Üdvözlő üzenet küldése az új felhasználóknak
Hatókör: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
Témakör utolsó módosításának ideje: 2012-07-31
Az új felhasználói postaládák létrehozása után meg kell adnia számukra az új fiók felhasználóazonosítóját és jelszavát. Javasolt egy olyan üdvözlő e-mail üzenet küldése, amely a hitelesítő adatok mellett további tájékoztatást is tartalmaz az első lépések megkönnyítése érdekében.
Erre nagyszerű lehetőséget nyújt a Microsoft Office Word alkalmazás körlevélfunkciója, illetve a felhasználók létrehozásához használt CSV-importfájl. A körlevélfunkcióval egy általános üdvözlőüzenetet készít, amely az összes felhasználóra vonatkozó információkat tartalmaz, például az első bejelentkezés módjának ismertetését. A körlevél-készítési folyamat során az üzenetbe egy adatforrásból belekerülnek a konkrét felhasználóra vonatkozó adatok. Ebben az üdvözlő üzenetben a konkrét felhasználóra vonatkozó információ a Windows Live ID azonosító és a jelszó, illetve az adatforrás a felhasználók létrehozásához használt CSV-importfájl.
Az új felhasználóknak szóló üdvözlő üzenet létrehozása és küldése
Érdemes végigjárni egy példát. Ön a School of Fine Arts üzenetküldési rendszergazdája. Visszajelzést kapott a diákoktól, hogy nem világos a számukra, hogyan kell bejelentkezniük az új fiókjukba. Emiatt nem minden diák használja a fiókját. Ez problémát jelent az oktatási intézmény vezetői számára. A diákok számára megkönnyítheti az első bejelentkezést egy olyan üdvözlő üzenet kiküldésével, amely lépésről lépésre ismerteti a bejelentkezés lépéseit, valamint hivatkozások formájában súgóinformációkat tesz elérhetővé, és ismerteti az oktatási intézmény diákok számára használható informatikai erőforrásait.
Tekintse meg az üdvözlő üzenet elküldését ismertető bemutatót
Tervezés és előkészítés
Először is szükség van az e-mail címekre, amelyekre ki lehet küldeni az üdvözlő üzenetet. A School of Fine Arts beiratkozáskor minden diák e-mail címét nyilvántartásba veszi. A körlevél-készítési folyamat előtt kérje el az összes címet a beiratkozási adatok nyilvántartójából, és illessze be őket a CSV-importfájlba.
A körlevélkészítés előkészítéseként el kell döntenie a következőket:
A CSV-importfájl következő paramétereit használhatja a körlevél-adatmezőkhöz:
FirstName: Ez a mező a megszólításban szerepel.
EmailAddress: Ez a mező tartalmazza a felhasználói azonosítót. A felhasználói azonosító egyben az egyes diákok új fiókjának e-mail címe is.
Password: Ez a mező tartalmazza a felhasználó jelszavát, ez a diák születési dátuma. A felhasználókat ösztökélje arra, hogy módosítsák a jelszavukat az első belépés alkalmával.
A diákok által beiratkozáskor megadott e-mail címet írja be a CSV-importfájl egy-egy sorába, és adja az oszlopnak a SendToAddress nevet.
Kiindulásképpen felhasználható a Microsoft által megadott Üdvözlő üzenet – minta sablon, és az átdolgozható a School of Fine Arts konkrétumainak megfelelően. Előkészítésképpen másolja ezt a sablont a Word programba, és végezzen rajta módosításokat, például írja be a megszólításba a szervezet, és illesszen be a szervezet felhasználóinak szóló informatikai és kommunikációs információforrásokra mutató hivatkozást. Emellett felmerülhet a formázás saját igénynek megfelelő módosítása is. Ezt követően mentse a fájlt UdvozloUzenet.doc néven.
