Mengubah komunikasi

Mengubah komunikasi berarti memberi tahu bisnis tentang perubahan Anda yang akan datang untuk memastikan bahwa semua orang yang terpengaruh oleh transisi memahami proses migrasi cloud.

Rencana komunikasi Anda dapat tetap konsisten, tetapi setiap beban kerja harus menjalani komunikasi perubahannya sendiri karena pengguna dan operator individunya.

Komunikasi perubahan ini selain permintaan perubahan apa pun yang diambil oleh tim manajemen perubahan Anda. Anda harus bekerja dengan tim manajemen perubahan Anda untuk memastikan bahwa mereka mengelola perubahan dengan benar. Tim tersebut mungkin juga dapat membantu komunikasi perubahan.

Audiens untuk komunikasi perubahan

Komunikasi perubahan Anda perlu menargetkan berbagai grup di organisasi Anda. Anda harus memiliki rencana yang jelas untuk setiap peran berikut:

• Pengguna bisnis yang menggunakan beban kerja yang dimaksud untuk menyelesaikan aktivitas
• Mengubah manajer yang perlu merencanakan manajemen risiko dan harus memastikan bahwa cutover mengikuti semua persyaratan yang diperlukan
• Pemilik dan operator aset pindah ke Azure
• Pengembang yang menyebarkan ke aset yang berpindah ke Azure
• Teknisi migrasi yang melakukan migrasi

Catatan

Organisasi Anda mungkin juga memiliki peran lain yang diperlukan untuk disertakan.

Mengubah konten komunikasi

Dalam komunikasi perubahan Anda, Anda harus memperjelas setiap peran bagaimana perubahan yang akan datang secara khusus memengaruhi mereka dan apa yang harus mereka lakukan untuk mempersiapkannya. Komunikasi perubahan Anda juga harus mencakup grup yang bekerja dengan sistem terkait atau di area bisnis terkait. Bahkan jika mereka tidak memiliki langkah-langkah persiapan dan tidak akan terpengaruh langsung oleh perubahan, mereka harus menyadari jika ada dampak tidak langsung pada pekerjaan mereka.

Anda harus menjawab pertanyaan berikut dalam komunikasi perubahan Anda:

• Tanggal kritis: Apa tanggal penting untuk migrasi?
• Dampak: Siapa pekerjaan terganggu, kapan, dan berapa lama?
• Langkah-langkah penyelesaian: Pekerjaan apa yang harus diselesaikan setiap peran sebelum perubahan agar siap?
• Langkah-langkah pasca-perubahan: Pekerjaan apa yang harus diselesaikan setiap peran setelah perubahan untuk mengonfirmasi fungsionalitas?
• Dapatkan dukungan atau pelajari lebih lanjut: Siapa harus dijangkau individu jika mereka memiliki pertanyaan atau tantangan?

Karena jumlah peran yang terlibat, Anda mungkin perlu mengirim pemberitahuan perubahan yang berbeda ke audiens yang berbeda. Mungkin ada komunikasi yang luas untuk audiens umum yang menjelaskan jangka waktu dan pemadaman yang diharapkan, dan kemudian komunikasi yang lebih spesifik untuk sumber daya TI untuk merencanakan tindakan operasional.

Contoh mengubah konten komunikasi

Anda bisa menggunakan templat berikut untuk menyusun komunikasi perubahan Anda:

Apa yang harus dikomunikasikan	Detail
Apa yang berubah?	Aplikasi X bermigrasi ke Azure!
Kapan perubahan ini terjadi?	Februari 29, 2024, pukul 22.00 PST
Siapa perubahan ini akan memengaruhi?	Pengguna bisnis Aplikasi X dan siapa pun yang menggunakan sistem yang menarik informasi dari Aplikasi X.
Bagaimana mereka akan terpengaruh?	Aplikasi X tidak akan tersedia untuk pekerjaan baru sampai sistem dipulihkan pada 1 Maret 2024, pada pukul 02.00 PST.
Apa yang harus saya lakukan?	Pastikan pekerjaan Anda di Aplikasi X disimpan sebelum perubahan. Anda dapat melanjutkan fungsi normal pada 1 Maret. Hubungi jika Anda mengalami masalah.
Siapa harus saya hubungi?	Hubungi <email> untuk pertanyaan atau informasi lebih lanjut sebelum perubahan. Jika Anda mengalami masalah setelah perubahan, hubungi Staf dukungan Contoso untuk mendapatkan bantuan. Sebutkan Aplikasi X di baris subjek.

Langkah selanjutnya

Pengujian bisnis, atau pengujian penerimaan pengguna (UAT), dapat dimulai setelah Anda mendokumen dan merencanakan perubahan bisnis.

Pengujian bisnis