Bangun organisasi yang sadar biaya

Seperti yang diuraikan dalam Motivasi: mengapa kita pindah ke cloud?, ada banyak alasan kuat bagi perusahaan untuk mengadopsi cloud. Ketika pengurangan biaya adalah pendorong utama, penting untuk membuat organisasi yang sadar biaya.

Memastikan kesadaran biaya bukanlah aktivitas satu kali. Seperti topik adopsi cloud lainnya, kesadaran biaya merupakan aktivitas berulang. Diagram berikut menguraikan proses ini untuk fokus pada tiga kegiatan yang saling bergantung: visibilitas, akuntabilitas, dan pengoptimalan. Proses ini dimainkan pada tingkat makro dan mikro, yang kami jelaskan secara rinci dalam artikel ini.

Gambar 1: Kerangka organisasi yang sadar biaya.

Proses sadar biaya umum

• Visibilitas: Agar organisasi sadar akan biaya, perlu visibilitas ke dalam biaya tersebut. Visibilitas dalam organisasi yang sadar biaya memerlukan pelaporan yang konsisten untuk tim yang mengadopsi cloud, tim keuangan yang mengelola anggaran, dan tim manajemen yang bertanggung jawab atas biaya. Visibilitas ini dicapai dengan menetapkan:

  • Cakupan pelaporan yang tepat.
  • Organisasi sumber daya yang tepat (grup manajemen, grup sumber daya, langganan).
  • Strategi penandaan yang jelas.
  • Kontrol akses yang tepat (Azure RBAC).

• Akuntabilitas: Akuntabilitas sama pentingnya dengan visibilitas. Akuntabilitas dimulai dengan anggaran yang jelas untuk upaya adopsi. Anggaran harus ditetapkan dengan baik, dikomunikasikan dengan jelas, dan berdasarkan harapan yang realistis. Akuntabilitas membutuhkan proses berulang dan pola pikir bertumbuh untuk mendorong tingkat akuntabilitas yang tepat.

• Pengoptimalan: Pengoptimalan adalah tindakan yang menciptakan pengurangan biaya. Selama pengoptimalan, alokasi sumber daya dimodifikasi untuk mengurangi biaya yang mendukung berbagai beban kerja. Proses ini membutuhkan perulangan dan eksperimen. Setiap pengurangan biaya mengurangi performa. Menemukan keseimbangan yang tepat antara kontrol biaya dan ekspektasi performa pengguna akhir menuntut masukan dari banyak pihak.

Bagian berikut menggambarkan peran yang dimainkan berbagai tim dalam mengembangkan organisasi yang sadar biaya.

Tim strategi cloud

Membangun kesadaran biaya ke dalam upaya adopsi cloud dimulai pada tingkat kepemimpinan. Agar efektif dalam jangka panjang, tim strategi cloud harus menyertakan anggota tim keuangan. Jika struktur keuangan Anda meminta pertanggungjawaban manajer bisnis atas biaya solusi, mereka harus diundang untuk bergabung dengan tim juga. Selain kegiatan inti yang biasanya ditugaskan ke tim strategi cloud, semua anggota tim strategi cloud juga harus bertanggung jawab untuk:

• Visibilitas: Tim strategi cloud dan tim tata kelola cloud perlu mengetahui biaya sebenarnya dari upaya adopsi cloud. Mengingat pandangan tingkat eksekutif tim ini, mereka harus memiliki akses ke beberapa cakupan biaya untuk menganalisis keputusan pengeluaran. Biasanya, seorang eksekutif membutuhkan visibilitas ke dalam total biaya di semua pengeluaran cloud. Tetapi sebagai anggota aktif tim strategi cloud, mereka juga harus dapat melihat biaya per unit bisnis atau per unit tagihan untuk memvalidasi showback, penagihan balik, atau model akuntansi cloud lainnya.

• Akuntabilitas: Anggaran harus ditetapkan antara strategi cloud, tata kelola cloud, dan tim adopsi cloud berdasarkan aktivitas adopsi yang diharapkan. Ketika penyimpangan dari anggaran terjadi, tim strategi cloud dan tim tata kelola cloud harus bermitra untuk dengan cepat menentukan tindakan terbaik untuk memulihkan penyimpangan.

• Pengoptimalan: Selama upaya pengoptimalan, tim strategi cloud dapat mewakili nilai investasi dan pengembalian beban kerja tertentu. Jika beban kerja memiliki nilai strategis atau dampak keuangan pada bisnis, upaya pengoptimalan biaya harus dipantau secara ketat. Jika tidak ada dampak strategis pada organisasi dan tidak ada biaya yang melekat untuk performa beban kerja yang buruk, tim strategi cloud dapat menyetujui pengoptimalan berlebih. Untuk mendorong keputusan ini, tim harus dapat melihat biaya pada cakupan per proyek.

Tim adopsi cloud

Tim adopsi cloud adalah pusat dari semua kegiatan adopsi. Jadi, mereka adalah garis pertahanan pertama melawan pengeluaran berlebihan. Tim ini memiliki peran aktif dalam ketiga fase kesadaran biaya.

• Visibilitas:

  • Kesadaran: Sangat penting bagi tim adopsi cloud untuk memiliki visibilitas ke dalam tujuan penghematan biaya dari upaya tersebut. Cukup nyatakan bahwa upaya adopsi cloud akan membantu mengurangi biaya merupakan resep untuk kegagalan. Visibilitas spesifik sangatlah penting. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk mengurangi total biaya kepemilikan pusat data sebesar 3 persen atau biaya operasi tahunan sebesar 7 persen, ungkapkan target tersebut lebih awal dan jelas.
  • Telemetri: Tim ini membutuhkan visibilitas ke dalam dampak keputusannya. Selama aktivitas migrasi atau inovasi, keputusannya memiliki efek langsung pada biaya dan performa. Tim perlu menyeimbangkan dua faktor yang bersaing ini. Pemantauan performa dan pemantauan biaya yang dicakup ke proyek aktif tim penting untuk memberikan visibilitas yang diperlukan.

