Az együttműködési szabályozási terv létrehozása
A Microsoft 365-be való áttérést mindig világos elképzeléssel érdemes kezdeni:
Mik a legfontosabb üzleti céljai?
Hogyan fognak az eszközök és képességek értéket adni a szervezet egészének és az egyes alkalmazottaknak?
Hogyan fogja mérni a sikert?
A világos látástechnológiai nyilatkozat kritikus útmutatást nyújt az elkerülhetetlen döntési kompromisszumokkal kapcsolatban, amelyekre szüksége lesz a szabályozási terv átgondolása során. A formálisság fokának és a szabályozási terv dokumentálásához szükséges mélységnek igazodnia kell az elérni kívánt eredményekhez. A jövőkép tehát keretet biztosít mind a kontextushoz, mind a kormányzásba való befektetéshez.
A Microsoft 365 új paradigmákat hoz létre a vállalkozásokat támogató technológiákhoz. Ezek az új paradigmák megváltoztatják ezeknek a technológiáknak az alkalmazását, kezelését és szabályozását.
A Microsoft 365 szabályozásának ki kell egészítenie a helyszíni környezeteket szabályozó meglévő szabályzatokat. Mivel azonban a felhő új lehetőségeket tesz lehetővé a vállalkozás támogatásához, fontos megérteni ezeket a lehetőségeket, és olyan szabályozási megközelítésre gondolni, amely megfelelő egyensúlyt teremt a felhasználói célok, az üzleti kockázat, valamint az iparági és szabályozási követelmények között.
A cégirányítás első lépése a Microsoft 365-höz vezető út elindítása néhány fontos döntéssel, amelyek a legjobb pozíciót biztosítják az általános siker érdekében. Ilyen döntések többek között a következők:
Támogatott a külső megosztás, és milyen forgatókönyvekben? További információ a külső megosztásról.
Kik és hogyan építhetnek ki csoportokat, webhelyeket és csapatokat? Megtudhatja, hogyan szabályozhatja, hogy ki hozhat létre csoportokat.
Milyen típusú tartalmak tehetők közzé az egyes környezettípusokban– és milyen funkciókat kell engedélyezni annak érdekében, hogy a felhasználók véletlenül ne tegyenek közzé információkat a nem megfelelő helyeken? Tudnivalók a Microsoft 365 adatvédelemről.
Ezekre a kérdésekre nincs tökéletes válasz – a megfelelő válaszok azok, amelyek kiegyensúlyozást jelentenek a szervezet kockázatainak és előnyeinek.
Mit jelent a szabályozás a Microsoft 365-ben?
A Microsoft 365 szabályozási tervezésének célja, hogy a kockázat minimalizálása mellett biztosítsa a kritikus fontosságú adategységek védelmét. A szabályozás számos kulcsfontosságú területet tartalmaz, amelyek mindegyiket a változó szervezeti igényekhez és a technológia fejlődéséhez igazodva kell megtervezni, koordinálni és igazítani.
Működési garancia – a platform működésének fenntartása, a teljesítmény biztosítása. Ez nagyrészt egy informatikai feladat, amely a Microsoft által biztosított munka nagy részét biztosítja.
Információminőség-biztosítás – a tartalom kezelése az életciklus során, az információk objektumként való kezelése, beleértve a rekordkezelést, a megfelelőséget és a biztonságot. Az információ-biztosításhoz ismerni kell az üzleti célokat és a szabályozási követelményeket is. Ideális esetben olyan automatizált szabályzatokat szeretne használni, amelyek megakadályozzák, hogy a felhasználók hibázhassanak, vagy figyelmeztetni őket olyan helyzetekben, ahol tájékozott döntést kell hozniuk. Ha szabályzattal nem lehet kikényszeríteni, akkor az oktatást és a képzést is meg kell terveznie.
Eredmények garanciái – a megfelelő irányba kormányozhatja a webhely- vagy csapattulajdonosokat, hogy üzleti eredményeket érjenek el. Az eredmények megbízhatósága nagyrészt a tartalomkészítőknek, a webhely-, csoport- és csapattulajdonosoknak nyújt útmutatást – így biztosítva, hogy a megfelelő képzés elérhető legyen annak érdekében, hogy az általános szervezeti szabványok és gyakorlatok segítségével tudjanak megfelelő döntéseket hozni a kívánt eredmények eléréséhez.
