Szerződések kezelése Microsoft 365-megoldással

Ez a cikk azt ismerteti, hogyan hozhat létre szerződéskezelési megoldást a szervezet számára a Microsoft 365 Microsoft Syntex és összetevőinek használatával. Egy keretrendszert biztosít, amellyel megtervezheti és létrehozhatja az egyedi üzleti igényeinek megfelelő megoldást. Bár ez a megoldás a szerződéskezelésről szól, más dokumentumkezelési megoldások, például munkakivonatok vagy számlák létrehozásához is igazíthatja.

Az üzleti probléma azonosítása

A szerződéskezelési rendszer tervezésének első lépése a megoldani kívánt probléma megértése. Ehhez a megoldáshoz négy fő problémát kell megoldani:

• Szerződések azonosítása. A szervezet számos dokumentummal dolgozik, például számlákkal, szerződésekkel, munkanyilatkozatokkal stb. Néhány digitális adategység e-mailben, mások hagyományos levélben küldött papíreszközök. Szüksége van egy módszerre, amellyel azonosíthatja az összes ügyfélszerződést az összes többi dokumentumból, majd osztályozhatja őket ilyenként.

• A szerződés-jóváhagyások előzményeinek nyomon követése. A szervezetnek megbízható módon kell megállapítania, hogy a szerződéseket jóváhagyták vagy elutasították-e, és hogy megtörtént-e a fizetés feldolgozása.

• Webhely a szerződés-jóváhagyások kezeléséhez. A szervezetnek egy együttműködési webhelyet kell létrehoznia, ahol minden szükséges érdekelt könnyen áttekintheti a szerződéseket. Az érdekelt feleknek szükség esetén át kell tudniuk tekinteni a teljes szerződést, de leginkább azzal kell foglalkozniuk, hogy minden szerződésből több kulcsfontosságú mezőt láthassanak (például az ügyfél nevét, a rendelésszámot és a teljes költséget). Az érdekelt feleknek képesnek kell lenniük a bejövő szerződések egyszerű jóváhagyására vagy elutasítására.

• Útvonal-felülvizsgált szerződések. A jóváhagyott és elutasított szerződéseket egy adott munkafolyamaton kell átvezetni. A jóváhagyott szerződéseket egy partneralkalmazáshoz kell irányítani fizetésfeldolgozás céljából. Az elutasított szerződéseket további felülvizsgálat céljából át kell irányítani.

A megoldás áttekintése

Ez a szerződéskezelési megoldási útmutató a Microsoft 365 négy összetevőjét tartalmazza:

• Microsoft Syntex: Modellek létrehozása a szerződésfájlok azonosításához és besorolásához, majd a megfelelő adatok kinyerése ezekből.

• Microsoft SharePoint-listák: A modern SharePoint-listákban elérhető formázással üzletbarát formátumban jeleníthet meg szerződéseket.

• Microsoft Teams: A Teams-csatorna és a hozzá tartozó lapok funkcióival engedélyezheti az érintetteknek a szerződések áttekintését és kezelését.

• Power Automate: Folyamatok használatával végigvezeti a szerződéseket a jóváhagyási folyamaton, majd egy harmadik féltől származó alkalmazáshoz fizetés céljából.

Hogyan működik mindez?

1. A rendszer feltölti a dokumentumokat egy SharePoint-dokumentumtárba. Egy Microsoft Syntex strukturálatlan dokumentumfeldolgozási modell lett alkalmazva a dokumentumtárra. Ellenőrzi az egyes fájlokat, és ellenőrzi, hogy van-e olyan tartalomtípus, amelyet betanított a kereséshez. Ha talál egyezést, "szerződésként" osztályozza a fájlt, és frissíti a dokumentum tartalomtípusát.

2. A modell konkrét adatokat is lekér minden olyan szerződésfájlból, amelyet az érdekelt felek látni szeretnének, például az Ügyfél, a Vállalkozó és a Díj összege.

   Az alábbi oldal egy olyan szerződésre mutat példát, amelyet a modell azonosításra tanít be.

   

3. A Microsoft Teamsben minden érdekelt egy biztonságos Teams-csatorna tagja, amelyben a dokumentumtárban lévő összes szerződés jóváhagyásra vagy elutasításra látható. A Teams funkcióinak használatával minden érdekelt fél értesítést kap, ha az új szerződéseket felül kell vizsgálni.

4. A Power Automate használatával a szerződések átkerülnek a Teams-csatorna jóváhagyási folyamatába. Amikor egy tag jóváhagy egy szerződést, a szerződés állapota jóváhagyva lesz, minden tag értesítést kap egy Teams-bejegyzésen keresztül, és létrejön egy sorelem, amely jelzi, hogy a szerződés készen áll a kifizetésre. Ez a folyamat kiterjeszthető úgy, hogy közvetlenül egy külső pénzügyi alkalmazásba írjon fizetés céljából.

5. Amikor egy tag elutasít egy szerződést, az állapot elutasítottra változik, és minden tag értesítést kap egy Teams-bejegyzésen keresztül.

6. A megoldás végeredménye egy automatizált üzleti folyamat a szervezet számára. Az alkalmazottak egyszerűen használhatják a Teams egyéni csempenézetét a dokumentumok jóváhagyási munkafolyamatának elindításához és figyeléséhez.

   

Licencelési követelmények

Ez a megoldás a következő funkciókra támaszkodik, amelyek mindegyike egy Microsoft 365 Nagyvállalati verzió (E1, E3, E5, F3) vagy Vállalati (Alapszintű, Standard vagy Prémium) licenc részeként érhető el:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Útmutató a Microsoft Syntex használatához

Még nem Microsoft Syntex? Megtudhatja, hogyan kezelheti a tartalmakat a Microsoft Syntex AI használatával.

A Bevezetés Microsoft Syntex képzési tervből megtudhatja, hogyan használhat strukturálatlan, szabadkézett és strukturálatlan dokumentumfeldolgozási modelleket a dokumentumok besorolására, szöveg kinyerésére és a dokumentumok címkézésére a gyors és egyszerű tudáskezelés érdekében.

A megoldás létrehozása

A következő szakaszok részletesen ismertetik a szerződéskezelési megoldás konfigurálását. Három lépésből áll:

• 1. lépés: Szerződésfájlok azonosítása és adatok kinyerése a Microsoft Syntex használatával
• 2. lépés: Szerződéskezelési csatorna létrehozása a Microsoft Teams használatával
• 3. lépés: A szerződések feldolgozására használt folyamat létrehozása a Power Automate használatával