Minta: Projektmenedzsment

A szervezeteknek központi helyre van szükségük több projekt kezeléséhez, mivel ezek biztosítják, hogy a különböző csoportok terv szerint elérjék a célokat, és megfeleljenek a siker feltételeinek.

A projektmenedzsmentben gyakran használt esetek közé tartozik az új termékötletek kezelése, a projekttervek létrehozása, a mérföldkövek nyomon követése, illetve a csapat teljesítményének kezelése.

A Microsoft Power Platform programozást nem igénylő, minimális programozást igénylő megoldást kínál a szervezeteknek, amellyel egyszerűen használható megoldásokat hozhatnak létre a projektek teljes élettartamukon keresztüli kezelésére. A cikk valós példákon keresztül mutatja be, hogyan hoztak létre az ügyfelek hatékony projektmenedzsment alkalmazásokat és munkafolyamatokat a Microsoft Power Platform használatával.

A projektmenedzsment-minta felismerése

A szervezeteken belüli üzleti csoportok számára szükség van egy olyan eszközre, amely felügyeli a projekteket, nyomon követi a haladást és figyelemmel kíséri az eredményeket.

A projektmenedzsment tipikus forgatókönyve az alábbi:

1. Megtervezi a munkáját az ötletek, tervek, feladatok és mérföldkövek kezeléséhez.

2. Kövesse nyomon a terv alapján az elért haladást, értesítse a résztvevőket a projekt állapotáról, és szükség esetén terjessze fel a blokkolókat.

3. Áttekintheti a haladást, figyelemmel kísérheti az eredményeket, és ábrázolhatja a projekt előrehaladásának fő szempontjait.

Hogyan használják az ügyfelek a projektmenedzsment mintáját?

Custom Air Products és Services Traveler alkalmazás

Olvassa el a teljes történetet.

A Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) egy houstoni székhelyű, fűtési, szellőzési és légkondicionálási (HVAC) megoldásokat kínáló szolgáltató, amely légkondicionáló berendezések tervezésére, gyártására, telepítésére, módosítására és javítására specializálódott a HVAC-iparág ipari és üzleti szegmenseiben.

A CAPS projektmenedzsment-csapatának testreszabott megoldásra volt szüksége a HVAC-egységek teljes életciklusának nyomon követéséhez, miközben végighaladtak a gyártási folyamaton, a minőségre helyezve a hangsúlyt. A megoldást az egyes osztályok igényeinek megfelelően testre kellett szabni, valamint nyomon kellett követni a minőségellenőrzéseket, és lehetővé kellett tenni, hogy a megfelelő tulajdonosok a folyamat minden egyes fázisában jóváhagyást adhassanak. A csapat ezenkívül a szervezet minden tagja számára lehetővé akarta tenni, hogy mobilkészülékükön keresztül jelentést tehessenek a problémákról. Az egyik legfontosabb probléma, amellyel szembesültek, az volt, hogy az "utazó" dokumentum – egy papíralapú dokumentum, amelyet a minőségellenőrzések nyomon követésére használtak – elveszett.

Rebecca Sackett, egy adatelemző asszisztens megtalálta Power Apps az előfizetést Office 365 , és kísérletezni kezdett alkalmazások létrehozásával a listák ellen, SharePoint hogy helyettesítse a manuális folyamatokat. Rebecca épített egy Power Apps megoldást az utazói okmány digitalizálására, CAPS Traveler néven. A projektmenedzserek és a résztvevők a fő Traveler menedzsmentalkalmazás használatával áttekinthetik az összes aktív projektet, megtekinthetik a fő statisztikai adatokat, valamint kezelhetik a tesztelési és szállítási naptárakat.

A projektmenedzserek projekteket kezdeményeznek, és minden szükséges lépéshez meg kell adniuk az adatokat (például Gyártás, Festés, Elektromosság és Tesztelés). Az egyes osztályok munkatársai ezután egy egyedi, osztályukra vonatkozó konkrét kérdéseket tartalmazó kiegészítő mobilalkalmazást használhatnak. Később, a központi csapat összesíti az adatokat, és a jelentések segítségével azonosítják egy adott lépés elmaradásának gyakori okait.

