Prinsip desain Pengoptimalan Biaya

Desain arsitektur selalu didorong oleh tujuan bisnis dan harus memperhitungkan pengembalian investasi (ROI) dan kendala keuangan. Pertanyaan umum yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Apakah anggaran yang dialokasikan memungkinkan Anda memenuhi tujuan Anda?
• Apa pola pengeluaran untuk aplikasi dan operasinya? Apa itu area prioritas?
• Bagaimana Anda akan memaksimalkan investasi dalam sumber daya, dengan pemanfaatan yang lebih baik atau dengan pengurangan?

Beban kerja yang dioptimalkan biaya belum tentu merupakan beban kerja berbiko rendah. Ada pertukaran yang signifikan. Pendekatan taktis bersifat reaktif dan hanya dapat mengurangi biaya dalam jangka pendek. Untuk mencapai tanggung jawab keuangan jangka panjang, Anda perlu membuat strategi dengan prioritas, pemantauan berkelanjutan, dan proses berulang yang berfokus pada pengoptimalan.

Prinsip desain dimaksudkan untuk memberikan strategi pengoptimalan yang perlu Anda pertimbangkan saat merancang dan menerapkan arsitektur beban kerja Anda. Mulailah dengan pendekatan yang direkomendasikan dan jelaskan manfaat untuk serangkaian persyaratan bisnis. Setelah Anda mengatur strategi, dorong tindakan dengan menggunakan daftar periksa Pengoptimalan Biaya sebagai langkah Anda berikutnya.

Saat Anda memprioritaskan persyaratan bisnis untuk selaras dengan kebutuhan teknologi, harapkan alokasi biaya awal berubah. Namun, Anda harus mengharapkan serangkaian tradeoff di area tempat Anda ingin mengoptimalkan biaya, seperti keamanan, skalabilitas, ketahanan, dan pengoperasian. Jika biaya mengatasi tantangan di area tersebut tinggi dan prinsip-prinsip ini tidak diterapkan dengan benar, Anda mungkin membuat pilihan berisiko demi solusi yang lebih murah, pada akhirnya memengaruhi tujuan dan reputasi bisnis organisasi Anda.

Mengembangkan disiplin manajemen biaya

Bangun budaya tim yang memiliki kesadaran tentang anggaran, pengeluaran, pelaporan, dan pelacakan biaya.

Pengoptimalan biaya dilakukan di berbagai tingkat organisasi. Penting untuk memahami bagaimana biaya beban kerja Anda selaras dengan praktik FinOps organisasi. Tampilan ke unit bisnis, organisasi sumber daya, dan kebijakan audit terpusat memungkinkan Anda mengadopsi sistem keuangan standar.

Pendekatan	Keuntungan
Mengembangkan model biaya. Latihan mendasar ini adalah prasyarat untuk menyiapkan sistem pelacakan keuangan.	Model biaya membantu mengesegmentasi pengeluaran dan perkiraan serta memperkirakan total biaya kepemilikan, termasuk infrastruktur, dukungan, dan implementasi. Ini memungkinkan Anda mengidentifikasi pendorong biaya lebih awal dan memprediksi bagaimana perubahan, pertumbuhan, atau penyusutan akan memengaruhi pengeluaran keseluruhan dalam model bisnis yang diproyeksikan.
Memiliki model akuntabilitas yang efektif tetapi fleksibel yang diatur dan diimplementasikan dengan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan dengan benar.	Akuntabilitas yang jelas membantu menegakkan ekspektasi fungsi dari setiap peran (diberi cakupan), mendorong kejelasan, dan menghasilkan laporan dengan transparansi pada tingkat yang diinginkan. Tata kelola proaktif dapat membantu Anda menghindari tindakan yang mungkin menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu yang berada di luar anggaran.
Perkirakan anggaran realistis yang mencakup semua persyaratan fungsional dan nonfungsi yang tidak dapat dinegosiasikan, personel, dan proses yang menyediakan pertumbuhan yang diantisipasi.	Anda akan dapat menetapkan batas keuangan dan menetapkan cara untuk memeriksa pengeluaran Anda terhadap anggaran yang dialokasikan. Anda juga akan mendapatkan pemberitahuan ketika ambang batas tertentu terlampaui, yang mencegah pengeluaran berlebih pada cakupan penyewa, cakupan sumber daya, dan cakupan lain yang diterapkan ke anggaran.
Untuk beban kerja yang diatur oleh perjanjian tingkat layanan (SLA), evaluasi apakah akan mengalokasikan anggaran terhadap potensi penalti atau terhadap upaya implementasi.	Solusi yang diimplementasikan dengan baik dapat membantu Anda menghindari penalti sama sekali, melakukan investasi proaktif. Menyisihkan anggaran kompensasi pelanggan adalah pendekatan pragmatis untuk mengurangi risiko tanggung jawab di masa depan. Berkolaborasilah dengan pemilik produk Anda untuk menegosiasikan anggaran kompensasi biaya realistis.
Rencanakan biaya pelatihan, biaya perekrutan, dan biaya infrastruktur yang diperlukan untuk menambah keterampilan saat beban kerja matang.	Berinvestasi dalam staf melengkapi keterampilan yang ada melalui dukungan penuh waktu atau vendor.
Mengomunikasikan implikasi biaya dari perubahan desain yang didorong oleh wawasan yang diperoleh dari produksi.	Organisasi ini mampu melakukan penyesuaian anggaran praktis berdasarkan umpan balik produksi, yang harus dianggap bermakna sebagai data numerik.

