Outlook-kategória használata a találkozók és az e-mailek nyomon követéséhez

Feljegyzés

Az új és továbbfejlesztett Power Platform felügyeleti központ már általánosan elérhető. Jelenleg frissítjük a dokumentációt, hogy tükrözze ezeket a változásokat, ezért látogasson vissza, és győződjön meg arról, hogy a legújabb frissítéseket kapja.

A kiszolgálóoldali szinkronizálás lehetővé teszi az e-mailek, a találkozók és a feladatok nyomon követését az Outlook programban egy különleges kategória segítségévelDynamics 365-nyomon követés. Ha ezt a kategóriát rendeli egy e-mailhez, találkozóhoz vagy egy feladathoz az Outlook programban, az elem szinkronizálódik az ügyfélkapcsolati alkalmazásokkal (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing és Dynamics 365 Project Service Automation). Ehhez hasonlóan a kategória eltávolítása egy nyomon követett e-mailből, találkozóból vagy feladatból leállítja a nyomon követést az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban.

Ki is jelölhet több tételt, és hozzárendelheti hozzájuk a Dynamics 365 nyomon követés Outlook kategóriát, ezáltal aktiválva a nyomon követést az ügyfélkapcsolati alkalmazások esetében. A beérkezett üzenetek és az egyéb mappákat áttekintve a kategória meglétének ellenőrzésére gyorsan meghatározhatja a nyomon követett elemeket.

Kategóriaalapú nyomon követés konfigurálása egy OrgDBOrgSetting segítségével

A 9.1.0.4039 vagy újabb verziótól a kategória nyomon követése alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

Tipp.

A verzió meghatározásához jelentkezzen be az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba, és a képernyő jobb felső sarkában válassza a Beállítások gombot >Névjegy.

A kategória segítségével az Outlook-elemek nyomon követése valósítható meg

Ha a Dynamics 365 nyomon követés kategória elérhető az Outlookban, a következő Outlook-elemek nyomon követéséhez használható.

E-mail

E-mail nyomon követése a Dynamics 365 nyomon követés kategória hozzárendelésével. A kategória-hozzárendelés azonnal látható az Outlook programban. Ekkor az e-mailek nyomon követéséhez jelölt. A kiszolgálóoldali szinkronizálás szinkronizálni fogja az e-mailt az ügyfélkapcsolati alkalmazásokkal 15 percen belül az e-mail szinkronizálási beállításai alapján.

Ha egy e-mail nyomon követett, és a kategóriája Dynamics nyomon követett, a kategória eltávolítása leállítja az e-mail nyomon követését. A megfelelő e-mail-tevékenységrekord azonban nem törlődik.

Tipp.

Az Outlook alkalmazásban a kategóriák hozzárendeléséhez vagy eltávolításához egy szabály állítható be. Lásd: Szabályok használatával e-mailek kezelése.

Feljegyzés

A kiszolgálóoldali szinkronizálás automatikusan kategorizálja az e-maileket a Dynamics 365 címzett-postaládáian, ha a feldolgozás alatt álló e-mailt már nyomon követik a Dynamics-szolgáltatásban egy másik felhasználó vagy ugyanazon e-mail sorban álló címzettje részéről.

Csak a Dynamics 365 iránykódjának megfelelő e-maileket kategorizálja a rendszer automatikusan, ha A Dynamics 365-felhasználók közt küldött e-mailek nyomon követése két tevékenységként rendszerbeállítás engedélyezve van

Például az Outlook programból más Dynamics 365-felhasználóknak küldött és nyomon követett e-mailek nem jelennek meg kategorizáltként az Outlook-címzettek postaládáiban, mivel ezek az e-mail „beérkezett” példányát jelzik. Ezzel lehetővé teheti a Dynamics 365-címzett számára, hogy nyomon kövesse az e-mail bejövő példányát a fent említett rendszerbeállításnak megfelelően.

Találkozó

A találkozók nyomon követhetők a Dynamics 365 nyomon követés kategória hozzárendelésével. A találkozó nyomon követése aktív lesz, és szinkronizálva lesz az ügyfélkapcsolati alkalmazásokkal a kiszolgálóoldali szinkronizálási szabályok alapján.

