Membuat dan menguji alur kerja persetujuan dengan Power Automate

Dengan itu Power Automate, Anda dapat mengelola persetujuan dokumen atau proses di beberapa layanan, termasuk SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, for OneDrive Business, Zendesk atau WordPress.

Untuk membuat alur kerja persetujuan, tambahkan Persetujuan - Mulai dan tunggu tindakan persetujuan ke alur apa pun. Setelah Anda menambahkan tindakan ini, alur Anda dapat mengelola persetujuan dokumen atau proses. Misalnya, Anda dapat membuat alur persetujuan dokumen yang menyetujui faktur, perintah kerja, atau kutipan penjualan. Anda juga dapat membuat alur persetujuan proses yang menyetujui permintaan liburan, kerja lembur, atau rencana perjalanan.

Pemberi persetujuan dapat menanggapi permintaan dari kotak masuk email mereka, pusat Power Automate persetujuan, atau Power Automate aplikasi.

Buat aliran persetujuan

Berikut adalah ikhtisar alur yang akan kita buat dan uji:

Alur melakukan langkah-langkah berikut:

1. Dimulai saat seseorang membuat permintaan liburan dalam SharePoint daftar Online.

2. Menambahkan permintaan liburan ke pusat persetujuan, lalu mengirimkannya melalui email ke pemberi persetujuan.

3. Mengirim email dengan keputusan pemberi persetujuan kepada orang yang meminta liburan.

4. Memperbarui SharePoint daftar Online dengan komentar keputusan pemberi persetujuan.

Tip

Untuk informasi terperinci tentang penggunaan SharePoint dengan Power Automate, buka SharePoint dokumentasi.

Penting

Selalu ikuti praktik terbaik untuk SharePoint keamanan dan praktik terbaik organisasi Anda untuk memastikan lingkungan Anda aman. Keamanan berada di luar cakupan artikel ini.

Prasyarat

Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda harus memiliki akses ke:

• Power Automate.
• Daftar SharePoint online.
• Office 365 Outlook dan Office 365 Akun Pengguna.

Catatan

Saat kami menggunakan SharePoint Online dan Office 365 Outlook dalam panduan ini, Anda dapat menggunakan layanan lain seperti Zendesk, Salesforce, atau Gmail. Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, lihat SharePoint penghentian alur kerja 2010

Sebelum Anda membuat alur, buat SharePoint daftar Online. Nantinya, kami akan menggunakan daftar ini untuk meminta persetujuan liburan.

Buat kolom ini di daftar Online Anda SharePoint :

Column	Tipe
Titel	Satu baris teks
Tanggal Mulai	Tanggal dan Waktu
Tanggal Akhir	Tanggal dan Waktu
Komentar	Satu baris teks
disetujui	Ya/Tidak
Komentar Manajer	Satu baris teks

Catat nama dan URL daftar SharePoint Online. Anda akan memerlukan item ini nanti saat mengonfigurasi SharePoint pemicu- Saat item dibuat .

Membuat alur cloud otomatis

1. Masuk ke. Power Automate

2. Pilih Alur saya di panel navigasi sisi kiri.

3. Di menu kiri atas, pilih Alur baru>alur cloud otomatis.

Menambahkan pemicu

1. Beri nama alur Anda.

2. Di bawah Pilih pemicu alur Anda, pilih Saat item dibuat - SharePoint, lalu pilih Buat .

3. Pada kartu Saat item dibuat , pilih Alamat Situs dan Nama Daftar untuk SharePoint daftar yang Anda buat sebelumnya.

Alamat Situs dan Nama Daftar adalah item yang Anda catat sebelumnya dalam panduan ini.

Menambahkan tindakan profil

1. Pilih Langkah baru, lalu ketik profil ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan .

2. Pilih Office 365 Pengguna.

3. Temukan, lalu pilih tindakan Dapatkan profil saya (V2).

   

4. Pilih bidang dari profil Anda yang ingin Anda sertakan dalam alur Anda, lalu pilih Buat untuk menyimpan pekerjaan yang telah Anda lakukan sejauh ini.

Menambahkan tindakan persetujuan

1. Pilih langkah baru.

2. Ketik persetujuan ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan.

3. Pilih Mulai dan tunggu tindakan persetujuan .

   

4. Konfigurasikan Mulai dan tunggu kartu persetujuan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Bidang Jenis persetujuan, Judul, dan Ditugaskan Kepada diperlukan. Anda dapat menggunakan Markdown untuk memformat bidang Detail .

   

Catatan

Tindakan ini mengirimkan permintaan persetujuan ke alamat email di kotak Ditetapkan Kepada .

Jika skenario Anda memerlukannya, Anda dapat melampirkan file ke permintaan persetujuan Anda yang digunakan Microsoft Dataverse.

