statikus), valamint az adatmegőrzési beállítások a megőrzési időtartam kivételével. A megőrzési időtartamot azonban nem módosíthatja, ha a megőrzési időtartam azon alapul, hogy mikor lettek címkézve az elemek.
  • Az elemek rekordként való megjelölésének lehetősége.

Adatmegőrzési címkék törlése

Törölheti azokat a adatmegőrzési címkéket, amelyek jelenleg nem szerepelnek az adatmegőrzési címke házirendjeiben, amelyek nincsenek eseményalapú megőrzésre konfigurálva, vagy amelyek szabályozó rekordként jelölik meg az elemeket.

A törölhető adatmegőrzési címkék esetében, ha az elemekre alkalmazták őket, a törlés sikertelen lesz, és megjelenik egy tartalomkezelőre mutató hivatkozás a címkézett elemek azonosításához.

Azonban akár két napig is eltarthat, hogy a Tartalomkezelő megjelenítse a címkézett elemeket. Ebben az esetben előfordulhat, hogy az adatmegőrzési címke a tartalomkezelőre mutató hivatkozás megjelenítése nélkül törlődik.

A szabályzat zárolása a módosítások megelőzése érdekében

Ha meg kell győződnie arról, hogy senki sem tudja kikapcsolni, törölni vagy kevésbé korlátozóvá tenni a házirendet, olvassa el a Megőrzési zárolás használata az adatmegőrzési házirendek és a megőrzési címkék házirendjeinek módosításának korlátozásához című témakört.

Következő lépések

A közzétett adatmegőrzési címkézési szabályzatok által alkalmazott címkék nyomon követéséhez:

Az eseményalapú megőrzés egy másik támogatott forgatókönyv az adatmegőrzési címkék esetében. További információ: Megőrzés indítása esemény bekövetkezésekor.