Megosztás a következőn keresztül:


Hoznak döntéseket az adatok alapján vagy vannak-e követendő üzleti szabályok?

Az adatok meghatározzák valamilyen döntésnek az eredményét?

  • A folyamat során, a tevékenység összegzésekor születik döntés? Van olyan, hogy a megoldás automatikusan döntést hoz az adatok alapján?

  • A döntést közlik valakivel? Hogyan közlik?

  • Ez a döntés határozza meg, hogy a folyamat következő lépését végrehajtják-e vagy sem? Ezt hogyan közlik?

  • Van bármilyen „ha/akkor” logika? Például, ha egy étkezés $75 vagy többe kerül, akkor az alkalmazottaknak nyugtákat kell csatolniuk az étkezésekről; és ha a teljes összeg nagyobb, mint $500, akkor költségjelentéseinknek további jóváhagyásra van szükségük.

Szükség van a döntés jóváhagyására?

  • Szükség van jóváhagyásokra ahhoz, hogy elkezdhessék a folyamat következő lépését? Hogyan rögzítik az ilyen jóváhagyásokat? Van egy adott felhasználó vagy szerepkör, amely jóváhagyhatja a folyamat következő lépését? Ennek a személynek hozzá kell férnie az alkalmazáshoz, vagy lehet másik módszert is használni (például e-mailt küldeni a felhasználónak az előrelépéshez szükséges jóváhagyás megszerzéséhez)?

  • Hogyan figyelmeztetik a folyamat következő tagját, hogy továbbhaladhat a folyamat következő lépésére (vagy sem)? Van egy sajátos módja annak, ahogy a folyamatban következő személyt értesítik?

  • Van arra mód, hogy a felhasználó tudomást szerezzen arról, hogy a munkaelemet továbbterjesztették, mert nem lett elvégezve a megszabott időkereten belül?

Tipp.

A különböző szempontok mérlegelése során mindig az optimális módszert kell keresni, hogy csökkentse a jóváhagyás válaszadásának időpontját.

Kötelezőek a továbbterjesztések?

  • Az üzleti folyamathoz szükség van továbbterjesztésre?

  • Bizonyos feltételek mellett automatikusan el tovább kell terjeszteni a cikkeket? Vannak olyan határidők, amelyeken belül ezt a megoldást végre kell hajtani? Ha a megoldást használó munkavállaló elszalasztott egy jóváhagyást, akkor meddig kell várni, mielőtt a tevékenység átkerülne egy másik munkatárshoz? Vagy küld egy másik értesítést?

  • A felhasználók felterjeszthetnek egy problémát?

  • Ha felterjesztésre van szükség, akkor az hogyan fog megjelenni? A lejárt munkaelemek az elvégzendők listájának tetejére kerülnek? Megváltozik a megoldás színe, hogy a munkavállaló biztosan tudja, hogy egyes tevékenységek az ütemezésnél lassabban haladnak?

  • Létre kell hozni egyes figyelmeztetéseket vagy értesítéseket?

Példa: Költségjelentési jóváhagyások

A költségjelentési folyamathoz jóváhagyásokra van szükség. Minden értékesítőnek rendelkeznie kell a felettesük, azaz Nick által jóváhagyott költségjelentéssel. Amikor egy alkalmazott elküldi a jelentést, egy értesítést kell küldeniük Nicknek, hogy ellenőrizze és jóváhagyja a költségjelentést.

Tudjuk, hogy Nick elfoglalt menedzser, ezért fontolóra kell vennünk az eszkalációt olyan költségjelentéseknél, amelyek öt napnál tovább várnak Nick jóváhagyására. Több felterjesztési módszerre van lehetőség:

  • Küldhetünk egy másik figyelmeztetést Nicknek – talán e-mail helyett fontolóra vesszük egy szöveges üzenet küldését.

  • Ha Nick még mindig nem válaszolt, talán elküldjük a jelentést Nick menedzserének – vagy akár Abhaynak – hogy ellenőrizze és hagyja jóvá.