Először a cégirányítás megtervezésének kell lennie, de a szabályozásnak olyannak kell lennie, amelyet egy iteratív folyamat során folyamatosan újra meg kell ismételnie. Ahogy az adattulajdon idővel változik, érdemes újra áttekinteni a szabályozási döntéseket, hogy alkalmazkodni tudjon a változó üzleti igényekhez és a funkciók rendelkezésre állásához. Előfordulhat, hogy a megfelelőség biztosításához nagyobb felügyeletre van szükség. Előfordulhat, hogy az alapvető funkciók kreatívabb alkalmazásának ösztönzéséhez kevesebb felügyeletre van szükség. Előfordulhat, hogy a szerepköröket és a felelősségeket frissíteni kell, hogy tükrözzék a megoldás változásait, vagy hogy a felhasználók hogyan használják a különböző alkalmazásokat.
A Microsoft 365 egyik legfontosabb képessége például az, hogy egyszerűen együttműködhet a szervezeten kívüli személyekkel. Egyes iparágakban egyes szervezetek úgy döntenek, hogy letiltják az összes külső megosztást. Mások lehetővé teszik a külső megosztást adott forgatókönyvekben vagy adott szervezetekkel. A külső megosztással kapcsolatban nincs megfelelő vagy helytelen szabályozási döntés – és számos különböző forgatókönyvben engedélyezheti a Microsoft 365 különböző beállításait, hogy bizonyos esetekben engedélyezze a megosztást, és letiltsa azt másokban. Ha csak most kezdi meg a helyszíni környezetből a felhőbe vezető utat, fontos átgondolnia a külső megosztással kapcsolatos döntéseket, és ismernie kell a különböző elérhető lehetőségek előnyeit és kockázatait.
Először gondoljon a cégirányításra
A Microsoft 365-be való befektetése csak annyira jó, mint az Ön által engedélyezett tartalom és élmény értéke – így az utazás elején a szabályozásra való gondolkodás biztosítja, hogy ne zárjon le vagy engedélyezzen túl sokat, mielőtt lehetősége lenne megérteni és értékelni az egyes döntések következményeit. A Microsoft 365-be több "gombot és tárcsázást" is be lehet kapcsolni. A hatékony szabályozási terv kritikus fontosságú az üzleti célok eléréséhez , de a szabályozás a kockázatok és az előnyök kiegyensúlyozásáról szól. Ha mindent zárolunk, az emberek megtalálják a módját, hogy megkerülhessék a szabályokat, ha ezt meg kell tenniük a munka elvégzéséhez.
A cégirányításra való gondolkodás először a következőket teszi lehetővé:
Kockázatok és előnyök kiegyensúlyozása. Az üzembe helyezés korai szakaszában a szabályozási döntések gondos áttekintése lehetővé teszi a szervezetek számára a teljes környezet – üzleti, szabályozási, jogi, megfelelőségi – megértését, valamint egy olyan megoldás megtervezését, amely minden eredményre optimalizál – a kockázatok és az előnyök kiegyensúlyozása – néha elfogadja a kockázatot, máskor pedig úgy dönt, hogy nem fogadja el a kockázatot. Ha előre tájékozott döntéseket hoz, jobb eredményeket érhet el anélkül, hogy szórná és nem felügyelt tartalmakat hoz.
Alkalmazkodhat a különböző szervezetekhez és különböző típusú tartalmakhoz és forgatókönyvekhez. A cégirányítási döntések egyedi döntések az egyes szervezetek számára – egy méret nem felel meg az összesnek. Az egyes szervezeteknek nem csak különböző szabályozási igényeik vannak, de a szabályozási döntések gyakran nem azonosak a Microsoft 365 minden tartalomtípusára vonatkozóan. A csapattartalmak szabályozása például eltérhet az intranetes tartalmak szabályozásától és a OneDrive-on lévő egyes tartalmaktól.
Igazodjon az üzleti prioritásokhoz. A cégirányításra való gondolkodás akkor kezdődik, amikor azonosítja a Microsoft 365-ben buildelt megoldások legfontosabb üzleti prioritásait. Ezek a kulcsfontosságú üzleti eredmények határozzák meg a szabályozási tervezés kontextusát. Ez azért fontos, mert üzleti céljai segíthetnek meghatározni, hogy mennyi időre és energiára van szüksége a cégirányításba való befektetéshez. Ha például a tartalom felderíthetőségének javítása a teljes szervezetben nem túl fontos, valószínűleg nem kell túl sok időt töltenie a fájlelnevezési konvenciók kényszerítésével vagy megtervezésével. Ha viszont csökkenteni szeretné ugyanannak a dokumentumnak a több verziójának példányait a vállalat különböző adattáraiban, akkor a szabályozási döntésekhez folyamatokra és szabályzatokra és képzésre van szükség annak érdekében, hogy a tartalomkészítők megértsék, hogyan nevezhetik el a fájlokat, és az "egy dokumentum egy példánya" útmutatást követve biztosítják, hogy a tartalom csak egy helyen legyen közzétéve. Ez azt is jelenti, hogy olyan folyamatra van szükség, amely biztosítja, hogy ne hozzon létre szükségtelenül több webhelyet vagy csapatot ugyanahhoz a célhoz.
