Desain proses
Saat Anda merancang otomatisasi proses, langkah pertama adalah memutuskan kapan dan apa yang harus diotomatisasi. Melihat proses bisnis yang Anda miliki saat ini, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi bagian mana dari proses yang akan diotomatisasi.
Mengidentifikasi area otomatisasi
Jenis manfaat yang berpotensi Anda peroleh dengan otomatisasi termasuk dalam kategori berikut:
Secara konsisten menerapkan aturan bisnis standar
Mengurangi pekerjaan manual pada proses berulang
Mengurangi kesalahan manusia
Sederhanakan persetujuan
Dapatkan efisiensi dalam transaksi volume tinggi
Memindahkan data antar sistem secara efisien (mengurangi entri data manual)
Maksimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia
Tingkatkan throughput
Terapkan aturan bisnis standar
Aturan bisnis adalah logika if/then yang menerapkan kebijakan bisnis Anda. Mengotomatisasi mereka memastikan bahwa mereka akan diikuti secara konsisten setiap saat.
Dalam skenario pelaporan pengeluaran sampel kami, aturan bisnis mensyaratkan bahwa jika jumlah laporan pengeluaran melebihi $10,000, itu juga harus disetujui oleh CFO. Dengan mengotomatiskan prosesnya, Abhay memastikan bahwa tidak ada laporan pengeluaran dolar tinggi yang akan berlalu tanpa disadari.
Otomatiskan proses berulang
Mengotomatiskan proses berulang dapat membantu karyawan Anda menghindari kelelahan mental dan fisik. Proses yang dilakukan dengan cara yang sama setiap saat harus berada di urutan teratas dalam daftar Anda untuk dipertimbangkan untuk otomatisasi.
Misalnya, Abhay akuntan harus mengumpulkan formulir pengeluaran dan tanda terima dari semua orang. Tanda terima mungkin berupa tanda terima kertas dari restoran atau faktur kertas dari vendor. Abhay harus secara manual memindai kertas-kertas ini ke dalam file PDF dan menyimpannya. Abhay juga perlu memasukkan apa yang tertulis di kertas dan mempostingnya di sistem keuangan untuk setiap laporan pengeluaran yang diserahkan.
Mengurangi kesalahan manusia
Tugas seperti menyalin dan menempelkan nilai dari satu sistem ke sistem lain, atau memasukkan data dari formulir kertas, adalah proses di mana kesalahan manusia dapat terjadi.
Contoh kasus untuk skenario pelaporan pengeluaran adalah di mana Abhay perlu mengganti uang tunai kepada karyawan dengan mencari detail perbankan karyawan, kemudian mengakses sistem perbankan.
Diagram yang menunjukkan alur proses bisnis untuk Abhay sang akuntan. Dua langkah dalam proses ("Cari detail perbankan karyawan" dan "Ganti uang tunai kepada pemohon") dilingkari merah untuk menunjukkan area potensial di mana Power Automate dapat mengurangi kesalahan manusia dengan mengotomatiskan langkah-langkah ini.
Sederhanakan persetujuan
Jenis kesalahan yang berbeda terjadi ketika orang lupa melakukan tugas mereka. Anda dapat mengatur otomatisasi untuk mengingatkan mereka agar mengerjakan tugas atau proses yang telah ditetapkan kepada mereka.
Misalnya, Lee telah mengirimkan laporan pengeluaran tetapi Nick belum menanggapi permintaan persetujuan untuk beberapa waktu. Otomatisasi dapat diatur untuk mengingatkan Nick untuk membuat keputusan, dan bahkan menyediakan tombol untuk merespons langsung dari pengingat.
Diagram yang menunjukkan alur proses bisnis untuk Abhay sang akuntan. Proses persetujuan diubah sehingga pengingat untuk persetujuan diotomatisasi dengan menyiapkan otomatisasi pemicu untuk memeriksa status. Jika persetujuan selesai, otomatisasi berakhir; Dan jika persetujuan tidak selesai, pengingat dikirim ke pemberi persetujuan dan otomatisasi pengingat akan dijalankan lagi untuk memeriksa hingga persetujuan selesai.
Dapatkan efisiensi dalam proses volume tinggi
Area lain yang mungkin ingin Anda otomatisasi adalah proses volume tinggi. Proses volume tinggi adalah proses yang terjadi sangat sering setiap hari. Ini terkait erat dengan proses berulang tetapi sedikit berbeda. Anda mungkin memiliki proses yang hanya dapat memiliki satu atau dua langkah yang dapat diotomatisasi. Namun, jika suatu proses harus dilakukan berkali-kali, perbaikan kecil pun bisa berdampak besar.
Misalnya, jika skenario pelaporan pengeluaran berlaku untuk 1.000 tenaga penjualan, setiap menit peningkatan akan sama dengan penghematan waktu dua hari kerja. Menganalisis dampak aktual dapat dilakukan dengan menggunakan fitur analitik.
Otomatiskan entri data
Anda mungkin memasukkan data secara manual karena Anda memiliki dua sistem yang tidak berbicara satu sama lain. Dalam skenario pelaporan pengeluaran kami, di sinilah Abhay memasukkan data ke dalam sistem akuntansi dengan memasukkan kembali nilai dari laporan pengeluaran yang dikirimkan.
Maksimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia
Kandidat otomatisasi tambahan yang baik adalah proses-proses yang dapat dijalankan secara independen dari interaksi manusia. Jenis proses ini tidak mudah diidentifikasi, jadi cara terbaik adalah membayangkan apakah ada proses yang dapat diselesaikan di luar jam kerja normal Anda. Otomatisasi semacam itu bertindak sebagai "pengganda" orang-orang Anda dan sepenuhnya menggunakan sumber daya Anda yang lain (seperti PC).
Anda mungkin juga menggunakan otomatisasi untuk proses yang memakan terlalu banyak waktu dibandingkan dengan interaksi manusia, tetapi dapat ditoleransi jika dilakukan pada malam hari ketika tidak ada terburu-buru untuk otomatisasi selesai. Misalnya, jika seseorang memulai hari mereka dengan memproses pesanan yang masuk dalam semalam, Anda dapat membuat otomatisasi yang memproses pesanan segera setelah mereka masuk, sehingga tim Anda dapat mulai memenuhi pesanan hal pertama di pagi hari.
Tingkatkan throughput
Mirip dengan memaksimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia, otomatisasi juga membantu Anda meningkatkan throughput proses tertentu. Dengan jenis otomatisasi ini, proses Anda saat ini dapat dilakukan oleh manusia secara paralel dengan otomatisasi.
Misalnya, Abhay akuntan mungkin satu-satunya orang yang memproses laporan pengeluaran dan jam kerja standar mereka mungkin antara jam 9 pagi sampai 6 sore. Dengan menyiapkan otomatisasi, Anda juga harus Power Automate memproses laporan pengeluaran juga, dan karena itu memiliki Abhay dan otomatisasi untuk memprosesnya, menghasilkan throughput yang lebih tinggi.
Contoh skenario
Ketika semua area otomatisasi diterapkan, contoh di bawah ini menunjukkan bagaimana proses bisnis pelaporan pengeluaran dapat dicakup Power Automate dengan peningkatan throughput, memaksimalkan sumber daya yang tersedia, mengotomatiskan entri data, serta merampingkan persetujuan.