A fő kezelőalkalmazás mellett tíz ilyen jóváhagyási alkalmazás is van, amelyek mind a SharePoint-listák ugyanazon készletében olvasnak és írnak adatokat. Miután minden lépés befejeződött, a Minőségellenőrzési csoportból valaki egy végső jóváhagyást hajt végre. Ekkor egy folyamat automatikusan egy PDF-jelentést generál.

Environment Canterbury InZone alkalmazás

Olvassa el a teljes történetet.

Az Environment Canterbury (ECan) hosszútávú, több mérföldkőből és kapcsolódó projektből álló környezeti eredményességi programokon dolgozik az új-zélandi Canterbury közösségeivel partnerségben. Olyan megfizethető megoldásra volt szükségük, amely nagyobb következetességet biztosít a projektekben, magasabb szintű láthatóságot és gyorsabb hozzáférést biztosít az adatokhoz.

Az alkalmazás segítségével a frissvízi zónák vezetői és a projekt résztvevői megtekinthetik a projektjeik állapotát. Minden projekthez meg van jelölve a zóna és az adott mérföldkövek, és minden mérföldkő hosszútávú kimenetekkel van felcímkézve. Az alkalmazás testreszabott színsémát kínál, ami megkönnyíti a projektek, a mérföldkövek és a kimenetek közötti különbségtételt és eligazodást. A projektek minden képernyője zöld, a mérföldkövek kékek, a kimenetek pedig narancsszínűek.

A rendszer értesítéseket küld az adatok frissítésére és eszkalációkat biztosít, ha a projektek frissítése nem a szükséges időpontban történik. A folyamatok arra is használhatók, hogy meghatározott nézeteket hívjanak meg, és HTML-táblázat alapú kivonatoló e-maileket hozzanak létre, amelyek egyetlen e-mailben sorolják fel az adott személyhez kapcsolódó összes elemet.

Partners In Health Gift Review alkalmazás

Olvassa el a teljes történetet.

A Partners In Health (PIH) egyéni adományozókra támaszkodik éves költségvetése nagyjából felének tekintetében, míg a másik fele elsősorban kormányzati támogatásból, vállalatoktól és alapítványoktól származik. A nonprofit szervezet mintegy 10 ajándékozási tisztségviselővel rendelkezik, akik a több mint 1000 legbőkezűbb adományozó kezeléséért felelnek. A PIH javítani szerette volna ajándékozási tisztségviselőik portfóliókezelési képességét azzal, hogy érkezésükkor megjeleníti számukra az ajándékokat, és a tisztségviselők számára teljes áttekintést ad az adományozói portfóliójukról.

Bella Chih-Ning, a PIH elemzési és alkalmazási vezetője egy Gift Review alkalmazást és irányítópultot készített az ajándékozási tisztségviselők számára, amellyel vizuálisan jeleníthetik meg az adományok számos szempontját. A Gift Review alkalmazással az ajándékozási tisztségviselők beérkezésükkor láthatják az adományokat, releváns megjegyzéseket adhatnak hozzájuk, és biztosíthatják, hogy az adományok a megfelelő alaphoz kerülnek hozzárendelésre. Ez létrehoz egy teendőlista-ellenőrzőlistát, amelyben az ajándékozási tisztségviselők áttekinthetik az adományt, hogy a megfelelő kampányhoz rendeljék, a megfelelő ajándéktípus szerint kódolják, és a megfelelő alaphoz rendeljék hozzá. Az ajándékozási tisztségviselők közvetlenül az alkalmazásból e-mailben elküldhetik kérdéseiket a PIH DevOps csapatnak. Ha mindent tisztáztak, az ajándékozási tisztségviselők az ellenőrzőlistát a „kész” jelöléssel jelölik meg, ami a vezetők számára válik láthatóvá.