Desain dengan pola pikir efisiensi biaya

Belanjakan hanya untuk apa yang Anda butuhkan untuk mencapai pengembalian tertinggi pada investasi Anda.

Setiap keputusan arsitektur memiliki implikasi keuangan langsung dan tidak langsung. Pahami biaya yang terkait dengan build versus opsi beli, pilihan teknologi, model penagihan dan lisensi, pelatihan, operasi, dan sebagainya.

Mengoptimalkan serangkaian persyaratan, dan membuat keputusan dengan kompromi terkait biaya, untuk secara efektif mengatasi kekhawatiran yang berdampak luas pada pembebanan kerja.

Pendekatan	Keuntungan
Menetapkan garis besar biaya, termasuk proyeksi pertumbuhan. Pastikan pilihan desain berfungsi dalam anggaran yang dialokasikan untuk memenuhi persyaratan fungsional dan nonfungsi. Faktor pengeluaran yang terkait dengan pilihan teknologi, otomatisasi, akuisisi, pelatihan, dan manajemen perubahan sebagai bagian dari total biaya tersebut.	Perkiraan biaya memungkinkan Anda untuk memperkirakan pengeluaran terhadap anggaran dan menentukan pendorong biaya utama. Mereka juga membantu mengungkapkan biaya tersembunyi yang mungkin tidak terlihat, mendukung pendekatan seimbang yang menghindari overengineering. Proses ini juga akan menghasilkan pohon keputusan untuk opsi teknologi berdasarkan pertimbangan biaya. Dengan menghilangkan alternatif berbilai tinggi yang tidak memiliki pembenaran bisnis yang kuat, Anda dapat membebaskan kapasitas anggaran untuk berinvestasi dalam peluang bernilai lebih tinggi. Kami tidak menyarankan Agar Anda merancang di luar pertumbuhan yang direncanakan karena dapat mengakibatkan ROI yang lebih rendah.
Desain dan terapkan pagar pembatas biaya dalam arsitektur Anda yang menjaga sumber daya dalam batas atas dan bawah.	Penerapan dapat mencegah biaya insidental atau tidak disetujui serta memastikan bahwa hanya jumlah sumber daya yang dianggarkan yang disediakan.
Perlakukan lingkungan SDLC yang berbeda secara berbeda, dan sebarkan jumlah lingkungan yang tepat.	Anda dapat menghemat uang dengan memahami bahwa tidak semua lingkungan perlu mensimulasikan produksi. Lingkungan nonproduksi dapat memiliki fitur, SKU, jumlah instans, dan bahkan pengelogan yang berbeda. Anda juga dapat menghemat biaya dengan membuat lingkungan praproduksi sesuai permintaan dan menghapusnya saat Anda tidak lagi membutuhkannya.

Desain untuk pengoptimalan penggunaan

Memaksimalkan penggunaan sumber daya dan operasi. Terapkan ke persyaratan fungsional dan nonfungsi solusi yang dinegosiasikan.

Layanan dan penawaran menyediakan berbagai kemampuan dan tingkat harga. Setelah Anda membeli serangkaian fitur, hindari kurang menggunakannya. Temukan cara untuk memaksimalkan investasi Anda di tingkatan. Demikian juga, terus mengevaluasi model penagihan untuk menemukan model yang lebih selaras dengan penggunaan Anda, berdasarkan beban kerja produksi saat ini.