A körlevél-készítési funkció és CSV-importfájl használata üdvözlő üzenet küldésére
Készítse elő a tervet, a CSV-importfájl példányait, valamint az üdvözlő üzenet sablonját a számítógépen, és a Word alkalmazás körlevél-készítési funkciójával hozza létre és küldje el az egyes felhasználókra vonatkozóan a CSV-importfájlban szereplő bejelentkezési adatokat tartalmazó üdvözlő üzenetet. A körlevélkészítéssel kapcsolatban a következő forrásokból találhat tájékoztatást:
Word 2007: Testreszabott e-mailek küldése az e-mail címlistára a körlevélkészítés segítségével
Word 2003: Útmutató körlevélkészítéshez
Az alábbi táblázat segítségével végezheti el a körlevélkészítést a Word alkalmazásban.
| A körlevélkészítés folyamatának ehhez a lépéséhez: | Ezt kell tennie… |
|---|---|
Dokumentumtípus |
Válassza az E-mail üzenet típust. |
Az alapul szolgáló dokumentum |
Használja az UdvozloUzenet.doc fájlt. |
Címzettek kiválasztása |
Használja a CSV-importfájlt. |
Körlevélmezők |
A CSV-importfájl következő paramétereit illessze be az üdvözlő üzenet megfelelő helyeire:
|
Hajtsa végre a körlevélkészítést. |
A CSV-importfájl SendToAddress mezőjének használatával adhatja meg az e-mail üzenet Címzett mezőjében használt címeket. Írjon be egy tárgysort, amely minden üdvözlő üzenetben szerepelni fog. Például „Bejelentkezés az új levelezési fiókjába”. |
Miután elvégezte a körlevélkészítést, mindegyik, a CSV-importfájlban szereplő személy egyéni üdvözlő üzenetet kap, amely tartalmazza egyedi felhasználóazonosítóját és jelszavát.
Gyakorlati tanácsok
Az üdvözlő üzenetnek a körlevélkészítés funkcióval és CSV-importfájllal való küldése során megfontolandó gyakorlati tanácsok:
A CustomAttributeN tulajdonság használata alternatív e-mail címek tárolására: A felhasználók létrehozásakor vegye fel a CustomAttributeN tulajdonságot a CSV-importfájl fejlécébe, hogy minden új felhasználóhoz alternatív e-mail címet is tudjon tárolni. Amikor aztán a körlevélkészítés használatával elküldi az üdvözlő üzeneteket, „Címzett” mezőként válassza a CustomAttributeN mezőt. Ezzel kiküszöböli annak szükségességét, hogy az alternatív e-mail címet külön-külön fel kelljen vennie a CSV-importfájl mindegyik sorába, mint ahogyan az a példában szerepelt.
**Jelszóváltoztatás előírása a felhasználók számára:**Ehhez vegye fel a ForceChangePassword tulajdonságot a felhasználók létrehozására használt CSV-importfájl fejlécébe. Így olyan felhasználóazonosító jön létre, amelyhez az új felhasználóknak első bejelentkezésüket követően módosítaniuk kell jelszavukat. Ez biztonsági szempontból fontos, hogy a fiók jelszavát csak a felhasználó tudja.
A körlevélkészítés tesztelése az üdvözlő üzenet nagyszámú új felhasználónak történő kiküldése előtt: Gyakorlás teszi a mestert, úgyhogy a körlevélkészítés funkció és a CSV-importfájl használatával küldjön saját magának tesztüzeneteket, így elháríthatja a problémákat, mielőtt felhasználók százainak vagy ezreinek küldene levelet. Használja saját e-mail címét a körlevélkészítés „címzett” mezőjeként.
A szervezet emblémájának és egyéb grafikai elemeknek a felvétele az üdvözlő üzenetbe: Ezzel az üdvözlő üzenetet hivatalossá teheti, illetve látványosabbá formálhatja, hogy a felhasználók számára vonzóbb legyen.
Az Outlook alkalmazásban az e-mail címeket hivatkozásként kezelő automatikus formázási funkció kikapcsolása: Az Outlook és a Microsoft Office más alkalmazásai az internetcímeket, hálózati elérési utakat és az e-mail címeket automatikusan hivatkozásként formázzák. Az Outlook használata esetén célszerű lehet ezt a funkciót kikapcsolni, hogy az új felhasználóknak küldött üdvözlő üzenetben ne hivatkozásként szerepeljen a felhasználóazonosító. Végrehajtás az Outlook alkalmazásban:
1. Kattintson az Eszközök > Beállítások > Levélformátum >Szerkesztő beállításai > Nyelvi ellenőrzés > Automatikus javítási beállítások parancsra.
2. Az Automatikus formázás lapon törölje a jelet az „Internetes és hálózati útneveket hiperhivatkozásra” jelölőnégyzetből.