• Akuntabilitas: Tim adopsi cloud perlu mengetahui anggaran sebelum ditetapkan yang terkait dengan upaya adopsi mereka. Ketika biaya riil tidak selaras dengan anggaran, ada peluang untuk membuat akuntabilitas. Akuntabilitas tidak sama dengan menghukum tim adopsi karena melebihi anggaran, hal ini dapat dihasilkan dari keputusan performa yang diperlukan. Sebaliknya, akuntabilitas berarti mendidik tim tentang tujuan dan bagaimana keputusannya memengaruhi tujuan tersebut. Selain itu, akuntabilitas termasuk memberikan dialog di mana tim dapat berkomunikasi tentang keputusan yang menyebabkan pengeluaran berlebihan. Jika keputusan tersebut tidak selaras dengan tujuan proyek, upaya ini memberikan kesempatan yang baik untuk bermitra dengan tim strategi cloud untuk membuat keputusan yang lebih baik.

• Pengoptimalan: Upaya ini merupakan tindakan penyeimbangan, karena pengoptimalan sumber daya dapat mengurangi kinerja beban kerja yang mereka dukung. Terkadang penghematan yang diantisipasi atau dianggarkan tidak dapat direalisasikan untuk beban kerja karena beban kerja tidak berkinerja memadai dengan sumber daya yang dianggarkan. Dalam kasus tersebut, tim adopsi cloud harus membuat keputusan yang bijaksana dan melaporkan perubahan pada tim strategi cloud dan tim tata kelola cloud sehingga anggaran atau keputusan pengoptimalan dapat diperbaiki.

Tim tata kelola cloud

Umumnya, tim tata kelola cloud bertanggung jawab atas manajemen biaya di seluruh upaya adopsi cloud. Seperti yang diuraikan dalam topik disiplin Cost Management dari metodologi Tata Kelola Kerangka Kerja Adopsi Cloud, manajemen biaya adalah yang pertama dari Lima Disiplin Tata Kelola Cloud. Artikel tersebut menguraikan serangkaian tanggung jawab yang lebih dalam untuk tim tata kelola cloud.

Upaya ini berfokus pada kegiatan berikut yang terkait dengan pengembangan organisasi yang sadar biaya:

• Visibilitas: Tim tata kelola cloud bekerja sebagai rekan tim strategi cloud untuk merencanakan anggaran adopsi cloud. Kedua tim ini juga bekerja sama untuk secara teratur meninjau biaya aktual. Tim tata kelola cloud bertanggung jawab untuk memastikan pelaporan biaya dan telemetri performa yang konsisten dan andal.

• Akuntabilitas: Ketika penyimpangan anggaran terjadi, tim strategi cloud dan tim tata kelola cloud harus bermitra untuk dengan cepat menentukan tindakan terbaik untuk memulihkan penyimpangan. Umumnya, tim tata kelola cloud akan bertindak atas keputusan tersebut. Terkadang tindakan berupa pelatihan ulang sederhana untuk tim adopsi cloud yang terpengaruh. Tim tata kelola cloud juga dapat membantu mengoptimalkan aset yang digunakan, mengubah opsi diskon, atau bahkan menerapkan opsi kontrol biaya otomatis seperti memblokir penyebaran aset yang tidak direncanakan.

• Pengoptimalan: Setelah aset dimigrasikan ke atau dibuat di cloud, Anda dapat menyebarkan alat pemantauan untuk menilai performa dan pemanfaatan aset tersebut. Pemantauan dan data performa yang tepat dapat mengidentifikasi aset yang harus dioptimalkan. Tim tata kelola cloud bertanggung jawab untuk memastikan bahwa alat pemantauan dan pelaporan biaya secara konsisten disebarkan. Mereka juga dapat membantu tim adopsi mengidentifikasi peluang untuk mengoptimalkan berdasarkan performa dan telemetri biaya.

Pusat keunggulan cloud

Meskipun biasanya tidak bertanggung jawab untuk manajemen biaya, CCoE dapat memiliki dampak signifikan pada organisasi yang sadar biaya. Banyak keputusan dasar TI memengaruhi biaya dalam skala besar. Ketika CCoE melakukan bagiannya, biaya dapat dikurangi untuk beberapa upaya adopsi cloud.

• Visibilitas: Setiap grup manajemen atau grup sumber daya yang menampung aset TI inti harus terlihat oleh tim CCoE. Tim dapat menggunakan data ini untuk menanam peluang untuk pengoptimalan.

• Akuntabilitas: Meskipun biasanya tidak bertanggung jawab atas biaya, CCoE dapat meminta pertanggungjawaban untuk menciptakan solusi berulang yang meminimalkan biaya dan memaksimalkan performa.

• Pengoptimalan: Mengingat visibilitas CCoE ke beberapa penyebaran, tim berada dalam posisi yang ideal untuk menyarankan tips pengoptimalan dan membantu tim adopsi menyempurnakan aset dengan lebih baik.

Langkah berikutnya

Mempraktikkan tanggung jawab ini di setiap tingkat bisnis membantu mendorong organisasi yang sadar biaya. Untuk mulai bertindak berdasarkan panduan ini, tinjau pengenalan kesiapan organisasi untuk membantu mengidentifikasi struktur tim yang tepat.

Identifikasi struktur tim yang tepat