Pendekatan	Keuntungan
Manfaatkan kemampuan penuh SKU sumber daya yang Anda pilih untuk memenuhi performa, keamanan, keandalan, dan tujuan operasional.	Anda dapat memaksimalkan penggunaan apa yang Anda bayar. Hindari memilih SKU dengan fitur yang tidak Anda butuhkan, karena dapat menyebabkan biaya yang tidak perlu tanpa manfaat tambahan.
Evaluasi peluang untuk menyesuaikan kapasitas secara dinamis, meningkatkan skala ketika permintaan meningkat dan menurunkan skala ketika tidak lagi diperlukan.	Tanpa pendekatan ini, Anda mungkin perlu melakukan pra-provisi kapasitas lebih dari yang diperlukan. Sebaliknya, penskalakan dinamis memungkinkan Anda mempertahankan garis besar minimum dan memperluas hanya jika diperlukan, menyelaraskan konsumsi sumber daya dengan pola penggunaan aktual.
Prioritaskan penyebaran model aktif-aktif daripada model aktif-pasif, sebagai bagian dari rencana pemulihan Anda, jika Anda sudah membayar sumber daya tersebut.	Jika desain Anda default menggunakan model pasif aktif, Anda mungkin memiliki sumber daya menganggur yang dapat digunakan. Mengonversi ke aktif-aktif mungkin memungkinkan Anda untuk memenuhi persyaratan tingkatan beban dan menskalakan bursting tanpa pengeluaran berlebihan.
Prioritaskan penggunaan sumber daya diskon berbasis komitmen saat mengembangkan fitur baru, menyiapkan lingkungan tambahan, atau mengoptimalkan persyaratan nonfungsi.	Menemukan peluang untuk menggunakan rencana berkomitmen dapat secara signifikan mengurangi biaya penerapan fungsionalitas baru.
Manfaatkan investasi Anda dalam rencana dukungan. Jaga jatah pelatihan untuk memastikan tim menggunakan alat dan teknologi yang relevan.	Memanfaatkan rencana dukungan Anda untuk menangani masalah produksi atau melakukan tinjauan proaktif akan membantu Anda memaksimalkan nilai dari investasi Anda. Terlibat sepenuhnya dengan model dukungan Microsoft Anda.

Desain untuk pengoptimalan tarif

Tingkatkan efisiensi tanpa mendesain ulang, menegosiasikan ulang, atau mengorbankan persyaratan fungsional atau nonfungsi.

Manfaatkan peluang untuk mengoptimalkan utilitas dan biaya sumber daya dan operasi Anda yang ada. Jika tidak, Anda tidak perlu mengeluarkan uang tanpa ROI tambahan.

Pendekatan	Keuntungan
Identifikasi sumber daya yang memiliki pola penggunaan yang stabil atau dapat diprediksi dari waktu ke waktu. Optimalkan biaya dengan membeli sumber daya ini sebelumnya untuk memanfaatkan diskon yang tersedia. Berkolaborasilah dengan tim lisensi Anda untuk memengaruhi perjanjian pembelian dan strategi perpanjangan di masa mendatang.	Microsoft menawarkan tarif diskon untuk komitmen jangka panjang yang dapat diprediksi untuk sumber daya atau kategori sumber daya tertentu. Sumber daya ini dikenakan biaya yang lebih rendah selama periode penggunaan dan dapat diamortisasi dari waktu ke waktu. Dengan memberikan informasi kepada tim lisensi Anda tentang investasi sumber daya terkini dan yang diproyeksikan, Anda dapat membantu mereka menentukan komitmen yang sesuai dalam negosiasi perjanjian. Dalam beberapa kasus, prakiraan ini dapat memengaruhi lembar harga organisasi Anda, tidak hanya menguntungkan efisiensi biaya beban kerja Anda tetapi juga tim lain yang menggunakan teknologi yang sama.
Jelajahi alternatif yang tidak memerlukan lisensi tambahan. Pertimbangkan opsi seperti penggunaan hibrid dan harga langganan praproduksi.	Anda akan dapat mengurangi biaya lisensi dengan memanfaatkan opsi yang memberi Anda hak penggunaan pada teknologi yang sama atau sebanding dengan biaya yang lebih rendah.
Gunakan harga berbasis konsumsi saat lebih hemat biaya.	Anda akan membayar untuk apa yang Anda gunakan. Opsi ini mungkin lebih mahal daripada opsi prabayar yang digunakan sepenuhnya. Namun, jika Anda tidak mengharapkan untuk sepenuhnya memanfaatkan komputasi yang dibeli di muka, bayar sesuai pemakaian mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
Gunakan penagihan harga tetap alih-alih penagihan berbasis konsumsi untuk sumber daya ketika pemanfaatannya tinggi dan dapat diprediksi dan opsi SKU atau penagihan yang sebanding tersedia.	Ketika pemanfaatan tinggi dan dapat diprediksi, model harga tetap biasanya lebih murah dan sering mendukung lebih banyak fitur.
Jika memungkinkan, gabungkan penggunaan dengan beban kerja, sumber daya, dan tim lain untuk mengurangi biaya keuangan dan operasional.	Sumber daya bersama dikelola secara terpusat dan disediakan dengan kapasitas yang lebih tinggi untuk mendukung beberapa beban kerja, memungkinkan biaya didistribusikan di seluruh tim.
Menyebarkan ke wilayah dengan biaya lebih rendah, asalkan tidak ada kompromi terhadap persyaratan fungsional atau nonfungsi. Evaluasi opsi regional untuk setiap lingkungan secara individual. Meskipun produksi mungkin memerlukan wilayah tertentu, pertimbangkan untuk memanfaatkan wilayah yang lebih hemat biaya untuk lingkungan praproduksi jika memungkinkan.	Gunakan wilayah premium hanya jika diperlukan dapat menyebabkan penghematan yang signifikan. Selain itu, penghematan dari lingkungan non-produksi dapat dialokasikan ke prioritas lain.
Lebih suka layanan yang membuatnya lebih mudah untuk mencapai kepadatan yang lebih tinggi. Pertimbangkan potensi pertukaran, terutama pada batas keamanan.	Seiring dengan meningkatnya kepadatan, jumlah sumber daya yang Anda butuhkan untuk menjalankan beban kerja berkurang. Penurunan ini mengurangi biaya per unit dan biaya manajemen.