Menambahkan tindakan email untuk persetujuan

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengirim email jika permintaan liburan disetujui.

1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika ya dari kondisi.

   

2. Masukkan kirim email ke dalam kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan .

3. Pilih tindakan Kirim email (V2).

   

4. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Kepada, Subjek, dan Tubuh diperlukan.

   Kartu ini adalah template untuk email yang dikirim ketika status permintaan liburan berubah.

   Di kotak Isi pada kartu Kirim email (V2), gunakan token Komentar dari tindakan Persetujuan - Mulai persetujuan .

Menambahkan tindakan pembaruan untuk permintaan yang disetujui

1. Pilih Tambahkan tindakan di cabang Jika ya .

2. Masukkan SharePoint di kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan , pilih SharePoint filter, lalu pilih tindakan Perbarui item .

   

3. Konfigurasikan kartu item Perbarui agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan

Alamat Situs, Nama Daftar, Id , dan Judul diperlukan.

Menambahkan tindakan email untuk penolakan

1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika tidak ada .

2. Masukkan Kirim ke dalam kotak pencarian kartu Pilih tindakan , pilih Office 365 Outlook untuk memfilter tindakan, lalu pilih tindakan Kirim email (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Kartu ini mewakili templat untuk email yang dikirim saat status permintaan liburan berubah.

Tambahkan tindakan pembaruan untuk permintaan yang ditolak

1. Pilih Tambahkan tindakan.

2. Masukkan update ke dalam kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan , lalu pilih Perbarui item - SharePoint action.

   

3. Konfigurasikan kartu agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan

Alamat Situs, Nama Daftar, Id , dan Judul diperlukan.

4. Pilih Simpan untuk menyimpan pekerjaan yang telah kita lakukan.

Jika Anda telah mengikutinya, alur Anda akan menyerupai tangkapan layar ini:

Sekarang setelah kita membuat alurnya, saatnya mengujinya!

Meminta persetujuan untuk menguji alur Anda

Buat permintaan liburan di SharePoint daftar Online yang Anda buat sebelumnya.

Setelah Anda menyimpan permintaan ini, alur akan dipicu, dan kemudian:

1. Membuat permintaan di pusat persetujuan.
2. Mengirim email permintaan persetujuan ke pemberi persetujuan.

Membuat persetujuan yang berjalan lama

Jika kemungkinan alur Anda akan berjalan selama lebih dari 30 hari, pertimbangkan untuk menyimpan persetujuan Microsoft Dataverse Anda. Hal ini memungkinkan Anda membuat alur yang bertindak berdasarkan respons terhadap permintaan persetujuan, bahkan setelah waktu eksekusi alur asli habis.

Untuk melakukan ini, gunakan dua alur, satu untuk mengirim permintaan persetujuan, dan yang lainnya untuk menjalankan logika bisnis pada respons terhadap permintaan persetujuan, berdasarkan tindakan Buat persetujuan (v2). Pelajari lebih lanjut tentang persetujuan jangka panjang.

Tip

Jika Anda menggunakan klien email modern, Anda tidak perlu bertanya-tanya apakah permintaan masih diperlukan karena Power Automate secara otomatis memperbarui email untuk menunjukkan bahwa permintaan persetujuan telah selesai.

Membatalkan permintaan persetujuan

Terkadang Anda mungkin ingin membatalkan permintaan persetujuan yang telah Anda kirim. Mungkin Anda membuat kesalahan dalam permintaan, atau tidak lagi relevan. Dalam kedua kasus tersebut, orang yang mengirim permintaan dapat membatalkannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih persetujuan
2. Pilih Batalkan persetujuan di panel samping.

Tip

Anda selalu dapat memilih tab Histori untuk melihat permintaan persetujuan yang telah Anda batalkan.

Catatan

Fitur pembatalan didukung pada tindakan Buat persetujuan (v2).

Meminta persetujuan dari pengguna tamu

Anda dapat mengirim permintaan persetujuan ke orang di luar organisasi Anda. Untuk melakukan ini, gunakan Microsoft Entra pengguna tamu dengan mengundang pengguna dari penyewa lain sebagai tamu.

Saat Anda menetapkan peran kepada tamu, ini memberi tamu izin yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam proses persetujuan.

Sekarang setelah Anda membuat dan menguji alur Anda, pastikan untuk memberi tahu orang lain cara menggunakannya.

Informasi terkait

• Melihat dan mengelola permintaan persetujuan yang tertunda
• Buat alur persetujuan berurutan.
• Buat alur persetujuan paralel.
• Menginstal Power Automate aplikasi seluler untuk Android,, iOS atau Windows Phone
• Pelatihan: Bangun alur persetujuan dengan Power Automate (modul)
• Pelatihan: Mengotomatiskan proses persetujuan dalam Power Automate (modul)