Ha egy találkozó nyomon követett, és a kategóriája Dynamics nyomon követett, a kategória eltávolítása leállítja a találkozó nyomon követését. A megfelelő Dynamics 365 alkalmazások találkozó-tevékenységrekordjai azonban nem törlődnek.

Feladatok

Feljegyzés

A feladatok hozzárendelése személyekhez, amelyet rögzíti az Outlook-rendszer, nem lesz szinkronizálva az ügyfélkapcsolati alkalmazásokba.

Kategóriaalapú nyomkövetési használata az App for Outlook esetében

Ha rendelkezik Dynamics 365 App for Outlook alkalmazással, akkor az App for Outlook programmal kategórián alapuló nyomon követést is használhat.

A következő táblázat a nyomon követési forgatókönyveket listázza.

Művelet	Eredmény
Dynamics 365 nyomon követés kategória hozzárendelése egy e-mailhez/találkozóhoz.	A kiszolgálóoldali szinkronizálás 15 percen belül szinkronizálni fogja e-mailt/találkozót. Az App for Outlook betöltése az adott elemhez megjeleníti a nyomon követett állapotot.
E-mail vagy találkozó nyomon követése az App for Outlook segítségével	Az e-mailt/találkozót a rendszer nyomon követi. A Dynamics 365 nyomon követés kategória azonnal hozzá van rendelve.
A Dynamics 365 nyomon követés kategória hozzárendelésének eltávolítása egy e-mailhez/találkozóhoz.	A kiszolgálóoldali szinkronizálás kb. 15 percen belül leállítja az elem nyomon követését. Az App for Outlook betöltése az adott e-mailhez megjeleníti a nyomon követett állapotot. Az ügyfélkapcsolati alkalmazásokból nem törlődik a tevékenységrekord.
E-mail vagy találkozó nyomon követésének leállítása az App for Outlook segítségével	Az e-mail/találkozó nyomon követése leáll, a Dynamics 365 nyomon követés kategória eltávolítása megtörténik.

Delegált felhasználók

Ha Ön megengedi valaki más számára az e-mail és a naptár kezelését azáltal, hogy delegált hozzáférést ad neki, a delegált személy az Outlook programban hozzáférhet a kategóriához, ha a delegált személynek szerkesztői engedélye van.

Ha a postaládája rendelkezik a Dynamics 365 nyomon követés kategóriával, a delegált személy nyomon követheti az e-maileket és találkozókat a Dynamics 365 nyomon követés kategória hozzárendelésével.

Kategóriaalapú nyomkövetés a Dynamics 365 for Outlook programmal

A kategórián alapuló nyomkövetés a Dynamics 365 for Outlook programmal nem támogatott. Azt javasoljuk, hogy ne engedélyezze a OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems beállítást azoknál a szervezeteknél, amelyek a Dynamics 365 for Outlook használatára vannak beállítva.

Tiltsa le a kategória-alapú nyomon követést

A Dynamics 365 alkalmazások szervezeteinek kategóriaalapú nyomkövetését a OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems letiltásával letilthatja.

Feljegyzés

Ha letiltja az OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems elemet, a Dynamics 365 nyomon követés kategória törölt, a kategória hozzárendelés az Outlookban megmarad. Ha törli a kategóriát a fő listáról, akkor törlődik véglegesen.

GYIK

Nyomon követhetem az Outlook-kapcsolattartóimat a Nyomon követve a Dynamics 365 kategóriához való hozzárendeléssel?
Nem, a kategóriaalapú nyomkövetés az Outlook kapcsolatok esetében nem támogatott.

Mi történik, ha átnevezem a Nyomon követett Dynamics 365 kategóriát?
Ha átnevezi a kategóriát, ha kiszolgálóoldali szinkronizálás továbbra is azonosítja a kategóriát az azonosítója alapján, és az Outlook-elemek nyomon követésére és a nyomon követés leállítására fogja használni.

Feljegyzés

A meghatalmazott forgatókönyvek esetén a meghatalmazott és az elsődleges postaláda-tulajdonos közötti kategórianévbeli különbség nem támogatott, és váratlan viselkedést eredményezhet. Javasoljuk, hogy a kategória neve egyezzen meg a meghatalmazott és az elsődleges postaláda tulajdonosáéval.