Memantau dan mengoptimalkan dari waktu ke waktu

Sesuaikan investasi secara terus menerus seiring dengan menyesuaikan beban kerja Anda dalam ekosistem.

Yang penting kemarin mungkin tidak penting hari ini. Saat Anda belajar melalui evaluasi beban kerja produksi, harapkan perubahan arsitektur, persyaratan bisnis, proses, dan bahkan struktur tim. Praktik siklus hidup pengembangan perangkat lunak (SDLC) Anda mungkin perlu berkembang. Faktor eksternal mungkin juga berubah, seperti platform cloud, sumber dayanya, dan perjanjian Anda.

Anda harus dengan hati-hati menilai dampak semua perubahan pada biaya. Pantau perubahan dan tren ROI pada irama reguler, dan evaluasi apakah Anda perlu menyesuaikan persyaratan fungsional dan nonfungsi.

Pendekatan	Keuntungan
Bangun kemampuan dalam sistem yang menangkap dan mengklasifikasikan pengeluaran.	Anda akan dapat menghitung biaya yang mengungkapkan perspektif teknis dan bisnis pada batas penagihan yang berbeda. Anda juga dapat melakukan peninjauan rutin dan mendorong proses showback dan penagihan balik.
Terapkan pemberitahuan biaya saat pengeluaran mendekati ambang batas anggaran yang telah ditentukan sebelumnya. Tinjau dan sesuaikan pemberitahuan ini secara teratur untuk memastikan pemberitahuan tersebut tetap selaras dengan pola penggunaan yang berkembang.	Pemberitahuan proaktif membantu mencegah pengeluaran anggaran berlebih dan mendukung pengambilan keputusan tepat waktu.
Terus mengevaluasi dan menyesuaikan keputusan desain arsitektur seputar biaya sumber daya, operasi, dan dukungan berbayar.	Tinjauan rutin metrik, data performa, laporan penagihan, dan penggunaan fitur dapat menyebabkan penyempurnaan yang dapat mengurangi biaya. Anda mungkin juga dapat menghemat beberapa biaya dengan mengevaluasi penggunaan kontrak dukungan Anda dan mengukurnya dengan tepat.
Nonaktifkan sumber daya yang kurang digunakan, tidak digunakan, usang, atau dapat diganti dengan alternatif yang lebih efisien. Menghapus data yang tidak perlu secara teratur.	Dengan mengubah ukuran atau menghapus sumber daya yang kurang digunakan, atau bahkan mengubah SKU, Anda dapat mengurangi biaya. Mematikan sumber daya yang tidak digunakan dan menghapus data ketika Anda tidak lagi membutuhkannya mengurangi pemborosan dan membebaskan dana sehingga Anda dapat menginvestasikannya di tempat lain.

Langkah selanjutnya

Daftar periksa Pengoptimalan Biaya