A rekordok kezelésének ismertetése
A különböző típusú szervezeteknek felügyeleti megoldásra van szükségük a szabályozási, jogi és üzleti szempontból kritikus rekordok vállalati adataik kezelésére. Microsoft Purview Rekordkezelés segít a szervezetnek gondoskodni a jogi kötelezettségeikről. Emellett segít bizonyítani a szabályozásoknak való megfelelést, és növeli a hatékonyságot a már nem szükséges, már nem értékes vagy üzleti célokra már nem szükséges elemek rendszeres elhelyezésével. Microsoft Purview Rekordkezelés számos funkciót tartalmaz, többek között a következőket:
- Tartalom címkézése rekordként.
- Adatmegőrzési és törlési szabályzatok létrehozása a rekordcímkében.
- Eseményalapú adatmegőrzés aktiválása.
- A diszpozíció áttekintése és érvényesítése.
- A rekordok törlésének igazolása.
- Az eldobott elemekre vonatkozó adatok exportálása.
Ha a tartalom rekordként van megjelölve, a következők történnek:
- Bizonyos tevékenységek letiltására korlátozásokat léptetnek életbe.
- A program naplózza a tevékenységeket.
- Az elhelyezés igazolása a megőrzési időszak végén történik.
Ha engedélyezni szeretné, hogy az elemek rekordként legyenek megjelölve, a rendszergazda beállítja a megőrzési címkéket.
Az olyan elemek, mint a dokumentumok és az e-mailek ezután rekordokként jelölhetők meg ezen adatmegőrzési címkék alapján. Előfordulhat, hogy az elemek rekordként vannak megjelölve, de szabályozási rekordként is megjeleníthetők. A szabályozási nyilvántartások más ellenőrzéseket és korlátozásokat is tartalmaznak, például:
- A szabályozási címke nem távolítható el, ha egy elem szabályozási rekordként van megjelölve.
- A megőrzési időtartamok nem állíthatók rövidebbre a címke alkalmazása után.
Az összehasonlítással kapcsolatos további információkért használja a dokumentáció engedélyezett vagy letiltott műveleteire vonatkozó Összehasonlítási korlátozásokat.
A legfontosabb különbség az, hogy ha a tartalom szabályozási rekordként van megjelölve, senki, még globális rendszergazda sem tudja eltávolítani a címkét. Az elemek szabályozási rekordként való megjelölése visszafordíthatatlan következményekkel járhat, és csak akkor szabad használni, ha szükséges. Ennek eredményeképpen ez a beállítás alapértelmezés szerint nem érhető el, és a rendszergazdának engedélyeznie kell a PowerShell használatával.
Gyakori használati esetek a rekordkezeléshez
A Microsoft Purview Rekordkezelés képességei rugalmasak. A rekordok felügyeletének különböző módjai használhatók a szervezeten belül, például:
- A rendszergazdák és a felhasználók számára lehetővé teszi a dokumentumok és e-mailek megőrzési és törlési műveleteinek manuális alkalmazását.
- Megőrzési és törlési műveletek automatikus alkalmazása dokumentumokra és e-mailekre.
- Annak engedélyezése, hogy a webhelygazdák alapértelmezett megőrzési és törlési műveleteket állítsanak be a SharePoint-tárak, -mappák vagy -dokumentumkészletek összes tartalmára vonatkozóan.
- Annak engedélyezése, hogy a felhasználók automatikusan alkalmazzanak megőrző és törlési műveleteket az e-mailekre az Outlook-szabályok használatával.
Annak érdekében, hogy a rekordok kezelése megfelelően működjön a szervezetben, a rendszergazdák a tartalomkészítőkkel együttműködve összeállíthatják a képzési anyagokat. A dokumentációnak meg kell magyaráznia, hogyan alkalmazhat címkéket a használat ösztönzésére, és hogyan biztosíthatja a konzisztens megértést.