Hogyan kommunikáljunk az irányításról?
Számos szabályozási döntés implementálható a Microsoft 365 funkcióinak be- vagy kikapcsolásával. Ez segíthet a cégirányítási szabványok érvényesítésében, de nem biztos, hogy segít a szervezet tagjainak megérteni, hogy mi érhető el számukra, és miért (vagy miért nem).
A szabályozási csapatok hagyományosan hosszú dokumentumokat hoztak létre, amelyek minden szabályozási döntést felvázolnak. Sajnos ezeket a hosszú dokumentumokat ritkán olvasták el , ami azt jelentette, hogy az emberekre támaszkodó irányítási követelmények ritkán működtek. Próbálja meg elkerülni, hogy több közönségnek szóló hosszú dokumentumokat hozzon létre, miközben a legfontosabb szabályozási döntések közlésére gondol. Ehelyett gondolja át ezeket az alternatívákat:
A szabályozási döntések beágyazása közvetlenül a létrehozott megoldásokba. Ha biztosítani szeretné a bizalmas adatok védelmét a Microsoft 365-ben, alkalmazzon bizalmassági címkéket annak érdekében, hogy a felhasználók véletlenül ne tegyenek közzé olyan információkat, amelyeket nem szabadna. Tiltsa le azokat az alkalmazásokat, amelyekben nem tudja biztosítani a megfelelő védelmet. További információ a bizalmassági címkékről.
Megerősítés betanítással. A Microsoft által biztosított képzésekkel olyan megoldásokat alakíthat ki, mint a Microsoft 365 tanulási útvonalak , hogy a szervezetspecifikus elvárásokat megerősítse.
Kézbesítés webhelyként, nem dokumentumként. Hozzon létre saját Microsoft 365 bevezetési központot egy SharePoint kommunikációs webhelyen, hogy a tartalomkészítők és a webhely- és csapattulajdonosok ne csak a "hogyan" szót, hanem a "hogyan" szót is megértsék. Olyan témakörspecifikus oldalakat hozhat létre, amelyek különböző üzleti forgatókönyvekkel foglalkoznak, és útmutatást és ajánlott eljárásokat nyújtanak a SharePoint és a Teams különböző képességeinek használatához vagy engedélyezéséhez az üzleti eredmények eléréséhez. Tegye ezeket a lapokat a SharePoint-intranet részévé.
Melyek a fő sikertényezők?
A Microsoft 365 sikeres szabályozási tervezésének biztosításához vegye figyelembe ezeket a kulcsfontosságú sikertényezőket.
A szabályozási fő csapat azonosítása
A kormányzás egy csapatsport. Győződjön meg arról, hogy az alapvető szabályozási tervezési csapat az üzleti és az informatikai részleg képviselőit is tartalmazza. A csapatnak valószínűleg gyakrabban kell majd találkoznia a bevezetés elején, majd rendszeresen át kell tekintenie az új képességeket és az új üzleti elvárásokat.
Végezze el a legfontosabb szabályozási döntéseket, de ne próbáljon meg minden döntést egyszerre meghozni. Hozza meg a kiépítéssel, elnevezéssel és külső hozzáféréssel kapcsolatos kritikus döntéseket, majd haladjon végig a többi döntésen.
A korábban tárgyalt külső megosztás mellett minden szervezet számára egy másik fontos döntés a webhelyek és csoportok kiépítése. Vegyük például a következőket:
Mivel a felhasználók olyan egyszerűen hozhatnak létre Microsoft 365-csoportokat és -csoportokat, érdemes lehet megnyitni a csoport- és csoportlétrehozásokat, hogy az informatikai részleg ne legyen betöltve a más személyek nevében történő létrehozási kérésekkel. A gyakori problémák elkerülése érdekében létrehozhat egy egyéni munkafolyamatot, amely cégirányítási, képzési és egyéb információkat tartalmazó e-mailt küld a csoport- és csapatkészítőknek. (Például: "Létrehozott egy webhelyet/csapatot, közösséget stb.) -- itt vannak a feladatai és a képzésre mutató hivatkozások...") Másfelől a vállalkozásától függően érdemes lehet szabályozni, hogy ki hozhat létre csoportokat.
