Megéri automatizálni ezt a folyamatot?
Most itt az ideje, hogy megfontolja a megoldás kiépítéséhez szükséges energiát, és eldöntse, hogy az indokolt-e. Ez magában foglalja az üzleti érték mérlegelését a folyamat automatizálásának költségeivel szemben. Az üzleti érték az a folyamatos értékelem, amelyet a projekt a vállalatnak jelent.
A semmittevés költsége
Ha meg szeretné állapítani, hogy érdemes-e automatizálni a folyamatot, először meg kell értenie a probléma meg nem oldásának költségeit.
A Microsoft Power Platform megoldásban elérni kívánt üzleti érték meghatározásának részeként jobban meg kell ismernie, hogy a szervezet milyen költséggel tudja megoldani a problémát a jelenlegi eljárásával. Más szavakkal mérjük meg, mennyibe kerül semmit sem tenni.
A jelenlegi költség kiszámításához azonosítsa az aktuális folyamattal eltöltött időt, és szorozza meg a teljesítő személyek bérével. Az éves költséget úgy mérheti le, hogy meghatározza a folyamat teljes végrehajtási költségét, majd beszorozza azt az éves előfordulások számával. Adjon hozzá bármilyen egyéb költséget, például szoftverlicencet, papírok, postai küldemények stb. árát.
Példa: az aktuális költségfolyamat költsége
Az első dolog, amelyett meg kell tudnia, hogy mennyibe kerül a vállalatnak a költségjelentési folyamatot továbbra is manuálisan végezni? A munkatársaktól az alábbiakat tudtuk meg:
Azt találtuk, hogy minden héten nagyjából egy órát vesz igénybe, hogy összeszedjék az összes nyugtát, és manuálisan kitöltsék a költségjelentést. Abhay jelezte, hogy hetente mintegy 140 költségjelentés gyűl össze. Megtudtuk azt is, hogy a csoport minden tagjának teljes költsége nagyjából $90/óra.
(140 költségjelentés × 1 óra/hét) × $90 = $12 600/hét
52 hét × $12 600 = $655 200 évente
Nick nem ellenőrzi vagy hagyja jóvá a költségjelentéseket; mindez Abhayre és a csapatra hárul. Mivel Nick nem figyeli rendszeresen a csapat kiadásait, elszalasztanak egy fontos lehetőséget a kiadások józan ellenőrzésére, a csalások figyelésére és a csapat költési szokásainak optimalizálására.
Abhay megosztotta velünk, hogy a csapat nagyjából 15 percet tölt költségjelentésenként, hetente átlagosan 140 jelentést kap, és ezek 25 százalékát visszaküldi hiányzó információk miatt.
Első áttekintés: 140 költségjelentés × 15 perces áttekintés = 35 óra
Első ellenőrzés: 35 óra × $90 = $3150 hetente = $163 800/év
Ismételt áttekintés: 35 költségjelentés × 15 perces áttekintés = 8,75 óra
Ismételt áttekintés: 8,75 óra × $90/óra = $787,50/hét = $40 950/év
Teljes heti költség: $3 937,50
Teljes éves költség: $204 750
Ha a költségjelentés az ellenőrzés után pontosnak tekinthető, hozzávetőlegesen 7 percet vesz igénybe, hogy minden egyes költségkategória esetében megkeressék a főkönyvi kódokat, és beírják azokat a jelentés minden egyes költségsorába.
140 költségjelentés × 7 perc kódolás = 16,5 óra/hét = $1485/hét = $77 220/év
Charlotte-nak hozzávetőleg 10 percre van szüksége a fizetési napló létrehozásához a pénzügyi rendszerben a fizetési folyamathoz, ideértve azt az időt, amíg az meg is jelenik.
140 költségjelentés × 10 perc = 23,8 óra/hét = $2142/hét = $111 384/év
Charlotte minden héten szeretné felülvizsgálni a költségvetést, de csak csütörtökön tudja megkapni a jelentést, miután Abhay befejezte a felülvizsgálatot, és visszakapta azokat a jelentéseket, amelyekből hiányoztak az információk. (Bár ez nem pénzügyi költség, ez is hatással van a vállalkozásra.)
A teljes folyamat teljes költsége a vállalatra nézve:
$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554
Megjegyzés
Megosztja velünk a dokumentációja nyelvi preferenciáit? Rövid felmérés elvégzése. (ne feledje, hogy ez a felmérés angol nyelvű)
A felmérés elvégzése körülbelül hét percet vesz igénybe. Semmilyen személyes adatot nem gyűjtünk (adatvédelmi nyilatkozat).