„Az Alkalmazás egy nap alatt képzés felnyitotta a szememet, hogy milyen egyszerűen készíthetők eszközök, amelyek áramvonalasítják a folyamatokat, és lehetővé teszik munkatársaink számára, hogy hatékonyabban végezzék munkájukat„ – mondja Bella Chih-Ning.

R3 Retail Project Portfolio alkalmazás

Olvassa el a teljes történetet.

Az R3 Retail Development vállalat nagy szakértelemmel rendelkezik a projektmenedzsment-tanácsadás területén, a szupermarketek, vegyesboltok, élelmiszerfeldolgozók, kereskedelmi, kiskereskedelmi és kisipari ügyfelek profitjainak maximalizálása érdekében az Egyesült Államok területén. Az R3 teljes körű projektmenedzsment-igényei kielégítéséhez nagy mértékben testreszabott megközelítést igényelt.

A Project Portfolio alkalmazás 120 óra alatt készült el, és már több mint 200 projektet kezel. Az R3 projektmenedzserei és a kiszolgált területi áruházvezetők most már az új Project Portfolio alkalmazást használják. Az alkalmazás képességek széles körét tartalmazza, mint például:

• Az összesítő statisztikákat a bejelentkezett felhasználó alapján megjelenítő irányítópult.

• A projekt nyomon követésére vonatkozó információk, többek között a dátumok, feladatok, problémák, megrendelések és személyek.

• Az IP-címek nyomon követése az összes telepített eszköz, például a hűtők esetében.

• Fájlfeltöltési lehetőségek olyan dokumentumokhoz, mint például a HVAC-rendszerek építészeti fájljai.

• Kiterjedt egyéni üzleti logika, például a dátumértékek automatikus beállítása az állapotbejegyzések alapján.

A rendszergazdák a szerepkörüknek megfelelően hozzárendelhetnek biztonsági engedélyeket az alkalmazás egyes felhasználóihoz. A rendszergazdák ezenkívül konfigurálhatják a feladattípusok listáját és az egyes feladatok várható idejét, ami viszont a határidők automatikus előállítására használatos.

Az R3 automatikus értesítések és emlékeztetők küldésére szolgál Power Automate . Minden adat a Microsoft Dataverse-ben kerül tárolásra.

A Capitol Music Group ütemezési eszközei

Olvassa el a teljes történetet.

A Capitol Music Group (CMG) lehetőséget látott a korábban InfoPath segítségével készített marketing-munkafolyamatainak és ütemezési eszközeinek modernizálására. Az üzleti szempontból kritikus alkalmazások kezelték az új kiadások ütemezését, és idővel a különböző típusú kiadások és médiatartalmak adatainak rögzítésére fejlesztették ki. A CMG automatizálni akarta a rutinfolyamatokat, ki akarta szélesíteni a partnercímkék közötti együttműködés láthatóságát, és gyorsabban akart alkalmazkodni az új online marketingcsatornákhoz. A Capitol Scheduling alkalmazása azonban mélyen integrálva lett a folyamataiba, és teljes egészében XML-adatokból állt, amelyek kezeléséhez komoly specializált tudás kellett. Az alkalmazásfejlesztés és -kezelés racionalizált, alacsony programozási igényű megközelítésének igénye miatt a CMG végül úgy döntött, hogy az alkalmazást az InfoPath-ról a Microsoft Power Platformra (a Power Apps és Power Automate rendszereket is beleértve) telepíti át.

A Capitol azt akarta, hogy a csoportjai az új ütemezési felületet használják az egyszerű kommunikáció, a jóváhagyások megszerzése és a különféle típusú – fizikai, digitális vagy videó – kiadásokkal kapcsolatos együttműködés érdekében.

„A Microsoft Power Platformnak köszönhetően a Capitol egyszerű módon oszthatja meg a marketinginformációkat a termékek teljes életciklusa során” – mondja Karen Reali, a Universal Music Group vezető menedzsere. „Még a címközi projektek támogatásában és áramvonalasításában is segít.”