Ha szabályozni szeretné a SharePoint-webhelyek létrehozásának módját, elrejtheti a Webhely létrehozása hivatkozást a SharePoint kezdőlapján. Egyéni űrlap vagy egyéni webhelytervező és webhelyszkript létrehozásával automatizálhatja az új modern SharePoint-webhelyek kiépítését egy előre definiált webhelyszerkezet használatával, amely hivatkozásokat tartalmazhat a cégirányítási és betanítási ajánlott eljárásokhoz.
Döntések igazítása üzleti célokhoz
A cégirányítási döntések elsődleges hajtóerejének az üzleti eredmények céljainak kell lenniük:
Ismerje meg a szervezetre vonatkozó szabályozási követelményeket. Előfordulhat, hogy a legfontosabb döntések és megvalósítási követelmények egy részét hozzá kell igazítani ahhoz a környezethez, amelyben működik.
Próbálja meg nem csapdába esni a "Ez az, amit mindig is tettünk." A felhő és számos szervezet egyre növekvő globalizációja új lehetőségeket kínál. Kihívást jelent a feltételezések, ha nem összhangban vannak az üzleti célokkal. Meg tudja lazítani a szabályokat egyes forgatókönyvek vagy néhány ember számára? Meg tudja kapni ugyanazt az üzleti eredményt a Microsoft 365 funkcióival ahelyett, hogy teljes egészében blokkolhat egy tevékenységet?
Ha mindent zárol, az emberek találnak egy kerülő megoldást. Próbálja megérteni azokat a kulcsfontosságú üzleti forgatókönyveket, amelyeket a felhasználók engedélyezni szeretnének, és szükség szerint útmutatást és képzést szeretnének nyújtani.
Érdemes lehet tevékenységeket beépíteni a fő webhelyek és tevékenységek áttekintéséhez, hogy a webhely- és csapattulajdonosok követik-e az irányítási útmutatást.
Szerepkörök és felelősségek meghatározása
A cégirányítási csapaton kívül számos más fontos szerepkör vagy csapat is segíthet abban, hogy vállalata sikerrel járjon a Microsoft 365-ben. Előfordulhat, hogy egyes szerepköröket ugyanaz a személy egyesít vagy tölt be, míg mások nem minden szervezet számára megfelelőek. A legtöbb szervezet rendelkezik a Microsoft 365 egészének vezető szponzorával, és vannak, akik a Microsoft 365 egészéhez vagy csak az intranethez tartozó irányítóbizottságtal vagy csapattal is rendelkeznek. További információ a Microsoft 365-ben elérhető átfogó rendszergazdai szerepkörökről és engedélyekről.
Az üzleti és technológiai változások újrafelismétlése
A Microsoft 365 szabályozása nem "egyszer és kész". Tervezze meg, hogy a Microsoft 365-ben mi változik, és szükség esetén módosítsa a szabályozási irányelveket. (Ez egy fontos oka annak, hogy egy hosszú szabályozási dokumentum létrehozása nem jó ötlet. A vállalkozások és a technológiák változnak. A weblapok frissítése egyszerű. A dokumentumok frissítése és újbóli terjesztése sokkal nehezebb.)
Szabályozási szabályzatok és irányelvek kommunikálása stratégiával
Végső soron a szabályozási tervezési erőfeszítések sikere attól függ, hogy milyen jól kommunikálta az elvárásokat a szervezet tagjaival. A korábban ismertetett javaslatokon kívül vegye figyelembe a következőket:
Beépítheti a "hogyan" szót a "hogyan" képzésbe? Más szóval létrehozhat egy "felhasználói erőforrásközpontot" a Microsoft 365-höz, ahol erőforrásokat és képzéseket biztosíthat, amelyek segítenek a felhasználóknak a Microsoft 365 hatékony bevezetésében? A legjobb irányítási tartalom olyan útmutatást nyújt, amely segít minden felhasználónak a Microsoft 365 bevezetésében és a lehető legnagyobb értékben való használatában.
Létre kell hoznia egy tanúsítványt és újratanúsítást a webhely- és csapattulajdonosok számára?
Létre tud hozni egy Microsoft 365 Champions programot a szervezet számára? Érdemes lehet csatlakozni a Microsoft 365 bajnokok programjához , hogy ötleteket és megközelítéseket szerezzen saját bajnoki programjához, valamint hogy hasonló gondolkodású emberekkel és gondolatvezetőkkel kapcsolódjon a Microsofton belül és körül.
Kapcsolódó témakörök
Az együttműködés szabályozásának tervezési javaslatai
Irányítás az Azure-hoz készült Microsoft felhőadaptálási keretrendszer-ben
A SharePoint szabályozásának áttekintése
A csoportok szolgáltatásainak szervezeti és életciklus-szabályozásának megtervezése