Mi történik, ha törlöm a Dynamics 365 nyomon követése kategóriát?
Ha törli a kategóriát, a kiszolgálóoldali szinkronizálás újból létrehozza az Exchange-kiszolgálón mintegy 15 percen belül.

Amikor első alkalommal kapcsolom be az OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems alkalmazást, a korábban nyomon követett elemeim a Dynamics 365 nyomon követése kategóriához lesznek rendelve?
Nem, a kiszolgálóoldali szinkronizálás nem megy vissza az időben a kategória társításához a már nyomon követett elemekhez.

Mi történik, ha a Dynamics 365 nyomon követése kategóriát hozzárendelem egy Outlook beszélgetési szálhoz?
Ha egy beszélgetési hozzászólásláncot sorol a Dynamics 365 nyomon követés kategóriába, a szál összes e-mailje a kategóriához lesz hozzárendelve, és így a rendszer nyomon követi.

Hozzárendelhetem a Nyomon követve a Dynamics 365 kategóriához ismétlődő találkozókhoz?
Ha egy ismétlődő találkozót sorol a Dynamics 365 nyomon követés kategóriába, a találkozó összes egyéni környezete a kategóriához lesz hozzárendelve, és így a rendszer nyomon követi.

Mi történik, ha egy nyomon követett e-mail meghiúsul?
Alapértelmezés szerint a sikertelen automatikusan nyomon követett e-mailekkel a rendszer újra próbálkozik egy új szinkronizálási ciklusban – körülbelül 15 percenként. Az újbóli próbálkozás legfeljebb 5 alkalommal történik. Ha a próbálkozások 5 alkalom után is sikertelenek, az e-mailhez a következő kategóriát rendelik: Dynamics 365 nyomon követés (kézbesíthetetlen), és a rendszer nem próbálkozik többször. Az alábbi hibák miatt sikertelen automatikusan nyomon követett e-mailekkel próbálkozik újra a rendszer:

• Az e-mail-átalakítás sikertelen az ügyfélkörnyezetben konfigurált egyik beépülő modul miatt.
• Az e-mailek átalakítása sikertelen vagy az ügyfélkapcsolati alkalmazások vagy a Microsoft Exchange időtúllépése miatt.
• Az e-mailt InvalidSender okkal vagy ismeretlen döntések miatt elutasították.
• Az e-mailek sikertelenek, és nem kézbesíthetők, ha a feldolgozási sor tulajdonosa nem rendelkezik a hozzájuk rendelt, megfelelő biztonsági szerepkörrel. A megfelelő biztonsági szerepkör nélkül a tulajdonos nem fogja tudni birtokolni a feldolgozási sor által nyomon követett e-mail rekordot.

5 próbálkozás után, ha az e-mail-átalakítás sikertelensége beépülő modul hibájának köszönhető, próbálja meg kijavítani a beépülő modult. Ezután rendelje hozzá a Dynamics 365 nyomon követés kategóriát, amellyel manuálisan nyomon követheti a kézbesítetlen e-maileket, hogy nyomon követhetők legyenek az ügyfélkapcsolati alkalmazásokban.

Hogyan távolíthatom el a kategóriaalapú nyomon követést az OrgDBOrgSetting segítségével?
Ahhoz, hogy engedélyezze a különleges Dynamics 365 nyomon követés Outlook kategóriát, engedélyeznie kell az OrgDBOrgSetting eszközt a szervezetben. Az ügyfélkapcsolati alkalmazások biztosítják az OrgDBOrgSettings eszközt, amelynek a segítségével a rendszergazdák olyan frissítéseket hajthatnak végre, amelyek korábban a beállításjegyzék-bevezetésekhez voltak lefoglalva.

1. Kövesse ennek a cikknek az utasításait az eszköz kibontásának lépéseiért.
2. Az eszköz kibontása után tiltsa le ezt: OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Az OrgDBOrgSetting letiltása eltávolítja a Dynamics 365 nyomon követés kategóriát a szervezet összes, kiszolgálóoldali szinkronizálásra engedélyezett Exchange-postafiókjában, mintegy 15 percen belül.

Emellett felhasználható ez az eszköz a OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems szerkesztéséhez.